Kosten, Budget, Nutzen und Erlöse in PLANTA project Ab DB 39.5.0

Die nachfolgende Beschreibung gilt für PLANTA project-Versionen ab DB 39.5.0. Haben Sie eine PLANTA project-Version < DB 39.5.0 im Einsatz, wechseln Sie bitte zum Topic Kosten- und Budgetplanung bis DB 39.5.0.

Basisdaten-Erfassung

Informationen

  • Damit Kosten, Erlöse und Budgets in PLANTA project geplant und berechnet werden, müssen verschiedene Kosten-Basisdaten (Stammdaten) in der PLANTA-Software im Vorwege erfasst werden (zusätzlich zu den allgemeinen Stammdaten, wie z.B. Personen, Benutzer, Ressourcen, die grundsätzlich für den Betrieb der Software notwendig sind, etc.).
  • Zu Kosten-Stammdaten zählen:
    • Umrechnungsfaktoren
    • Kostenarten
    • Kostenartengruppen
    • Kostenstellen
    • Kostenressourcen

Details

  • Umrechnungsfaktoren sind für die eigentliche Berechnung der Kosten und Erlöse notwendig. Damit werden die Ressourcen-Aufwände (Belastungen) in monetäre Werte umgerechnet.
    • Umrechnungsfaktoren werden im Modul Umrechnungsfaktoren erfasst und
    • den Ressourcen im Modul Ressourcendatenblatt oder/und Kostenarten im Modul Kostenarten zugewiesen.
      • Die im Ressourcendatenblatt oder Kostenarten eingetragenen Umrechnungsfaktoren der Ressourcen werden unmittelbar für die Berechnung der Kosten während der Terminfrechnung herangezogen (vorausgesetzt die entsprechenden Ressourcen sind im Projekt eingeplant).
      • Bitte beachten: Sind für eine Ressource ein Umrechnungsfaktor direkt auf der Ressource und einer auf der Kostenart der Ressource eingetragen, wirken beide Umrechnungsfaktoren bei der Berechnung der Kosten additiv. Siehe auch Abschnitt "Berechnung (Kosten und Erlöse)".
  • Kostenarten dienen der Zusammenfassung der Kosten zwecks der Übersichtlichkeit.
    • Kostenarten werden im Modul Kostenarten erfasst und
    • den Ressourcen im Modul Ressourcendatenblatt zugewiesen.
      • Die im Modul Ressourcendatenblatt eingetragene Kostenart ist eine Default-Kostenart der Ressource. Sie wird bei der Zuordnung der Ressource zu einem Vorgang in den Ressourcenzuordnungs-Datensatz übernommen, kann jedoch auf der Ressourcenzuordnung geändert werden. Somit kann die Kostenart auf der Ressourcenzuordnung von der Default-Kostenart der Ressource abweichen.
      • Die Kostenart der Ressourcenzuordnung (Achtung: nicht die Default-Kostenart der Ressource) wird bei der Erzeugung der Belastungsdatensätze von Terminrechnung auf die einzelnen Belastungsdatensätze geschrieben. Diese kann hier jedoch ebenfalls geändert werden. Und diese Kostenart auf der Belastung ist diejenige, die für die Berechnung und Aufteilung der Kosten (die die ensprechende Ressource verursacht) in die Kostenartengruppen im Modul Budget herangezogen wird.
  • Kostenartengruppen werden zusätzlich benötigt, um Kostenarten in größere Gruppen zusammenzufassen. In PLANTA project-Standard erfolgt die Budget, Kosten und Aufwandsplanung und -auswertung in vielen Anwendungsmodulen (z.B. im Modul Budget) auf Basis der Kostenartengruppen.
  • Kostenstellen sind zwar weder zur Berechnung noch zur Darstellung der Kosten notwendig, werden jedoch bei den Kostenauswertungen verwendet (siehe Kapitel Reporting) sowie bei der Rechtesteuerung.
  • Kostenressourcen Ressourcen zur ausschließlichen Kostenplanung
    • Kostenressourcen sind Ressourcen, welche nicht zur Kapazitätsplanung, sondern ausschließlich zur Zuordnung von Kosten zum Vorgang dienen. Mit ihnen lassen sich Kosten, z.B. Materialkosten, Miete, Fremdleistungen, erfassen und zuordnen.

Planung

Informationen

Ab DB 39.5.13

  • Budget, Kosten, Nutzen und Erlöse werden in den folgenden Modulen geplant:
    • Terminplan
      • Hier werden Ressourcen und deren Aufwände geplant.
        • Auf deren Basis werden die geplanten Kosten und Erlöse (Kosten-Rest) beim Berechnen des Terminplans berechnet.
          • Dabei unterscheidet man zwischen normalen Ressourcen und Kostenressourcen, die Kosten verursachen und Erlösressourcen, die Erlöse verursachen.
    • Budget
      • Hier werden
        • Budget manuell geplant und
        • Kosten abhängig von Modellparametern
          • entweder auf Basis der im Modul Terminplan eingeplanten Ressourcen berechnet und pro Kostentartengruppe ins Modul Budget verdichtet und angezeigt (hierzu siehe das Kapitel "Verdichtung und Darstellung").
          • oder manuell erfasst
    • Kosten buchen
      • Hier werden die Belastung-Ist-Werte der Kostenressourcen erfasst
        • Auf deren Basis werden die tatsächlichen Kosten (Kosten-Ist) beim Berechnen des Terminplans berechnet (hierzu siehe die Tabelle im Kapitel "Berechnung").
    • Erlöse buchen
      • Hier werden die Belastung-Ist-Werte der Erlösressourcen erfasst.
        • Auf deren Basis werden die tatsächlichen Erlöse (Erlöse-Ist) beim Berechnen des Terminplans berechnet (hierzu siehe die Tabelle im Kapitel "Berechnung").
    • Zeiterfassung
      • Hier werden die Belastung-Ist-Werte aller anderen Ressourcen außer Kosten- und Erlösressourcen erfasst.
        • Auf deren Basis werden die tatsächlichen Kosten (Kosten-Ist) beim Berechnen des Terminplans berechnet (hierzu siehe die Tabelle im Kapitel "Berechnung").
    • Projektsteckbrief

Bis DB 39.5.13

  • Budget, Kosten, Nutzen und Erlöse werden in den folgenden Modulen geplant:
    • Terminplan
      • Hier werden Ressourcen und deren Aufwände geplant.
        • Auf deren Basis werden die geplanten Kosten und Erlöse (Kosten-Rest) beim Berechnen des Terminplans berechnet.
          • Dabei unterscheidet man zwischen normalen Ressourcen und Kostenressourcen, die Kosten verursachen und Erlösressourcen, die Erlöse verursachen.
    • Budget
      • Hier werden
        • Budget manuell geplant und
        • Kosten abhängig von Modellparametern
          • entweder auf Basis der im Modul Terminplan eingeplanten Ressourcen automatisch berechnet und angezeigt
          • oder manuell erfasst
    • Kosten buchen
      • Hier werden die Belastung-Ist-Werte der Kostenressourcen erfasst
        • Auf deren Basis werden die tatsächlichen Kosten (Kosten-Ist) beim Berechnen des Terminplans berechnet.
    • Erlöse buchen
      • Hier werden die Belastung-Ist-Werte der Erlösressourcen erfasst.
        • Auf deren Basis werden die tatsächlichen Erlöse (Erlöse-Ist) beim Berechnen des Terminplans berechnet.
    • Rückmeldung
      • Hier werden die Belastung-Ist-Werte aller anderen Ressourcen außer Kosten- und Erlösressourcen erfasst.
        • Auf deren Basis werden die tatsächlichen Kosten (Kosten-Ist) beim Berechnen des Terminplans berechnet.
    • Projektsteckbrief

Hinweise

  • Die %-Verteilung der Budgets und Kosten im Projektsteckbrief auf Kostenstellen (DT819 Projekt/Kostenstelle) ist nicht Bestandteil der eigentlichen Kosten- und Budgetplanung. Sie dient in erster Linie der Kostenverteilung beim Export an ERP-Systeme.
  • Die %-Verteilung der Budgets und Kosten im Projektsteckbrief auf Systeme (DT816 Projekt/Systeme) ist nicht Bestandteil der eigentlichen Kosten- und Budgetplanung.

Berechnung

Voraussetzungen

Information

  • Sind die oben genannten Einstellungen getätigt, werden beim Berechnen des Terminplans eines Projekts (durch Betätigen des Berechnungs-Buttons in der Symbolleiste) Kosten und Erlöse mitberechnet.
  • Die Berechnung der Kosten und Erlöse erfolgt dabei auf Basis der Umrechnungsfaktoren. Die berechneten Werte werden in die DT472 Belastung geschrieben und anschließend in auf die Ressourcenzuordnungs- (DT466), Vorgangs- (DT463) und Projektebene (DT461) verdichtet.
  • Die Verdichtung der Kosten und Erlöse aus der Belastungs-Datentabelle DT472 in die Kostenartegruppen-Datentabellen DT281, DT861 und DT282 sowie die Berechnung und Verdichtung der Budgets erfolgt durch jeweils eigene spezielle Mechanismen, die direkt nach der Berechnung des Terminplans laufen.
  • Externe Kosten werden nur für externe Ressourcen ermittelt.

Ab DB 39.5.13

Berechnung der Kostenwerte in der DT472 beim Berechnen des Terminplans
Wert (Spalte) in DT472 Berechnung
Kosten-Soll (Erlöse-Soll) Belastung-Soll x (Faktorwert Kosten-Soll+Rest des Umrechnungsfaktors der Ressource + Faktorwert Kosten-Soll+Rest des Umrechnungsfaktors der Kostenart)
Kosten-Soll extern Belastung-Soll x (Faktorwert Kosten-Soll+Rest extern des Umrechnungsfaktors der Ressource + Faktorwert Kosten-Soll+Rest extern des Umrechnungsfaktors der Kostenart)
Kosten-Ist (Erlöse-Ist) Belastung-Ist x (Faktorwert Kosten-Ist des Umrechnungsfaktors der Ressource + Faktorwert Kosten-Ist des Umrechnungsfaktors der Kostenart)
Kosten-Ist extern Belastung-Ist x (Faktorwert Kosten-Ist extern des Umrechnungsfaktors der Ressource + Faktorwert Kosten-Ist extern des Umrechnungsfaktors der Kostenart)
Kosten-Rest (Erlöse-Rest) Belastung-Rest x (Faktorwert Kosten-Soll+Rest des Umrechnungsfaktors der Ressource + Faktorwert Kosten-Soll+Rest des Umrechnungsfaktors der Kostenart)
Belastung-Rest x (Faktorwert Kosten-Soll+Rest extern des Umrechnungsfaktors der Ressource + Faktorwert Kosten-Soll+Rest extern des Umrechnungsfaktors der Kostenart)
Kosten-Rest extern Belastung-Rest x (Faktorwert Kosten-Soll+Rest extern des Umrechnungsfaktors der Ressource + Faktorwert Kosten-Soll+Rest extern des Umrechnungsfaktors der Kostenart)
Kosten-Gesamt (Erlöse-Gesamt) Kosten-Ist + Kosten-Rest
Kosten-Gesamt extern Kosten-Ist extern + Kosten-Rest extern

Bis DB 39.5.13

Berechnung der Kostenwerte in der DT472 beim Berechnen des Terminplans
Wert (Spalte) in DT472 Berechnung
Kosten-Soll (Erlöse-Soll) Belastung-Soll x (Faktorwert Kosten-Soll+Rest intern des Umrechnungsfaktors der Ressource + Faktorwert Kosten-Soll+Rest intern des Umrechnungsfaktors der Kostenart)
Kosten-Soll extern Belastung-Soll x (Faktorwert Kosten-Soll+Rest extern des Umrechnungsfaktors der Ressource + Faktorwert Kosten-Soll+Rest extern des Umrechnungsfaktors der Kostenart)
Kosten-Ist (Erlöse-Ist) Belastung-Ist x (Faktorwert Kosten-Ist intern des Umrechnungsfaktors der Ressource + Faktorwert Kosten-Ist intern des Umrechnungsfaktors der Kostenart)
Kosten-Ist extern Belastung-Ist x (Faktorwert Kosten-Ist extern des Umrechnungsfaktors der Ressource + Faktorwert Kosten-Ist extern des Umrechnungsfaktors der Kostenart)
Kosten-Rest (Erlöse-Rest) Belastung-Rest x (Faktorwert Kosten-Soll+Rest intern des Umrechnungsfaktors der Ressource + Faktorwert Kosten-Soll+Rest intern des Umrechnungsfaktors der Kostenart)
Belastung-Rest x (Faktorwert Kosten-Soll+Rest extern des Umrechnungsfaktors der Ressource + Faktorwert Kosten-Soll+Rest extern des Umrechnungsfaktors der Kostenart)
Kosten-Rest extern Belastung-Rest x (Faktorwert Kosten-Soll+Rest extern des Umrechnungsfaktors der Ressource + Faktorwert Kosten-Soll+Rest extern des Umrechnungsfaktors der Kostenart)
Kosten-Gesamt (Erlöse-Gesamt) Kosten-Ist + Kosten-Rest
Kosten-Gesamt extern Kosten-Ist extern + Kosten-Rest extern

Verdichtung und Darstellung

Kosten und Erlöse

Informationen
  • Die berechneten Kosten- und Erlöswerte aus der DT472 Belastung werden wie folgt verarbeitet:
    • im Modul Terminplan
      • Verdichtung
        • Die in DT472 berechneten Kosten- und Erlöswerte werden auf die Ressourcenzuordnung (DT466) verdichtet, daraus auf den Vorgang (DT463) und daraus auf das Projekt (DT461). Dabei werden Kosten und Erlöse in den DT472 und DT466 in den gleichen Spalten gespeichert (Kosten-Spalten), in den DT463 und DT461 werden sie in unterschiedlichen Spalten gespeichert (Kosten in Kosten-Spalten und Erlöse in Erlös-Spalten).
        • Zusätzlich werden Kosten- und Erlöswerte entlang der Projektstruktur verdichtet, von dem untersten Teilprojekt über weitere Teilprojekte auf die Hauptprojekt-Ebene.
      • Darstellung
        • auf Belastungs- und Ressourcenzuordnungs-Ebenen werden sowohl Kosten als auch Erlöse in den Kosten-Spalten dargestellt. Anhand der Ressourcen ist erkennbar, ob es sich um Kosten oder um Erlöse handelt.
        • auf Vorgangs- und Projekt-Ebenen werden nur Kosten dargestellt (sind aber defaultmäßig im F9 und müssen bei Bedarf eingeblendet werden). Erlöse (Erlös-Spalten) sind auf diesen Ebenen im Modul Terminplan standardmäßig nicht enthalten, können aber bei Bedarf per Customizing in das Modul aufgenommen werden.
    • im Modul Budget
      • Verdichtung
        • Die in DT472 berechneten Kostenwerte werden auf Basis der Kostenart der Belastungsdatensätze in die DT282 Projekt/Jahr/KoAGr auf die entsprechenden Kostenartengruppen mit dem Zeitbezug (Jahresscheiben) und daraus auf die Kostenartengruppen des Projekts verdichtet (DT281 Projekt/Kostenartengruppe) und zusätzlich auf den Gesamtwert im Projekt summiert.
          • Für die Verdichtung der Kosten in die Kostenartengruppen und deren Darstellung im Modul Budget ist die Kostenart der Belastungsdatensätze maßgeblich. Hierzu siehe auch Kostenarten anlegen und zuordnen.
        • Die in DT472 berechneten Erlöswerte werden mit dem Zeitbezug in DT861 verdichtet.
        • Zusätzlich werden Kostenwerte entlang der Projektstruktur verdichtet, von dem untersten Teilprojekt über weitere Teilprojekte auf die Hauptprojekt-Ebene.
      • Darstellung
        • Kosten und Erlöse werden getrennt voneinander dargestellt.
        • Sowohl Kosten als auch Erlöse haben eine Gesamt-Ebene (DT281 für Kosten und DT861 für Erlöse) und Jahresebene (DT282 für Kosten und DT861 für Erlöse).
          • Auf jeder dieser Ebenen werden Kosten pro Kostenartengruppe dargestellt, bei Erlösen gibt es keine Aufteilung in Kostenartengruppen.
        • Sowohl Kosten- als auch Erlös-Spalten sind im Modul Budget in doppelter Ausführung vorhanden: einmal für die Werte der einzelner Projekte und einmal für die Werte der Projektstruktur (Projekt + alle seine Unterprojekte).
          • An dem Vorhanden-/Nichtvorhandensein des Zusatzes ((o.TP) = ohne Teilprojekte) neben den Spaltenüberschriften ist erkennbar, ob es sich um die Werte des einzelnen Projekts oder um die Werte der ganzen Projektstruktur handelt.

Hinweise

  • Im Normal-Fall stimmen die Projekt-Werte in DT461 und DT281/861 (also in Terminplan und Budget) überein.
  • Weichen bestimmte Werte in DT461 von den entsprechenden Werten in DT281 ab, kann das folgende Ursachen haben:
    • Die Stammdaten wurden nicht korrekt erfasst oder geändert, z.B. wenn eine Kostenartengruppe deaktiviert wurde, nachdem für diese Kosten bereits gebucht wurden, die zugehörigen Kostenarten jedoch nicht umgehängt wurden.
    • Für eine oder mehrere eingeplante Ressourcen wird die Belastungskurve MAN inkorrekt verwendet. Weitere Informationen

Budget

Information
  • Das Budget wird ausschließlich im Modul Budget erfasst.

Nutzen

Information

Überblick: Berechnungs- und Verdichtungsamtrix

Modul Schaltfläche Terminrechnung Kostenrechnung Budgetrechnung Berechnung
Nutzen u. Erlöse
Berechnung
Risiken u. Chancen
Sonstiges
Terminplan (Projekt) Terminrechnung in der Symbolleiste oder der gleichnamige Menüpunkt + + - + +  
Terminplan (Programm) Terminrechnung in der Symbolleiste oder der gleichnamige Menüpunkt + + - + +  
Budget (Projekt) Neu berechnen + + + + -  
Budget (Programm) Neu berechnen + + + - -  
Status (Projekt) Baseline erstellen
Statusbericht erstellen
Abschlussbericht erstellen
+ + + + +  
Status (Programm) Baseline erstellen
Statusbericht erstellen
Abschlussbericht erstellen
+ - + - +  
Portfolio Portfolio aktualisieren - + + + +  
Portfolio-Zeitraum bearbeiten Portfolio aktualisieren - + + + +  
Status (Portfolio) Statusbericht erstellen           Verdichtung Projekt-Statusberichte
Neuplanung Neuplanung
Neuplanung inkl. Portfolios
+
+
+
+ auf PF-Jahresscheiben
+
+
+
+
+
+
 

Erläuterungen zu den einzelnen Berechnungsarten:

Berechnungsart Variante Untervariante Komponente Berechnung
Terminrechnung        
  Modellparameter
manuelle Kostenerfassung = checked

    Terminrechnung inkl. Kapazitätsrechnung
  Modellparameter
manuelle Kostenerfassung = unchecked
     
    Modellparameter KR + KP = 0

  Terminrechnung inkl. Kapazitätsrechnung
    Modellparameter KR + KP = 1   Terminrechnung inkl. Kapazitätsrechnung und Kostenberechnung

Kostenberechnung ist nicht zu verwechseln mit der weiter unten beschriebenen Kostenrechnung.
  • Bei der Kostenberechnung handelt es sich um die Ermittlung der Kosten auf Basis der geplanten Aufwände und der Umrechnungsfaktoren im Rahmen der Terminrechnung (DT472) und die anschließende Verdichtung der Kosten entlang der Projektebenen auf die Ressourcenzuordnungs- (DT466), Vorgangs- (DT463) und die Projektebene (DT461)
  • Bei der Kostenrechnung handelt es sich um die Verdichtung der bei der Terminrechnung ermittelten Kosten auf die Kostenartengruppen
Kostenrechnung        
  manuelle Kostenerfassung = checked   Projekt/Programm


Portfolio
Verdichtung der Kosten von Kostenartengruppen pro Jahr (DT282) auf Kostenartengruppen pro Projekt und Projekt-Gesamt (DT281) sowie von Teilprojekten auf übergeordnete Projekte

Verdichtung der Kosten von Projekt-Kostenartengruppen pro Jahr (DT282) auf Portfolio-Kostenartengruppen pro Jahr (DT283)

  manuelle Kostenerfassung = unchecked   Projekt/Programm


Portfolio
Verdichtung der Kosten von Ressourcen-Belastung (DT472) auf Kostenartengruppen pro Jahr (DT282) und anschließend auf Kostenartengruppen pro Projekt und Projekt-Gesamt (DT281) sowie von Teilprojekten auf übergeordnete Projekte

Verdichtung der Kosten von Projekt-Kostenartengruppen pro Jahr (DT282) auf Portfolio-Kostenartengruppen pro Jahr (DT283)

Budgetrechnung     Projekt/Programm


Portfolio
Verdichtung der Budgets von Kostenartengruppen pro Jahr (DT282) auf Kostenartengruppen pro Projekt und Projekt-Gesamt (DT281) sowie von Teilprojekten auf übergeordnete Projekte

Verdichtung der Budgets von Projekt-Kostenartengruppen pro Jahr (DT282) auf Portfolio-Kostenartengruppen pro Jahr (DT283)

Berichte und Auswertungen

Informationen


Siehe auch: Budget-Workflow-Beispiele

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         PLANTA project









 
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