Workflow-Beispiele für Projektbudgetierung DB 39.5.7 - DB 39.5.13

Hinweise

• Die nachfolgende Beschreibung für die Software-Versionen DB 39.5.7 - DB 39.5.13.
• Links zu den Beschreibungen weiterer Versionen entnehmen Sie bitte der Tabelle:

DB 39.5.14	zum Tutorial
DB 39.5.7 - DB 39.5.13	zum Tutorial
DB 39.5.0 - DB 39.5.6	zum Tutorial
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Einleitung

Alle nachfolgenden Beispiele basieren auf folgenden Einstellungen:

• Im Modul Globale Einstellungen sind folgende Parameter mit folgenden Werten belegt:
  • p_project_budget_approved_edit = Bottom-up
  • p_project_budget_edit = offen
• Im Modul Modell und Modellparameter ist der Parameter manuelle Kostenerfassung deaktiviert. Dies bedeutet:
  • Während der Berechnung des Projekt-Terminplans werden Kosten automatisch auf Basis der Umrechnungsfaktoren der Ressourcen berechnet und auf die entsprechenden Kostenartengruppen verteilt.

Ausgangssituation für alle nachfolgenden Beispiele:

• Der Projektmanager erstellt einen Terminplan, ordnet Ressourcen zu und vergibt Aufwände und anschließend führt er eine Berechnung durch.
• Die berechneten Kosten werden im Modul Budget verteilt auf Kostenartengruppen angezeigt. In diesem Modul kann
  • der Projektmanager dann auf Basis von berechneten Kosten das Budget beantragen und
  • der Multiprojektmanger (oder eine andere Person, die die entsprechenden Rechte hat) das Budget genehmigen.

Bitte beachten Sie:

• Die nachfolgenden Abbildungen können von der tatsächlichen Darstellung im Modul Budget in Ihrem System abweichen, da bei der Erstellung der Abbildungen unter Umständen einige Spalten zwecks Übersichtlichkeit ausgeblendet oder deren Reihenfolge geändert wurde.
• Im Modul Budget existieren fast alle Spalten paarweise. In den Spalten mit dem Zusatz (o.TP) im Namen, der für "ohne Teilprojekte" steht, werden die Werte des ausgewählten Projekts ohne Berücksichtigung seiner evtl. vorhandenen Teilprojekte angezeigt. Im entsprechenden Spaltenpendant ohne den Zusatz (o.TP) werden die über die Projektstruktur verdichteten Werte angezeigt, wie z. B. im Spaltenpaar Budget (o.TP) und Budget. Handelt es sich um ein einfaches Projekt, ohne Struktur, sind die Werte in beiden Spalten des Paares gleich, in strukturierten Projekten können sie voneinander abweichen.
• Über die Modulvarianten hat der Anwender die Möglichkeit zu wählen, ob er nur die einfachen Werte, nur die verdichteten Werte oder beides sehen möchte.

Beispiel 1: Einfaches Projekt mit der Laufzeit innerhalb eines Kalenderjahres

Beispielterminplan

• Die berechneten Kosten werden
  • sowohl auf der Jahresscheiben-Ebene des aktuellen Jahres (schwarzer Rahmen) dargestellt
  • als auch auf die Projektebene (blauer Rahmen) hochverdichtet.

Budget-Beantragung

Vorgehensweise (Anmeldung mit Projektmanager)

• Der Projektmanager beantragt das Budget, indem er die berechneten Kosten aus der Spalte Gesamt (o.TP) in die Spalte Beantragt (o.TP) auf der Jahresscheibe des aktuellen Jahres kopiert.
  • Die Aufteilung des Budgets in mehrere Jahre ist in diesem Beispiel nicht notwendig, weil das Projekt eine Laufzeit unter einem Jahr hat.
• Anschließend betätigt er die Schaltfläche Neu berechnen. Die Werte werden von der Jahresscheibe auf die Projektebene verdichtet.

Budget-Genehmigung

Vorgehensweise (Anmedlung mit Multiprojektmanager oder Benutzer mit Multiprojektmanager-Rechten)

• Der Multiprojektmanager möchte das komplette beantragte Budget genehmigen. Hierzu sind folgende Schritte notwendig:

• 1. zunächst Budget-Werte für die Genehmigung eingeben
  • Da der Multiprojektmanager das komplette beantragte Budget genehmigen möchte, kopiert er die Werte aus der Spalte Beantragt (o.TP) in die Spalte Genehmigt (o.TP) . Dies kann man auf zweifache Weise tun:
    • manuell per Drag&Drop oder
    • mit dem Pfeil über der Spalte Genehmigt (o.TP) . Damit werden alle Werte der Spalte Beantragt (o.TP) automatisch in die Spalte Genehmigt (o.TP) übertragen.

• 2. dann die Budget-Werte genehmigen
  • Neben der Jahresscheiben-Überschrift Kosten 2015 betätigt der Multiprojektmanager den grünen Haken. Damit genehmigt er das Budget dieser Jahresscheibe.
    • Die Spalte Genehmigt (o.TP) wird auf "Ausgabe" umgestellt, was bedeutet, dass die Werte dieser Spalte nicht mehr bearbeitet werden können.

• 3. und anschließend das Projekt neuberechnen, um die Werte von der Jahresscheibe auf die Projektebene zu verdichten und die Anzeige im Modul zu aktualisieren.
  • Hierzu betätigt der Multiprojektmanager die Schaltfläche Neu berechnen.
    • Die Werte Genehmigt (o.TP) der Jahresscheibe werden auf die Projektebene verdichtet.

• 4. und nun die genehmigten Budget-Werte als Budget für das Projekt vorgeben
  • Hierzu kopiert der Multiprojektmanager die Werte aus der Spalte Genehmigt (o.TP) in die Spalte Budget (o.TP), indem er den Pfeil über der Spalte Budget (o.TP) betätigt.

• 5. anschließend erneut die Schaltfläche Neu berechnen betätigen
  • Die Werte der Spalte Budget (o.TP) werden von der Jahresscheibe auf die Projektebene verdichtet (blaue Pfeile).
  • Sowie wird die Spalte Budget automatisch mit den verdichteten (summierten) Werten aus dem Projekt und allen seinen Unterprojekten gefüllt ( Budget (o.TP) + Budget (TP) ) (rote Pfeile).
    • Da das Projekt jedoch keine Teilprojekte besitzt (Budget (TP) ist leer), sind die Werte in der Spalte Budget mit denen in der Spalte Budget (o.TP) identisch.

Beispiel 2: Strukturiertes Projekt mit der Laufzeit innerhalb eines Kalenderjahres

Beispielterminplan

• Der hier beschriebene Fall ist ein Hauptprojekt mit zwei Teilprojekten.
• Der Terminplan des Hauptprojekts weist keine Ressourcenzuordnungen auf. D.h. auf dem Hauptprojekt wird keine Kostenplanung vorgenommen.
• Die komplette Planung erfolgt in Teilprojekten.

Kostenverdichtung

Information

• Im Modul Budget werden sowohl das Hauptprojekt als auch alle seine Teilprojekte angezeigt.
• Die Modulvariante Gesamtsicht (mit und ohne Strukturverdichtung) öffnen.
  • Die berechneten Kosten werden in der Spalte Gesamt (o.TP) in der Jahresscheibe des aktuellen Jahres in jedem Teilprojekt dargestellt.
  • Die Spalte Gesamt (o.TP) auf dem Hauptprojekt ist leer, weil das Hauptprojekt keine eigenen Kosten hat.
  • Die Strukturverdichting erfolgt
    • zum einen horizontal
      • aus der Spalte Gesamt (o.TP) in die Spalte Gesamt auf der jeweiligen Projektebene (rote Pfeile).
        • Da die Teilprojekte in unserem Beispiel keine weiteren Teilprojekte enthalten, sind die Werte in den beiden genannten Spalten gleich.
    • zum anderen vertikal
      • von den Jahresscheiben auf die jeweilige Projektebene (blaue Pfeile)
      • sowie von dem jeweiligen Teilprojekt auf das Haptprojekt (blaue Pfeile).

Budget-Beantragung und -Genehmigung

Vorgehensweise

• Die Beantragung und Genehmigung des Budgets erfolgt in den einzelnen Teilprojekten.
• Die Vorgehensweise hierbei ist die gleiche wie im Beispiel 1. Siehe oben.

Budgetverdichtung

Information

• Sobald die Teilprojekte budgetiert wurden (die Spalte Budget (o.TP) in den Teilprojekten gefüllt ist ) und die Schaltfläche Neu berechnen betätigt wurde, werden die Budget-Werte
  • vertikal verdichtet
    • in jedem Teilprojekt von den Jahresscheiben auf die jeweilige Projektebene (blaue vertikale Pfeile)
    • sowie vom jeweiligen Teilprojekt auf der Hauptprojektebene (blaue schräge Pfeile).
  • horizotal verdichtet
    • von den Spalten Budget (o.TP) und Budget (TP) summiert in die Spalte Budget (rote Pfeile).
      • Da das Hauptprojekt in diesem Fall kein eigenes Budget hat, sind die Werte in den Spalten Budget (TP) und Budget gleich.
      • Da die Teilprojektprojekte keine eigenen Teilprojekte haben, sind in den Teilprojekten die Spalten Budget (o.TP) und Budget ebenfalls gleich.

Beispiel 3: Einfaches Projekt mit der Laufzeit in zwei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren

Beispielterminplan

• In beiden Jahren fallen Aufwände an.

• Die berechneten Kosten werden automatisch auf mehrere Jahresscheiben verteilt und dargestellt (entsprechend der Verteilung der Aufwände auf die Jahre) und auf die Projektebene hochverdichtet.

Budget-Beantragung und -Genehmigung

Vorgehensweise

• Die Vorgehensweise ist hier mit der im Beispiel 1 identisch.
• Der Unterschied besteht lediglich darin, dass hier mit 2 Jahresscheiben gearbeitet wird.

Bitte beachten Sie

• Wird das Budget nicht für alle Jahresscheiben genehmigt, werden nur die Werte der genehmigten Jahresscheiben auf die Projektebene verdichtet. Die Werte der nicht genehmigten Jahresscheiben können auch nicht automatisch bei Verwendung der Pfeil-Funktion Die Genehmigt-Werte des Projekts als Projektbudget übernehmen als Budget übernommen werden.

Beispiel 4: Strukturiertes Projekt mit der Laufzeit in 2 aufeinanderfolgenden Kalenderjahren

Information

• Die Vorgehensweise hierfür ist identisch mit der Vorgehensweise in den Beispielen 2 und 3.
• Die Beantragung und Genehmigung des Budgets erfolgt in den jeweiligen Jahresscheiben in einzelnen Teilprojekten.
• Die Werte jedes Teilprojekts werden auf das Hauptprojekt verdichtet.
• Werden nicht alle Jahresscheiben der Teilprojekte genehmigt, werden nur die Werte der genehmigten Jahresscheiben auf die Teilprojekte und anschließend auf das Hauptprojekt verdichtet.