Stammdatenerfassung bis DB 39.5.0

Benutzer-Workflow

Tutorial: Benutzeradministration Bis DB 39.5.0

Hinweise

• Das nachfolgende Tutorial gilt für die Datenbank-Versionen < DB 39.5.0.
• Links zu den Beschreibungen weiterer Versionen entnehmen Sie bitte der Tabelle:

DB 39.5.14	zum Tutorial
DB 39.5.13	zum Tutorial
DB 39.5.0 - DB 39.5.12	zum Tutorial
< DB 39.5.0	zum Tutorial
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Einleitung

Ziel

• Anhand des nachfolgenden Workflow können Anwender mit Administrationsrechten erlernen, wie man den Mitarbeitern die Arbeit mit PLANTA-Software ermöglicht.

Informationen

• Damit die Mitarbeiter eines Unternehmens mit der PLANTA-Software arbeiten können, müssen sie als Personen, Benutzer, Ressourcen und Stakeholder vom Administrator im Programm angelegt und definiert werden.
• Zur Erfassung und Verwaltung der Mitarbeiterdaten und -rechte steht im PLANTA-System das Panel Administration zur Verfügung, in dem alle notwendigen Module zusammengefasst sind.
  • Die Zugriffsrechte für diese Module sind im Standard sowohl dem Customizer-Benutzer (P20) als auch dem Projektadministrator (R49) und dem Multiprojektmanager (R41) gegeben.
  • Für die Erfassung der Ressourcendaten werden zusätzlich Multiprojektmanagement-Rechte benötigt. Diese werden im Modul Benutzer im Feld Objektberechtigungs-Bezeichnung vergeben.
  • Die Berechtigungen (Rollen und Rechte) lassen sich in PLANTA project abhängig von individuellen Unternehmensanforderungen verändern. Hierzu lesen Sie bitte das Topic Rechte-Steuerung.

Hinweise

• Alle Übungen bauen auf den PLANTA-Demodaten auf. Diese müssen zuvor installiert sein.
• Die verwendeten Screenshots dienen der exemplarischen Darstellung und können vom tatsächlichen Layout im Programm abweichen.

Personen anlegen (R41)

Aufgabe

• Der neue Mitarbeiter, Herr Schulze, soll in PLANTA project als Person erfasst werden, damit er mit dem Programm arbeiten kann.

Informationen

• Personen gehören zu den Basiselementen in der PLANTA-Software.

Vorgehensweise

• Login mit dem Benutzer R41.
• Im Benutzermenü unter PM-Administration Stammdaten aufklappen.
• Sind noch keine Personen erfasst und ist das Modul Personen komplett leer,
  • die Schaltfläche Neu (im Schaltflächenbereich unten) oder Einfügen (in der Symbolleiste) betätigen.
  • Dadurch wird ein neuer Personen-Datensatz angelegt, in dem die persönlichen Daten des neuen Mitarbeiters eingetragen werden können.
  • Felder Name, Vorname und Kürzel ausfüllen.
    • Die ID der neuen Person wird automatisch generiert, sobald eines der oben genannten Felder gefüllt wurde und in das nächste Feld gesprungen wurde.
  • Speichern.
• Ergebnis:

Personenklassifizierung anlegen

Aufgaben

• Herrn Schulze soll ein Benutzername vergeben werden, damit er sich im Programm anmelden kann.
• Des Weiteren soll Herr Schulze
  • als Stakeholder definiert werden, damit er in Projektteams aufgenommen werden kann und
  • als Ressource festgelegt werden, damit er in Projekte eingeplant werden kann und seine geleisteten Stunden auf die entsprechenden Projekte rückmelden kann.

Informationen

• Personenklassifizierungen sind Attribute der Personen.
• Für jede Person werden in PLANTA drei Personeneigenschaften definiert:
  • Benutzer: wird für die Anmeldung der entsprechenden Person im PLANTA-Programm benötigt
  • Stakeholder: wird für die Zusammenstellung der Projektteams benötigt
  • Personenressource: wird für die Einplanung der entsprechenden Person als Ressource in Projekten benötigt

Vorgehensweise

• Im Modul Personen im Datensatz von Herrn Schulze die Schaltfläche Personenklassifizierung anlegen betätigen und speichern.
  • Der Person Herr Schulze werden drei Eigenschaften (Benutzer, Stakeholder und Personenressource) mit dem entsprechenden Kürzel automatisch zugeordnet.
    • Das Kürzel für alle drei Eigenschaften ist dem Personenkürzel gleich.

Eine Person als Ressource definieren

Aufgabe

• Beim Anlegen von Klassifizierungen wird für Herrn Schulze zwar ein Ressourcenkürzel vergeben, doch dies ist nicht ausreichend, um ihn als Ressource in die Projekte einzuplanen. Es sind noch weitere Einstellungen notwendig.
• Herr Schulze soll als Ressource definiert werden.

Vorgehensweise

• Im Modul Personen im Personenressourcen-Datensatz von Herrn Schulze den Link auf dem Personenressourcennamen betätigen.
• Dadurch wechselt man ins Modul Ressourcendatenblatt.
• Die Kopfdaten der Person werden aus dem Modul Personen in das Modul Ressourcendatenblatt übernommen sowie wird das Feld Ressourcenart mit dem Default-Wert "Interner Mitarbeiter" vorbelegt. Weitere Muss-Felder müssen im Ressourcendatenblatt gefüllt werden, damit die neue Ressource gespeichert werden kann.
  • Default-Kostenstelle
  • Default-Kostenart
  • Start- und Endperiode werden beim Aufruf des Moduls automatisch mit dem Heute-Datum vorbelegt und müssen entsprechend der Definition des Planungshorizonts der Ressource angepasst werden. Hierzu siehe das nachfolgende Kapitel "Ressourcenperioden anlegen, bearbeiten, löschen".
• Speichern.

• Weitere Angaben können zu einem späteren Zeitpunkt ergänzt werden.

Details

• Durch Klick auf die Schaltfläche Verfügbarkeit anzeigen wechselt man in das Modul Verfügbarkeit, in dem die Verfügbarkeit der Ressource pro Tag definiert wird.

Benutzerdaten definieren (R41)

• Die Benutzerdaten der Personen werden nicht direkt im Modul Personen, sondern im Modul Benutzer definiert und bearbeitet.
  • Hierfür im Benutzer-Datensatz der entsprechenden Person den Link auf dem Benutzernamen betätigen. Dadurch wechselt man in das Modul Benutzer und gelangt direkt zum Datensatz des gewünschten Benutzers.

Benutzerpasswort

Hinweis

• Der neu angelegte Benutzer, Herr Schulze, benötigt für die Anmeldung obligatorisch ein Passwort.
  • Beim Anlegen eines Benutzers wird ein leeres Default-Passwort in der Datenbank gespeichert.
  • Dieses muss bei der Erstanmeldung vom Benutzer sofort in das richtige Passwort umgewandelt werden, nur dann kann sich der Benutzer in das System einloggen.
  • Falls aus Sicherheitsgründen keine leeren Passwörter erwünscht sind, kann der Administrator für jeden neuen Benutzer alternativ ein temporäres Passwort erzeugen, das bei der Erstanmeldung eingegeben wird und ebenfalls sofort vom Benutzer geändert werden muss.

Einem Benutzer Rollen zuordnen

Aufgabe

• Herr Schulze soll im Unternehmen X die Rolle des Projektmanagers für das Projekt Y übernehmen.
  • Hierzu muss Herrn Schulze in PLANTA project die Rolle des Projektmanagers zugeordnet werden.

Informationen

• Über die Rollenzuordnung werden einem Benutzer die Zugriffsrechte auf bestimmte Objekte (Module, Menüpunkte, die wiederum in Arbeitsgebiete gruppiert sind) vergeben.
• Jedem Benutzer müssen mindestens zwei Rollen zugeordnet werden: Die eine regelt den Zugriff auf Menüpunkte und die andere oder die weiteren regeln den Zugriff auf Module.
• Bei der Programmlieferung werden dem Kunden die von PLANTA definierten Standardrollen zur Verfügung gestellt. Diese können entsprechend den individuellen Unternehmensanforderungen im Modul Rollen geändert oder angepasst werden oder individulelle Rollen können angelegt werden.
• Weitere Informationen zu Rechte-Steuerung in PLANTA project.
  • Bitte lesen Sie diese Informationen sorgfältig durch, da die nachfolgenden Ausführungen das Verständnis des PLANTA Rollen- und Rechtekonzepts voraussetzen.

Vorgehensweise

• Im Modul Benutzer Klick mit der rechten Maustaste auf den Benutzer-Datensatz von Herrn Schulze und Auswahl Einfügen Rolle.
• Ein Rollen-Datensatz wird eingefügt.
  • Aus der Listbox im Feld Rolle die Rolle des Projektmanagers, im Standard 01100219 Projektmanagement, auswählen und speichern.

• Einen weiteren Rollen-Datensatz einfügen und eine der Standardrollen für Menüpunkte z.B. 01100192 R39 MP Gesamt aus der Listbox auswählen.
  • Die Zuordnung einer Menüpunkt-Rolle ist für jeden Benutzer obligatorisch. Ohne eine solche Rolle kann der Benutzer das Programm nicht starten. Beim Versuch, sich mit einem Benutzer anzumelden, der keinen Zugriff auf Menüpunkte besitzt, erscheint die Meldung: IEmenu_send(): menuitems couldn't be fetched. Closing application. (See log file for further information)
• Speichern.

• Nachdem sich Herr Ralf Schulze angemeldet hat, sieht er in seiner Symbolleiste die zugeordneten Menüs mit den entsprechenden Menüpunkten. Die zugeordnete Rolle findet er in seinem Benutzermenü.

Hinweis

• Die Benutzer-Rollen-Zuordnung kann auch im Modul Personen vorgenommen werden, nachdem für eine Person das Attribut Benutzer definiert wurde.
  • Hierzu Rechtsklick auf den Benutzer-Datensatz und Auswahl Einfügen Rolle. Weitere Vorgehensweise wie oben beschrieben.

Hinweis

• Falls die PLANTA-Standardrollen Projektmanager und R39 MP Gesamt nicht den Anforderungen des Unternehmens X entsprechen, kann der Benutzer mit Administrationsrechten individuelle Rollen anlegen.

Exkurs: Rollen zusammenstellen

Vorgehensweise

• Im Panel Administration ins Modul Rollen wechseln.
  • Da PLANTA bei der Programmlieferung Standardrollen mitliefert, sind diese beim Aufruf des Moduls vorhanden.
• Klick mit der rechten Maustaste auf eine bereits bestehende Rolle und Auswahl des Befehls Einfügen Rolle.
• Die Bezeichnung für die neue Rolle im Feld Rollenbezeichnung vergeben und speichern.
  • Dadurch wird im Feld Rolle automatisch eine Identnummer generiert.
• Handelt es sich bei der neuen Rolle um eine Menüpunkt-Rolle, muss bei dieser Rolle die Checkbox Unsichtbar im Benutzermenü aktiviert werden.
• Der neuen Rolle Arbeitsgebiete zuordnen:
  • Über die rechte Maustaste Einfügen Arbeitsgebiet auswählen und das gewünschte Arbeitsgebiet aus der Listbox auswählen.
  • Speichern.
  • Zur Auswahl stehen Standardarbeitsgebiete. Falls ein individuelles Arbeitsgebiet zugeordnet werden soll, muss dieses erst im Modul Arbeitsgebiete angelegt und definiert werden.
    • Die Vorgehensweise hierzu sehen Sie im Kapitel Exkurs: Arbeitsgebiete zusammenstellen.

Exkurs: Arbeitsgebiete zusammenstellen

Vorgehensweise

• Das Modul Arbeitsgebiete aufrufen.
  • Im Modul Arbeitsgebiete werden ausschließlich neue Arbeitsgebiete für Module angelegt und zusammengestellt. Neue Arbeitsgebiete für Menüpunkte werden im Modul Menüpunkte angelegt. Hierzu siehe auch das Kapitel Zugriff für Menüpunkte einschränken.
• Es erscheint automatisch ein leerer Arbeitsgebiet-Datensatz.
• Im Feld Arbeitsgebietsbezeichnung den Namen für das neue Arbeitsgebiet vergeben.
• Nach Eingabebestätigung wird automatisch eine Nummer im Feld Arbeitsgebiet generiert.
• Aus der Listbox im Feld Kategoriebezeichnung den Wert GR Modulgruppierung auswählen.
• Dem Arbeitsgebiet Module zuordnen. Hierfür:
  • Rechtsklick auf den Arbeitsgebiet-Datensatz und Auswahl des Befehls Modul.
    • Der Modul-Datensatz wird eingefügt.
  • Die Nummer des gewünschten Moduls aus der Listbox im Feld MOD auswählen oder manuell eintragen
  • Speichern.
    • Auf dieselbe Weise dem Arbeitsgebiet weitere Module zuordnen.

Zugriff auf Menüpunkte einschränken

Aufgabe

• Der Multiprojektmanager des Unternehmens X ist der Meinung, dass Herr Schulze nicht auf alle, sondern nur auf bestimmte Menüpunkte Zugriff bekommen soll und zwar auf die Menüpunkte der Menüs Daten, Ansicht und Bearbeiten. Er möchte den Menüpunkte-Zugriff für Herrn Schulze ändern lassen.

Vorgehensweise

• Im Panel Administration das Modul Menüpunkte öffnen.
  • Das Modul enthält zwei PLANTA Standard-Arbeitsgebiete für Menüpunkte. Diese dürfen nicht verändert werden.
  • Um für Herrn Schulze den Zugriff auf Menüpunkte einzuschränken, muss ein individuelles Arbeitsgebiet angelegt und einer individuellen Rolle zugeordnet werden.
• Das Arbeitsgebiet R39 Gesamt (CU) per Drag&Drop kopieren.

• Dabei wird automatisch ein neues Arbeitsgebiet angelegt und alle Datensätze (in diesem Fall Menüpunkte) aus dem Quell-Arbeitsgebiet in das neue Arbeitsgebiet kopiert.
• Das neue Arbeitsgebiet benennen, z.B. R390 Restricted access.

• Im neuen Arbeitsgebiet können die Menüpunkte je nach Anforderung entfernt oder ausgeschaltet werden.
  • Es bestehen zwei Möglichkeiten zum Ausschalten von Menüpunkten.
    • Normale Menüpunkte
      • sind fest programmiert und können nicht aus dem Arbeitsgebiet entfernt werden.
        • Um solche Menüpunkte auszuschalten, im Feld Struktur eine 0 eintragen.
    • Menüpunkte zum Aufruf von Makros und Modulen (mit der Nummer 0001 gekennzeichnet),
      • können pro Arbeitsgebiet individuell angelegt und gelöscht oder wie normale Menüpunkte ausgeschaltet werden.
        • Um sie auszuschalten, im Feld Struktur eine 0 eintragen oder die Menüpunkte aus dem Arbeitsgebiet entfernen.
  • Also im Fall von Herrn Schulze für alle Menüpunkte bis auf die in den Menüs Daten, Ansicht und Bearbeiten im Feld Struktur eine 0 eintragen.

• Ins Modul Rollen wechseln und einen neuen Rollen-Datensatz anlegen. Hierzu siehe den Abschnitt Exkurs: Rollen zusammenstellen.
  • Bei dieser Rolle die Checkbox Unsichtbar im Benutzermenü aktivieren.

• Mittels rechter Maustaste Einfügen Arbeitsgebiet dieser Rolle das neue Arbeitsgebiet zuordnen.
  • Speichern.

• Ins Modul Benutzer wechseln und dem Benutzer Ralf Schulze die neue Rolle manuell zuordnen.
  • Die Standardmenüpunkt-Rolle R39 MP Gesamt entfernen.

• Nachdem sich Herr Ralf Schulze wieder angemeldet hat, sieht er in seiner Symbolleiste nur die Menüs Daten, Ansicht und Bearbeiten mit den entsprechenden Menüpunkten.

Hinweis

• Auf die gleiche Weise kann man auch einzelne Menüpunkte innerhalb von Menüs ausschalten.

Benutzer-Startup definieren (P20)

Aufgabe

• Wenn sich Herr Schulze in PLANTA project anmeldet, soll automatisch das Modul Problemfälle aufgerufen werden.

Information

• Hierzu muss dem Benutzer Herr Schulze das entsprechende Startup-Makro zugeordnet werden.

Vorgehensweise

• Login mit R41.
• Im Modul Problemfälle in der Symbolleiste ? Modulinformation auswählen.
• Die Modulnummer, die unterhalb des Kürzels MOD steht, notieren.
• Login mit P20.
• Im Modul Globale Einstellungen mittels rechter Maustaste Einfügen Globale Einstellung eine neue globale Einstellung hinzufügen.
• Unter Klasse aus der Listbox Modul-ID auswählen.
• Unter Alpha 120 die vorher notierte Modulnummer des Moduls Problemfälle eintragen.
• Im Feld Python-ID eine Python-ID eintragen, z.B.
  • L100_startup_module_problemfaelle für das Startup des Moduls Problemfälle

Hinweise

• Bei der Lizenznummer L100 handelt es sich lediglich um eine Beispielnummer. Je nach Lizenznummer des Kundens wird diese an dieser Stelle automatisch eingetragen.
• Speichern.
• Um ein Startup-Makro zu definieren, im Modul Module ein neues Modul anlegen.
• Dazu unter Modul eine Bezeichnung eintragen (z.B. Problemfälle aufrufen).
• Unter Klasse aus der Listbox 6 Makromodul auswählen.
  • Für weitergehende Informationen zum Erstellen eines Moduls siehe Abschnitt Modul anlegen des Modul-Workflows.

• Über die Schaltfläche Makrobearbeitung aufrufen ins Modul Pythonmakros wechseln.
• Dort auf die Schaltfläche Python-Makrobearbeitung aufrufen klicken.
• Folgendes Makro per Copy/Paste einfügen:

from ppms import ppms_cu

mod_obj=ppms.get_target_module()

module_id=ppms_cu.Helper.get_global_setting("L100_startup_module_problemfaelle").alpha120.get_value()

ppms_cu.Action(mod_obj).call_startup_module(module_id)

• Ergebnis im Programm:

• Das neue Makro-Modul dem Arbeitsgebiet 01100111Startup-Module zuordnen (rechte Maustaste Modul einem Arbeitsgebiet zuordnen), damit das neue Makro-Modul später im Modul Benutzer in der Listbox Startup-Makro-Bezeichnung angezeigt wird.

• Zurück in das Panel Administration wechseln (unter R41) und das Modul Benutzer öffnen.
• Im Benutzer-Datensatz von Herrn Schulze im Feld Startup-Makro-Bezeichnung das neu angelegte Makro Problemfälle aufrufen aus der Listbox auswählen. Im Feld Startup-Makro wird die Nummer von diesem Makro angezeigt.
• Speichern.

• Nach der Neuanmeldung von Herrn Schulze wird automatisch das Modul Problemfälle aufgerufen.

Hinweise

• Bei der oben beschriebenen Vorgehensweise ist das Startup-Modul für den Benutzer fest definiert.
• Der Administrator kann dem Benutzer ein Startup-Makro zuordnen, das dem Benutzer ermöglicht, selbst zu entscheiden, welche der vom Administrator bereits definierten Startup-Module bei der Anmeldung geladen werden und welche nicht. Mehr dazu siehe hier.
• Bereits angelegte Startup-Module müssen nicht erneut definiert werden, sondern können direkt im Benutzer-Datensatz im Feld Startup-Makro-Bezeichnung ausgewählt werden.

Ressourcen MOD0099DQ

• PM-Administration Stammdaten Ressourcen Ressourcen

Informationen

• Dieses Modul zeigt Ressourcen in tabellarischer Form gruppiert nach Ressourcenarten an.
  • Dies ermöglicht einen schnellen Überblick sowie einen Vergleich der Parameter der verschiedenen Ressourcen und bietet die Möglichkeit, die Parameter für mehrere Ressourcen gleichzeitig zu bearbeiten oder zu ändern.
  • Es werden nur Ressourcen angezeigt, die der angemeldete Benutzer entsprechend seinen Zugriffsrechten sehen darf.

Details

• Durch Betätigen der Schaltfläche Alles am unteren Modulrand bekommt man eine Übersicht über alle vorhandenen Ressourcen.
• Über Buchstaben-Buttons können die Ressourcen eingeblendet werden, deren Name mit dem entsprechenden Buchstaben anfängt.

Modulvarianten

Ressourcen bearbeiten

Vorgehensweise

• durch Anpassen oder Festlegen der Ressourcenparameter
  • direkt im Modul Ressourcen oder
  • im Modul Ressourcendatenblatt, das durch Klick auf den Link im Feld Ressourcenname aufgerufen wird.

Achtung

Ressourcen anlegen

Vorgehensweise

• Klick auf die Schaltfläche Neu am unteren Modulrand.
  • Es wird in das Modul Ressourcendatenblatt gewechselt, in dem eine neue Ressource angelegt werden kann und die notwendigen Ressourcenparameter definiert werden können.

Hinweise

• Die Neuanlage über das Modul Ressourcen wird nur für die Ressourcen empfohlen, die keine Personenressourcen sind.
  • Die Personenressourcen sollen über das Modul Personen angelegt werden, um die Inkonsistenzen zwischen den Personen und den entsprechenden Personenressourcen zu vermeiden.

Perioden löschen

• Felder Startperiode und Endperiode oder eines von den beiden anpassen und speichern.
  • Dabei werden alle Periodendatensätze außerhalb des definierten Zeitraumes gelöscht. Siehe Hinweise unter Achtung
    • Wurden Startperiode und/oder Endperiode so geändert, dass sie außerhalb des zuvor definierten Zeitraumes liegen, werden beim Speichern gleichzeitig neue Periodendatensätze erzeugt.
    • Wurden zuvor auch Änderungen an den Ressourcen-Parametern durchgeführt, werden diese in die neuen Periodendatensätze übernommen.

Vorgehensweise 2: Perioden vollständig löschen

• Um die erzeugten Perioden vollständig zu löschen, im Feld Startperiode oder Endperiode der gewünschten Ressource(n) das Kontextmenü öffnen und den Befehl Perioden löschen auswählen.
  • Indem mehrere Ressourcen ausgewählt werden, können die Perioden mehrerer Ressourcen gleichzeitig gelöscht werden.
• Die Dialogmeldung mit Ja bestätigen.

Hinweis

• Ist die Ressource zum Zeitpunkt des Löschens der Perioden bereits eingeplant und werden für sie nach dem Löschen neue Perioden erzeugt, muss eine Neuplanung durchgeführt werden, damit die Planungsdaten aus den Projekten auf die Periodendatensätze (DT468) erneut geschrieben werden.

Checklisten MOD0099E5

Einstieg

• PM-Administration Stammdaten Checklisten

Informationen

• In diesem Modul werden Checklisten-Vorlagen angelegt und verwaltet, die als Kopiervorlage beim Erstellen und Zuordnen von Checklisten zu Offenen Punkten (im Modul Offener Punkt) verwendet werden.

Checklisten-Templates anlegen

Vorgehensweise

• Durch Betätigen des Buttons Einfügen in der Symbolleiste oder durch die Auswahl des Kontextmenü-Befehls Einfügen Checkliste einen leeren Datensatz einfügen.
• Checklistenbezeichnung eintragen.
  • Im Feld Checkliste wird dabei die ID automatisch vergeben.
• Fachgebiet aus der gleichnamigen Listbox auswählen.
• Einfügen Checklistenpunkt aus dem Kontextmenü auswählen, um die einzelnen Punkte zu erfassen.
• Den gewünschten Text in das Feld Checklistenpunkt eintragen.
• Eventuell weitere Punkte einfügen.
• Nach dem Speichern kann die neu angelegte Checkliste als Kopiervorlage verwendet werden.

Hinweise

• Checklisten aus Checklisten-Vorlagen können den Aufgaben nur im Modul Offene Punkte, zugeordnet werden, in dem einzelne Aufgaben in Form eines Datenblattes bearbeitet werden.
• Einzelne Checklistenpunkte können den Aufgaben auch in Modulen Offene Punkte, Terminplan oder Vorgang zugeordnet werden.

Sonstige Listboxwerte MOD0099E4

Einstieg

• PM-Administration Stammdaten Sonstige Listboxwerte

Informationen

• Dieses Modul bietet die Möglichkeit an, die Listboxwerte verschiedener Projektparameter ohne Customizerrechte anzupassen.
• In PLANTA sind alle Listboxwerte in Listboxkategorien organisiert. Damit die gewünschten Listboxkategorien in diesem Modul angezeigt werden und deren Werte bearbeitet werden können, müssen die Listboxkategorien als Projektkategorien gekennzeichnet werden. Dies wird mit dem Eintrag "Projekt" im Feld Bereichsbezeichnung im Customizing-Modul Listboxwerte gemacht.
  • Neue Listboxkategorien können nur im Modul Listboxwerte angelegt bzw. bearbeitet werden.

Listboxwerte anlegen/bearbeiten

• Die gewünschte Listboxkategorie aus der Listbox im Feld Listboxkategorie-Bezeichnung auswählen.
• Den betreffenden Listboxwert ändern oder über die rechte Maustaste und die Auswahl des Kontextmenü-Befehls Einfügen Listboxwerte bzw. Listboxwerte (alt) einen neuen Listboxwert anlegen.
• Speichern.

Programme MOD0099E1

Programme MOD0099E1 Bis DB 39.5.0

Einstieg

• PM-Administration Stammdaten Programme

Informationen

• In diesem Modul werden Programme angelegt, die für die Ausführung der Projekte verantwortlich sind.
• Einem Projekt lassen sich mehrere Programme zuordnen. Auf diese lassen sich die Projektkosten prozentual verteilen.
• Im Bereich Kostenverteilung auf Programme des Moduls Projektsteckbrief können den Projekten angelegte Programme zugeordnet werden.

Programm anlegen

Vorgehensweise

• Über den Button Einfügen oder den Kontextmenü-Befehl Einfügen Programm wird ein leerer Datensatz eingefügt.
• Im Feld Programm einen Kenner (ID) für das neue Programm eintragen.
• Die Programmbezeichnung im Feld Programmbezeichnung vergeben.
• Die Felder Name des Verantwortlichen und Budget des Programms ausfüllen.
• Speichern.

Programmnotiz einfügen

Vorgehensweise

• Das gewünschte Programm mit der rechten Maustaste anklicken.
• Den Kontextmenü-Befehl Einfügen Programmnotiz auswählen.
• Den Text im Feld Notiz eintragen.
• Im Feld Verknüpfte Datei kann ein Dokument eingefügt werden.

Skills MOD0099DU

Einstieg

• Rolle PM-Administration Stammdaten Panel Skills Skills

Information

• Im Modul Skills werden Skills angelegt, die den Ressourcen zugeordnet werden können.
• Unterhalb der Skills können die Ressourcen, denen die jeweiligen Skills zugeordnet sind, durch Aufklappen eingesehen werden.
  • Im Modul Ressourcendatenblatt können Skills einer Ressource zugeordnet werden.

Details

• Skills sind Qualifikationen, die Ressourcen zugeordnet werden können.
• Dadurch lässt sich auswerten, welche Ressourcen für die gerade benötigte Qualifikation zur Verfügung stehen und wie diese ausgelastet sind.

Prozessmodell-Templates MOD0099TY

• PM-Administration Stammdaten Prozessmodell-Templates Prozessmodell-Templates
• Requestmanagement Stammdaten Prozessmodell-Templates Prozessmodell-Templates

Informationen

• PLANTA bietet ihren Kunden die Möglichkeit, ein prozessmodellgestütztes Projektmanagement zu betreiben.
• Dabei können je nach Anforderungen des Unternehmens beliebige Prozessmodelle eingesetzt und typspezifisch den Planungsobjekten (Projekten, Ideen, Vorhaben, Requests) zugeordnet werden.
• Prozessmodell-Vorlagen werden im Modul Prozessmodell-Templates angelegt bzw. bearbeitet.
  • Wird ein Modell verändert, hat das keine Auswirkungen auf die Projekte, in denen das Modell bereits aktiv gesetzt wurde. Möchte man für ein Projekt das angepasste Prozessmodell verwenden, muss das bereits verwendete Modell zurückgesetzt und das neue Modell einkopiert werden.
• Ein Prozessmodell besteht aus einzelnen Phasen, diese wiederum aus Prozessschritten.

Modulvarianten

Hinweise

• Bei der Lieferung der Software stellt PLANTA einige Demo-Prozessmodelle zur Verfügung, die sich an der DIN 69901/1-5-Norm für Projektprozesse orientieren.
• Die in den Templates hinterlegten Daten der Prozessmodelle (Prozessmmodell, Prozessphase, Prozesschritt) werden abhängig von der Benutzersprache ausgegeben. Um die Daten in verschiedenen Sprachen anzuwenden, sind bestimmte Customizing-Anpassungen notwendig. Bitte sprechen Sie in diesem Fall Ihren PLANTA-Kundenberater an.

Prozessmodell anlegen

• Den Button Einfügen betätigen (falls noch keine Prozessmodelle angelegt wurden) oder das bereits angelegte Prozessmodell mit der rechten Maustaste anklicken und den Kontextmenü-Befehl Einfügen Prozessmodell auswählen.
• Es wird eine leere Zeile eingefügt.
• Im Feld Prozessmodell den Namen für das Modell vergeben.
• Im Feld Objektart definieren, für welche Planungsobjekte das Modell angewendet werden soll.
• Im Feld Kommentar kann ein Kommentar zum Prozessmodell eingetragen werden.
• Speichern.

Phasen zuordnen und definieren

• Mit der rechten Maustaste auf das neu erstellte Modell klicken und den Kontextmenü-Befehl Einfügen Phase auswählen.
• Die Phasenbezeichnung in das gleichnamige Feld eintragen.
• Im Feld Kommentar kann ein Kommentar zur Phase eingetragen werden.
• Weitere Phasen zuordnen.
• Speichern.

Details

• Die Reihenfolge der Phasen innerhalb eines Modells wird anhand der Werte im Feld Reihenfolge bestimmt.
• Für jede Phase kann eine Prozessregel hinterlegt werden, die beim Wechsel der Phase durchgeführt wird. Die Prozessregeln werden im Modul Prozessregeln definiert.

Prozessschritte zuordnen und definieren

• Es gibt zwei Klassen von Prozessschritten:
  • projektspezifische Prozessschritte: Das sind bestimmte Tätigkeiten im Projekt.
  • Abgabe/Freigabe-Prozessschritte: Mit diesen Prozessschritten werden Prozessschritte jeder Phase geprüft und freigegeben.
• Jede Phase muss jeweils einen Abgabe- und einen Freigabe-Prozessschritt enthalten.
• Enthält eine Phase projektspezifische Schritte, müssen die Prozessschritte Abgabe und Freigabe die letzten in dieser Phase sein.
• Zwischen Abgabe- und Freigabe-Prozessschritten dürfen keine projektspezifische Prozessschritte definiert werden.

Vorgehensweise

• Mit der rechten Maustaste die Phase anklicken und den Kontextmenü-Befehl Einfügen Prozessschritt auswählen.
• Eine leere Zeile wird eingefügt.
• Felder Prozessschritt-Bezeichnung und ggf. Kommentar ausfüllen.
  • Projektspezifische Prozessschritte werden als Erstes angelegt.
  • Abgabe- und Freigabe-Prozessschritt werden als Letztes angelegt.
  • Die Reihenfolge der Prozessschritte innerhalb einer Phase wird anhand der Werte im Feld Reihenfolge bestimmt.
• Für die Abgabe- und Freigabe-Prozessschritte im Feld Klasse obligatorisch den entsprechenden Eintrag aus der Listbox auswählen.
• Speichern.

Hinweis

• Phasen, die nur aus Abgabe/Freigabe-Prozessschritten bestehen, sind nicht erlaubt!

Details

• Pro Prozessschritt kann hinterlegt werden, was bei Auswahl des Kontextmenü-Befehls Aufgabe fokussieren oder Klick auf den Pfeil-Button neben der Prozessschritt-Bezeichnung im Modul Prozessstatus passieren soll. Dafür gibt es folgende Möglichkeiten:
  • Modul fokussieren
    • Hierzu im Feld Modul die Python-ID des gewünschten Moduls eingeben.
      • Die Python-ID des gewünschten Moduls ist im Modul Globale Einstellungen im Feld Python-ID zu finden.
  • Modul fokussieren und zu einem Datenbereich scrollen
    • Hierzu im Feld Modul die Python-ID des gewünschten Moduls eingeben.
    • Zusätzlich im Feld Datenbereich die Python-ID des gewünschten Datenbereichs eingeben.
      • Diese ist im Modul Datenbereiche im Feld DA-Python-ID zu finden.
  • Modul fokussieren und den Fokus in ein bestimmtes Datenfeld setzen
    • Hierzu im Feld Modul die Python-ID des gewünschten Moduls eingeben.
    • Zusätzlich im Feld Datenfeld die Python-ID des gewünschten Datenfelds eingeben.
      • Diese ist im Modul Datenbereiche im Feld DF-Python-ID zu finden.
• Soll pro Prozessschritt eine Prüfung stattfinden, wird im Feld Prozessregel-Bezeichnung die entsprechende Prozessregel hinterlegt und der Regelparameter festgelegt. Die Prozessregeln selbst werden im Modul Prozessregeln definiert.
  • Die Prüfung ist für die Prozessschritte nicht erforderlich, deren Erledigung nicht über die Software erfolgt.
• Im Feld Prozessaktion-Bezeichnung kann definiert werden, welche Prozessschritt-Aktion bei Auswahl des Kontextmenüs Prozessschritt-Aktion ausführen auf dem Prozessschritt im Modul Prozessstatus ausgeführt werden soll.
  • Die Prozessaktionen selbst werden im Modul Prozessregeln definiert.

Prozessmodell freigeben

Information

• Ein Prozessmodell kann für die Planung nur dann verwendet werden, wenn es freigegeben ist.

Vorgehensweise

• Bei dem gewünschten Prozessmodell die Checkbox im Feld freigegeben aktivieren.
• Speichern.

Prozessregeln MOD0099X6

• PM-Administration Stammdaten Prozessmodell-Templates Prozessregeln
• Requestmanagement Stammdaten Prozessmodell-Templates Prozessregeln

Informationen

• Im Modul Prozessregeln werden Regeln festgelegt, die im Modul Prozessmodell-Templates einzelnen Prozessschritten zugeordnet werden können.
• Mit Hilfe der Prozessregeln wird im Modul Prozessmodell-Templates definiert, ob auf dem Prozessschritt eine Prüfung stattfinden soll oder eine Prozessaktion ausgeführt werden soll.

Modulvarianten

• Objekttyp Projekt
  • Nur die Prozessregeln für Projekte werden angezeigt.
• Objekttyp Request
  • Nur die Prozessregeln für Requests werden angezeigt.

Prozessregeln anlegen

• Klick mit der rechten Maustaste auf eine bereits vorhandene Prozessregel.
• Einfügen Prozessregeln aus dem Kontextmenü auswählen.
• Eine leere Zeile wird eingefügt.
• Die Prozessregel-Bezeichnung in das gleichnamige Feld eintragen.
• Felder Regelart, Klasse, Objektart ausfüllen.
  • Diese Felder sind Muss-Datenfelder. Solange sie nicht gefüllt sind, kann im Modul nicht gespeichert werden.
• Die gewünschte Regel im Feld Regel definieren.
  • Wird Klasse = "Python" ausgewählt, wird ins Feld Regel automatisch ein Template entsprechend der Auswahl im Feld Regelart einkopiert und kann anschließend bearbeitet werden.
  • Wird die Regel in Python geschrieben, kann über den Button Python-Makrobearbeitung aufrufen in das Fenster für die Makrobearbeitung wechselt werden, in dem die Regel definiert werden kann. Der Button befindet sich neben dem Feld Regel.
• Speichern.

Kostenstellen MOD0099E0

• PM-Administration Stammdaten Panel Kostenstammdaten Kostenstellen

Informationen

• In diesem Modul werden Kostenstellen erfasst und die Kostenstellenstruktur/Organisationsstruktur definiert.
• In PLANTA project werden Kostenstellen im Unterschied zu Kostenarten oder Umrechnungsfaktoren nicht zur Kostenplanung- oder Kostenberechnung hinzugezogen. Sie werden verwendet
  • für Kostenauswertungen
  • um den Zugriff auf Projekte zu steuern.

Modulvarianten

Kostenstellen (Organisationseinheiten) anlegen

• Einen leeren Datensatz einfügen:
  • Falls keine Kostenstellen vorhanden sind, den Button Einfügen betätigen.
  • Falls einige Kostenstellen bereits vorhanden sind, die gewünschte Kostenstelle aktivieren und den Button Einfügen betätigen oder über die rechte Maustaste den Kontextmenü-Befehl Einfügen Kostenstelle auswählen.
• Im Feld Kostenstellenbezeichnung die Bezeichnung und im Feld Kostenstelle die ID der Kostenstelle eintragen.
• Weitere Datenfelder ausfüllen.
• Speichern.

Kostenstellen (Organisationseinheiten) strukturieren

• Existiert bereits eine Kostenstellen-Struktur, kann man neue Kostenstellen-Datensätze gezielt an einer gewünschten Stelle in der Struktur einfügen, siehe die Vorgehensweise oben.
• Existiert noch keine Struktur, lassen sich die neu angelegten Kostenstellen-Datensätze mittels Drag&Drop-Verschieben Datensätze unterordnen und ausrücken.
  • Während des Strukturierens mittels Drag&Drop-Verschieben wird die übergeordnete Kostenstelle automatisch eingetragen. Die Spalte für die übergeordnete Kostenstelle ist defaultmäßig ausgeblendet und kann bei Bedarf via Kontextmenü auf der Spalten-Überschriftszeile eingeblendet werden.
  • Für jeden Kostenstellen-Datensatz kann man die übergeordnete Kostenstelle auch manuell eintragen oder verändern und somit die Position der gewünschten Kostenstelle in der Struktur bestimmen (nach Änderungen ist eine Aktualisierung der Ansicht im Modul notwendig). Dies ist eine zu Drag&Drop-Verschieben alternative Vorgehensweise zum Strukturieren der Kostenstellen-Datensätze.

Kostenarten MOD009AWF

Kostenarten MOD009AWF Bis DB 39.5.0

Einstieg

• PM-Administration Stammdaten Kostenstammdaten Kostenarten

Informationen

• Kostenarten dienen der Gliederung, Verdichtung und Berechnung von Kosten. Es kann eine Kostenartenstruktur definiert werden.
• Kostenarten entsprechen den sonst üblichen Kosten- oder Tätigkeitsarten.
• Durch Angabe der übergeordneten Kostenart wird die Struktur für die verdichtete Darstellung von Kosten definiert.
• Bevor die Kostenarten angelegt werden, müssen folgende Entscheidungen getroffen worden sein:
  • Wie tief soll die Kostenerfassung gehen?
  • Sollen den Kostenarten auch Umrechnungsfaktoren zugeordnet werden?
    • Kostenarten ohne Umrechnungsfaktor dienen ausschließlich der Verdichtung von Kosten.
    • Kostenarten mit Umrechnungsfaktor wirken bei der Kostenberechnung.
      • Mit dem Umrechnungsfaktor werden die Belastungen-Soll/Ist/Rest multipliziert. Ist auf der Ressource ebenfalls ein Umrechnungsfaktor eingetragen, wirken diese additiv.
• Die Kostenart kann bei der Ressourcenzuordnung und für jeden einzelnen Belastungs-Datensatz angegeben werden.
• Kostenarten können in Gruppen zusammengefasst (Kostenartengruppen) werden. In Anwendungsmodulen werden Kosten (z.B. Modul Budget) verdichtet auf die Kostenartengruppen dargestellt.

Kostenarten anlegen

Vorgehensweise

• Einen leeren Datensatz einfügen:
  • Falls keine Kostenarten vorhanden sind, den Button Einfügen betätigen.
  • Falls einige Kostenarten bereits vorhanden sind, die gewünschte Kostenart aktivieren und den Button Einfügen betätigen oder über die rechte Maustaste den Kontextmenü-Befehl Einfügen Kostenart auswählen.
• Im Feld Kostenart die ID der Kostenart vergeben.
• Im Feld Kostenartbezeichnung die Bezeichnung eintragen.
• Weitere Datenfelder ausfüllen.
• Speichern.

Hinweis

• Bei Erlösarten wird im Feld Kostenartengruppen-Bezeichnung keine Kostenartengruppe zugeordnet, weil
  • die Daten aller Ressourcenarten auf Spalte 0-4 (Kostenartengruppen-Spalte) verdichtet werden
  • die Daten der Erlösressourcen (Ressourcenart=8) nicht in diese Gruppen verdichtet werden, sondern als eine selbstständige Gruppe behandelt werden.
  • im Feld Spalte wird trotzdem automatisch eine 0 eingetragen, damit die Daten der Erlösressourcen in diese selbstständige Gruppe verdichtet werden.

Kostenart der Ressource zuordnen

Vorgehensweise

• Im Modul Ressourcendatenblatt die gewünschte Ressource auswählen und im Feld Default-Kostenart die Kostenart auswählen, die automatisch bei der Einplanung der Ressource wirken soll.
• Speichern.

Kostenart pro Belastungs-Datensatz ändern

Vorgehensweise

• Die Default-Kostenart kann bei der Ressourcenzuordnung für jeden einzelnen Belastungs-Datensatz geändert werden:
  • Für das entsprechende Projekt das Modul Terminplan mit der Variante Basis öffnen.
  • Die Ressource auswählen, der eine Kostenart zugeordnet werden soll.
  • Im Belastungs-Datensatz (die Baumstruktur auf der Ressource aufklappen) das Feld Kostenart einblenden und die gewünschte Kostenart aus der Listbox auswählen.
  • Speichern und die Neuberechnung des Terminplans durch Betätigen des Berechnungs-Buttons in der Symbolleiste durchführen.

Hinweise

• Kostenarten bestehender Belastungs-Datensätze bei der Neuberechnung nicht überschrieben.
• Wird die Kostenart auf der Ressourcenzuordnung verändert, muss der Terminplan
  • entlastet (durch Auswahl des entsprechenden Menüpunkts im Menü Bearbeiten und anschließend
  • neu berechnet werden (durch Betätigen des Berechnungs-Buttons in der Symbolleiste).

Kostenartengruppen MOD0099DZ

Kostenartengruppen MOD0099DZ Bis DB 39.5.0

Einstieg

• PM-Administration Stammdaten Kostenstammdaten Kostenartengruppen

Information

• Kostenartengruppen dienen der Gruppierung von Kostenarten.

Details

• Standardmäßig sind im Programm fünf Kostenartengruppen vorbelegt:
  • Personal Intern und
  • Personal Extern
    • Personalkosten der internen und externen Mitarbeiter (Ressourcen). Die Personalkosten werden durch die Multiplikation der im Rahmen der Aufwandsschätzung geplanten Aufwände der einzelnen Ressourcen mit dem entsprechenden Umrechnungsfaktor ermittelt.
  • Sachkosten
    • Das sind alle (Verbrauchs-) Materialien (z.B. Baumaterial, Rohstoffe für die Herstellung von Prototypen, Druck- und Papierkosten für die Erstellung eines Prospektes), die gekauft werden müssen, damit ein Vorgang abgearbeitet werden kann.
  • Investitionen
    • Dies sind Kosten für die Anschaffung von Geräten (z.B. eine Baumaschine, Messgeräte, ein neuer PC oder auch eine neue Software) zur Unterstützung des Projekts. Da diese Geräte in der Regel über das Projektende hinaus genutzt werden, ist es sinnvoll, die Anschaffungskosten nur anteilmäßig auf das Projektbudget anzurechnen.
  • Sonstige
    • Dazu gehören Kosten, die nicht in die obigen vier Kategorien zuzuordnen sind, wie beispielsweise Reisekosten, Aufwendungen für Geschenke o.ä.

Hinweis

• Das Datenbankmodell bietet die Möglichkeit auf Hauptprojektebene auf mehr als 5 Kostenartengruppen in DT493 zu verdichten. Diese Daten können im Projektdatenblatt eingeblendet werden, eine automatische Aufteilung in den Projektmasken erfolgt nicht. Die Erweiterung des Gesamtmodells auf mehr als 5 Kostenartengruppen ist per Customizing möglich.

Kostenartengruppen anlegen

• Den Button Einfügen betätigen oder die bereits angelegte Kostenartengruppe mit der rechten Maustaste anklicken und Einfügen Kostenartengruppe aus dem Kontextmenü auswählen.
• Datenfelder ausfüllen.
• Speichern.

Hinweis

• Das Datenfeld Spalte wird von der Kapazitätsrechnung benötigt, um die Kosten der richtigen Kostenartengruppe zuzuordnen. Das Feld bestimmt ebenfalls die Reihenfolge der Anzeige der Kostenartengruppen in Anwendungsmodulen, z.B. im Modul Budget.

Details

• Unter internen (innerbetrieblichen) Kosten werden diejenigen verstanden, die tatsächlich entstehen/anfallen und nur für interne Zwecke verwendet werden.
• Unter externen (außerbetrieblichen) Kosten versteht man diejenigen, die nach außen gegeben werden (in Rechnung gestellt werden).

Hinweise

• Die Begriffe intern und extern bei Umrechnungsfaktoren und die entsprechenden Felder bei Kosten (z.B. Kosten-Rest intern) dürfen nicht mit den ähnlich klingenden Kostenartengruppen ( Interne Kosten / Externe Kosten ) verwechselt werden. Die letzteren sind lediglich PLANTA-Demo-Kostenartengruppen und können kundenindividuell auch anders benannt werden.
• Im PLANTA-Standard sind in den Anwendungsmodulen nur interne (innerbetriebliche) Kosten aufgeführt. Möchte man auch externe (außerbetriebliche) Kosten anzeigen lassen, müssen die entsprechenden Felder vom Customizer individuell in die Module aufgenommen werden.

Belastungskurven MOD0099E2

Einstieg

• PM-Administration Stammdaten Ressourcen Belastungskurven

Informationen

• Im Modul Belastungskurven wird eine Übersicht über alle Belastungskurven zur Verfügung gestellt, die im Lieferumfang der PLANTA-Software enthalten sind.
  • Eine Erfassung individueller Belastungskurven wird zurzeit nicht unterstützt.

Belastungskurven steuern die Verteilung des Ressourcenbelastung (bei Kostenressourcen der Kosten) über die Vorgangsdauer.

• In PLANTA project wird unterschieden zwischen
  • "echten" Belastungskurven, die eine prozentuale Belastungsverteilung bewirken, und
  • "Pseudo"-Belastungskurven, deren Einsatz eine programmierte Berechnungsmethodik bewirkt.

Details

• Welche Belastungskurve bei der jeweiligen Ressourcenzuordnung im jeweiligen Vorgang wirkt, bestimmt der Parameter Belastungskurve auf der Ressorcenzuordnungen im Modul Terminplan.
  • Hier kann über die Listbox die gewünschte Belastungskurve ausgewählt werden. Wird keine Belastungskurve ausgewählt, wird die Ressourcenbelastung linear verteilt.
  • Beim Zuordnen einer Ressource zu einem Vorgang wird die Default-Belastungskurve der Ressource automatisch übernommen, kann jedoch bei Bedarf auf der Ressourcenzuordnung geändert werden.
    • Die Default-Belastungskurve wird pro Ressource im Ressourcendatenblatt im Feld Default-Belastungskurve festgelegt.