Mit PLANTA project bietet PLANTA zusätzlich zu der konventionellen Vorgehensweise, Projekte zu planen, die Möglichkeit, Projekte prozessorientiert zu planen und zu steuern.
Ziel
Mit Hilfe des nachfolgenden Workflows sollen die Anwender das Arbeiten mit Prozessmodellen in der PLANTA-Software erlernen.
Hinweise
Alle Übungen bauen auf den PLANTA-Demodaten auf. Diese müssen zuvor installiert werden.
Die Stammdaten wie Prozessmodelle, Ressourcen, Benutzer usw. sind in den Demodaten bereits eingerichtet. Wie die Stammdaten definiert werden, ist nicht Gegenstand dieses Tutorials (hierzu sehen Sie Stammdaten-Erfassung). Vielmehr geht es darum, in einem neuen Projekt ein Prozessmodell zu verwenden und die Auswirkungen darzustellen.
Eine fachliche Anleitung zum Anlegen und Steuern von Projekten mit der PLANTA-Software finden Sie im Projekt-Workflow sowie in den Beschreibungen einzelner Anwendungsmodule, falls es sich um andere Planungsobjekte wie Ideen, Vorhaben oder Requests handelt.
Es wird empfohlen, den Projekt-Workflow gemacht zu haben, bevor man sich mit dem Prozessmodell-Workflow befasst.
Screenshots sind exemplarische Darstellung von Funktionen. Das Layout der Module in den Screenshots kann vom Programm abweichen.
Prozessmodell aktivieren (R41)
Aufgabe
Der Multiprojektmanager, Herr Hart, hat gerade das neue Projekt PR-01 angelegt und Herrn Koch (R8) als Projektleiter bestimmt.
Für die Planung und Steuerung des neuen Projekts möchte Herr Hart das Prozessmodell DIN69901/1-5 (Kurzversion) einsetzen.
Herrn Koch als Projektleiter ( Manager) bestimmen.
Das Panel Projekt des Projekts PR-01 öffnen.
Am unteren Rand des Panels den Reiter Prozessstatus aktivieren, um das gleichnamige Modul zu öffnen.
Aus der Listbox Prozessmodell das Prozessmodell DIN69901/1-5 (Kurzversion) auswählen.
Die Schaltfläche Modell aktivieren betätigen.
Es wird die Prozessleiste mit allen im ausgewählten Modell definierten Phasen eingeblendet und die erste Phase farblich (fette weiße Schrift) hervorgehoben. Alle zukünftigen Phasen werden in schwarzer Schrift dargestellt.
Gleichzeitig erscheinen alle im Modell definierten Prozessschritte.
Die Prozessschritte der aktuellen Phase sind unter der Kategorie In Arbeit und die Prozessschritte der zukünftigen Phase in der Kategorie zukünftige Phasen zusammengefasst.
Phase bearbeiten (R41)
Prozessschritte manuell anlegen
Aufgabe
Herr Hart will bei der Phase Initialisierung den zusätzlichen Prozessschritt Folgen der Nichtumsetzung definieren anlegen.
Außerdem soll der Prozessschritt Freigabe einen untergeordneten Freigabeschritt erhalten, da Herr Hart die Kontrolle von erledigten Prozessschritten vor der endgültigen Freigabe dem Projektleiter überlassen möchte.
Information
Neue Prozessschritte können manuell in das bestehende Modell eingefügt werden:
Projektspezifische Prozessschritte: mit dem Kontextmenü Einfügen Prozessschritt bzw. das Plus-Symbol gegenüber der Feldüberschrift Prozessschritt-Bezeichnung
Freigabeschritte: mit dem Kontextmenü Untergeordneten Freigabeschritt anlegen
Prozessschritte der Klasse Abgabe können nicht manuell eingefügt werden.
Vorgehensweise
Im Modul Prozessstatus Klick mit der rechten Maustaste auf den Prozessschritt Ziele skizzieren
Den Kontextmenü-Befehl Einfügen Prozessschritt auswählen.
In der eingefügten Zeile im Feld Prozessschritt-Bezeichnung die Bezeichnung für einen neuen Prozessschritt eintragen.
Manuell eingefügte projektspezifische Prozessschritte werden mit einem ? gekennzeichnet.
Klick mit der rechten Maustaste auf den Prozessschritt Freigabe erteilen
Den Kontextmenü-Befehl Untergeordneten Freigabeschritt anlegen auswählen.
Speichern.
Hinweis
Der übergeordnete Freigabeschritt kann nur erledigt werden, wenn die untergeordneten Freigabeschritte erledigt sind.
Untergeordnete Freigabeschritte können nur manuell im Modul Prozessschritt, das aus dem Modul Meine Aufgaben über den Kontextmenü-Befehl Prozessschritt bearbeiten aufgerufen wird, im Feld Status auf erledigt gesetzt werden.
Prozessschritte löschen
Aufgabe
Nach einer Überlegung ist Herr Hart der Meinung, dass der untergeordnete Freigabeschritt nicht benötigt wird und will ihn löschen
Vorgehensweise
Im Modul Prozessstatus Klick mit der rechten Maustaste auf den untergeordneten Freigabeschritt
Der Status dieses Prozessschritts wird automatisch auf erledigt gesetzt.
Speichern.
Der Prozessschritt wurde damit deaktiviert.
Hinweis
Prozessschritte, die aus dem Prozessmodell-Template einkopiert wurden, können nicht gelöscht werden. Diese können nur als nicht erforderlich gekennzeichnet werden.
Verantwortlichen für Prozessschritte definieren
Aufgabe
Herr Hart will nun für jeden projektspezifischen Prozessschritt und für die Abgabe- und Freigabe-Prozessschritte einen Verantwortlichen (dies ist meistens ein Manager oder eine andere Person, die den Änderungszugriff auf das Projekt hat) und die Erledigungstermine definieren.
Vorgehensweise
In der Prozessschrittzeile im Feld Ressourcenname eine Ressource auswählen.
Prozessschritt Folgen der Nichtumsetzung definieren:
Verantwortlicher: Koch, Rainer (PM)
Termin: 02.05.11
Prozessschritt Abgabe:
Verantwortlicher: Koch, Rainer (PM)
Termin: 03.05.11
Prozessschritt Freigabe erteilen:
Verantwortlicher: Hart, Dieter (MPM) ( Der angemeldete Benutzer darf sich nur dann selbst als Freigabeverantwortlichen setzen, wenn er Multiprojektmanager ist).
Termin: 05.05.11
Speichern.
Prozessschritte bearbeiten (R8)
Prozessschritt abarbeiten
Aufgabe
Der Projektleiter Herr Koch (R8) möchte die Prozessschritte, für die er als Verantwortlicher festgelegt wurde, abarbeiten.
Vorgehensweise
Den Client starten.
R8 für den Projektmanager eintragen.
Herr Koch findet die zu bearbeitenden Prozessschritte im Modul Meine Aufgaben des Panels Mitarbeiterboard im Bereich Zukünftig im Unterbereich Prozessschritt-Bezeichnung.
Die Erledigungstermine der zugeordneten Prozessschritte können in der Terminskala (im Fenster 2) angesehen werden.
Dafür den Cursor auf dem grünen Kreis beim gewünschten Prozessschritt positionieren. Der Erledigungstermin wird in einem Tooltip angezeigt.
Als erstes möchte Herr Koch den Prozessschritt Ziele skizzieren bearbeiten.
Bei dem Prozessschritt Ziele skizzieren den Button Aufgabe fokussieren betätigen. (Alternativ kann die Aufgabe über den Kontextmenü-Befehl Aufgabe fokussieren fokussiert werden).
Diese Funktion steht nur dann zur Verfügung, wenn für den Prozessschritt die entsprechenden Prozessregeln im Modul Prozessmodell-Templates definiert wurden. Dies ist nur bei Prozessschritten sinnvoll, deren Erledigung eine definierte Dateneingabe im Programm vorsieht.
Das verlinkte Modul wird aufgerufen und das zu bearbeitende Feld fokussiert.
Herr Koch kann jetzt die Ziele des Projekts definieren.
Speichern.
Herr Koch hat den Prozessschritt Ziele skizzieren erledigt und ändert den Prozessschritt-Status im Modul Prozessstatus im Feld Status von offen auf erledigt.
Speichern.
Hinweise
Der Status von Prozessschritten kann auch im Feld Status des Moduls Prozessschritt, das aus dem Modul Meine Aufgaben über den Kontextmenü-Befehl Prozessschritt bearbeiten aufgerufen wird, geändert werden.
Hat ein Prozessschritt den Status erledigt, wird er im Mitarbeiterboard des entsprechenden Mitarbeiters nicht mehr angezeigt.
Tatsächlich erledigt sind die Prozessschritte erst dann, wenn die Abgabe im Modul Prozessstatus erfolgt ist.
Der Status von Prozessschritten der Klasse Abgabe oder Freigabe kann nicht manuell geändert werden, sondern wird automatisch beim Erledigen des jeweiligen Prozessschritts geändert.
Aufgabe
Auf die gleiche Weise den Prozessschritt Folgen der Nichtumsetzung definieren erledigen.
Phase zur Freigabe abgeben
Aufgabe
Im Modul Prozessstatus sieht Herr Koch, dass alle projektspezifischen Prozessschritte der Phase Initialisierung den Status erledigt haben. Nun möchte er die Prozessschritte der Phase Initialisierung zur Freigabe abgeben. Hierzu muss er den Prozessschritt Abgabe erledigen.
Vorgehensweise
Im Modul Prozessstatus den Link auf dem Prozessschritt Abgabe anklicken.
Es erscheint die Abfrage, ob man einen Kommentar abgeben möchte.
Wird die Meldung mit Ja bestätigt, wird das Feld Kommentar fokussiert und der Kommentar kann eingetragen und gespeichert werden. Danach ist der Link beim Prozessschritt Abgabe erneut anzuklicken.
Wurde ein Kommentar bereits abgegeben oder will man keinen Kommentar abgeben, ist die Meldung mit Nein zu bestätigen.
Danach wird der Status des Abgabe-Prozessschritts automatisch auf erledigt gesetzt und die Abgabe ist erfolgt.
Bei der Abgabe prüft das Programm anhand der definierten Prozessregeln, ob die Prozessschritte wirklich erledigt sind und setzt bei den Prozessschritten den Status auf erledigt, falls dieser manuell noch nicht gesetzt wurde.
Wurden die Prozessschritte nicht erledigt, wird eine Fehlermeldung ausgegeben und die Abgabe nicht durchgeführt. Der Status des entsprechenden Prozessschritts kann geändert und an den Prozessschritt-Verantwortlichen zurückgegeben werden.
Nach der Abgabe öffnet sich das Modul Info versenden und eine Nachricht kann versendet werden.
Der Text der Nachricht wird automatisch eingefügt.
Als Empfänger wird automatisch R41 eingetragen.
Die Schaltfläche versenden betätigen.
Die erledigten Prozessschritte werden nach der Abgabe in die Kategorie Abgegebene Phasen eingeordnet.
Phase freigeben (R41)
Aufgabe
Der Multiprojektmanager hat die erledigten Prozessschritte kontrolliert und will die Phase Initialisierung freigeben.
Vorgehensweise
Login mit R41.
Das Projekt aufrufen und im Modul Prozessstatus auf den Freigabeschritt klicken.
Es öffnet sich eine Dialogmeldung.
Die Schaltfläche Freigeben betätigen.
Dabei wird der Status der Prozessschritte automatisch auf akzeptiert gesetzt.
Es öffnet sich das Modul Info versenden und eine Nachricht kann versendet werden.
Der Text der Nachricht wird automatisch eingefügt.
Als Empfänger wird automatisch R8 eingetragen.
Die Schaltfläche versenden betätigen.
.
Die erledigte Phase mit ihren Prozessschritten wird in die Kategorie Erledigte Phasen verschoben.
In der Prozessleiste wird die Bezeichnung der erledigten Phase grau unterlegt und die der neuen Phase weiß hervorgehoben.
Die Prozessschritte der nächsten Phase werden unter der Kategorie in Arbeit eingeblendet.
das Plus-Symbol gegenüber der Feldüberschrift Prozessschritt-Bezeichnung
png 
