Die Dokumentation ab Version 39.5.17 von PLANTA project finden Sie in der neuen PLANTA Online-Hilfe.

Ressourcen-Staffing Neu ab DB 39.5.17 BETA

Informationen

  • Das Ressourcen-Staffing in PLANTA project besteht aus dem Prozess
    • von der Anfrage einer benötigten Abteilung durch den Projektleiter,
    • über die Freigabe einzelner Ressourcen durch den Abteilungsleiter,
    • bis hin zur Einplanung der freigegebenen Ressourcen in den Projekten.

Konfiguration

Informationen
  • Das Ressourcen-Staffing kann an drei Stellen konfiguriert werden:
    • Global
    • Pro Projekt
    • Pro Ressource

Global

Informationen
  • Im Modul Ressourcen-Staffing-Konfiguration oder in den Globalen Einstellungen kann konfiguriert werden, ob das Ressourcen-Staffing global aktiviert werden soll.
  • Außerdem kann eingestellt werden, in welchem Zeitraster Ressourcen-Anfragen erstellt bzw. freigegeben werden können.

Ressourcen-Staffing aktivieren

Hinweise

  • Wenn die Einstellung geändert werden soll, nachdem bereits Anfragen erstellt wurden, erscheint eine Abfrage, ob die bestehenden Anfragen archiviert werden soll. Erst nach Bestätigung wird die Einstellung geändert.
  • Der Parameter wird durch die Einstellung im Projektsteckbrief im Feld Ressourcen-Staffing überschrieben.

Zeitraster konfigurieren

  • Über den Parameter resource_staffing_time_pattern im Modul Ressourcen-Staffing-Konfiguration oder in den Globalen Einstellungen:
    • Defaultmäßig sind Monate eingestellt.
    • Je nach ausgewähltem Zeitraster werden die Ressourcen mit der entsprechenden Belastungskurve eingelastet.
    • 2: Tag (Belastungskurve PM_DAY)
    • 3: Woche (Belastungskurve PM_WEEK)
    • 4: Monat (Belastungskurve PM_MONTH)
    • 5: Quartal (Belastungskurve PM_QUART)
    • Sind Tage und Wochen eingestellt, werden Anfragen und Freigaben in Stunden (h) erstellt. Bei Monaten und Wochen werden stattdessen Personentage (PT) verwendet.

Projekt

Information

Details

Hinweise

  • Die globale Einstellung wird durch die Einstellung im Projektsteckbrief überschrieben.
  • Wenn die Einstellung geändert werden soll, nachdem bereits Anfragen erstellt wurden, erscheint eine Abfrage, ob die bestehenden Anfragen archiviert werden soll. Erst nach Bestätigung wird die Einstellung geändert.

Ressource

Information

Details

  • Wenn der Parameter aktiviert ist, kann die Ressource nur eingeplant werden, wenn eine Freigabe auf Projekt- bzw. Vorgangsebene vorhanden ist.
  • Wenn der Parameter nicht aktiviert ist, kann die Ressource auch ohne Freigabe eingeplant werden.
  • Defaultmäßig ist der Parameter für Personenressourcen aktiviert und für alle restlichen Ressourcen deaktiviert.
    • In diesem Fall kann die Abteilungsressource eingeplant und angefragt werden, die zugehörigen Mitarbeiter jedoch erst nach Freigabe.

Ressourcen-Staffing-Prozess

Projekt-Ressourcen-Staffing

  • Ist das Ressourcen-Staffing auf Projektebene aktiv (siehe Konfiguration), müssen Ressourcen mit aktiviertem Parameter Freigabe bei Ressourcen-Staffing auf Projektebene freigegeben werden, um eingeplant werden zu können.
  • Anfragen werden dann pro Ressource pro Projekt generiert.

Vorgangs-Ressourcen-Staffing

  • Ist das Ressourcen-Staffing auf Vorgangsebene aktiv (siehe Konfiguration), müssen Ressourcen mit aktiviertem Parameter Freigabe bei Ressourcen-Staffing auf Vorgangsebene freigegeben werden, um eingeplant werden zu können.
  • Anfragen werden dann pro Ressource pro Vorgang generiert.

Anfragestatus

  • Der Fortschritt des Ressourcenanfrage-Prozesses kann anhand des Anfragestatus nachvollzogen werden:
  • Erstellt: Der Projektmanager eines Projekts hat eine Ressourcenanfrage erstellt.
  • In Arbeit: Der Projektmanager hat die Ressourcenanfrage eingereicht.
  • Freigegeben: Der Abteilungsleiter hat die Ressourcenanfrage freigegeben.
  • Abgelehnt: Der Abteilungsleiter hat die Ressourcenanfrage abgelehnt.

Anfrage (Projektmanager)

Informationen
  • Der Projektmanager plant die Ressourcen (Abteilungen), die frei eingeplant werden können, im Terminplan ein.
  • Daraufhin kann er aus den Einplanungen eine Ressourcenenfrage generieren und diese im Modul Meine Ressourcenanfragen absenden.
  • Hierbei wird eine Anfrage pro Projekt und pro Ressource (beim Projekt-Ressourcen-Staffing) bzw. pro Vorgang und pro Ressource (beim Vorgangs-Ressourcen-Staffing) erzeugt.

Vorgehensweise

  • Der Projektmanager führt seine Grobplanung im Modul Terminplan durch und ordnet den einzelnen Vorgängen Abteilungsressourcen zu, die frei eingeplant werden dürfen.
  • Den gewünschten Aufwand-Rest für die einzelnen Ressourcen vergeben.
  • Auf den Button AnfrageGenerieren1.png klicken, um aus der Einplanung heraus Anfragen zu erstellen und diese im Modul Meine Ressourcenanfragen zu öffnen.
  • Alternativ auf den Button MeineAnfragen.png klicken, um in das Modul Meine Ressourcenanfragen zu wechseln und dort auf den Button AnfrageGenerieren.png klicken.
  • Die Anfragen werden generiert.
    • Beim Projekt-Ressourcen-Staffing wird eine Anfrage pro Ressource generiert.
    • Beim Vorgangs-Ressourcen-Staffing wird eine Anfrage pro Ressource pro Vorgang generiert.
  • Bei Bedarf einen Kommentar im Feld Kommentar eintragen.
  • Über Auslastung.png kann die Auslastung der jeweiligen Ressourcen im Modul Auslastung von eingesehen werden und die Auswirkungen der Anfrage können somit simuliert werden.
  • Auf SchnellFreigabe.png klicken, um alle Anfragen abzusenden, oder auf Absenden.png klicken, um einzelne Anfragen abzusenden.
  • Die Abfrage mit Ja bestätigen.
  • Die Anfragen werden gesendet, der Status ändert sich auf in Arbeit.

Details

  • Im Modul Meine Ressourcenanfragen kann der Projektmanager den Status seiner Ressourcenanfragen verfolgen.
    • Durch Klick auf den Button Benachrichtigung.png kann eine Erinnerung an den Abteilungsleiter gesendet werden. Mehr Informationen
  • Angefragte Ressourcen und der Status der Anfragen werden auch im Terminplan des Projekts angezeigt.

Hinweis

  • Für Vorgänge, deren Ist-Ende bereits gesetzt wurde, sowie für (Master)Meilensteine können keine Ressourcen angefragt werden.
    • Beim Versuch, einem solchen Vorgang Ressourcen zuzuordnen, erscheint eine entsprechende Meldung.

Änderungsanfrage (Projektmanager)

Informationen
  • Übersteigt die tatsächliche Einplanung im Projekt den freigegebenen Wert, so hat der Projektmanager die Möglichkeit, eine Änderungsanfrage an den Projektleiter zu senden.
  • Diese wird aus der Differenz zwischen Freigabe und Einplanung generiert.

Vorgehensweise

  • Projekt-Ressourcen-Staffing: Im Terminplan dem gewünschten Vorgang eine neue Ressource zuordnen.
  • Vorgangs-Ressourcen-Staffing: Bei den gewünschten Ressourcen im Terminplan in der Modulvariante Mit Belastungen den Wert im Feld Belastung-Rest entsprechend des Bedarfs erhöhen.
  • Wird nun der Terminplan neu berechnet, wird die Differenz auf Ebene der Ressourcenzuordnung unter der Skala gelb (sobald die Freigabe überschritten wird) bzw. rot (sobald das Freigabelimit überschritten wird) markiert.
  • Auf AnfrageGenerieren1.png klicken, um aus der Differenz eine neue Anfrage generieren und diese im Modul Meine Ressourcenanfragen zu öffnen.
  • Die Anfragen werden generiert.
    • Beim Projekt-Ressourcen-Staffing wird eine Anfrage pro Ressource generiert.
    • Beim Vorgangs-Ressourcen-Staffing wird eine Anfrage pro Ressource pro Vorgang generiert.
  • Bei Bedarf einen Kommentar im Feld Kommentar eintragen.
  • Über Auslastung.png kann die Auslastung der jeweiligen Ressourcen im Modul Auslastung von eingesehen werden und die Auswirkungen der Anfrage können somit simuliert werden.
  • Auf SchnellFreigabe.png klicken, um alle Anfragen abzusenden, oder auf Absenden.png klicken, um einzelne Anfragen abzusenden.
  • Die Abfrage mit Ja bestätigen.
  • Die Anfragen werden gesendet, der Status ändert sich auf in Arbeit.

Bearbeitung der Anfrage (Abteilungsleiter)

Informationen
  • Der Abteilungsleiter sieht alle Anfragen im Übersichtsmodul Meine Ressourcenanfragen.
  • Hier können Anfragen abgelehnt oder freigegeben werden.
  • Außerdem können Ressourcen eingefügt werden.
  • Der Abteilungsleiter sieht hierbei die Auslastung aller Ressourcen seiner Abteilung.
  • Nach der Freigabe ändert sich der Status der Anfrage auf "Freigegeben".
  • Der Projektmanager sieht die Status-Änderung in seinem Übersichtsmodul und kann nun mit der Einplanung fortfahren.

Vorgehensweise

  • Das Modul Meine Ressourcenanfragen öffnen.
  • Bei der gewünschten Anfrage auf Verteilung.png klicken, um den angefragten Aufwand auf die einzelnen Ressourcen zu verteilen.
  • Das Modul Ressourcenauswahl öffnet sich.
  • Die gewünschten Ressourcen auswählen.
    • Defaultmäßig werden Personenressourcen angezeigt. Durch Klick auf Abteilungen.png können Abteilungsressourcen eingesehen werden.
  • Auf Ressourcen zur Verteilung einfügen klicken.
  • Das Modul wird geschlossen und die Ressourcen werden im Modul Meine Ressourcenanfragen unter der gewählten Ressourcenanfrage eingefügt.
    • Wird nur eine Ressource eingefügt, wird der angefragte Aufwand direkt auf die entsprechende Ressource übernommen.
    • Werden mehrere Ressourcen eingefügt, die angefragte Kapazität auf die Ressourcen verteilen, indem Werte in den Feldern Freigegeben eingetragen werden.
  • Auf Auslastung.png klicken, um eine Simulation der Auslastung der Ressource mit den freizugebenden Werten anzuzeigen.
  • Durch Klick auf VerschiebenVor.png bzw. VerschiebenHinten.png können die freizugebenden Werte um je eine Einheit (je nach gewähltem Zeitraster) nach vorne bzw. nach hinten verschoben werden.
  • Um die Freigabe zu erteilen, bei der gewünschten Ressourcenanfrage auf Absenden.png klicken.
    • Um alle Ressourcenanfragen zu einem Vorgang oder einem Projekt freizugeben, auf SchnellFreigabe.png beim Vorgang oder dem Projekt klicken.
  • Die Dialogmeldung mit Ja bestätigen.
  • Die Anfragen werden freigegben, der Status ändert sich auf freigegeben.

Hinweise

  • Freigegebene Werte können im Nachhinein nicht mehr bearbeitet werden.
    • Beim Versuch, die Werte einer Freigabe zu ändern, die nicht den Status in Arbeit besitzt, erscheint eine entsprechende Meldung.
  • Es ist daher auch nicht möglich, zunächst nur einen Teil der Werte freizugeben und die Freigabe im Nachhinein zu ergänzen.
  • Der Abteilungsleiter kann im Modul Meine Abteilung im Feld Freigabe darf überschritten werden um (Limit in %): konfigurieren, um wie viel Prozent die Freigabe durch den Projektleiter überschritten werden darf.

Schnellfreigabe

  • Die Schnellfreigabe über den Button SchnellFreigabe.png kann genutzt werden, um mehrere Anfragen gleichzeitig freizugeben.
  • Hierbei können nur Ressourcen freigegeben werden, die eine Freigabe benötigen (d. h. keine Abteilungsressourcen).
  • Die Schnellfreigabe kann auch genutzt werden, um Änderungsanträge für bereits eingeplante Ressourcen freizugeben.
  • Sind Anfragen vorhanden, die manuell freigegeben müssen, erscheint eine entsprechende Meldung.

Übernahme der Einplanung ins Projekt (Projektmanager)

Information
  • Der Projektmanager kann den Status seiner Anfragen sowohl im Modul Meine Ressourcenanfragen als auch im Terminplan des jeweiligen Projekts nachverfolgen.
  • Wird die Anfrage freigegeben, kann der Projektmanager die Ressourcen in seinem Projekt entsprechend der Freigabe einplanen.
  • Ist das Ressourcen-Staffing auf Vorgangsebene aktiv, besteht die Möglichkeit, die freigegebenen Ressourcen automatisch in den Terminplan zu übernehmen.

Vorgehensweise

  • Im Terminplan des Projekts wird oben (Projekt-Ressourcen-Staffing) bzw. unter den jeweiligen Vorgängen (Vorgangs-Ressourcen-Staffing) angezeigt, welche Ressourcen freigegeben wurden und mit viel Stunden bzw. Personentagen diese freigegeben wurden.
  • Der Projektmanager kann nun die während der Grobplanung eingeplanten Abteilungsressourcen aus dem Terminplan entfernen und stattdessen die freigegebenen Ressourcen einplanen.
  • Diese werden nun auch im Modul Ressourcen zuordnen im Bereich freigegebene Ressourcen angezeigt.

Freigaben übernehmen

  • Das Modul Meine Ressourcenanfragen öffnen (beispielsweise indem man auf den Button MeineAnfragen.png bei einer freigegebenen Ressource klickt).
    • Freigegebene Ressourcenanfragen werden im Bereich freigegeben angezeigt.
    • Über die jeweiligen Felder im Modulkopf können die Ressourcenanfragen nach Vorgängen, Ressourcen, Datum oder Status gefiltert werden.
  • Bei der gewünschten Ressourcenanfrage auf Terminplan.png klicken, um die Freigaben in den Terminplan des Projekts zu übernehmen.
  • Die Dialogmeldung mit Ja bestätigen.
  • Die freigegebenen Ressourcen werden in den Terminplan übernommen und die Anfrage wird archiviert.

Details

  • Die freigegebenen Ressourcen werden nun im Terminplan den entsprechenden Vorgängen zugeordnet.
  • Im Modul Ressourcen-Staffing-Konfiguration oder in den Globalen Einstellungen kann eingestellt werden, ob die vorher eingeplanten Abteilungsressourcen bei der Übernahme der Freigaben automatisch ausgeplant werden sollen.
  • Die Einplanung der Belastungen erfolgt über die entsprechende PM-Belastungskurve (je nach globaler Einstellung). Mehr Informationen
  • Die Zeiträume werden dabei aus den Staffing-Perioden übernommen und von der Terminrechnung angepasst, während das Raster erhalten bleibt.
    • Bei der Übernahme wird keine automatische Terminrechnung durchgeführt.

Benachrichtigungen

Informationen
  • Es besteht die Möglichkeit, E-Mail-Benachrichtigungen für das Ressourcen-Staffing zu aktivieren.
  • Sind diese aktiviert, werden die zuständigen Abteilungsleiter/Projektleiter informiert, wenn Ressourcen angefragt bzw. freigegeben/abgelehnt werden.

Hinweise

  • Um die E-Mail-Benachrichtigungen nutzen zu können, müssen verschiedene Parameter konfiguriert werden:
    • In den Globalen Einstellungen muss im Parameter smtp_server_adress die IP-Adresse des smtp-Servers (die extern zugängliche Adresse) hinterlegt werden.
    • Im Modul Zeitgesteuerte Events muss das zeitgesteuerte Event customizing.events.send_email.send_request_email aktiviert werden. Mehr Informationen
    • Im Modul Ressourcen-Staffing-Konfiguration im Bereich Journal-Einstellungen oder in den Globalen Einstellungen muss die E-Mail-Adresse des gewünschten Absenders hinterlegt werden.
    • Für den Absender und mögliche Empfänger muss die Checkbox Meldung per E-Mail im Modul Benutzer aktiviert sein.
      • Im E-Mail-Client der Empfänger müssen HTML-Mails unterstützt werden und aktiviert sein, damit das Ressourcen-Staffing-Journal empfangen werden kann.
    • Die Abteilung, die angefragt wird, muss im Modul Benutzer im Feld Abteilung einem Abteilungsleiter zugeordnet sein.
  • Das Format der E-Mails kann bei Bedarf im Modul Ressourcen-Staffing-Konfiguration im Bereich Journal-Einstellungen oder in den Globalen Einstellungen angepasst werden.

Topic attachments
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Pngpng Absenden.png r1 0.4 K 2020-10-23 - 09:25  
Pngpng Abteilungen.png r1 0.6 K 2020-10-23 - 09:25  
Pngpng AnfrageGenerieren.png r1 0.7 K 2021-04-26 - 13:53  
Pngpng AnfrageGenerieren1.png r1 0.6 K 2021-06-21 - 13:03  
Pngpng Auslastung.png r2 r1 0.5 K 2021-04-30 - 10:02  
Pngpng Benachrichtigung.png r1 0.5 K 2021-04-30 - 12:35  
Pngpng MeineAnfragen.png r1 0.5 K 2021-04-26 - 13:53  
Pngpng RessourcenAnfragen.png r1 0.6 K 2020-10-23 - 09:25  
Pngpng RessourcenGruppe.png r1 0.5 K 2020-10-23 - 09:26  
Pngpng SchnellFreigabe.png r1 0.5 K 2020-10-23 - 10:11  
Pngpng Terminplan.png r1 0.4 K 2020-10-23 - 10:39  
Pngpng VerschiebenHinten.png r1 0.6 K 2021-05-10 - 10:28  
Pngpng VerschiebenVor.png r1 0.6 K 2021-05-10 - 10:28  
Pngpng Verteilung.png r1 0.5 K 2020-10-23 - 10:09  

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