Projekt-Workflow (Tutorial)

Einleitung

Ziel

• Erstanwender sollen anhand typischer Use Cases die Funktionalität und den Umgang mit dem Programm erlernen

Bitte beachten Sie

• Alle Übungen bauen auf den PLANTA-Demodaten auf. Diese müssen zuvor installiert sein.
• Die Stammdaten wie Kalender, Ressourcen, Benutzer, Stundensätze, usw. sind in den Demodaten bereits eingerichtet. Wie die Stammdaten definiert werden, ist nicht Gegenstand dieses Tutorials (hierzu sehen Sie Stammdaten-Erfassung). Vielmehr geht es darum, ein neues Projekt zusätzlich zu den bestehenden Projekten zu planen und die Auswirkungen darzustellen.
• Screenshots sind exemplarische Darstellungen von Funktionen. Das Layout der Module in den Screenshots kann vom Programm abweichen.

Projektmanagement mit PLANTA

Information

• Die nachfolgenden Übungsbeispiele stellen typische Use Cases der Projektmanagement-Praxis dar.
• Die hier behandelten Use Cases sind für die 4 häufigsten PM-Rollen aufgestellt:
  • Multiprojektmanager (Benutzer R41)
  • Projektmanager (Benutzer R8)
  • Ressourcenmanager (Benutzer R43)
  • Mitarbeiter/Rückmelder (Benutzer R1)

Details

• Mit PLANTA project bietet PLANTA zusätzlich die Möglichkeit, Projekte prozessorientiert zu planen und zu steuern. Lesen Sie hierzu den Prozessmodell-Workflow.

Programm starten

Aufgabe

• Der Multiprojektmanager möchte sich wie jeden Morgen einen Überblick über seine Projekte und die Einhaltung der Projektendtermine verschaffen.

Vorgehensweise

• Den PLANTA project-Client aufrufen.
• Im oberen Eingabefeld R41 für den Multiprojektmanager eintragen.
  • Demo-Benutzer besitzen keine Passwörter, somit ist keine Eingabe im zweiten Feld notwendig.
• OK betätigen.

• Das Panel Multiprojektboard mit dem Hauptmodul Projekte wird geöffnet. Im Modul Projekte wird eine Übersicht aller Projekte gegeben.

Informationen

• Panel
  • ist ein Board zur Anordnung und Positionierung mehrerer Module.
  • besteht aus einem Haupt- und einem Benutzermenü-Modul sowie einem oder mehreren Untermodulen.
• Hauptmodul
  • ist das führende Modul des Panels.
  • erscheint beim Aufruf des Panels immer an der ersten Stelle.
  • Welches Modul das Hauptmodul im Panel ist, wird per Customizing eingestellt.
• Untermodul
  • ist jedes andere Modul des Panels, das nicht das Haupt- oder Benutzermenü-Modul ist.
  • Untermodule können, müssen aber nicht, dem Hauptmodul strukturell und/oder inhaltlich untergeordnet sein.
  • Welche Untermodule in einem Panel angezeigt werden, ist per Customizing einstellbar.
  • Passen nicht alle Untermodul-Reiter in das Bildschirmfenster, erscheint in der Reiterleiste ein blaues Dreieck, das signalisiert, dass das Panel noch weitere Module enthält.
    • Klickt man auf dieses Dreieck, öffnet sich eine Liste mit allen Modulen des Panels.
    • Durch Klick auf den Modultitel wird das entsprechende Modul aktiviert.
  • Wird ein Untermodul geschlossen, ist es nicht mehr in der Liste mit den im Panel enthaltenen Modulen vorhanden. Damit das Untermodul wieder angezeigt wird, muss das Panel neu aufgerufen werden.
• Benutzermenü
  • enthält
    • direkte Links zu den Panels. In diesem Fall ist der Titel im Benutzermenü gleich dem Titel des aufzurufenden Panels (z.B. der Link Multiprojektboard ruft das Panel Multiprojektboard auf) und/oder
    • indirekte Links zu Panels (über Makros). In diesem Fall kann der Titel im Benutzermenü von dem Titel des aufzurufenden Panels abweichen (z.B. Makro Neues Projekt ruft das Panel Projekt auf).
    • die Stoppuhrfunktion, mit der die Stunden zurückgemeldet werden können.
  • Der Inhalt des Benutzermenüs ist abhängig von der Benutzerrolle. Hierzu siehe RechteSteuerung.
• Paneltitel
  • erscheint immer im Titelbalken des Bildschirms, unabhängig davon, welches Modul des Panels gerade aktiviert ist.
  • ist der Titel des Hauptmoduls, außer es wurde im Customizing ein extra Paneltitel definiert.

Details

• Weitere Informationen zur Oberfläche finden Sie hier.

Neues Projekt erstellen (R41)

Aufgabe

• Vom Vertriebsleiter erhält der Multiprojektmanager die Informationen über ein neues IT-Projekt mit einer gewünschten Laufzeit von 6 Monaten.
• Der Multiprojektmanager soll das Projekt mit der Bezeichnung PR-01 erstellen und dann an den vorgesehenen Projektmanager zur Projektplanung weiterreichen.

Vorgehensweise

• Im Benutzermenü den Link Neues Projekt oder die gleichnamige Schaltfläche im Modul Projekte betätigen.
• Das Panel Projekt mit dem fokussierten Modul Projektsteckbrief wird geöffnet.
  • Die Identnummer für das neue Projekt wird dabei automatisch generiert und ist im Modulkopf zu sehen.
• Im Modulkopf im Feld neben der Identnummer die Projektbezeichnung für das neue Projekt eintragen, z.B.: PR-01
  • Defaultmäßig wird an der Stelle der Dialog: Bitte Bezeichnung eingeben ausgegeben.
• Weitere Projektdaten definieren. z.B.:
  • Manager: Koch, Rainer (PM) (R8)
  • Gruppe 1: IT-Projekte
  • Wunsch-Anfang: Heute in einer Woche
  • Wunsch-Ende: In 6 Monaten + eine Woche
• Speichern.

• Weitere Daten können zu einem späteren Zeitpunkt ergänzt werden.
• Den R41-Client schließen.

Detailplanung durch Projektmanager (R8)

Aufgabe

• Der Multiprojektmanager könnte jetzt auch die Detailplanung des Projektes durchführen. Er will dies aber dem erfahrenen Projektmanager überlassen.
• Er bittet ihn, den von ihm für IT-Projekte vorbereiteten Standardplan zu verwenden.
• Der Projektmanger startet das Programm und nimmt die Projektplanung direkt in Angriff.

Vorgehensweise

• Einen neuen Client aufrufen und mit dem Benutzer R8 anmelden.
  • Es wird automatisch das Panel Mitarbeiterboard aufgerufen.
• Das Modul Meine Planungsobjekte durch Anklicken des gleichnamigen Reiters öffnen.
  • In diesem Modul wird eine Übersicht über alle Planungsobjekte des Projektmanagers angezeigt.
• Das neu angelegte Projekt PR-01 wird angezeigt.
• Klick auf die Identnummer des Projekts.

• Dadurch wechselt man in das Panel Projekt, in dem für das Projekt Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen.

Projektteam zusammenstellen

Aufgabe

• Der Projektmanager möchte festlegen, welche Mitarbeiter der Firma in seinem Projekt beteiligt sein werden.

Vorgehensweise

• Im Panel Projekt den Reiter Stakeholder betätigen, um das gleichnamige Modul zu aktivieren.
• Durch Rechtsklick auf die Überschrift Stakeholder und die Auswahl des Befehls Kategorie aus dem Kontextmenü einen neuen Kategorie-Datensatz einfügen.
• Eine Kategorie z.B. Kernteam aus der Listbox auswählen.
  • Die Werte der Listbox sind individuell definierbar und können im Modul Sonstige Listboxwerte angelegt oder geändert werden.
• Durch Rechtsklick auf die eingefügte Kategorie und die Auswahl des Befehls Stakeholder aus dem Kontextmenü einen neuen Stakeholder-Datensatz einfügen.
• Den gewünschten Stakeholder für das Projektteam aus der Listbox Stakeholdername auswählen und speichern.
  • Die Listbox enthält alle Personen, die der aktuelle Benutzer sehen darf und die das Attribut Stakeholder besitzen.
• Die Rolle des Mitarbeiters über die gleichnamige Listbox bestimmen.
• Im Feld Info per festlegen, ob die entsprechende Person Projekt-Infos erhalten darf und wenn ja, die Art des Posteingangs festlegen.
• Speichern.
  • Damit der Projektmanager ebenfalls Infos erhalten kann, muss er auch als Stakeholder zugeordnet sein.

Werte für das Feld Info per

• E-Mail: Nachricht wird als E-Mail empfangen.
• Pop-Up: Nachricht wird programmintern empfangen und im Bereich Eingang im Modul Infos angezeigt. Zusätzlich wird, wenn der Empfänger PLANTA project offen hat, eine Pop-up-Nachricht eingeblendet.
  • Meldet sich der Benutzer erst später an, erscheint die Nachricht nur im Modul Infos.
• Pop-Up & E-Mail: Nachricht wird sowohl als E-Mail als auch als programminterne Info empfangen.
• keine: kein Info-Empfang

Tipp

• Über den Button Stakeholder zuordnen können mehrere Ressourcen gleichzeitig zugeordnet werden.

Kopieren von Terminplänen

Aufgabe

• Der Projektmanager prüft, ob der vorgegebene Projektwunschendtermin realistisch ist. Hierfür kopiert er den IT-Standardplan in sein neues Projekt.

Vorgehensweise

• Das Modul Terminplan im Panel Projekt durch Anklicken des gleichnamigen Reiters öffnen.
• Beim Öffnen des Moduls Terminplan erscheint folgende Abfrage: Soll ein Terminplan einkopiert werden?
• Die Abfrage mit Ja beantworten.
• Am unteren Rand des Panels öffnet sich das Modul Terminplan kopieren.
  • Falls die Abfrage versehentlich verneint wurde, lässt sich das Modul Terminplan kopieren durch Rechtsklick auf den Projektkopf und die Auswahl des gleichnamigen Befehls öffnen.
• Das Projekt A1 Standardterminplan IT-Projekt aus der Listbox auswählen.

• Den Kopiervorgang durch Klick auf die Schaltfläche Terminplan kopieren starten.
• Der in das Projekt kopierte Terminplan wird angezeigt und kann bearbeitet werden.

• Der Projektmanager kann an die weitere Projektplanung gehen.

Exkurs: Projektstrukturplan erstellen (Vorgänge strukturieren)

Informationen

• Im oben beschriebenen Fall wird ein Terminplan als Kopie eines Standardterminplans erstellt.
  • Da in der Kopiervorlage die Vorgänge bereits strukturiert sind, wird die Struktur in den neuen Terminplan übernommen.
• Falls ein Terminplan durch die Anlage einzelner Vorgänge erstellt wird, besitzt er keine hierarchische Struktur.
  • Die Vorgänge müssen in diesem Fall strukturiert werden (somit entsteht ein Projektstrukturplan).

Hinweis

• Da es sich hier um einen Exkurs handelt, werden die nachfolgenden Beispiele anhand eines neuen Projekts erläutert.

Vorgehensweise

• Login mit R41.
• Ein neues Projekt erstellen und Vorgänge wie folgt im Modul Terminplan einzeln anlegen:

• Der Test-Vorgang x soll dem Test-Vorgang untergeordnet werden.
  • Hierzu den Test-Vorgang x mit SHIFT + Festhalten der linken Maustaste auf den Test-Vorgang ziehen.
  • Dabei wird der Test-Vorgang x (Quellvorgang) grün und Test-Vorgang (Zielvorgang) blau visualisiert.
  • Sobald der Mauszeiger auf dem Test-Vorgang ist, die Maus loslassen. Der Test-Vorgang x wird unter den Test-Vorgang verschoben.

• Ergebnis: Der Test-Vorgang x ist dem Test-Vorgang untergeordnet worden.

• Der Test-Vorgang y soll ebenfalls dem Test-Vorgang untergeordnet werden und unter dem Test-Vorgang x positioniert werden.
  • Hierzu den Test-Vorgang y mit SHIFT + Festhalten der linken Maustaste unter den Test-Vorgang x ziehen.
  • Es erscheint eine dunkelblaue Linie. Auf die Position der Linie achten. Sie soll am unteren Rand des Test-Vorgangs x liegen und deren Anfangspunkt soll dem Anfangspunkt des Test-Vorgangs x gleich sein.

• Ergebnis: Der Test-Vorgang y ist dem Test-Vorgang untergeordnet und unter dem Test-Vorgang x positioniert worden.

• Speichern und den Button Kapazitätsrechnung betätigen. Der übergeordnete Test-Vorgang wird fett markiert und somit als Sammelvorgang visualisiert.

• Um die Struktur festzuhalten soll der Projektstruturplan-Code gesetzt werden.
  • Durch die Anzeige des Projektstrukturplan-Codes für jeden Vorgang im Feld PSP-Code wird die Struktur des Projekts abgebildet.
  • Standardmäßig ist das Feld PSP-Code ausgeblendet, kann aber bei Bedarf eingeblendet werden.
    • Hierzu Klick mit der rechten Maustaste auf die Überschrift des Feldes Vorgang und im geöffneten Kontextmenü das Feld PSP-Code anklicken.

• Ergebnis: Das Feld wird im linken Fenster vor dem Feld Vorgang angezeigt.

Tipp

• Damit das Feld PSP-Code immer im linken Fenster angezeigt wird, kann eine Modulvariante angelegt und ggf. als Favorit definiert werden.

• Klick mit der rechten Maustaste im Bereich Projekt und den Befehl PSP-Code bilden aus dem Kontextmenü auswählen.

• Ergebnis: Der Code wird entsprechend der zuvor vorgegebenen Struktur gesetzt.

• Im Panel Projekt ins Modul PSP durch Anklicken des gleichnamigen Reiters wechseln.
• Hier wird die im Modul Terminplan erstellte Struktur grafisch abgebildet.

• Die Struktur soll geändert werden: Der Test-Vorgang y soll dem Test-Vorgang z untergeordnet werden.
  • Hierzu im Kasten des Test-Vorgangs y mit der Maustaste am linken Rand fahren bis ein Hand-Symbol erscheint.
  • Die linke Maustaste festhalten und den Kasten zum Kasten des Test-Vorgangs z ziehen und über diesem Kasten loslassen.

• Ergebnis: Der Test-Vorgang y ist dem Test-Vorgang z untergeordnet worden, allerdings wird noch der alte PSP-Code angezeigt.

• Um den PSP-Code zu ändern, die Schaltfläche PSP-Code bilden betätigen.
• Ergebnis: Der Code ist entsprechend der neuen Struktur geändert worden.

• Im Panel Projekt wieder ins Modul Terminplan wechseln. Den Button Schliessen/Zurücksetzen in der Symbolleiste betätigen. Die neue Struktur und der neue PSP-Code werden hier ebenfalls sichtbar.

Löschen von Vorgängen

Aufgabe

• Der Projektmanager merkt, dass nicht alle Vorgänge des einkopierten Terminplans für das neu angelegte Projekt PR-01 notwendig sind.
  • Der Vorgang Vorstudie kann gelöscht werden. Der Projektmanager löscht daher alle Vorgänge, die die Vorstudie betreffen.

Vorgehensweise

• Im Modul Terminplan den Vorgang Vorstudie markieren (Taste STRG + Klick mit der linken Maustaste auf die Vorgangszeile. Dabei werden auch die untergeordneten Vorgänge mitmarkiert).

• Den Button Löschen in der Symbolleiste betätigen.
• Es wird eine Löschabfrage ausgegeben.
• Die Abfrage mit Ja bestätigen. Die markierten Vorgänge werden gelöscht.
• Anschließend den Projektplan über den Button Kapazitätsrechnung in der Symbolleiste neu berechnen.

Anlegen von weiteren Vorgängen

Aufgabe

• In den Projektplan sollen zwei zusätzliche Vorgänge eingefügt werden.
  • Unter den Datensatz des Vorgangs Grobkonzept erstellen möchte der Projektmanager den Vorgang Grobkonzept abstimmen einfügen.
  • Hinter DV-Konzept erstellen ist ein weiterer Meilenstein DV-Konzept abstimmen erforderlich.

Vorgehensweise

• Im Modul Terminplan mit der rechten Maustaste auf den Vorgang Grobkonzept erstellen klicken und aus dem Kontextmenü Einfügen Vorgang auswählen.

• In die eingefügte Vorgangszeile die Vorgangsbezeichnung, hier Grobkonzept abstimmen, die gewünschte Vorgangs-ID (Feld Vorgang) und die geplante Dauer (Feld Dauer-Rest), zum Beispiel 5 für 5 Tage, eingeben.

• Mit der rechten Maustaste auf den Vorgang DV-Konzept erstellen klicken. Aus dem Kontextmenü Einfügen Vorgang auswählen.
• Die Vorgangsbezeichnung, DV-Konzept abstimmen und die gewünschte Vorgangs-ID (Feld Vorgang) vergeben.
• Im mittleren Fenster zur Spalte Meilenstein scrollen.
• Über die Listboxauswahl den Vorgang als Meilenstein definieren.
  • Für die Vorgänge, die in PLANTA project als Meilensteine oder Mastermeilensteine definiert werden, darf keine Dauer vergeben werden.

• Speichern.
• Den Button Kapazitätsrechnung in der Symbolleiste betätigen.

Vorgänge durch Anordnungsbeziehungen (AOBs) verbinden

Aufgabe

• Der neu erstellte Vorgang Grobkonzept abstimmen und der Meilenstein DV-Konzept abstimmen sollen in den Projektablauf durch Anordnungsbeziehungen (AOBs) eingebunden werden.
• Dies soll grafisch im Balkenplan erfolgen.

Informationen

• Anordnungsbeziehungen (AOBs) stellen Abhängigkeiten zwischen Vorgängen dar, die eine Auswirkung auf die berechneten Termine haben (können).
• Zwischen zwei Vorgängen können mehrere Anordnungsbeziehungen existieren. Bei der Kapazitätsrechnung wirkt die ungünstigste Beziehung, d.h., die Anordnungsbeziehung, die den spätesten Anfangstermin verursacht.

Vorgehensweise: den Vorgang Grobkonzept abstimmen durch die AOB mit Grobkonzept erstellen und Grobkonzept abgeschlossen verbinden.

• Schritt 1: Die bestehende AOB zwischen den Vorgängen Grobkonzept erstellen und Grobkonzept abgeschlossen löschen
  • Hierzu im Balkenplan die AOB mit der rechten Maustaste anklicken und den Befehl AOB löschen aus dem Kontextmenü auswählen.

• Schritt 2: Den Mauszeiger über dem Balken des Vorgangs Grobkonzept erstellen positionieren. Der Mauszeiger nimmt die Form eines Kreuzes an.

• Schritt 3: Mit gedrückter linker Maustaste zum Balkenanfang des Vorgangs Grobkonzept abstimmen ziehen. Dabei erscheint eine Verbindungslinie zwischen den beiden Balken. Sobald man den Zielbalken erreicht hat, werden die Startposition im Quellbalken und die Zielposition im Zielbalken mit gelben Pfeilen markiert. Maustaste loslassen.

• Ergebnis:

• Schritt 4: Auf die gleiche Art und Weise den Balken (Balkenende) des Vorgangs Grobkonzept abstimmen mit dem Balken (Balkenanfang) des Meilensteins Grobkonzept abgeschlossen verbinden.

• Ergebnis:

Hinweis

• In Bezug auf den Balken werden die eingehenden AOBs rot und die ausgehenden blau visualisiert. Dies gilt immer, wenn man einen Balken anklickt.

Schritt 5: Zur Kapazitätsrechnung den Button Kapazitätsrechnung in der Symbolleiste betätigen.

Ergebnis nach der Kapazitätsrechnung

• Auf die gleiche Art und Weise den neuen Meilenstein DV-Konzept abstimmen mit den Vorgängen DV-Konzept erstellen und Schulungskonzept erstellen verbinden und anschließend den Button Kapazitätsrechnung in der Symbolleiste betätigen.

Hinweis

• Im Modul Terminplan besteht auch die Möglichkeit, die AOBs tabellarisch anzulegen.

Ressourcenplanung

Aufgabe

• Der Projektmanager macht sich Gedanken über den Aufwand seines neuen Projekts.
• Aus Erfahrung schätzt er die Aufwände und plant die von ihm gewünschten Ressourcen ein:
  • Für den Vorgang Grobkonzept erstellen: Aufwand 80h für Mitarbeiter R1
  • Für den Vorgang DV-Konzept erstellen: Aufwand 100h, Mitarbeiter noch unklar, aber es wird ein Mitarbeiter aus der Abteilung IT sein, daher wird die Abteilungsressource IT-AW vorerst für den Vorgang eingeplant.
  • Der Programmieraufwand wird mit 20.000 EUR geplant. Hierfür wird die Ressource Fremdleistungen eingesetzt.

Vorgehensweise

• Für die Einplanung des Mitarbeiters R1:
  • Mit der rechten Maustaste auf den Vorgang Grobkonzept erstellen klicken.
  • Einfügen Ressource aus dem Kontextmenü auswählen.
  • Die Ressource R1 aus der Listbox auswählen und im Feld Aufwand-Rest den geschätzten Aufwand von 80 (= 80 Stunden) eintragen.
• Für die Einplanung der Abteilung IT Anwendungsentwicklung:
  • Mit der rechten Maustaste auf den Vorgang DV-Konzept erstellen klicken
  • Einfügen Ressource aus dem Kontextmenü auswählen.
  • Die Ressource IT Anwendungsentwicklung aus der Listbox auswählen und im Feld Aufwand-Rest den geschätzten Aufwand von 100h eintragen.
• Für die Einplanung einer Fremdleistung:
  • Mit der rechten Maustaste auf den Vorgang Programmierung klicken
  • Einfügen Erlös- und Kostenressourcen aus dem Kontextmenü auswählen.
  • Die Kostenressource Fremdleistung aus der Listbox auswählen und im Feld Kosten-Rest die geschätzten Kosten von 20.000 EUR eingeben.
• Ergebnis:

• Den Button Kapazitätsrechnung in der Symbolleiste betätigen.

Aufgabe

• Der Projektmanager will wissen, ob eine der Mitarbeiterressourcen durch seine Ressourcenzuordnungen Überstunden leisten muss. Er prüft das Ergebnis der Einplanung.

Vorgehensweise

• In die Modulvariante Terminplan Komplett des Moduls Terminplan wechseln.
• Die Detailinformation der Ressourceneinplanung R1 aufklappen.
• Auf der Ressourcenebene im mittleren Fenster nach rechts bis zur Spalte Überlast scrollen.
  • Sofern eine Ressource überlastet ist, wird die Überlast in der Spalte Überlast in roter Schrift angezeigt. Sind dort keine Einträge sichtbar, kann die Ressource die Arbeitsleistung ohne Überlast erbringen.

• Weitere Informationen über die Einplanung der Ressource in anderen Projekten können über Rechtsklick auf den Ressourcennamen-Datensatz und Auswählen des Kontextmenü-Befehls Auslastung anzeigen im Modul Auslastung mit Verursacher angezeigt werden.

Aufgabe

• Der Projektmanager möchte die Überlast der eingeplanten Ressourcen planerisch reduzieren. Er will hierbei den Projektpuffer einsetzen.

Vorgehensweise

• Im Modul Terminplan auf der Projektebene im Fenster 2 im Feld Planungsartbezeichnung die Art Gesamtpuffertreu aus der Listbox auswählen.

• Den Button Kapazitätsrechnung in der Symbolleiste betätigen.
• Ergebnis:

Anlegen von offenen Punkten

Aufgabe

• Der Mitarbeiter R1 soll nächste Woche einen Zwischenarbeitsstand des Grobkonzepts an den Kunden senden.
• Der Projektmanager erstellt für den Vorgang Grobkonzept erstellen einen offenen Punkt, den er Version an Kunde benennt.

Vorgehensweise

• Mit R8 anmelden.
• Projekt PR-01 aufrufen.
• Im Modul Terminplan die Modulvariante Mit Offenen Punkten aus der Listbox auswählen.
• Auf den Vorgang Grobkonzept erstellen mit rechter Maustaste klicken und über den Kontextmenü-Befehl Einfügen Offener Punkt den offenen Punkt Version an Kunde einfügen.
• Die Bezeichnung des Punkts im Feld Offener Punkt-Bezeichnung eintragen.
• Speichern.
• Dabei wird die Identnummer (Feld OP) des offenen Punkts automatisch generiert.
• Die Felder Angelegt am/Angelegt von: Name des offenen Punktes werden automatisch mit dem aktuellen Datum und aktuellen Benutzer gefüllt.
• Ressource R1 im Feld Ressourcenname und den gewünschten Fertigstellungstermin für die nächste Woche im Feld Termin eintragen (bzw. das aktuelle Datum überschreiben).
• Speichern.

• Der Mitarbeiter R1 wird den offenen Punkt in seinem Mitarbeiterboard vorfinden.

Info versenden

Aufgabe

• Der Projektmanager teilt dem Multiprojektmanager mit, dass er seine Projektplanung abgeschlossen hat, und bittet ihn, das Projekt zur Durchführung freizugeben, da der Projektanfangstermin für nächste Woche vorgesehen ist.

Vorgehensweise

• In der Symbolleiste den Button Infos betätigen.
• Es öffnet sich das Modul Infos - ein zentrales Informations- und Bearbeitungszentrum für Nachrichten.
• Den oberen Bereich Info an Projektteam senden aufklappen.
• Das Projekt PR-01 aufklappen.
• Man sieht alle im Projekt beteiligten Stakeholder, die Nachrichten empfangen dürfen (dies wird beim Zusammenstellen des Projektteams definiert).
• Beim Multiprojektmanager Hart, Dieter (MPM) die Schaltfläche Info versenden betätigen.

• Es öffnet sich das Nachrichten-Fenster, in dem eine Nachricht erfasst werden kann.
• Die Bezeichnung im Feld Titel vergeben und den Nachrichten-Text im Feld Text eintragen.

• Die Schaltfläche versenden betätigen.
• Ergebnis: Falls der Multiprojektmanager zu dem Zeitpunkt des Nachrichtenversandes in PLANTA project angemeldet ist, öffnet sich in seiner Session unten rechts ein Nachrichten-Fenster, das ihn über das Vorliegen einer neuen Nachricht informiert.

• Falls er nicht angemeldet ist, kann er ebenso über den Button Infos in der Symbolleiste das Modul Infos aufrufen und die eingegangenen Nachrichten im Bereich Eingang einsehen.

Projekt für die Durchführung freigeben (R41)

Aufgabe

• Der Multiprojektmanager kontrolliert die von dem Projektmanager geplanten Aufwände und Kosten und kann das Projekt zur Durchführung freigeben.

Vorgehensweise

• Erneut mit R41 anmelden.
• Im Modul Projekte den Link auf der ID des gewünschten Projekts anklicken, um in das Panel Projekt zu wechseln.
• Die im Modul Budget angezeigten Aufwände und Kosten (berechnet aufgrund der im Projekt eingeplanten Ressourcen und Umrechnungsfaktoren) in den Bereichen Kosten/Aufwand in die jeweiligen Budgetfelder in den Bereichen Kostenbudget und Aufwandsbudget übernehmen.

• Durch Klick auf den Reiter Projektsteckbrief in das gleichnamige Modul wechseln und
  • den Code Simulation mit einem der anderen Codes ersetzen.
  • die Checkbox Gesperrt im Bereich Attribute/Parameter deaktivieren (das Feld darf keinen Haken mehr enthalten).
• Speichern.
• Somit ist das Projekt freigegeben, die Durchführung kann beginnen und die Mitarbeiter können die geleisteten Stunden auf das Projekt rückmelden.

Planungsstand fixieren

Aufgabe

• Abschließend will der Multiprojektmanager den aktuellen Planungsstand des neuen IT-Projektes festhalten, damit im Projektverlauf auftretende Planungsveränderungen kontrollierbar bleiben.

Details

• Der aktuelle Planungsstand des Projektes wird in einem Statusbericht fixiert.

Vorgehensweise

• Im Panel Projekt über den Reiter Status in das gleichnamige Modul wechseln.
• Gegebenenfalls die Schaltfläche aktualisieren am unteren linken Modulrand betätigen, damit die aktuellsten Projektdaten im Modul angezeigt werden.
  • Der Button Aktualisieren wird angezeigt, wenn in einem anderen Modul des Projekt-Panels eine Änderung vorgenommen und gespeichert wurde, die die Daten im Modul Status beeinflusst haben könnte.
• Die notwendigen Änderungen im Bereich Aktueller Stand vornehmen (nur Einschätzung und Kommentar möglich).
• Die Schaltfläche Statusbericht erstellen betätigen.
• Die Meldung Haben Sie Ihre Einschätzungen und Kommentare aktualisiert? mit Ja bestätigen. Der Statusbericht wird erstellt und es wird automatisch ins Modul Statusbericht gewechselt, in dem die Daten des erstellten Statusberichts angezeigt werden.
• Über die Schaltfläche Abgeben den Bericht freigeben.
• Speichern.
• Ins Modul Status wechseln.
• Der neu erstellte Bericht wird im Bereich Statusberichte mit dem Status zuletzt freigegeben angezeigt.

Exkurs: Planungsstände vergleichen

Information

• Mit dem Fortschreiten des Projektes können im Rahmen der Projektsteuerung weitere Planungsstände in Statusberichten fixiert werden. Diese können dann mit dem aktuellen Planungsstand verglichen werden.

Vorgehensweise

• Im Panel Projekt das Modul Status öffnen.
• Im Modul Trendanalyse konfigurieren für die Statusberichte, die mit dem aktuellen Stand des Projekts verglichen werden sollen, die Checkbox Meilensteintrendanalyse aktivieren.
• Speichern.
• Im Modul Terminplan den Button Planung vergleichen betätigen. (Der Button befindet sich im Fenster 1 neben dem Projektkopf.)
• Das Modul Deltabetrachtung wird geöffnet, in dem die Planungsstände verglichen werden können. Beim Aufruf des Moduls werden die aktuellen Daten und die Daten aus dem jüngsten der ausgewählten Statusberichte angezeigt. ( Falls für dieses Projekt die Statusberichte schon einmal verglichen wurden, werden beim Aufruf des Moduls Deltabetrachtung defaultmäßig die Daten des Statusberichts, mit dem zuletzt verglichen wurde, geladen).
  • Am unteren Rand des Moduls im Bereich Berichtsauswahl werden gegebenenfalls weitere Statusberichte zur Auswahl angeboten, die im Modul Status vorausgewählt wurden.
  • Die Nummer des gewünschten Statusberichts anklicken. Die Daten dieses Berichts werden neben den aktuellen Daten des Projektes angezeigt und können verglichen werden.

Umplanung von Abteilungs- auf Mitarbeiterressourcen (R43)

Aufgabe

• Der Abteilungsleiter der Abteilung IT Anwendungsentwicklung möchte die vom Projektleiter für seine Abteilung reservierten 100h für das Projekt PR-01 auf seine Mitarbeiter verteilen.

Vorgehensweise

• Mit dem Benutzer R43 anmelden.
• Im Panel Abteilungsboard den Reiter Einplanungen anklicken.
• Beim Öffnen des Moduls werden die Abteilungsressource und einzelne Ressourcen der Abteilung automatisch geladen.
• Im linken Fenster sind die Projekte und die Vorgänge aufgelistet, in die die Abteilung IT Anwendungsentwicklung oder die einzelnen Mitarbeiter der Abteilung eingeplant sind.
• Für Projekt PR-01, Vorgang DV-Konzept erstellen sieht der Abteilungsleiter die Kapazitätsreservierung für seine Abteilung von 100 h.

• Klick auf den Vorgang DV-Konzept erstellen mit der rechten Maustaste.
• Einfügen Neue Ressource aus dem Kontextmenü auswählen.
  • Die neue Ressource kann alternativ über den Pfeil-Button Neue Ressource einfügen eingefügt werden. Der Button befindet sich neben der Vorgangsbezeichnung.
• Im Feld Name neue Ressource eine Ressource z.B. Müller, Daniel (R1) aus der Listbox auswählen.
  • In der Listbox werden alle Mitarbeiter der Abteilung IT Anwendungsentwicklung angezeigt.
• In das Feld zu verteilen den zu verteilenden Aufwand, z.B. 10 Stunden, eintragen.

• Die Schaltfläche Aufwand verteilen am unteren Rand des Moduls betätigen.
• Die erschienene Meldung Ressourcenaufwände verteilen? mit Ja bestätigen.
• Die Umplanung wird durchgeführt.
• Ergebnis:
  • Die 10 Stunden sind nun auf den Mitarbeiter Müller, Daniel (R1) umverteilt.
  • Das Planungsvolumen auf der Abteilung hat sich auf 90 Std. reduziert.

Rückmeldung durch Projektmitarbeiter (R1)

Aufgabe

• Der Projektmitarbeiter R1 möchte sich über seine Einplanung und über seine offenen Punkte informieren und seine bereits geleisteten Stunden auf die Projekte buchen.

Vorgehensweise

• Einen neuen Client starten.
• Mit dem Benutzer R1 (Projektmitarbeiter) anmelden.
• Das Mitarbeiterboard wird automatisch aufgerufen.
• Im Modul Meine Aufgaben kann der Projektmitarbeiter sehen, für welche Projekte er eingeplant ist und welche Vorgänge und Offenen Punkte erledigt werden sollen.

Details

• Der Zeitraumfilter ist so voreingestellt, dass alle offenen Aufgaben aus der Vergangenheit bis zu dem ersten Tag der übernächsten Woche angezeigt werden. Um die Aufgaben einzusehen, die in der weiteren Zukunft liegen, müssen die Filterkriterien geändert werden.

Rückmeldung von offenen Punkten

Aufgabe

• Der vom Projektmanager für nächste Woche angelegte offene Punkt Version an Kunde ist bereits fast erledigt. Der Mitarbeiter R1 möchte den Erledigungsgrad angeben und auf die entsprechende Datei verlinken.

Vorgehensweise

• Im Modul Meine Aufgaben im Bereich Zukünftig beim offenen Punkt den Link betätigen.

• Das Modul Offener Punkt wird aufgerufen.
• Für den offenen Punkt im Feld %-Erledigt 75 % angeben.
• Das Feld Verknüpfte Datei mit der rechten Maustaste anklicken und den Kontextmenü-Befehl Einfügen auswählen.
• Die Schaltfläche Durchsuchen im Fenster Hyperlink einfügen betätigen.
• Die gewünschte Datei auswählen und auf die Schaltfläche Öffnen klicken.
• Mit OK bestätigen.
• Speichern.

Projektzeiterfassung

Aufgabe

• Ende der Woche möchte der Projektmitarbeiter R1 seine bereits geleisteten Stunden für den Vorgang Grobkonzept erstellen zurückmelden.

Vorgehensweise

• Im Panel Mitarbeiterboard das Modul (den Reiter) Rückmeldung aktivieren.
  • Im linken Fenster werden alle Projekte und Vorgänge angezeigt, in denen der Mitarbeiter eingeplant ist.
• Das Projekt PR-01 aufklappen.
• Im rechten Fenster in der Zeile des Vorgangs Grobkonzept erstellen in das Feld unterhalb des gewünschten Datums klicken.
• Die gewünschte Stundenzahl eintragen.

Prognose von Restaufwänden

Aufgabe

• Nachdem der Projektmitarbeiter R1 die 1. Version des Grobkonzepts abgeschlossen hat und hierbei auf einige Konzeptprobleme gestoßen ist, befürchtet er einen erhöhten Aufwand für die Fertigstellung.
• Diesen Mehraufwand will er dem Projektmanager mitteilen.

Vorgehensweise

• Im Modul Rückmeldung in der Symbolleiste die Modulvariante Prognose aus der Listbox auswählen.
• Für den Vorgang Grobkonzept erstellen rechnet der Mitarbeiter mit einem höheren Aufwand als der Projektmanager geplant hat, seine Prognose von 90 Stunden trägt er im Feld Prognose ein.

• Die Schaltfläche Prognose versenden betätigen.
• Das Modul Info versenden mit einer bereits automatisch erstellten Nachricht wird geöffnet.
• Die Nachricht enthält folgende Daten: den Absender, Soll-, Ist-, Rest- und Prognose-Werte für den Aufwand.
  • Als Empfänger wird automatisch der Projektmanager des Projekts eingetragen.

• Die Schaltfläche Versenden betätigen.
• Der Projektmanager wird die Nachricht im Dashboard des Projekts vorfinden.

Kontrolle und Umplanung durch Projektmanager (R8)

Übernahme der Ist-Stunden und Prognosen

Aufgabe

• Am Wochenanfang kontrolliert der Projektmanager routinemäßig den Projektfortschritt.

Vorgehensweise

• Einen neuen Client starten.
• Mit dem Benutzer R8 anmelden.
• Das Panel Projekt des Projekts PR-01 durch Klick auf die Identnummer des Projekts im Modul Projekte öffnen.
• Das Modul Fortschritt über den gleichnamigen Reiter aktivieren.
• Den Button Kapazitätsrechnung in der Symbolleiste betätigen, damit die gebuchten Ist-Stunden übernommen werden.
• Die eingegebenen Ist- und Prognoseaufwände des Projektmitarbeiters R1 werden angezeigt.

• Die Prognose kann in das Feld Aufwand-Rest kopiert werden.
• Danach das Feld Prognose leeren und den Button Kapazitätsrechnung in der Symbolleiste betätigen.
• In das Modul Budget wechseln.
• Die Aufwand- und Kostendetails zeigen Mehraufwand.

• Der Endtermin ist aber nicht gefährdet.

Projektstatusbericht erstellen

Aufgabe

• Der monatliche Projektstatusbericht soll vom Projektmanager erstellt, bearbeitet und freigegeben werden.

Vorgehensweise

• Die Vorgehensweise zum Erstellen von Statusberichten ist im Abschnitt Planungsstände fixieren beschrieben.

Managementauswertungen (R41)

Projektübersichten (R41)

Aufgabe

• Der Multiprojektmanager möchte feststellen, welche Projekte gefährdet sind.

Vorgehensweise

• Im Modul Projekte kontrolliert der Multiprojektmanager den Projektpuffer (grüne Pfeile) oder den Verzug (roter Balken), die hinter jedem Projektbalken angezeigt werden.
• Die Daumenzeichen-Symbole geben ihm Auskunft über die persönliche Einschätzung des Projektmanagers zum Projektstand.

Aufgabe

• Im Projekt 4711 erkennt der Multiprojektmanager einen Projektverzug. Er möchte sich ein genaueres Bild von dem Projekt machen.

Vorgehensweise

• Klick auf die Identnummer des Projekts oder den Kontextmenü-Befehl Projekt bearbeiten, um in das Panel Projekt zu wechseln.
• Hier kann der Multiprojektmanager über verschiedene Module wie z.B. Projektsteckbrief oder Infoboard die Daten oder die Auswertungen des Projekts ansehen.