Status MOD0099JU Bis DB 39.5.0

Beschreibung für Versionen DB 39.5.0

Einstieg

• Panel Projekt Status

Informationen

• Im Modul Status werden der aktuelle Stand des Projekts und die vorhandenen Statusberichte angezeigt.
• Es ist ein Vorschaumodul, in dem neue Statusberichte erstellt werden können.
• Durch Klick auf die Nummer eines bereits vorhandenen Statusberichts wird das Modul Statusbericht geöffnet, in dem die Statusberichtsdaten eingesehen werden können.

Hinweise für strukturierte Projekte

• Statusberichte können nur auf Hauptprojektebene erstellt werden, d.h., für einzelne Teilprojekte können keine separaten Statusberichte erstellt werden.
• Wird ein Statusbericht für das Hauptprojekt angelegt, wird für jedes Teilprojekt dieser Projektstruktur der gleiche Statusbericht angelegt (mit der gleichen Berichts-ID wie der Bericht des Hauptprojekts).
  • Durch Klick auf die Berichtsnummer eines übergeordneten Projekts wird der Bericht des übergeordneten Projekts geöffnet, in dem auch die Statusberichtsdaten der untergeordneten Projekte eingesehen werden können.
• Nur Hauptprojektmanager können Statusberichte für ihre Hauptprojekte und deren Teilprojekte erstellen. Für den Teilprojektmanager ist diese Funktion nicht verfügbar.

Aktueller Stand

Informationen

• Im Bereich Aktueller Stand wird pro Faktor (Kosten, Aufwände, Termine etc.)
  • die Einschätzung des Projektmanagers mit dem Daumen-Symbol visualisiert.
    • Die Einschätzung kann manuell durch den Mausklick im Feld » geändert werden.
    • Bei Projekten, für die noch keine Einschätzung eingegeben wurde, erscheint hier ein grauer Kreis.
  • der aktuelle vom Programm berechnete Status des Projekts dargestellt.
    • Visualisiert wird das durch Ampel-Dreiecke mit Angabe der prozentualen Abweichung bei Kosten und Aufwänden (Gesamt vs. Budget) und Abweichung in Tagen bei Terminen und Meilensteinen (Wunsch vs. kalkuliert).
      • rot: Kosten-/Aufwandsüberschreitung um mehr als 5 %, Terminverzug über 5 Tage.
      • gelb: Kosten-/Aufwandsüberschreitung um bis zu 5 %, Terminverzug bis 5 Tage.
      • grün: Kosten/Aufwände werden nicht überschritten, kein Terminverzug.
  • der Trend des Projekts im Vergleich zu dem im letzten Bericht fixierten Stand dargestellt.
    • Visualisiert wird das durch Trendpfeile mit Angabe der prozentualen Abweichung bei Kosten und Aufwänden und Abweichung in Tagen bei Terminen und Meilensteinen.
      • Pfeil nach oben = negativer Trend, Pfeil nach unten = positiver Trend.
  • ein Kommentar eingefügt.
• Für jeden Faktor können durch Aufklappen der Baumstruktur Details eingesehen werden.
  • Beim Aufklappen des Faktors
    • Kosten werden Details zum Kostenbudget und zwei Grafiken zum Kostenverlauf angezeigt.
      • Grafik 1: kumulierte Kosten-Gesamt aus den freigegebenen Statusberichten, für die im Modul Trendanalyse konfigurieren die Checkbox Kostentrendanalyse aktiviert ist.
      • Grafik 2: Kosten-Gesamt pro Monat aus den freigegebenen Statusberichten, für die im Modul Trendanalyse konfigurieren die Checkbox Kostentrendanalyse aktiviert ist.
        • Die beiden Grafiken zeigen nur die Werte bis heute an.
    • Aufwand werden Details zum Aufwandsbudget und Grafiken zum Aufwandsverlauf angezeigt.
      • Grafik 1: kumulierter Aufwand-Gesamt aus den freigegebenen Statusberichten, für die im Modul Trendanalyse konfigurieren die Checkbox Kostentrendanalyse aktiviert ist.
      • Grafik 2: Aufwand-Gesamt pro Monat aus den freigegebenen Statusberichten, für die im Modul Trendanalyse konfigurieren die Checkbox Kostentrendanalyse aktiviert ist.
        • Die beiden Grafiken zeigen nur die Werte bis heute an.
    • Endtermine werden die Termine und Dauer des Projekts angezeigt.
    • Meilensteine werden die Vorgänge, die als Meilensteine bzw. Mastermeilensteine definiert sind, sowie deren Termine und der Meilensteintrend angezeigt.

Details

• Aus dem Bereich Aktueller Stand können neue Berichte (Baseline-Bericht, Statusbericht und Abschlussbericht) erstellt werden.

Statusbericht erstellen

Vorgehensweise

• Gegebenenfalls die Schaltfläche aktualisieren am unteren linken Modulrand betätigen, damit die aktuellsten Projektdaten im Modul angezeigt werden.
  • Der Button Aktualisieren wird angezeigt, wenn in einem anderen Modul des Projekt-Panels eine Änderung vorgenommen und gespeichert wurde, die die Daten im Modul Status beeinflusst haben könnte.
• Die notwendigen Änderungen im Bereich Aktueller Stand vornehmen (nur Einschätzung und Kommentar möglich).
• Die Schaltfläche Statusbericht erstellen betätigen.
• Die Meldung Haben Sie Ihre Einschätzungen und Kommentare aktualisiert? mit Ja bestätigen. Der Statusbericht wird erstellt und es wird automatisch ins Modul Statusbericht gewechselt, in dem die Daten des erstellten Statusberichts angezeigt werden.

Hinweise

• Ein Statusbericht kann nicht erstellt werden, wenn ein Abschlussbericht vorhanden ist.
• Ein Statusbericht sollte nach dem Erstellen im Modul Statusbericht freigegeben werden.
  • Wird ein Statusbericht nach dem Erstellen
    • freigegeben, wird er im Bereich Statusberichte mit dem Berichtsstatus zuletzt freigegeben angezeigt.
    • nicht freigegeben, wird er im Bereich Statusberichte mit dem Berichtsstatus erstellt angezeigt.

Baseline-Bericht erstellen

Information

• Die Baseline ist ein Statusbericht, indem die freigegebene, verabschiedete Planung des Projekts angezeigt wird und als Orientierungshilfe während des Projektverlaufs dient.

Vorgehensweise

• Die Schaltfläche aktualisieren am unteren linken Modulrand betätigen, damit die aktuellsten Projektdaten im Modul angezeigt werden.
• Die notwendigen Änderungen im Bereich Aktueller Stand vornehmen (nur Einschätzung und Kommentar möglich).
• Klick auf die Schaltfläche Baseline erstellen
• Ist noch kein Baseline-Bericht vorhanden,
  • erscheint die Abfrage: Baseline wirklich erstellen?
  • Die Abfrage mit Ja bestätigen.
  • Der aktuelle Stand des Projekts wird danach fixiert und der Baseline-Bericht erstellt.
  • Der erstellte Baseline-Bericht wird im Bereich Statusberichte mit dem Berichtsstatus Baseline angezeigt.
• Ist ein Baseline-Bericht bereits vorhanden,
  • erscheint beim Versuch, einen neuen Baseline-Bericht zu erstellen, die Meldung: Baseline-Bericht für Projekt vorhanden!.
  • Die Meldung mit OK bestätigen.
  • Die nachfolgende Abfrage Baseline wirklich erstellen? mit Ja bestätigen.
  • Es wird ein neuer Baseline-Bericht erstellt.
  • Der vorherige Baseline-Bericht erhält den Berichtsstatus freigegeben.

Hinweis

• Wird die Baseline und hinterher ein Statusbericht (bzw. andersherum) erstellt, ohne dass zwischenzeitlich Änderungen vorgenommen wurden, befinden sich die Meilensteine im Chart im Dashboard korrekterweise auf derselben Ebene (Aktueller Stand = Letzter Bericht = Baseline).

Abschlussbericht erstellen

Information

• Wird zu einem Projekt, bei dem alle Vorgänge ein Ist-Ende haben, ein Bericht erstellt, handelt es sich dabei um einen Abschlussbericht.

Vorgehensweise

• Schaltfläche Abschlussbericht erstellen betätigen.
• Die Meldung: Abschlussbericht erstellen? mit Ja beantworten.
• Es wird ein Abschlussbericht erstellt.
  • Solange er nicht freigegeben ist, hat er den Status Offener Abschlussbericht.
  • Sobald er freigegeben wurde, bekommt er den Status zuletzt freigegeben.
• Sobald ein Abschlussbericht zu dem Projekt erstellt wurde, kann zu diesem Projekt kein weiterer Statusbericht erstellt werden.

Statusberichte

Informationen

• Im Bereich Statusberichte werden die bereits vorhandenen Statusberichte aufgelistet und ein grober Überblick über den im jeweiligen Bericht fixierten Stand zu verschiedenen Faktoren gegeben.
• Durch Klick auf die Berichts-ID kann der entsprechende Bericht mit den detaillierten Daten aufgerufen und eingesehen werden.

Trendanalyse konfigurieren

Information

• Aus dem Bereich Statusberichte wechselt man über die Schaltfläche Trendanalyse konfigurieren in das Modul Trendanalyse konfigurieren, in dem festgelegt werden kann, welche Statusberichte bei Trendanalysen bzw. beim Vergleich der Planungsstände berücksichtigt werden sollen.

Vorgehensweise

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Siehe auch: Kontrolle Statusberichtserstellung und Projektanträge, Statusbericht