Mit PLANTA project bietet PLANTA ihren Kunden die Möglichkeit, ein prozessmodellgestütztes Projektmanagement zu betreiben.
Im Modul Prozessstatus werden die unter Stammdaten im Modul Prozessmodell-Templates definierten Prozessmodelle mit den zugehörigen Phasen und Prozessschritten geladen, die entsprechend dem Projektverlauf abgearbeitet werden.
Wird im Modul Prozessmodell-Templates ein Modell verändert, hat das keine Auswirkungen auf die Projekte in denen das Modell schon aktiv gesetzt wurde. Möchte man für ein Projekt das angepasste Prozessmodell verwenden, muss das bereits verwendete Modell zurückgesetzt und das neue Modell einkopiert werden.
Zusätzliche Anzeige von Projekt und Vorgang bei den Prozessschritten.
Prozessmodelle
Prozessmodell aktivieren
Information
Um mit Prozessmodellen arbeiten zu können, muss ein Prozessmodel im Modul Prozessstatus ausgewählt und aktiviert werden.
Vorgehensweise
Im Modul Prozessstatus aus der Listbox Prozessmodell das gewünschte Prozessmodell auswählen.
Die Schaltfläche Modell aktivieren betätigen.
Es wird die Prozessleiste mit allen im ausgewählten Modell definierten Phasen eingeblendet und die erste Phase farblich (fette weiße Schrift) hervorgehoben. Alle zukünftigen Phasen werden in schwarzer Schrift dargestellt.
Gleichzeitig erscheinen alle im Modell definierten Prozessschritte.
Die Prozessschritte der aktuellen Phase sind unter der Kategorie In Arbeit und die Prozessschritte der zukünftigen Phase in der Kategorie zukünftige Phasen zusammengefasst.
Details
Wird bereits mit einem Prozessmodell gearbeitet, wird beim Aufruf des Moduls immer die aktuelle Phase fokussiert.
Möchte man schnell zu einer erledigten Phase springen, um sich diese anzuschauen, klickt man mit der Maus auf die Phasenbezeichnung in der Prozessleiste. Die Phase wird dabei durch die Markierung hervorgehoben. Der Sprung zurück zu der aktuellen Phase erfolgt auf die gleiche Art und Weise.
Ist der Prozessschritt erledigt den Wert erledigt aus der Listbox im Feld Status auswählen.
Hinweise
Der Status von Prozessschritten kann auch im Feld Status des Moduls Prozessschritt, das aus dem Modul Meine Aufgaben über den Kontextmenü-Befehl Prozessschritt bearbeiten aufgerufen wird, geändert werden.
Hat ein Prozessschritt den Status erledigt wird er im Mitarbeiterboard des entsprechenden Mitarbeiters nicht mehr angezeigt.
Tatsächlich erledigt sind die Prozessschritte erst dann, wenn die Abgabe im Modul Prozessstatus erfolgt ist.
Prozessschritt einfügen
Information
Manuell eingefügte projektspezifische Prozessschritte werden mit einem ? gekennzeichnet.
Vorgehensweise
Im Modul Prozessstatus klick mit der rechten Maustaste auf einen projektspezifischen Prozessschritt.
Den Kontextmenü-Befehl Einfügen Prozessschritt auswählen bzw. das Plus-Symbol gegenüber der Feldüberschrift Prozessschritt-Bezeichnung betätigen.
In der eingefügten Zeile im Feld Prozessschritt-Bezeichnung die Bezeichnung für einen neuen Prozessschritt eintragen.
Speichern.
Als Info versenden
Vorgehensweise
Im Modul Prozessstatus klick mit der rechten Maustaste auf den Prozessschritt.
Den Kontextmenü-Befehl Als Info versenden auswählen.
Den Empfänger aus der Listbox im Feld Empfängername auswählen.
Die Schaltfläche versenden betätigen.
Aufgabe fokussieren
Information
Beim Fokussieren wird der Benutzer auf das zu bearbeitende Modul verlinkt, das zu bearbeitende Feld wird im entsprechenden Modul fokussiert, vorausgesetzt, dass die entsprechenden Einstellungen im Modul Prozessmodell-Templates bereits definiert sind.
Vorgehensweise
Beim gewünschten Prozessschritt den Kontextmenü-Befehl Aufgabe fokussieren auswählen oder den Pfeil-Button neben der Prozessschritt-Bezeichnung betätigen.
Rückmeldung erfassen
Hinweis
Bei dieser Funktion handelt es sich um eine Option für individuelle Customizings. Im Standard sollte nicht auf Prozessschritte aus Prozessmodellen zurückgemeldet werden, sondern die übliche Rückmeldungs-Vorgehensweise verwendet werden.
Details
Um auf den Prozessschritt zurückmelden zu können, müssen bereits Projekt und Vorgang für den Prozessschritt definiert worden sein.
Möglichkeit 1: Im Modul Prozessstatus Felder Projekt und Vorgang einblenden und ausfüllen.
Möglichkeit 2: In der Modulvariante mit Projekt und Vorgang des Moduls Prozessstatus Felder Projekt und Vorgang ausfüllen.
Die Rückmeldung muss vor der Abgabe der Phase erfolgen. Danach ist die Rückmeldung nicht mehr möglich.
Vorgehensweise
Den Kontextmenü-Befehl Rückmeldung erfassen auswählen.
Eine Dialogmeldung Bitte Stunden hier eingeben und das Modul Rückmeldung erfassen werden geöffnet.
Eine Prozessaktion kann bei Bedarf manuell angestoßen werden.
Hinweise
Diese Bearbeitungsmöglichkeit gilt nur für einkopierte projektspezifische Prozessschritte, bei denen im Modul Prozessmodell-Templates im Feld Prozessaktion-Bezeichnung eine Prozessaktion definiert wurde.
Bei manuell eingefügten Prozessschritten kann keine Prozessaktion definiert werden.
Vorgehensweise
Im Modul Prozessstatus klick mit der rechten Maustaste auf einen einkopierten projektspezifischen Prozessschritt.
Den Kontextmenü-Befehl Prozessschritt-Aktion ausführen auswählen.
Die entsprechende Prozessaktion wird ausgeführt.
Prozessschritt löschen
Hinweis
Diese Bearbeitungsfunktion gilt nur für manuell angelegte Prozessschritte.
Vorgehensweise
Klick mit der rechten Maustaste auf einen manuell eingefügten Prozessschritt.
Der Status von Prozessschritten der Klasse Abgabe kann nicht manuell geändert werden, sondern wird automatisch beim Erledigen des jeweiligen Prozessschritts geändert.
Als Info versenden
Vorgehensweise
Im Modul Prozessstatus klick mit der rechten Maustaste auf den Prozessschritt.
Den Kontextmenü-Befehl Als Info versenden auswählen.
Anfang: Es erscheint die Abfrage, ob man einen Kommentar abgeben möchte.
Wird die Meldung mit Ja bestätigt, wird das Feld Kommentar fokussiert und der Kommentar kann eingetragen und gespeichert werden. Danach ist der Link beim Prozessschritt Abgabe erneut anzuklicken.
Wurde ein Kommentar bereits abgegeben oder will man keinen Kommentar abgeben, ist die Meldung mit Nein zu bestätigen.
Danach wird der Status des Abgabe-Prozessschritts automatisch auf erledigt gesetzt und die Abgabe ist erfolgt.
Bei der Abgabe prüft das Programm anhand der definierten Prozessregeln, ob die Prozessschritte wirklich erledigt sind und setzt bei den Prozessschritten den Status auf erledigt, falls dieser manuell noch nicht gesetzt wurde.
Wurden die Prozessschritte nicht erledigt, wird eine Fehlermeldung ausgegeben und die Abgabe nicht durchgeführt. Der Status des entsprechenden Prozessschritts kann geändert und an den Prozessschritt-Verantwortlichen zurückgegeben werden.
Nach der Abgabe öffnet sich das Modul Info versenden und eine Nachricht kann versendet werden.
Der Text der Nachricht wird automatisch eingefügt.
Als Empfänger steht automatisch die Person, die für den Freigabe-Prozessschritt verantwortlich ist.
Schaltfläche versenden betätigen.
Die erledigten Prozessschritte werden nach der Abgabe in die Kategorie Abgegebene Phasen eingeordnet.
Freigabe-Prozessschritte
Freigabe-Prozessschritt bearbeiten
Information
Freigabe-Prozessschritte können im Modul Prozessstatus bearbeitet werden.
Der angemeldete Benutzer darf sich nur dann selbst als Freigabeverantwortlichen setzen, wenn er Multiprojektmanager ist.
Der Status von Prozessschritten der Klasse Freigabe kann nicht manuell geändert werden, sondern wird automatisch beim Erledigen des jeweiligen Prozessschritts geändert.
Als Info versenden
Vorgehensweise
Im Modul Prozessstatus klick mit der rechten Maustaste auf den Prozessschritt.
Den Kontextmenü-Befehl Als Info versenden auswählen.
Der übergeordnete Freigabeschritt kann nur erledigt werden, wenn die untergeordneten Freigabeschritte erledigt sind.
Untergeordnete Freigabeschritte können nur manuell im Modul Prozessschritt, das aus dem Modul Meine Aufgaben über den Kontextmenü-Befehl Prozessschritt bearbeiten aufgerufen wird, im Feld Status auf erledigt gesetzt werden.
Untergeordneten Freigabeschritt löschen
Information
Ein manuell eingefügter untergeordneter Freigabeschritt kann mit dem Kontextmenü-Befehl Prozessschritt löschen gelöscht werden.
Vorgehensweise
Im Modul Prozessstatus klick mit der rechten Maustaste auf den Freigabe-Prozessschritt.
Den Kontextmenü-Befehl Prozessschritt löschen auswählen.
Speichern.
Freigabe
Informationen
Nachdem die Phase zur Freigabe abgegeben wurde, steht sie zur Freigabe bereit
Dies gilt nur für einkopierte Freigabe-Prozessschritte, bei denen im Modul Prozessmodell-Templates im Feld Prozessaktion-Bezeichnung eine Prozessaktion definiert wurde. Bei manuell eingefügten untergeordneten Freigabe-Prozessschritten kann keine Prozessaktion definiert werden.
Eine Dialogmeldung wird aufgerufen und dem Verantwortlichen stehen vier Möglichkeiten zur Verfügung, die nachfolgend beschrieben werden.
Phase freigeben
Vorgehensweise
Schaltfläche Freigeben betätigen.
Dabei wird der Status der Prozessschritte automatisch auf akzeptiert gesetzt.
Es öffnet sich das Modul Info versenden und eine Nachricht kann versendet werden.
Text der Nachricht wird automatisch eingefügt.
Als Empfänger steht automatisch der Projektleiter.
Schaltfläche versenden betätigen
Die erledigte Phase mit ihren Prozessschritten wird in die Kategorie Erledigte Phasen verschoben.
In der Prozessleiste wird die erledigte Phase mit grauer Schrift markiert und die neue Phase mit der weißen Schrift hervorgehoben.
Die Prozessschritte der nächsten Phase werden unter der Kategorie in Arbeit eingeblendet.
Somit ist der Phasenübergang erfolgt.
Freigabe ablehnen
Vorgehensweise
Die Schaltfläche Zurück an Ersteller betätigen.
Dialogmeldung Wollen Sie einen Kommentar abgeben? erscheint.
Wird die Meldung mit Ja bestätigt, wird das Feld Kommentar fokussiert und der Kommentar kann eingetragen werden. Danach wieder den Link beim Freigabeschritt anklicken und die Schaltfläche Zurück an Ersteller betätigen.
Wurde bereits ein Kommentar abgegeben Möchte man keinen Kommentar abgeben, ist die Meldung mit Nein zu bestätigen.
Danach wird der Status des Prozessschritts Abgabe automatisch auf offen und der Status des Prozessschritts Freigabe auf abgelehnt gesetzt.
Nach der Ablehnung öffnet sich das Modul Info versenden und eine Nachricht kann versendet werden.
Text der Nachricht wird automatisch einfügt.
Als Empfänger steht automatisch der Verantwortliche des Abgabe-Prozessschritts.
Schaltfläche versenden betätigen.
Der Abgabe-Schritt erscheint im Mitarbeiterboard des Verantwortlichen.
Projekt abbrechen
Vorgehensweise
Die Schaltfläche Projektabbruch betätigen.
Es öffnet sich das Modul Info versenden und eine Nachricht kann versendet werden.
Der Status aller Prozessschritte aller Phasen wird auf storniert gesetzt.
Alle Prozessschritte aller Phasen werden als nicht erforderlich gekennzeichnet.
Alle Phasen werden in die Kategorie Erledigte Phasen verschoben.
Möchte man schnell zu einer erledigten Phase springen, um sich diese anzuschauen, klickt man mit der Maus auf die Phasenbezeichnung in der Prozessleiste. Die Phase wird dabei durch die Markierung hervorgehoben. Der Sprung zurück zu der aktuellen Phase erfolgt auf die gleiche Art und Weise.
