Zeiterfassung MOD009ABV Ab DB 39.5.14

(Zeiterfassung unter Skala / mit Kommentar / mit Soll-Arbeitszeit)

Zu weiteren Zeiterfassungsvarianten

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Informationen

• In Modul Zeiterfassung
  • kann der angemeldete Mitarbeiter
    • seine Arbeitszeiten/Arbeitsstunden erfassen
    • Prognosen der Rest-Aufwände erfassen und versenden
    • die erfassten Arbeitszeiten/Arbeitsstunden löschen (Stornobuchungen vornehmen)

Stopp

• Unter der Skala wirkt der in der @G150 vorbelegte Kalender. Dieser kann, muss aber nicht mit dem Projekt-, Vorgangs- oder Ressourcenkalender übereinstimmen.
  • Ist der in der Variable @G150 angegebene Kalender zu kurz, wird das Modul Zeiterfassung komplett leer angezeigt. Der entsprechende Kalender kann im Modul Kalender angepasst werden.

Details Summenbereiche

• Im obersten Bereich des Moduls werden zwei Summenbereiche angezeigt
  • Soll-Arbeitszeit
    • Für jeden Tag des definierten Zeitraums wird unter der Skala die Anzahl der Soll-Arbeitsstunden angezeigt. Neben der Überschrift wird zusätzlich der summierte Soll-Wochenwert angezeigt.
  • Arbeitszeit
    • Für jeden Tag der Woche wird unter der Skala die summierte Anzahl der erfassten Arbeitsstunden angezeigt. Neben der Überschrift wird zusätzlich der summierte Ist-Wochenwert angezeigt.
    • Zusätzlich ist hier eine Ampelfunktion geschaltet, die anhand der erfassten Arbeitsstunden anzeigt, ob die Soll-Arbeitszeit überschritten (rot), unterschritten (gelb) wurde oder ob der Soll- und der Ist-Wert gleich sind (keine farbliche Hervorhebung).
      • Ist die Funktion Soll-Arbeitszeit aktiviert, die Soll-Arbeitszeitwerte für eine Ressource jedoch nicht festgelegt sind, ist die Ampel für diese Ressource immer rot.

Details Projektbereich

• Die im Modul aufgelisteten Projekte werden gruppiert in folgenden Gruppen angezeigt:
  • Zeiterfassung nur bis Ende aktueller Woche
    • Hier werden Projekte angezeigt, bei denen der Parameter Buchungsart im Modul Projektsteckbrief auf "Ist-Buchungen bis Ende aktueller Woche" eingestellt ist.
    • In dieser Gruppe können Ist-Stunden bis zum letzten Tag der aktuellen Woche erfasst werden.
  • Zeiterfassung auch in die Zukunft
    • Hier werden Projekte angezeigt, bei denen der Parameter Buchungsart im Modul Projektsteckbrief "Ist-Buchungen auch in die Zukunft" eingestellt ist.
    • In dieser Gruppe ist die Erfassung der Arbeitszeiten in die Zukunft möglich.
  • Meine Zeiterfassungs-Favoriten
    • Hier werden Vorgänge mit den entsprechenden Projekten angezeigt, die zuvor in einer der beiden oben genannten Gruppen als Favorit gekennzeichnet wurden (Favoriten-Stern aktiviert).
    • Werden Vorgänge als Favoriten in der Gruppe Meine Zeiterfassungs-Favoriten aufgelistet, werden sie nicht mehr in den beiden oben genannten Gruppen angezeigt.
    • Zusammenfassend bedeutet das, dass die Aufteilung in die oberen zwei Gruppen nach einem festem Projektkriterium erfolgt, das für jedes Projekt festgelegt wird, während die dritte Gruppe fakultativ ist und nur dann angezeigt wird, wenn die Vorgänge die Eigenschaft "Favorit" bekommen haben, die nur in diesem Modul gilt.
  • Nicht bebuchbare Objekte (ausgewählte Woche)
    • In dieser Gruppe erscheinen Vorgänge (mit den entsprechenden Projekten), die bereits beendet oder gesperrt oder deren Projekte "inaktiv" gesetzt wurden, die jedoch in der ausgewählten Woche Ist-Buchungen aufweisen. Die Anzeige ist für die Nachvollziehbarkeit der Daten notwendig. Hierzu siehe auch den Eintrag unter Achtung.

Achtung

• Im Modul werden nur Projekte bzw. Vorgänge angezeigt, die
  • nicht gesperrt sind (z. B. durch den Parameter Gesperrt im Projektsteckbrief bzw. durch den Parameter Vorgang gesperrt im Terminplan)
  • nicht beendet sind (Ist-Ende für Projekt und Vorgang nicht gefüllt)
  • nicht erledigt sind (die Checkbox Erledigt im Modul Zeiterfassung ist nicht deaktiviert)
  • das entsprechende Projekt aktiv ist
• Ausnahmen: gesperrte, beendete, erledigte Vorgänge werden im Modul angezeigt, wenn sie bereits Buchungen in der ausgewählten Woche aufweisen. Hierzu siehe Gruppe Nicht bebuchbare Objekte (ausgewählte Woche).

• Erzwingt man die Anzeige von gesperrten Projekten bzw. Vorgängen und versucht, Arbeitsstunden zu erfassen, wird die Meldung Projekt/Vorgang gesperrt oder Zeiterfassungs-Zeitraum ungültig ausgegeben.

Details Sichten

• Im Modul Zeiterfassung kann zwischen einer Wochensicht und einer Tagessicht gewechselt werden.
  • Hierzu links oben in der Wochensicht auf die Schaltfläche bzw. in der Tagessicht auf die Schaltfläche klicken.
  • Defaultmäßig wird die Wochensicht angezeigt.
  • In der Tagessicht wird defaultmäßig der heutige Tag angezeigt. Befindet man sich in einer anderen Kalenderwoche, wird der Montag dieser Woche angezeigt.

Arbeitsstunden auf Projekte/Vorgänge erfassen, in die man eingeplant ist

Information

• Wurden noch keine Arbeitsstunden erfasst, werden im Modul Zeiterfassung initial nur Projekte angezeigt, in die der Mitarbeiter direkt eingeplant ist.
• Es besteht jedoch die Möglichkeit über die Schaltfläche Weitere Projekte/Vorgänge hinzufügen Projekte ins Modul Zeiterfassung hinzuzufügen, in die man nicht direkt eingeplant ist. Wurden solche Projekte einmal hinzugefügt und wurden Stunden auf diese erfasst, werden diese Projekte bei jedem weiterem Aufruf des Moduls Zeiterfassung mitangezeigt.

Vorgehensweise

• Im linken Fenster das gewünschte Projekt und den gewünschten Vorgang aufklappen. Für alle Tage der Woche sind defaultmäßig leere Belastungsdatensätze vorhanden.
• Im rechten Fenster unter der Skala in der Zeile des gewünschten Wochentags unterhalb des gewünschten Datums klicken.
• Die Stundenzahl eintragen.
  • Unmittelbar nach dem Eintragen der Ist-Stunden aktualisiert sich automatisch der Rest-Wert, so dass man sieht, wie viele von den geplanten Stunden noch verbleiben.
• Links im Datensatz des gewünschten Tags den Kommentar eintragen.
• Speichern.
• Auf die gleiche Weise für alle gewünschten Tage Stunden und Kommentare eintragen.

Im Kalender blättern

• Im rechten Fenster kann in eine andere Woche geblättert werden.
  • über die Pfeil-Schaltflächen im rechten Fenster oder
  • durch Auswahl der jeweiligen Kalenderwoche in der Datumslistbox
• Damit können Ist-Stunden auch auf Vorgänge gebucht werden, die nicht in der aktuellen Woche sondern in den Vorwochen geplant waren.
• Es kann über den Abrechnungsstichtag hinaus zurückgeblättert werden. Die Erfassung der Stunden vor dem Abrechnungsstichtag ist jedoch nicht möglich. Versucht ein Benutzer dennoch, Stunden vor dem Abrechnungsstichtag zu erfassen, erfolgt der Hinweis Erfassung nicht möglich: Datum liegt vor dem Stichtag.

Hinweis

• Die Im Kalender blättern -Funktion greift auf den in der @G150 vorbelegten Kalender. Dieser kann, muss aber nicht mit dem Projekt-, Vorgangs- oder Ressourcenkalender übereinstimmen.

Arbeitsstunden auf weitere Projekte/Vorgänge erfassen

Vorgehensweise

• Die Schaltfläche Weitere Projekte/Vorgänge für Zeiterfassung hinzufügen betätigen.
  • Das Dialogmodul Projekte und Vorgänge für Zeiterfassung hinzufügen wird geöffnet.
  • Aus den entsprechenden Listboxen das gewünschte Projekt und den gewünschten Vorgang auswählen und die Schaltfläche Übernehmen betätigen.
    • Das ausgewählte Projekt und der ausgewählte Vorgang werden in die entsprechende Gruppe des Moduls Zeiterfassung eingefügt. Die Erfassung der Arbeitszeit kann hier wie oben beschrieben erfolgen.

Zukünftige Arbeitsstunden (Urlaub, Krankheit etc.) erfassen

Information

• Das Vorhandensein von Projekten, für die der Parameter Buchungsart = 1 Ist-Buchungen auch in die Zukunft (Gemeinkosten) eingestellt ist (dies sind in der Praxis meistens Gemeinkostenprojekte), mit den entsprechenden Vorgängen (z.B. Urlaub) ist Voraussetzung für die Erfassung von zukünftigen Stunden.

Vorgehensweise

• Durch Betätigen der Pfeil-Schaltfläche auf die Woche vorspringen, für die Gemeinkosten erfasst werden sollen.
• In der Gruppe Zeiterfassung auch in die Zukunft werden Gemeinkostenprojekte mit den dazugehörigen Vorgängen angezeigt, in die die Ressource des angemeldeten Mitarbeiters eingeplant ist.
• Die Vorgehensweise zum Erfassen der Stunden ist dieselbe wie im Abschnitt "Arbeitsstunden auf Projekte/Vorgänge erfassen, in die man eingeplant ist" .

Hinweis

• Ist die Ressource des Mitarbeiters nicht in ein Gemeinkostenprojekt direkt eingeplant, darf jedoch auf dieses Zeiterfassung vornehmen, wird das Projekt nicht sofort in der Gruppe Zeiterfassung auch in die Zukunft gelistet, sondern muss erst über das Modul Projekte und Vorgänge für Zeiterfassung hinzufügen ins Zeiterfassungsmodul eingefügt werden. Hierzu siehe den Abschnitt "Arbeitsstunden auf weitere Projekte/Vorgänge erfassen".

Prognose der Rest-Aufwände versenden

Information

• Für den Fall, dass ein Mitarbeiter beim Erledigen der für ihn geplanten Tätigkeiten feststellt, dass höhere Aufwände als geplant notwendig sind, besteht die Möglichkeit, diese an den zuständigen Projektmanager in Form einer Rest-Aufwands-Prognose zu melden.

Vorgehensweise

• Im Kopfbereich des Moduls Zeiterfassung die Schaltfläche Prognose versenden betätigen.
• Das Modul Prognosen versenden wird geöffnet.
• In der Zeile des gewünschten Vorgangs im Feld Prognose den geschätzten Rest-Aufwand eintragen und speichern.
• Die Schaltfläche Prognose versenden in der Projektzeile betätigen.
• Das Modul Info versenden wird mit einer bereits automatisch erstellten Nachricht geöffnet.
• Die Nachricht enthält folgende Daten: den Absender, Ist-Werte der aktuellen Woche, Rest- und Prognose-Werte für den Aufwand sowie das voraussichtliche Erledigungsdatum, falls dieses gefüllt ist.
  • Als Empfänger wird automatisch der Projektmanager des Projekts eingetragen.
• Die Schaltfläche versenden betätigen. Die Nachricht wird automatisch per E-Mail an den Empfänger versandt.

Erfasste Arbeitsstunden löschen/ändern (Stornobuchungen)

Vorgehensweise

• Die gewünschten Stundenwerte direkt unter der Skala entweder korrigieren oder komplett löschen.

Hinweise

• Können die gebuchten Stunden nicht gelöscht oder geändert werden, kann es unter anderem daran liegen, dass die Buchung bereits zur Abrechnung übertragen wurde, in ein anderes System exportiert wurde etc. In diesem Fall ist es notwendig die Buchung zu stornieren und eine neue Buchung zu erfassen (Stornobuchung). Diese manuelle Stornierungsprozedur ist nur dann erforderlich, wenn die Funktion automatische Stornobuchungen deaktiviert ist. Ist sie aktiviert, was defaultmäßig der Fall ist, werden Stornobuchungen, falls sie notwendig sind, automatisch im Hintergrund ohne für den Anwender sichtbar zu sein, erfasst.

Zugewiesene Arbeit als "Erledigt" kennzeichnen

Information

• Es besteht die Möglichkeit Vorgänge, in die man eingeplant ist, als "Erledigt" zu kennzeichnen.
• Hierzu in der Zeile des gewünschten Vorgangs die Checkbox Erledigt aktivieren.
• Ist die Checkbox aktiviert, wird für die eigene Einplanung im betroffenen Vorgang automatisch der Ist-Endtermin gesetzt und
  • entweder verschwindet der Vorgang aus der Anzeige im Modul Zeiterfassung
  • oder er wird in die Kategorie Nicht bebuchbare Objekte (ausgewählte Woche) verschoben, falls auf diesen Vorgang bereits Buchungen in der ausgewählten Woche gemacht wurden.