Benutzer-Workflow (Tutorial)

Einleitung

Ziel

• Anhand des nachfolgenden Workflow können Anwender mit Administrationsrechten erlernen, wie man den Mitarbeitern die Arbeit mit PLANTA-Software ermöglicht.

Informationen

• Damit die Mitarbeiter eines Unternehmens mit der PLANTA-Software arbeiten können, müssen sie als Personen, Benutzer, Ressourcen und Stakeholder vom Administrator im Programm angelegt und definiert werden.
• Zur Erfassung und Verwaltung der Mitarbeiterdaten und -rechte steht im PLANTA-System das Panel Administration zur Verfügung, in dem alle notwendigen Module zusammengefasst sind.
  • Die Zugriffsrechte für diese Module sind im Standard sowohl in der Customizer-Rolle (P20) als auch für die Projektadministrator- (R49) und die Multiprojektmanager-Rolle (R41) gegeben.
  • Für die Erfassung der Ressourcendaten werden zusätzlich Multiprojektmanagement-Rechte benötigt. Diese Berechtigung wird im Modul Benutzer im Feld Objektberechtigungs-Bezeichnung vergeben.
  • Die Berechtigungen (Rollen und Rechte) lassen sich in PLANTA project abhängig von individuellen Unternehmensanforderungen verändern. Hierzu lesen Sie bitte das Topic Rechte-Steuerung.

Hinweise

• Alle Übungen bauen auf den PLANTA-Demodaten auf. Diese müssen zuvor installiert sein.
• Screenshots sind exemplarische Darstellung von Funktionen. Das Layout der Module in den Screenshots kann vom Programm abweichen.

Personen anlegen (R41)

Aufgabe

• Der neue Mitarbeiter, Herr Schulze, soll in PLANTA project als Person erfasst werden, damit er mit dem Programm arbeiten kann.

Informationen

• Personen gehören zu den Basiselementen in der PLANTA-Software.
• Sie sind notwendig, um den Mitarbeitern (Personen) weitere Attribute wie z.B. Benutzernamen zu vergeben oder sie als Ressourcen für die Einplanung in Projekten zu definieren.

Vorgehensweise

• Login mit dem Benutzer R41.
• Im Benutzermenü unter PM-Administration Stammdaten aufklappen.
• Den Link Administration im Benutzermenü auswählen.
  • Das gleichnamige Panel mit dem Hauptmodul Personen wird geöffnet.
• Im Modul Personen die Schaltfläche Neu betätigen.
  • Dadurch wird ein Personen-Datensatz angelegt, in dem die persönlichen Daten des neuen Mitarbeiters eingetragen werden können.
• Felder Name, Vorname und Kürzel ausfüllen.
  • Speichern.
• Ergebnis:

Hinweise

• Über die Buchstaben-Buttons können die Daten der Personen, deren Nachname mit dem entsprechenden Buchstaben anfangen, angezeigt werden.
• Über den Button Alles bekommt man eine Übersicht über alle bereits angelegten Personen.
• Falls unter dem entsprechenden Buchstaben-Button einige Personen schon existieren, kann eine neue Person auch durch Klick mit der rechten Maustaste auf eine bereits existierende Person und Auswahl Einfügen Person angelegt werden.

Personenklassifizierungen anlegen

Aufgaben

• Herrn Schulze soll ein Benutzername vergeben werden, damit er sich im Programm anmelden kann.
• Des Weiteren soll Herr Schulze
  • als Stakeholder definiert werden, damit er in Projektteams aufgenommen werden kann und
  • als Ressource festgelegt werden, damit er in Projekte eingeplant werden kann und seine geleisteten Stunden auf die entsprechenden Projekte rückmelden kann.

Informationen

• Personenklassifizierungen sind Attribute der Personen.
• Für jede Person werden 3 Attribute vergeben: Benutzer, Stakeholder und Personenressource.

Vorgehensweise

• Im Modul Personen im Datensatz von Herrn Schulze die Schaltfläche Personenklassifizierung anlegen betätigen und speichern.
  • Der Person Herr Schulze werden 3 Attribute (Benutzer, Stakeholder und Personenressource) mit dem entsprechenden Kürzel automatisch zugeordnet.
    • Das Kürzel für alle drei Attribute ist gleich dem Personenkürzel.

Eine Person als Ressource definieren

Aufgabe

• Beim Anlegen von Klassifizierungen wird für Herrn Schulze zwar ein Ressourcenkürzel vergeben, doch dies ist nicht ausreichend, um ihn als Ressource in die Projekte einzuplanen. Es sind noch weitere Einstellungen notwendig.
• Herr Schulze soll als Ressource definiert werden.

Vorgehensweise

• Im Modul Personen im Personenressourcen-Datensatz von Herrn Schulze den Link auf dem Personenressourcennamen betätigen.
• Dadurch wechselt man ins Modul Ressourcendatenblatt.
• Die Kopfdaten der Person werden aus dem Modul Personen in das Modul Ressourcendatenblatt übernommen. Folgende Muss-Daten müssen für die Ressource definiert werden:
  • Ressourcenart
    • Ressourcen mit der Ressourcenart = 1I oder 1E (Interner Mitarbeiter und Externer Mitarbeiter) muss eine Person zugeordnet werden. Dafür aus der Listbox Person eine Person auswählen. Wurde keine Person ausgewählt, erscheint nach dem Speichern die Meldung Person nicht ausgewählt.
    • Für Ressourcen mit einer anderen Ressourcenart muss das Feld Ressourcenname gefüllt werden. Wurde der Name nicht vergeben, erscheint die Meldung Muss-Eintrag nicht gesetzt, Speichern abgebrochen.
  • Start- und Endperiode werden beim Aufruf des Moduls automatisch auf den aktuellen Tag gesetzt, können aber ggf. angepasst werden.
  • Kostenstelle
  • Default-Kostenart
    • Kosten der Ressourcen mit der Default-Kostenart = "-" werden in den Anwendungsmodulen (z.B. im Modul Budget) auf die Spalte Sonstige (Kosten) verdichtet.
• Speichern.

• Weitere Angaben können zu einem späteren Zeitpunkt ergänzt werden.

Details

• Durch Klick auf die Schaltfläche Verfügbarkeit anzeigen wechselt man in das Modul Verfügbarkeit, in dem die Verfügbarkeit der Ressource pro Tag definiert wird.

Benutzerdaten definieren (R41)

• Die Benutzerdaten der Personen werden nicht direkt im Modul Personen, sondern im Modul Benutzer definiert und bearbeitet.
  • Hierfür im Benutzer-Datensatz der entsprechenden Person den Link auf dem Benutzernamen betätigen. Dadurch wechselt man in das Modul Benutzer und gelangt direkt zum Datensatz des gewünschten Benutzers.

Benutzerpasswort

Hinweis

• Der neu angelegte Benutzer, Herr Schulze, benötigt für die Anmeldung obligatorisch ein Passwort.
  • Beim Anlegen eines Benutzers wird ein leeres Default-Passwort in der Datenbank gespeichert.
  • Dieses muss bei der Erstanmeldung vom Benutzer sofort in das richtige Passwort umgewandelt werden, nur dann kann sich der Benutzer in das System einloggen.
  • Falls aus Sicherheitsgründen keine leere Passwörter erwünscht sind, kann der Administrator für jeden neuen Benutzer alternativ ein temporäres Passwort erzeugen, das bei der Erstanmeldung eingegeben wird und ebenfalls sofort vom Benutzer geändert werden muss.

Einem Benutzer Rollen zuordnen

Aufgabe

• Herr Schulze soll im Unternehmen X die Rolle des Projektmanagers für das Projekt Y übernehmen.
  • Hierzu muss Herrn Schulze in PLANTA project die Rolle des Projektmanagers zugeordnet werden.

Informationen

• Über die Rollenzuordnung werden einem Benutzer die Zugriffsrechte auf bestimmte Objekte (Module, Menüpunkte, die wiederum in Arbeitsgebiete gruppiert sind) vergeben.
• Jedem Benutzer müssen mindestens 2 Rollen zugeordnet werden: Die eine regelt den Zugriff auf die Menüpunkte und die andere oder die weiteren regeln den Zugriff auf die Module.
• Bei der Programmlieferung werden dem Kunden die von PLANTA definierten Standardrollen zur Verfügung gestellt. Diese können entsprechend den individuellen Unternehmensanforderungen im Modul Rollen geändert oder angepasst werden oder individulelle Rollen können angelegt werden.
• Weitere Informationen zu Rechte-Steuerung in PLANTA project.
  • Bitte lesen Sie diese Informationen sorgfältig durch, da die nachfolgenden Ausführungen das Verständnis des PLANTA Rollen- und Rechtekonzepts voraussetzen.

Vorgehensweise

• Im Modul Benutzer Klick mit der rechten Maustaste auf den Benutzer-Datensatz von Herrn Schulze und Auswahl Einfügen Rolle.
• Ein Rollen-Datensatz wird eingefügt.
  • Aus der Listbox im Feld Rolle die Rolle des Projektmanagers, im Standard 01100219 Projektmanagement, auswählen und speichern.

• • Einen weiteren Rollen-Datensatz einfügen und eine der Standardrollen für Menüpunkte z.B. 01100192 R39 MP Gesamt aus der Listbox auswählen.
    • Die Zuordnung einer Menüpunkt-Rolle ist für jeden Benutzer obligatorisch. Ohne eine solche Rolle kann der Benutzer das Programm nicht starten. Beim Versuch sich mit einem Benutzer anzumelden, der keinen Zugriff auf Menüpunkte besitzt, erscheint die Meldung: IEmenu_send(): menuitems couldn't be fetched. Closing application. (See log file for further information)
• Speichern.

• Nachdem sich Herr Ralf Schulze angemeldet hat, sieht er in seiner Symbolleiste die zugeordneten Menüs mit den entsprechenden Menüpunkten. Die zugeordnete Rolle findet er in seinem Benutzermenü.

Hinweis

• Falls die PLANTA-Standardrollen Projektmanager und R39 MP Gesamt nicht den Anforderungen des Unternehmens X entsprechen, kann der Benutzer mit Administrationsrechten individuelle Rollen anlegen.

Exkurs: Rollen zusammenstellen

Vorgehensweise

• Im Panel Administration ins Modul Rollen wechseln.
  • Da PLANTA bei der Programmlieferung Standardrollen mitliefert, sind diese beim Aufruf des Moduls vorhanden.
• Klick mit der rechten Maustaste auf eine bereits bestehende Rolle und Auswahl des Befehls Einfügen Rolle.
• Die Bezeichnung für die neue Rolle im Feld Rollenbezeichnung vergeben und speichern.
• Dadurch wird im Feld Rolle automatisch eine Identnummer generiert.
  • Handelt es sich bei der neuen Rolle um eine Menüpunkt-Rolle, muss bei dieser Rolle die Checkbox Unsichtbar im Benutzermenü aktiviert werden.
• Der neuen Rolle Arbeitsgebiete zuordnen:
  • Über die rechte Maustaste Einfügen Arbeitsgebiet auswählen und das gewünschte Arbeitsgebiet aus der Listbox auswählen.
  • Speichern.
  • Zur Auswahl stehen Standardarbeitsgebiete.
  • Falls ein individuelles Arbeitsgebiet zugeordnet werden soll, muss dieses erst im Modul Arbeitsgebiete angelegt und definiert werden.
  • Die Vorgehensweise hierzu sehen Sie im Kapitel Exkurs: Arbeitsgebiete zusammenstellen.

Exkurs: Arbeitsgebiete zusammenstellen

Vorgehensweise

• Das Modul Arbeitsgebiete aufrufen.
  • Im Modul Arbeitsgebiete werden ausschließlich neue Arbeitsgebiete für Module angelegt und zusammengestellt. Neue Arbeitsgebiete für Menüpunkte werden im Modul Menüpunkte angelegt. Hierzu siehe auch das Kapitel Zugriff für Menüpunkte einschränken.
• Es erscheint automatisch ein leerer Arbeitsgebiet-Datensatz.
• Im Feld Arbeitsgebietsbezeichnung den Namen für das neue Arbeitsgebiet vergeben.
• Nach Eingabebestätigung wird automatisch eine Nummer im Feld Arbeitsgebiet generiert.
• Aus der Listbox im Feld Kategoriebezeichnung den Wert GR Modulgruppierung auswählen.
• Dem Arbeitsgebiet Module zuordnen. Hierfür:
  • Rechtsklick auf den Arbeitsgebiet-Datensatz und Auswahl des Befehls Modul.
  • Der Modul-Datensatz wird eingefügt.
  • Die Nummer des gewünschten Moduls aus der Listbox auswählen oder manuell eintragen und speichern.
    • Auf dieselbe Weise dem Arbeitsgebiet weitere Module zuordnen.

Zugriff auf Menüpunkte einschränken

Aufgabe

• Der Multiprojektmanager des Unternehmens X ist der Meinung, dass Herr Schulze nicht auf alle, sondern nur auf bestimmte Menüpunkte Zugriff bekommen soll und zwar auf die Menüpunkte der Menüs Daten, Ansicht und Bearbeiten. Er möchte den Menüpunkte-Zugriff für Herrn Schulze ändern lassen.

Vorgehensweise

• Im Panel Administration das Modul Menüpunkte öffnen.
  • Das Modul enthält 2 PLANTA Standard-Arbeitsgebiete für Menüpunkte. Diese dürfen nicht verändert werden.
  • Um für Herrn Schulze den Zugriff auf Menüpunkte einzuschränken, muss ein individuelles Arbeitsgebiet angelegt und einer individuellen Rolle zugeordnet werden.
• Das Arbeitsgebiet R39 Gesamt (CU) per Drag&Drop kopieren.

• • Dabei wird automatisch ein neues Arbeitsgebiet angelegt und alle Datensätze (in diesem Fall Menüpunkte) aus dem Quell-Arbeitsgebiet in das neue Arbeitsgebiet kopiert.
• Das neue Arbeitsgebiet benennen, z.B. R390 Restricted access.

• Im neuen Arbeitsgebiet können die Menüpunkte je nach Anforderung entfernt oder ausgeschaltet werden.
  • Es bestehen 2 Möglichkeiten zum Ausschalten von Menüpunkten.
    • Normale Menüpunkte
      • sind fest programmiert und können nicht aus dem Arbeitsgebiet entfernt werden.
        • Um solche Menüpunkte auszuschalten, im Feld Struktur eine 0 eintragen.
    • Menüpunkte zum Aufruf von Makros und Modulen (mit der Nummer 0001 gekennzeichnet),
      • können pro Arbeitsgebiet individuell angelegt und gelöscht oder wie normale Menüpunkte ausgeschaltet werden.
        • Um sie auszuschalten, im Feld Struktur eine 0 eintragen oder die Menüpunkte aus dem Arbeitsgebiet entfernen.
  • Also im Fall von Herrn Schulze für alle Menüpunkte bis auf die in den Menüs Daten, Ansicht und Bearbeiten im Feld Struktur eine 0 eintragen.

• Ins Modul Rollen wechseln und einen neuen Rollen-Datensatz anlegen. Hierzu siehe den Abschnitt Exkurs: Rollen zusammenstellen.
  • Bei dieser Rolle die Checkbox Unsichtbar im Benutzermenü aktivieren.

• • Mittels rechter Maustaste Einfügen Arbeitsgebiet dieser Rolle das neue Arbeitsgebiet zuordnen.
  • Speichern.

• Ins Modul Benutzer wechseln und dem Benutzer Ralf Schulze die neue Rolle manuell zuordnen.
  • Die Standardmenüpunkt-Rolle R39 MP Gesamt entfernen.

• Nachdem sich Herr Ralf Schulze wieder angemeldet hat, sieht er in seiner Symbolleiste nur die Menüs Daten, Ansicht und Bearbeiten mit den entsprechenden Menüpunkten.

Hinweis

• Auf die gleiche Weise kann man auch einzelne Menüpunkte innerhalb von Menüs ausschalten.

Benutzer-Startup definieren (P20)

Aufgabe

• Wenn sich Herr Schulze in PLANTA project anmeldet, soll automatisch das Modul Problemfälle aufgerufen werden.

Information

• Hierzu muss dem Benutzer Herr Schulze das entsprechende Startup-Makro zugeordnet werden.

Vorgehensweise

• Login mit R41.
• Im Modul Problemfälle in der Symbolleiste ? Modulinformation auswählen.
• Die Modulnummer, die unterhalb des Kürzels MOD steht, ausfindig machen und notieren.
• Login mit P20.
• Im Modul Globale Einstellungen mittels rechter Maustaste Einfügen Globale Einstellung eine neue globale Einstellung hinzufügen.
• Unter Klasse aus der Listbox Modul-ID auswählen.
• Unter Alpha 120 die vorher notierte Modulnummer des Moduls Problemfälle eintragen.
• Im Feld Python-ID eine Python-ID eintragen, z.B.
  • L100_startup_module_problemfaelle für das Startup des Moduls Problemfälle

Hinweise

• Bei der Lizenznummer L100 handelt es sich lediglich um eine Beispielnummer. Je nach Lizenznummer des Kundens wird diese an dieser Stelle automatisch eingetragen.

• Speichern.
• Um ein Startup-Makro zu definieren, im Modul Module ein neues Modul anlegen.
• Dazu unter Modul eine Bezeichnung eintragen (z.B. Problemfälle aufrufen).
• Unter Klasse aus der Listbox 6 Makromodul auswählen.

• Über die Schaltfläche Makrobearbeitung aufrufen ins Modul Pythonmakros wechseln.
• Dort auf die Schaltfläche Python-Makrobearbeitung aufrufen klicken.
• Folgendes Makro per Copy/Paste einfügen:

from ppms import ppms_cu

mod_obj=ppms.get_target_module()

module_id=ppms_cu.Helper.get_global_setting("L100_startup_module_problemfaelle").alpha120.get_value()

ppms_cu.Action(mod_obj).call_startup_module(module_id)

• Ergebnis im Programm:

• Das neue Makro-Modul dem Arbeitsgebiet 01100111Startup-Module zuordnen (rechte Maustaste Modul einem Arbeitsgebiet zuordnen), damit das neue Makro-Modul später im Modul Benutzer in der Listbox Startup-Makro-Bezeichnung angezeigt wird.

• Zurück in das Panel Administration wechseln (unter R41) und das Modul Benutzer öffnen.
• Im Benutzer-Datensatz von Herrn Schulze im Feld Startup-Makro-Bezeichnung das neu angelegte Makro Problemfälle aufrufen aus der Listbox auswählen. Im Feld Startup-Makro wird die Nummer von diesem Makro angezeigt.
• Speichern.

• Nach der Neuanmeldung von Herrn Schulze wird automatisch das Modul Problemfälle aufgerufen.

Hinweise

• Bei der oben beschriebenen Vorgehensweise ist das Startup-Modul für den Benutzer fest definiert.
• Der Administrator kann dem Benutzer ein Startup-Makro zuordnen, das dem Benutzer ermöglicht, selbst zu entscheiden, welche der vom Administrator bereits definierten Startup-Module bei der Anmeldung geladen werden und welche nicht. Mehr dazu siehe hier.
• Bereits angelegte Startup-Module müssen nicht erneut definiert werden, sondern können direkt im Benutzer-Datensatz im Feld Startup-Makro-Bezeichnung ausgewählt werden.