Stornobuchungen

Information
  • Eine Stornobuchung ist eine Buchung, die eine andere Buchung aufhebt. D. h. eine Stornobuchung ist in allen Parametern (Projekt, Vorgang, Datum, Kostenart) identisch mit der Originalbuchung, Belastung-Ist ist gleich hoch, jedoch negativ.
    • Als Buchungen oder Buchungsdatensätze bezeichnet man bei PLANTA Belastungsdatensätze mit Ist-Daten (Ist-Stunden, Ist-Kosten und Ist-Erlöse).
  • In bestimmten Fällen müssen in PLANTA project Stornobuchungen erfasst werden, weil das Löschen/Korrigieren der bereits erfassten Ist-Daten von der PLANTA-Software (Standard) verhindert wird. Dies ist dann der Fall, wenn folgende oder einer der folgenden Parameter gesetzt sind:
  • Freigabe
  • SAP-Status
  • Importiert am oder Importiert durch
Begründung
  • Das Verhindern des Löschens in oben genannten Fällen ist notwendig, um z. B.
    • nach dem Übertrag an Fremdsysteme oder dem Import aus Fremdsystemen die Differenzen zwischen Ziel- und Quellsystemen zu vermeiden.

Neu ab DB 39.5.13

Details
  • Ab Version DB 39.5.13 besteht die Möglichkeit, automatische Stornobuchungen zu verwenden. In diesem Fall werden beim Löschen/Korrigieren der Buchungen, deren Löschen/Anpassen eigentlich nicht erlaubt ist (siehe die Fälle oben) im Hintergrund unsichtbar Stornobuchungen erzeugt.
    • Die neue Funktion bietet nun auch die Möglichkeit, die Stornobuchungen für Buchungen vor oder am Stichtag zu erzeugen, womit quasi der harte Stichtag aufgeweicht wird, jedoch mit dem Vorteil, dass falsche Buchungen grundsätzlich nun korrigiert werden können. Ob diese Möglichkeit genutzt werden soll, ist eine individuelle Entscheidung, die sowohl Vor- als auch Nachteile bietet.
    • Werden automatische Stornobuchungen nicht genutzt, muss weiterhin mit manuellen Stornobuchungen gearbeitet werden. PLANTA rät jedoch ausdrücklich zur Nutzung der automatischen Stornobuchungen, um die möglichen Fehler zu minimieren.

Achtung

  • In oben genannten Fällen geht es um das Löschen der Werte in den Buchungsdatensätzen.
  • Davon abzugrenzen ist das Löschen von kompletten Buchungsdatensätzen, die zwar technisch möglich ist, von der PLANTA jedoch ausdrücklich abrät (bis auf einige wenige Ausnahmefälle),
    • weil es von automatischen Stornos nicht abgefangen wird
    • weil der Mechanismus der Verhinderung, wie oben beschrieben, hier nicht greift und das Löschen der Buchungsdatensätze somit zu Inkonsistenzen nach Übertrag an Fremdsysteme führt
    • weil darüber hinaus die Berechnung der Rest-Werte beeinflusst wird. Details siehe hier.

Prinzip

Wie funktioniert Storno?

  • Unabhängig davon, wie Stornobuchungen erzeugt werden, manuell oder automatisch, steht das gleiche Prinzip dahinter.
  • Je nach dem, ob der Belastungswert der Buchung gelöscht oder der Belastungswert, die Kostenart oder das Datum geändert werden, gibt es (bei automatischen Stornos im Hintergrund) 2 oder 3 Datensätze:

  • Löschen des Belastung-Ist -Wertes der Buchung
Datensatz Belastung-Ist Kostenart Datum Beispiel
1. Original-Datensatz alte Belastung-Ist alte Kostenart altes Datum 5, KC0002, 01.01.19
2. Storno-Datensatz - alte Belastung-Ist alte Kostenart altes Datum - 5, KC0002, 01.01.19

  • Anpassen des Belastung-Ist -Wertes der Buchung, z. B. von 5 auf 4
Datensatz Belastung-Ist Kostenart Datum Beispiel
1. Original-Datensatz alte Belastung-Ist alte Kostenart altes Datum 5, KC0002, 01.01.19
2. Storno-Datensatz - alte Belastung-Ist alte Kostenart altes Datum - 5, KC0002, 01.01.19
3. Neuer Datensatz neue Belastung-Ist alte Kostenart altes Datum 4, KC0002, 01.01.19

  • Anpassen der Kostenart oder des Datums der Buchung
    • Bei automatischen Stornos wird dieser Fall erst ab DB 39.5.14 unterstützt.
Datensatz Belastung-Ist Kostenart Datum Beispiel
1. Original-Datensatz alte Belastung-Ist alte Kostenart altes Datum 5, KC0002, 01.01.19
2. Storno-Datensatz - alte Belastung-Ist alte Kostenart altes Datum - 5, KC0002, 01.01.19
3. Neuer Datensatz alte Belastung-Ist neue Kostenart altes Datum 5, KC0001, 01.01.19

Neu ab DB 39.5.13

Automatische Stornobuchungen

Information

  • Ab Version DB 39.5.13 besteht die Möglichkeit, das Erfassen von Stornobuchungen (negative Buchungen) auf "automatisch" zu setzen und dabei gleichzeitig festzulegen, in welchem Fall automatische Stornobuchungen erzeugt werden. Dies wird über den globalen Parameter posting_cancelation gesteuert.
    • Ist das automatische Erzeugen von Stornobuchungen aktiviert, werden beim Löschen/Ändern der Ist-Werte die entsprechenden Storno-Werte im Hintergrund erzeugt (wenn die im globalen Parameter festgelegte Bedingung zutrifft) und müssen nicht explizit manuell erfasst werden.
    • Ist das automatische Erzeugen von Stornobuchungen deaktiviert, müssen Stornobuchungen wie in den Vorversionen manuell erzeugt werden.
    • Automatische Stornobuchungen greifen nur beim Löschen/Ändern der Ist-Belastungswerte in den Buchungen, nicht jedoch beim Löschen der ganzen Buchungsdatensätze.

Vorgehensweise bei aktivierten automatischen Stornos

  • Ist-Stunden im Modul Zeiterfassung
    • je nach verwendeter Zeiterfassungs-Variante entweder den gewünschten Werte direkt unter der Skala oder im entsprechenden Belastungsdatensatz im Feld Ist löschen/ändern
  • Ist-Kosten im Modul Kosten buchen
    • im gewünschten Datensatz im Feld Kosten-Ist den Wert löschen/ändern.
  • Ist-Erlöse im Modul Erlöse buchen
    • im gewünschten Datensatz im Feld Erlöse-Ist den Wert löschen/ändern.

Details zu automatischen Buchungen

Wann werden automatische Stornos erzeugt?
  • Wann automatische Stornos erzeugt werden sollen, kann über den globalen Parameter posting_cancelation gesteuert werden (Bitflag):
    • 0: automatische Stornobuchungen deaktivieren
    • 1: automatische Stornobuchungen für exportierte Buchungen (SAP-Status = gesetzt)
    • 2: automatische Stornobuchungen für freigegebene Buchungen (Freigabe = gesetzt)
    • 4: automatische Stornobuchungen für Buchungen vor dem Stichtag (wenn Belastungsdatum Stichtag Leistung )
    • 8: automatische Stornobuchungen für importierte Buchungen (Importiert am oder Importiert durch gesetzt oder wenn es einen Datensatz in der pulse -Tabelle gibt, in der die PLANTA_ID = UUID aus der DT472 entspricht)
    • 15: Automatische Stornobuchungen für alle oben genannten Fälle.
  • Der Parameter ist ein Bitflag.
Wert Export Freigabe Stichtag Import
0 - - - -
1 x - - -
2 - x - -
3 x x - -
4 - - x -
5 x - x -
6 - x x -
7 x x x -
8 - - - x
9 x - - x
10 - x - x
11 x x - x
12 - - x x
13 x - x x
14 - x x x
15 x x x x

Achtung

  • Bei Verwendung der Einstellungen 4, 5, 6, 7, 12, 13, 14, 15 wird die Wirkung des Parameters Stichtag Leistung quasi aufgeweicht. Es können Daten manuell vor oder an dem Stichtag angelegt werden und die bereits existierenden Buchungen können korrigiert oder gelöscht werden (z. B. die fehlerhaften). Für diese werden dann automatisch Stornobuchungen erfasst, so dass die Änderungen auch vor dem Stichtag nachvollzogen werden können.

Nachvollziehbarkeit der Stornos

  • In den folgenden Modulen kann der Projektleiter bzw. der Abteilungsleiter die Stornobuchungen sowie die stornierten Datensätze zu Analysezwecken einsehen.
  • Beide Storno-Datensätze (stornierte Buchung und Stornobuchung) werden durch eine Ampel (dieselbe wie bei erledigten Vorgängen im Terminplan) von den anderen Datensätzen abgegrenzt.

Details

  • Da Stornobuchungen genauso wie normale Buchungen in der DT472 Belastung gespeichert werden, besteht die Möglichkeit, diese in den individuellen Modulen mittels des Parameters Stornierte/Stornobuchung herauszufiltern, wenn man diese nicht sehen möchte.

Manuelle Stornobuchungen

Vorgehensweise bei deaktivierten oder bei nicht vorhandenen (bis DB 39.5.13) automatischen Stornobuchungen (Besipiele hierzu siehe im Kapitel "Prinzip").

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