Kosten, Budget, Nutzen und Erlöse in PLANTA project Ab DB 39.5.0

Beschreibung für Versionen < DB 39.5.0

Basisdaten-Erfassung

Informationen

• Damit Kosten, Erlöse und Budgets in PLANTA project geplant und berechnet werden, müssen verschiedene Kosten-Basisdaten (Stammdaten) in der PLANTA-Software im Vorwege erfasst werden (zusätzlich zu den allgemeinen Stammdaten, wie z.B. Personen, Benutzer, Ressourcen, die grundsätzlich für den Betrieb der Software notwendig sind, etc.).
• Zu Kosten-Stammdaten zählen:
  • Umrechnungsfaktoren
  • Kostenarten
  • Kostenartengruppen
  • Kostenstellen
  • Kosten- und Erlösressourcen

Details

• Umrechnungsfaktoren sind für die eigentliche Berechnung der Kosten und Erlöse notwendig. Damit werden die Ressourcen-Aufwände (Belastungen) in monetäre Werte umgerechnet.
  • Umrechnungsfaktoren werden im Modul Umrechnungsfaktoren erfasst und
  • den Ressourcen im Modul Ressourcendatenblatt oder/und Kostenarten im Modul Kostenarten zugewiesen.
    • Die im Ressourcendatenblatt oder Kostenarten eingetragenen Umrechnungsfaktoren der Ressourcen werden unmittelbar für die Berechnung der Kosten während der Terminrechnung herangezogen (vorausgesetzt die entsprechenden Ressourcen sind im Projekt eingeplant).
    • Bitte beachten: Sind für eine Ressource ein Umrechnungsfaktor direkt auf der Ressource und einer auf der Kostenart der Ressource eingetragen, wirken beide Umrechnungsfaktoren bei der Berechnung der Kosten additiv. Siehe auch Abschnitt "Berechnung (Kosten und Erlöse)".
• Kostenarten dienen der Gruppierung der Kosten zwecks übersichtlicher Darstellung in Planungs- und Auswertungsmodulen.
  • Kostenarten werden im Modul Kostenarten erfasst und
  • den Ressourcen im Modul Ressourcendatenblatt zugewiesen.
    • Die im Modul Ressourcendatenblatt eingetragene Kostenart ist eine Default-Kostenart der Ressource. Sie wird bei der Zuordnung der Ressource zu einem Vorgang in den Ressourcenzuordnungs-Datensatz übernommen, kann jedoch auf der Ressourcenzuordnung geändert werden. Somit kann die Kostenart auf der Ressourcenzuordnung von der Default-Kostenart der Ressource abweichen.
    • Die Kostenart der Ressourcenzuordnung (Achtung: nicht die Default-Kostenart der Ressource) wird bei der Erzeugung der Belastungsdatensätze von Terminrechnung auf die einzelnen Belastungsdatensätze geschrieben. Diese kann hier jedoch ebenfalls geändert werden. Und diese Kostenart auf der Belastung ist diejenige, die für die Berechnung und Aufteilung der Kosten (die die entsprechende Ressource verursacht) in die Kostenartengruppen im Modul Budget herangezogen wird.
• Kostenartengruppen werden zusätzlich benötigt, um Kostenarten in größere Gruppen zusammenzufassen. In PLANTA project-Standard erfolgt die Budget-, Kosten- und Aufwandsplanung und -auswertung in vielen Anwendungsmodulen (z.B. im Modul Budget) auf Basis der Kostenartengruppen. Kostenartengruppen werden
  • im Modul Kostenartengruppen angelegt und
  • im Modul Kostenarten Kostenarten zugeordnet.
• Kostenstellen sind zwar weder zur Berechnung noch zur Darstellung der Kosten notwendig, werden jedoch bei den Kostenauswertungen verwendet (siehe Kapitel Reporting) sowie bei der Rechtesteuerung. Kostenstellen werden
  • im Modul Kostenstellen angelegt und
  • im Modul Ressourcendatenblatt Ressourcen oder in den jeweiligen Steckbrief-Modulen (Projektsteckbrief, Vorhabensteckbrief, Ideensteckbrief, Programmsteckbrief) Planungsobjekten zugeordnet.
• Kosten- und Erlösressourcen sind Ressourcen zur ausschließlichen Kostenplanung bzw. Erlösplanung
  • Kosten- und Erlösressourcen sind Ressourcen, welche nicht zur Kapazitätsplanung, sondern ausschließlich zur Zuordnung von Kosten oder Erlösen zum Vorgang dienen. Mit ihnen lassen sich Kosten, z.B. Materialkosten, Miete, Fremdleistungen oder Erlöse, z.B. Umsatzerlöse erfassen und zuordnen.

Planung

• Kosten und Erlöse
  • In PLANTA project wird zwischen den ursprünglich geplanten Kosten (Kosten-Soll), den tatsächlichen Kosten (Kosten-Ist) und den restlichen Kosten (Kosten-Rest) unterschieden.
  • Für die Planung und Steuerung der Kosten stehen zwei Module zur Verfügung: Terminplan und Budget, wobei jedes der Module eine grundsätzlich unterschiedliche Darstellung der Kosten bietet.
    • Im Modul Terminplan werden Kosten nach Projektstruktur dargestellt, also pro Ebene: Projekt, Vorgang, Ressourcenzuordnung, Belastung.
    • Im Modul Budget werden Kosten aufgeteilt nach Kostenartengruppen dargestellt.
  • Bei der Planung von Kosten und Erlösen kann zwischen zwei Optionen gewählt werden: automatisch oder manuell. Die Wahl der Optionen ist über die Einstellung eines Modellparameters steuerbar. Im PLANTA-Standard ist die automatische Kostenberechnung voreingestellt.
    • Automatische Option: Hierbei werden im Modul Terminplan Ressourcen und deren Aufwände geplant. Ressourcen wiederum verfügen (in Stammdaten definiert) über Umrechnungsfaktoren für die monetäre Umrechnung der Aufwände. Berechnet man im Modul Terminplan den Terminplan eines Projekts, werden die auf Ressourcen geplanten Aufwände auf Basis der Umrechnungsfaktoren in Kosten umgerechnet und anschließend in den Modulen Terminplan und Budget angezeigt. Siehe den Abschnitt Berechnung.
      • Neben Personenressourcen, deren Kosten über die geplanten Aufwände umgerechnet werden, bietet PLANTA project auch spezielle Kosten- und Erlösressourcen an, die zum direkten Erfassen der Kosten oder Erlöse auf den Vorgängen benutzt werden können. Da solche Ressourcen immer den Umrechnungsfaktor 1 haben, sind die auf diesen Ressourcen vergebenen Aufwände gleichzeitig deren Kosten bzw. deren Erlöse.
    • Manuelle Option: Die Erfassung der Kosten (Kosten-Soll) sowie deren Anpassung beim Fortschreiten des Projekts (Kosten-Rest) erfolgen manuell im Modul Budget.
  • Tatsächliche Kosten und Erlöse
    • Bei der automatischen Option ergeben sich die tatsächlichen Kosten und Erlöse aus den Arbeitszeit-Rückmeldungen der Personenressourcen im Modul Zeiterfassung, die ebenfalls mit Hilfe von Umrechnungsfaktoren monetär umgerechnet werden. Für Kosten- und Erlösressourcen, die keine Arbeitszeit-Rückmeldungen aufweisen können, stehen spezielle Module zur Verfügung (Kosten buchen und Erlöse buchen), in denen die tatsächliche Belastung der Kosten- bzw. Erlösressourcen manuell erfasst wird, die ebenfalls mit dem Umrechnungsfaktor 1 in Kosten bzw. Erlöse umgewandelt wird.
    • Bei der manuellen Option werden alle tatsächlichen Kosten und Erlöse im Modul Budget manuell erfasst.
• Budget
  • Budget wird ausschließlich manuell im Modul Budget geplant. Da im Modul Budget auch Kosten angezeigt werden, können diese als Basis für die Planung des Budgets herangezogen werden. Beim Budget unterscheidet man zwischen beantragten und genehmigten Werten.
• Nutzen
  • Im Projektsteckbrief werden jahresweise sowohl geplante als auch tatsächliche (erreichte) Nutzen-Werte manuell erfasst. Diese werden auch im Modul Budget angezeigt, in dem zusätzlich auch der über alle Jahre summierte Wert ausgegeben wird.

Hinweise

• Die %-Verteilung der Budgets und Kosten im Projektsteckbrief auf Kostenstellen (DT819 Projekt/Kostenstelle) ist nicht Bestandteil der eigentlichen Kosten- und Budgetplanung. Sie dient in erster Linie der Kostenverteilung beim Export an ERP-Systeme.
• Die %-Verteilung der Budgets und Kosten im Projektsteckbrief auf Systeme (DT816 Projekt/Systeme) ist nicht Bestandteil der eigentlichen Kosten- und Budgetplanung.

Siehe auch: Tutorial: Budget-Planung

Berechnung

Voraussetzungen

• Damit Kosten in PLANTA project automatisch berechnet werden, müssen im Modul Modell und Modellparameter folgende Einstellungen vorgenommen werden:
  • Der Parameter manuelle Kostenerfassung soll deaktiviert sein
  • Der Parameter Terminplanberechnung mit Kosten soll auf "1" gesetzt sein

Information

• Sind die oben genannten Einstellungen getätigt, werden beim Berechnen des Terminplans eines Projekts (durch Betätigen des Berechnungs-Buttons in der Symbolleiste) oder bei der Neuplanung Kosten und Erlöse mitberechnet.
• Die Berechnung der Kosten und Erlöse erfolgt dabei auf Basis der eingeplanten Aufwände der Ressourcen und derer Umrechnungsfaktoren. Die berechneten Werte werden in die DT472 Belastung geschrieben und gespeichert. Die hier gespeicherten Werte sind Ausgangsbasis für die Verdichtung der Werte
  • zum einen auf die Ressourcenzuordnungs- (DT466), Vorgangs- (DT463) und Projektebene (DT461). Diese Verdichtung erfolgt beim Berechnen des Terminplans eines Projekts.
  • zum anderen in die Kostenarten und Kostenartengruppen DT281, DT861 und DT282. Diese Verdichtung übernimmt eine ander Mechanismus (Kostenrechnung und Budgetrechnung), der anschließend an die Berechnung des Terminplans anläuft oder sogar unabhängig von der Terminplanberechnung gesondert angestoßen werden kann. Hierzu siehe das Kapitel Überblick: Berechnung-und Verdichtungsmatrix.

Berechnung der Kostenwerte in der DT472 beim Berechnen des Terminplans

Verdichtung und Darstellung

Kosten und Erlöse

Informationen

• Die berechneten Kosten- und Erlöswerte aus der DT472 Belastung werden wie folgt verarbeitet:
  • im Modul Terminplan
    • Verdichtung
      • Die in DT472 berechneten Kosten- und Erlöswerte werden auf die Ressourcenzuordnung (DT466) verdichtet, daraus auf den Vorgang (DT463) und daraus auf das Projekt (DT461). Dabei werden Kosten und Erlöse in den DT472 und DT466 in den gleichen Spalten gespeichert (Kosten-Spalten), in den DT463 und DT461 werden sie in unterschiedlichen Spalten gespeichert (Kosten in Kosten-Spalten und Erlöse in Erlös-Spalten).
      • Zusätzlich werden Kosten- und Erlöswerte entlang der Projektstruktur verdichtet, von dem untersten Teilprojekt über weitere Teilprojekte auf die Hauptprojekt-Ebene.
    • Darstellung
      • auf Belastungs- und Ressourcenzuordnungs-Ebenen werden sowohl Kosten als auch Erlöse in den Kosten-Spalten dargestellt. Anhand der Ressourcen ist erkennbar, ob es sich um Kosten oder um Erlöse handelt.
      • auf Vorgangs- und Projekt-Ebenen werden nur Kosten dargestellt (sind aber defaultmäßig im F9 und müssen bei Bedarf eingeblendet werden). Erlöse (Erlös-Spalten) sind auf diesen Ebenen im Modul Terminplan standardmäßig nicht enthalten, können aber bei Bedarf per Customizing in das Modul aufgenommen werden.
  • im Modul Budget
    • Verdichtung
      • Die in DT472 berechneten Kostenwerte werden auf Basis der Kostenart der Belastungsdatensätze in die DT282 Projekt/Jahr/KoAGr auf die entsprechenden Kostenartengruppen mit dem Zeitbezug (Jahresscheiben) und daraus auf die Kostenartengruppen des Projekts verdichtet (DT281 Projekt/Kostenartengruppe) und zusätzlich auf den Gesamtwert im Projekt summiert.
        • Für die Verdichtung der Kosten in die Kostenartengruppen und deren Darstellung im Modul Budget ist die Kostenart der Belastungsdatensätze maßgeblich. Hierzu siehe auch Kostenarten anlegen und zuordnen.
      • Die in DT472 berechneten Erlöswerte werden mit dem Zeitbezug in DT861 verdichtet.
      • Zusätzlich werden Kostenwerte entlang der Projektstruktur verdichtet, von dem untersten Teilprojekt über weitere Teilprojekte auf die Hauptprojekt-Ebene.
    • Darstellung
      • Kosten und Erlöse werden getrennt voneinander dargestellt.
      • Sowohl Kosten als auch Erlöse haben eine Gesamt-Ebene (DT281 für Kosten und DT861 für Erlöse) und Jahresebene (DT282 für Kosten und DT861 für Erlöse).
        • Auf jeder dieser Ebenen werden Kosten pro Kostenartengruppe dargestellt, bei Erlösen gibt es keine Aufteilung in Kostenartengruppen.
      • Sowohl Kosten- als auch Erlös-Spalten sind im Modul Budget in doppelter Ausführung vorhanden: einmal für die Werte der einzelner Projekte und einmal für die Werte der Projektstruktur (Projekt + alle seine Unterprojekte).
        • An dem Vorhanden-/Nichtvorhandensein des Zusatzes ((o.TP) = ohne Teilprojekte) neben den Spaltenüberschriften ist erkennbar, ob es sich um die Werte des einzelnen Projekts oder um die Werte der ganzen Projektstruktur handelt.

Hinweise

• Im Normal-Fall stimmen die Projekt-Werte in DT461 und DT281/861 (also in Terminplan und Budget) überein.
• Weichen bestimmte Werte in DT461 von den entsprechenden Werten in DT281 ab, kann das folgende Ursachen haben:
  • Die Stammdaten wurden nicht korrekt erfasst oder geändert, z.B. wenn eine Kostenartengruppe deaktiviert wurde, nachdem für diese Kosten bereits gebucht wurden, die zugehörigen Kostenarten jedoch nicht umgehängt wurden.
  • Für eine oder mehrere eingeplante Ressourcen wird die Belastungskurve MAN inkorrekt verwendet. Weitere Informationen

Budget

Information

• Das Budget wird ausschließlich im Modul Budget erfasst.

Nutzen

Information

• Die Geplanter Nutzen und Erreichter Nutzen -Werte werden aus dem Modul Projektsteckbrief in das Modul Budget in den Bereich Nutzen und Erlöse verdichtet. Im Modul Budget können die Nutzen-Werte nicht bearbeitet werden.

Überblick: Berechnungs- und Verdichtungsmatrix

Information

• Nachfolgend finden Sie in der ersten Tabelle die Aufstellung der Verwendung verschiedener Berechnungsfunktionen, die über die entsprechenden Modulschaltflächen oder Menüpunkte in verschiedenen Anwendungsmodulen ausgelöst werden können. In der zweiten Tabelle werden die Berechnungsfunktionen näher erläutert.

Modul	Schaltfläche/Menüpunkt	Terminrechnung inkl. Berechnung Kosten/Erlöse	Kostenrechnung (Verdichtung)	Budgetrechnung	Berechnung Risiken u. Chancen	Sonstiges
Terminplan (Projekt)	Button in der Symbolleiste oder Menüpunkt Bearbeiten Terminplan berechnen	+	+	-	+
Terminplan (Programm)	Button in der Symbolleiste oder Menüpunkt Bearbeiten Terminplan berechnen	+	+	-	+
Budget (Projekt)	Neu berechnen	+	+	+	-
Budget (Programm)	Neu berechnen	+	+ Ausgenommen Erlöse und Nutzen	+	-
Status (Projekt)	Baseline erstellen Statusbericht erstellen Abschlussbericht erstellen	+	+	+	+
Status (Programm)	Baseline erstellen Statusbericht erstellen Abschlussbericht erstellen	+	-	+	+
Budget (Portfolio)	Portfolio aktualisieren	-	+	+	+
Portfolio-Zeitraum bearbeiten	Portfolio aktualisieren	-	+	+	+
Status (Portfolio)	Statusbericht erstellen					Verdichtung Projekt-Statusberichte
Neuplanung	Neuplanung Neuplanung inkl. Portfolios	+ +	+ + auf PF-Jahresscheiben	+ +	+ +

Erläuterungen zu den einzelnen Berechnungsarten:

Berechnungsart	Variante	Untervariante	Komponente	Berechnung
Terminrechnung
	Modellparameter manuelle Kostenerfassung =			Nur Termine
	Modellparameter manuelle Kostenerfassung =
		Modellparameter Terminplanberechnung mit Kosten = 0		Termine und Kapazitäten (Belastungen)
		Modellparameter Terminplanberechnung mit Kosten = 1		Termine, Kapazitäten (Belastungen) und Kosten Kostenberechnung, die in diesem Fall stattfindet und die Bestandteil der Terminrechnung ist, ist nicht zu verwechseln mit der weiter unten beschriebenen eigenständigen Kostenrechnung. Bei der Kostenberechnung handelt es sich um die Ermittlung der Kosten und Erlöse auf Basis der geplanten Aufwände und der Umrechnungsfaktoren im Rahmen der Terminrechnung auf der Belastungsebene (DT472) und die anschließende Verdichtung der Kosten entlang der Projektebenen auf die Ressourcenzuordnungs- (DT466), Vorgangs- (DT463) und die Projektebene (DT461) Bei der Kostenrechnung handelt es sich um die Verdichtung der bei der Terminrechnung ermittelten Kosten auf die Kostenartengruppen
Kostenrechnung
	manuelle Kostenerfassung =		Projekt/Programm Portfolio	Verdichtung der Kosten von Kostenartengruppen pro Jahr (DT282) und anschließend auf Kostenartengruppen pro Projekt und Projekt-Gesamt (DT281) sowie von Teilprojekten auf übergeordnete Projekte Verdichtung der Kosten von Projekt-Kostenartengruppen pro Jahr (DT282) auf Portfolio-Kostenartengruppen pro Jahr (DT283)
	manuelle Kostenerfassung =		Projekt/Programm Portfolio	Verdichtung der Kosten von den einzelnen Belastungdatensätzen der Ressourcen (DT472) auf Kostenartengruppen pro Jahr (DT282) und anschließend auf Kostenartengruppen pro Projekt und Projekt-Gesamt (DT281) sowie von Teilprojekten auf übergeordnete Projekte Verdichtung der Erlöse von den einzelnen Belastungdatensätzen der Ressourcen (DT472) auf Jahre (DT861) Verdichtung der Nutzen-Werte von den einzelnen KPIs pro Jahr (DT871) auf Jahre des Projekts (DT861) Verdichtung der Kosten von Projekt-Kostenartengruppen pro Jahr (DT282) auf Portfolio-Kostenartengruppen pro Jahr (DT283)
Budgetrechnung			Projekt/Programm Portfolio	Verdichtung der Budgets von Kostenartengruppen pro Jahr (DT282) auf Kostenartengruppen pro Projekt und Projekt-Gesamt (DT281) sowie von Teilprojekten auf übergeordnete Projekte Verdichtung der Budgets von Projekt-Kostenartengruppen pro Jahr (DT282) auf Portfolio-Kostenartengruppen pro Jahr (DT283)

Berichte und Auswertungen

Informationen

• Die Auswertungsmodule für Budget, Kosten und Erlöse sind zugänglich über
  • das Panel Kostenübersichten und
  • die Module Kostenberichte und Aufwandsberichte.
• Einige Auswertungen sind ebenfalls im Modul Infoboard enthalten.