Budget MOD009BOW Ab DB 39.5.0

Beschreibung für Versionen < DB 39.5.0

Information

• Im Modul Budget kann das Budget eines Projekts geplant und bearbeitet werden.
• Die berechneten Aufwände und Kosten werden hier dargestellt und können zur Planung des Budgets herangezogen werden.
• Die Darstellung der Kosten und des Budgets sowie die Planung des Budgets erfolgt in Kostenartengruppen.

Hinweise

• Die Berechnung der Aufwands- und Kostenwerte basiert auf den Belastungswerten der dem Projekt bzw. Teilprojekt zugeordneten Ressourcen (Belastungsebene des Projekts).
  • Die auf der Belastungsebene berechneten einzelnen Aufwands-und Kostenwerte werden auf die entsprechenden Kostenartengruppen pro Jahr summiert, diese werden dann pro Kostenartengruppe über alle Jahre summiert und zum Schluss zusätzlich als Gesamtwert über alle Kostenartengruppen auf dem Projekt summiert.
    • Für die Verteilung der Aufwände und Kosten in die Kostenartengruppen und deren Darstellung im Modul Budget ist die Kostenart der Belastungsdatensätze maßgeblich.
  • Zusätzlich werden Kostenwerte entlang der Projektstruktur summiert, von dem untersten Teilprojekt über weitere Teilprojekte auf die Hauptprojekt-Ebene.
    • Der Zusatz (o.TP) in den Spaltenüberschriften (z.B. Budget (o.TP), Gesamt (o.TP) etc.) weist darauf hin, dass es sich in den entsprechenden Spalten um die Werte des Projekts handelt ohne Berücksichtigung seiner möglichen Teilprojekte. Die über die Projektstruktur summierten Werte werden in den Spalten, deren Überschriften keinen Zusatz enthalten (z.B. Budget, Gesamt etc.), dargestellt.
      • Von DB-Version 39.5.0 bis 39.5.7 wurden in den Spaltenüberschriften die Zusätze aktuell und total verwendet

Modulvarianten

Kopfbereich

Block Kosten

Darstellung der Daten

Vertikale Darstellung

Block Kosten besteht aus

• einer Projekt-Gesamt-Ebene und
• einer Jahresscheiben-Ebene
  • Jede dieser Ebenen beinhaltet
    • eine Summenzeile und
    • Zeilen für einzelne Kostenartengruppen des Typs Kosten.

Verdichtung

• Die unterste Ebene bilden die Kostenratengruppen-Zeilen von Jahresscheiben. Von hier aus werden
  • zum einen, die Werte aller Kostenartengruppen einer Jahresscheibe in die Summenzeile dieser Jahresscheibe verdichtet (summiert)
  • zum anderen, die Werte einzelner Kostenartengruppen aller Jahresscheiben in die entsprechende Kostenartengruppen-Zeilen auf der Projekt-Gesamt-Ebene verdichtet (summiert).
• Die oberste Ebene bildet die Summenzeile auf der Projekt-Gesamt-Ebene. Diese stellt sozusagen die verdichteten Werte aus allen Kostenartengruppen-Zeilen aller Jahresscheiben dar.
• Ist das ausgewählte Projekt zudem ein strukturiertes Projekt, werden alle Teilprojekte des Projekts mit den gleichen Jahresscheiben und Kostenartengruppen wie im Hauptprojekt ebenfalls im Modul Budget angezeigt und deren Daten werden auf die Hauptprojektebene verdichtetet.

Horizontale Darstellung

Im Block Kosten sind der Funktion nach folgende Spalten und Spaltengruppen vorhanden:

• Budget-Spaltengruppe (Spalten Budget (o.TP), Budget (TP), Budget, Baseline (o.TP) , Baseline)
• Kosten-Spaltengruppe (Spalten Ist (o.TP), Rest (o.TP), Gesamt (o.TP) und Ist, Rest, Gesamt)
• Spalte Obligo

Verdichtung

• Die Spaltenüberschrift mit Zusatz (o.TP) wird für die Spalten verwendet, in denen ausschließlich die Werte des ausgewählten Projekts ohne Berücksichtigung seiner Teilprojekte (falls vorhanden) angezeigt wird.
• Die Spaltenüberschrift ohne Zusatz wird für die Spalten verwendet, in denen der über die Projektstruktur verdichtete Wert (Summenwert aus dem jeweiligen Projekt und aus allen seinen Teilprojekten) angezeigt wird.

Bearbeitung der Daten

Budget-Spaltengruppe

Vorgehensweise

• Budget (o.TP) / Budget / Budget (TP)
  • Die Werte dieser Spalten stellen das eigentliche, endgültige Budget des Projekts dar.
  • Die Spalte Budget (o.TP) enthält nur die Werte des ausgewählten Projekts, ohne Berücksichtigung seiner evtl. vorhandenen Teilprojekte. Auf welcher Ebene (Projekt oder Jahresscheiben) die Eingabe und Bearbeitung möglich sind, hängt von den Einstellungen des Parameters p_project_budget_edit in Globalen Einstellungen ab.
  • Die Spalte Budget enthält die Werte des ausgewählten Projekts und aller seiner Teilprojekte. Die Werte werden automatisch als Summe von Budget (o.TP) des Projektes und einzelner Teilprojekte berechnet. Keine manuelle Eingabe möglich.
  • Die Spalte Budget (TP) enthält Werte aller Teilprojekte des ausgewählten Projekts ohne Berücksichtigung des Projekts selbst. Die Werte werden automatisch als Summe von Budget (o.TP) der Teilprojekte berechnet. Keine manuelle Eingabe möglich.

• Beantragt (o.TP) / Beantragt
  • Die Werte dieser Spalten stellen das beantragte Budget des Projekts dar.
  • Die Spalte Beantragt (o.TP) enthält die Werte des ausgewählten Projekts ohne Berücksichtigung seiner Teilprojekte. Die Eingabe und Bearbeitung ist nur auf der Jahresebene möglich. Die Jahreswerte werden direkt nach Eingabe automatisch auf die Projektebene verdichtet.
  • Die Spalte Beantragt enthält die Werte des ausgewählten Projekts und aller seiner Teilprojekte. Keine Bearbeitung von Werten möglich. Die Spalte wird automatisch mit dem Summenwert aus Beantragt (o.TP) des Projekts und Beantragt (o.TP) aller seiner Teilprojekten gefüllt.

• Genehmigt (o.TP) / Genehmigt
  • Die Werte der Spalte Genehmigt (o.TP) und stellen das genehmigte bzw. das zu genehmigende Budget dar, je nachdem ob die Checkbox Budget genehmigt in der entsprechenden Jahresscheibe aktiviert oder deaktiviert ist. Die Bearbeitung in dieser Spalten ist nur auf der Jahresebene möglich. Nur die genehmigten Jahreswerte werden auf die Projektebene (Ausgabe-Felder) übernommen und summiert.

Funktion Budget genehmigen

• Checkbox Budget genehmigt in der Jahresscheiben-Summenzeile aktivieren: Die Spalte Genehmigt (o.TP.) dieser Jahresscheibe wird auf "Output" gesetzt und kann nicht mehr bearbeitet werden. Die Werte der Jahresscheibe werden auf die Projekt-Gesamt-Ebene verdichtet und bei der Berechnung des Summenwerts berücksichtigt.
• Checkbox Budget genehmigt in der Jahresscheiben-Summenzeile deaktivieren: Die Spalte Genehmigt (o.TP.) dieser Jahresscheibe wird auf "Input" gesetzt und kann bearbeitet werden. Die Werte der Jahresscheibe werden nicht auf die Projekt-Gesamt-Ebene verdichtet und nicht bei der Berechnung des Summenwerts berücksichtigt.

• Die Spalte Genehmigt enthält nur tatsächlich genehmigte Werte des ausgewählten Projekts und aller seiner Teilprojekte. Keine Bearbeitung von Werten möglich. Die Spalte wird automatisch mit dem Summenwert aus Genehmigt(o.TP) des Projekts und Genehmipgt (o.TP) aller seiner Teilprojekte und nur aus genehmigten Jahren gefüllt.

• Die Spalte Baseline (o.TP) / Baseline dient Informationszwecken und als Quelle zum Übertrag in weitere Spalten. Die Bearbeitung dieser Spalte ist nicht möglich. Siehe auch Übertragsfunktionen.

Kosten-Spaltengruppe

Betroffene Spalten

• Ist (o.TP) / Ist
• Rest (o.TP) / Rest
• Gesamt (o.TP) / Gesamt
• Abweichung (o.TP) / Abweichung
• %-Abw. (o.TP) / %-Abw.

Vorgehensweise

• Ob die Daten in den Kosten-Spalten mit dem Zusatz (o.TP) der einzelnen Projekte manuell eingegeben und bearbeitet werden können (Eingabe-Felder) oder berechnete Werte darstellen (Ausgabe-Felder), hängt von den Einstellungen des Parameters manuelle Kostenerfassung im Modul Modell und Modellparameter ab.

Parameter manuelle Kostenerfassung	Ist (o.TP)	Rest (o.TP)	Gesamt (o.TP)	Abweichung (o.TP)	%-Abw. (o.TP)
= Manuelle Kostenerfassung	Manuelle Erfassung sowohl auf der Projektebene als auch in den Jahresscheiben. Die Eingaben auf Jahresebene überschreiben Projektwerte.	Manuelle Erfassung sowohl auf der Projektebene als auch in den Jahresscheiben. Die Eingaben auf Jahresebene überschreiben Projektwerte	Automatische Berechnung der Summe von Ist und Rest	Automatische Berechnung der Differenz von Kosten-Gesamt und Budget	Automatische Berechnung der prozentuellen Differenz von Kosten-Gesamt und Budget
= Automatische Verdichtung	Automatische Verdichtung aus Belastungstabelle (DT472) in die Kostenartengruppen der entsprechenden Projekt-Jahresscheiben und daraus in die Kostenartengruppen des Projekts. Ist-Werte ergeben sich aus Rückmeldungen.	Verdichtung aus DT472 oder automatische Berechnung der Differenz von Soll und Ist. Soll-Werte werden nicht im Standard angezeigt, werden aber berechnet und können bei Bedarf vom Customizer in das Modul aufgenommen und angezeigt werden.	Automatische Berechnung der Summe von Ist und Rest	Automatische Berechnung der Differenz von Kosten-Gesamt und Projekt-Budget	Automatische Berechnung der prozentuellen Differenz von Kosten-Gesamt und Budget

• Die Daten in den Kosten-Spalten Ist, Rest, Gesamt (also Spalten ohne den Zusatz o.TP) sind von der Einstellung des Parameters manuelle Kostenerfassung unabhängig und sind immer Ausgabe-Werte, die sich aus der Verdichtung (Summierung) der Werte des Projekts aller seiner Teilprojekte ergeben.

Obligo-Spalte

Vorgehensweise

• Obligo-Werte sind unabhängig vom Parameter manuelle Kostenerfassung und können entweder auf der Jahresscheiben- oder auf der Projektebene eingegeben und bearbeitet werden.
• Die Werte werden von den Jahresscheiben auf die Projektebene verdichtet.
  • Sobald Werte auf der Jahresebene vorhanden sind, überschreiben die Summenwerte der Jahresscheiben die Werte auf der Projektebene, falls diese zuvor manuell eingegeben wurden.
• Die Werte gelten immer nur für das einzelne Projekt. Die vorhandenen untergeordneten Teilprojekte werden nicht berücksichtigt (keine Verdichtung über die Projektstruktur).

Übertragsfunktionen

Information

• Es besteht die Möglichkeit, die Werte bestimmter Spalten automatisch in die anderen Spalten zu übernehmen.
  • Hierzu den gewünschten Pfeil über der gewünschten Spalte betätigen.
• Wenn man den Mauszeiger über den gewünschten Pfeil bewegt, erscheint ein Tooltip, der Angaben zu Quell- und Zielspalte enthält.

Ampeln

Information

• Links der Überschriftenspalte visualisieren Ampeldreiecke pro Zeile die Abweichung zwischen Budget-Werten und den berechneten Kosten- bzw. Aufwands-Werten.
• Die Ampeln erscheinen nur, wenn Budget-Werte vorhanden sind.
• Das Referenzfeld für die Ampel ist %-Abw.-Feld in der jeweiligen Zeile.
  • Grüne Ampel: Kosten-Gesamt sind niedriger als Budget
  • Gelbe Ampel: Kosten/Aufwands-Überschreitung bis 5%
  • Rote Ampel: Kosten/Aufwands-Überschreitung über 5%
• Die %-Abw.-Werte referenzieren die absoluten Werte in der Spalte Abweichung.
  • Die absoluten Abweichungswerte berechnen sich
    • bei Kosten auf der Projektebene aus:
      • Gesamt (o.TP) - Budget (o.TP) (Projekt ohne Teilprojekte) oder
      • Gesamt - Budget (Projekt mit Teilprojekten)
    • bei Kosten in den Jahresscheiben aus:
      • Gesamt (o.TP) - Budget (o.TP) (Projekt ohne Teilprojekte) oder
      • Gesamt - Budget (Projekt mit Teilprojekten)
    • bei Aufwand auf der Projektebene aus:
      • Gesamt (o.TP) - Budget (o.TP) (Projekt ohne Teilprojekte) oder
      • Gesamt - Budget (Projekt mit Teilprojekten)
    • bei Aufwand in den Jahresscheiben aus:
      • Gesamt (o.TP) - Budget (o.TP) (Projekt ohne Teilprojekte) oder
      • Gesamt - Budget (Projekt mit Teilprojekten)

Block Aufwände

Information

• Der Aufbau und die Bearbeitungsmöglichkeiten sind mit denen im Block Kosten identisch.

Block Nutzen und Erlöse

Auf der vertikalen Ebene sind im Block Nutzen und Erlöse folgende Ebenen vorhanden:

• Projekt-Gesamt-Ebene
• Jahresscheiben-Ebene

Verdichtung

• Die Werte der einzelnen Jahresscheiben werden auf die Projekt-Gesamt-Ebene summiert.

Hinweis

• Sind im Projekt noch keine Erlöse und kein Nutzen erfasst, wird die Jahresscheibenebene nicht angezeigt.

Auf der horizontalen Ebene sind im Block Nutzen und Erlöse folgende Spaltengruppen vorhanden:

• Nutzen-Spaltengruppe (Geplant (o.TP), Erreicht (o.TP), Result. (o.TP), Abw. Kosten (o.TP) / Geplant, Erreicht, Resultierend, Abw. Kosten)
  • Die Nutzen-Werte werden automatisch aus dem Bereich Key Performance Indicator aus dem Modul Projektsteckbrief (Ideensteckbrief bzw. Vorhabensteckbrief) übertragen.
• Erlös-Spaltengruppe (Ist (o.TP), Rest (o.TP), Gesamt (o.TP), Abw. Kosten (o.TP) / Ist, Rest, Gesamt, Abw. Kosten)
  • Erlöse werden aus den Belastungen der Ressourcen mit der Ressourcenart = 8 berechnet.

Budgetdaten-Migration beim Update auf Venus-Versionen

Achtung

• Der Bearbeitung von Kosten- und Budget-Daten in Versionen bis DB 39.5.0 und ab DB 39.5.0 (Venus) liegen unterschiedliche Datenmodelle zugrunde. Daher muss beim Update auf DB 39.5.x Folgendes beachtet werden:
  • Da in den Versionen bis DB 39.5.0 bei Projekt-Aufwandsbudget-Werten keine Aufteilung in Kostenartengruppen sondern nur ein Gesamt-Wert vorhanden ist, wird dieser in der Version ab 39.5.0 in die Spalte Budget (o. TP) der Kostenartengruppe Interner Aufwand migriert.
  • Beim Migrieren werden nur genehmigte Jahreswerte übertragen und auf das Projekt verdichtet. Die nicht genehmigten Jahreswerte werden nicht berücksichtigt.
  • Da Nutzen- und Erlöswerte in Versionen bis 39.5.0 in strukturierten Projekten nur pro Projekt existieren und nicht verdichtetet werden, werden sie in die entsprechenden Felder (o. TP -Felder) in 39.5.x übertragen und anschließend in Versionen ab DB 39.5.0 auf die Struktur-Felder verdichtet.
  • Ab DB 39.5.0 wird in den Statusberichten die aktuelle Projektstruktur dargestellt, die angezeigten Daten sind jedoch die der Struktur, die zu dem Zeitpunkt der Erstellung des Statusberichts gültig war. Das bedeutet: Wurde nachträglich ein Projekt aus der Struktur gelöst, wird es zwar in allen Statusberichten, die bis dato erstellt wurden, nicht angezeigt, seine Werte jedoch schon.

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Siehe auch: Tutorial: Budgetierung mit PLANTA project , Budget- und Kostenplanung