Zeiterfassung MOD009ABV DB 39.5.13

(Zeiterfassung unter der Skala mit Kommentar / ohne Soll-Arbeitszeit)

Zu weiteren Zeiterfassungsvarianten

Informationen

• In Modul Zeiterfassung
  • kann der angemeldete Mitarbeiter
    • seine Arbeitszeiten/Arbeitsstunden erfassen
    • Prognosen der Rest-Aufwände erfassen und versenden
    • die erfassten Arbeitszeiten/Arbeitsstunden löschen (Stornobuchungen vornehmen)

Stopp

• Unter der Skala wirkt der in der @G150 vorbelegte Kalender. Dieser kann, muss aber nicht mit dem Projekt-, Vorgangs- oder Ressourcenkalender übereinstimmen.
  • Ist der in der Variable @G150 angegebene Kalender zu kurz, wird das Modul Zeiterfassung komplett leer angezeigt. Der entsprechende Kalender kann im Modul Kalender angepasst werden.

Details Summenbereich

• Im obersten Bereich des Moduls mit der Überschrift Gesamt Ist wird für jeden Tag der Woche unter der Skala die summierte Anzahl der erfassten Arbeitsstunden angezeigt. Neben der Überschrift wird zusätzlich der summierte Ist-Wochenwert angezeigt.

Details Projektbereich

• Die im Modul aufgelisteten Projekte werden gruppiert angezeigt:
  • Zeiterfassung nur bis Ende aktueller Woche : Hier werden Projekte angezeigt, bei denen der Parameter Buchungsart im Modul Projektsteckbrief auf "Ist-Buchungen bis Ende aktueller Woche" eingestellt ist.
    • In dieser Gruppe können Ist-Stunden bis zum letzten Tag der aktuellen Woche erfasst werden.
  • Zeiterfassung auch in die Zukunft: Hier werden Projekte angezeigt, bei denen der Parameter Buchungsart im Modul Projektsteckbrief "Ist-Buchungen auch in die Zukunft" eingestellt ist.
    • In dieser Gruppe ist die Erfassung der Arbeitszeiten in die Zukunft möglich.
  • Meine Zeiterfassungs-Favoriten: Hier werden Vorgänge mit den entsprechenden Projekten angezeigt, die zuvor in einer der beiden oben genannten Gruppen als Favorit gekennzeichnet wurden (Checkbox Favorit aktiviert).
    • Werden Vorgänge als Favoriten in der Gruppe Meine Zeiterfassungs-Favoriten aufgelistet, werden sie nicht mehr in den beiden oben genannten Gruppen angezeigt.
    • Zusammenfassend bedeutet das, dass die Aufteilung in die oberen zwei Gruppen nach einem festem Projektkriterium erfolgt, das für jedes Projekt festgelegt wird, während die dritte Gruppe fakultativ ist und nur dann angezeigt wird, wenn die Vorgänge die Eigenschaft "Favorit" bekommen haben, die nur in diesem Modul gilt.
  • Beendete Vorgänge der aktuellen Woche
    • In dieser Gruppe erscheinen Vorgänge (mit den entsprechenden Projekten), in die man eingeplant ist und die in der aktuellen Woche beendet wurden.

Achtung

• Im Modul werden nur Projekte bzw. Vorgänge angezeigt, die
  • nicht gesperrt sind (z. B. durch den Parameter Gesperrt im Projektsteckbrief bzw. durch den Parameter Vorgang gesperrt im Terminplan)
  • nicht beendet sind (Ist-Ende für Projekt und Vorgang nicht gefüllt)
  • nicht erledigt sind (die Checkbox Erledigt im Modul Zeiterfassung ist nicht deaktiviert)
  • das entsprechende Projekt aktiv ist
• Ausnahmen: gesperrte, beendete, erledigte Vorgänge werden im Modul angezeigt, wenn sie bereits Buchungen in der ausgewählten Woche aufweisen. Hierzu siehe Gruppe Nicht bebuchbare Objekte (ausgewählte Woche).

• Erzwingt man die Anzeige von gesperrten Projekten bzw. Vorgängen und versucht, Arbeitsstunden zu erfassen, wird die Meldung Projekt/Vorgang gesperrt oder Zeiterfassungs-Zeitraum ungültig ausgegeben.

Modulvarianten

Basis	Arbeitszeit kann erfasst werden. Die erfasste Arbeitszeit gelöscht oder korrigiert werden. Prognosen der Rest-Aufwände können erfasst und versendet werden.
Ohne Prognose	Dasselbe wie in der Basis-Modulvariante, jedoch ohne Prognose-Felder und -Schaltflächen.
Mit Request-Prozessschritten	Falls bestimmte Vorgänge die Zuordnung von Request-Prozessschritten aufweisen, werden diese in der Modulvariante Mit Request-Prozessschritten angezeigt. Durch Klick auf die Bezeichnung des Prozessschritts wechselt man ins Modul Prozessschritt, in dem die Details eingesehen und bearbeitet werden können. Hinweise: Diese Modulvariante kann nur beim Einsatz des Bausteins Request verwendet werden. Die Erfassung der Arbeitszeit auf Prozessschritte ist zurzeit nicht möglich.

Arbeitsstunden auf Projekte/Vorgänge erfassen, in die man eingeplant ist

Information

• Wurden noch keine Arbeitsstunden erfasst, werden im Modul Zeiterfassung initial nur Projekte angezeigt, in die der Mitarbeiter direkt eingeplant ist.
• Es besteht jedoch die Möglichkeit über die Schaltfläche Weitere Projekte/Vorgänge hinzufügen Projekte ins Modul Zeiterfassung hinzufügen, in die man nicht direkt eingeplant ist. Wurden solche Projekte einmal hinzugefügt und auf diese Stunden erfasst, werden diese Projektebei jedem weiterem Aufruf des Moduls Zeiterfassung mitangezeigt.

Vorgehensweise

• Im linken Fenster das gewünschte Projekt und den gewünschten Vorgang aufklappen. Für alle Tage der Woche sind defaultmäßig leere Belastungsdatensätze vorhanden.
• Im rechten Fenster unter der Skala in der Zeile des gewünschten Wochentags unterhalb des gewünschten Datums klicken.
• Die Stundenzahl eintragen.
• Links im Datensatz des gewünschten Tags den Kommentar eintragen.
• Speichern.
• Auf die gleiche Weise für alle gewünschten Tage Stunden und Kommentare eintragen.

Im Kalender blättern

• Im rechten Fenster kann in eine andere Woche geblättert werden.
  • über die Pfeil-Schaltflächen im rechten Fenster oder
  • durch Auswahl der jeweiligen Kalenderwoche in der Datumslistbox
• Damit können Ist-Stunden auch auf Vorgänge gebucht werden, die nicht in der aktuellen Woche sondern in den Vorwochen geplant waren.
• Es kann über den Abrechnungsstichtag hinaus zurückgeblättert werden. Die Erfassung der Stunden vor dem Abrechnungsstichtag ist jedoch nicht möglich. Versucht ein Benutzer dennoch, Stunden vor dem Abrechnungsstichtag zu erfassen, erfolgt der Hinweis Erfassung nicht möglich: Datum liegt vor dem Stichtag.

Hinweis

• Die Im Kalender blättern -Funktion greift auf den in der @G150 vorbelegten Kalender. Dieser kann, muss aber nicht mit dem Projekt-, Vorgangs- oder Ressourcenkalender übereinstimmen.

Arbeitsstunden auf weitere Projekte/Vorgänge erfassen

Vorgehensweise

• Die Schaltfläche Weitere Projekte/Vorgänge für Zeiterfassung hinzufügen betätigen.
  • Das Dialogmodul Projekte und Vorgänge für Zeiterfassung hinzufügen wird geöffnet.
  • Aus den entsprechenden Listboxen das gewünschte Projekt und den gewünschten Vorgang auswählen und die Schaltfläche Übernehmen betätigen.
    • Das ausgewählte Projekt und der ausgewählte Vorgang werden in die entsprechende Gruppe des Moduls Zeiterfassung eingefügt. Die Erfassung der Arbeitszeit kann hier wie oben beschrieben erfolgen.

Zukünftige Arbeitsstunden (Urlaub, Krankheit etc.) erfassen

Information

• Das Vorhandensein von Projekten, für die der Parameter Buchungsart = 1 Ist-Buchungen auch in die Zukunft (Gemeinkosten) eingestellt ist (dies sind in der Praxis meistens Gemeinkostenprojekte), mit den entsprechenden Vorgängen (z.B. Urlaub) ist Voraussetzung für die Erfassung von zukünftigen Stunden.

Vorgehensweise

• Durch Betätigen der Pfeil-Schaltfläche auf die Woche vorspringen, für die Gemeinkosten erfasst werden sollen.
• In der Gruppe Zeiterfassung auch in die Zukunft werden Gemeinkostenprojekte mit den dazugehörigen Vorgängen angezeigt, in die die Ressource des angemeldeten Mitarbeiters eingeplant ist.
• Die Vorgehensweise zum Erfassen der Stunden ist dieselbe wie im Abschnitt "Arbeitsstunden auf Projekte/Vorgänge erfassen, in die man eingeplant ist" .

Hinweis

• Ist die Ressource des Mitarbeiters nicht in ein Gemeinkostenprojekt direkt eingeplant, darf jedoch auf dieses Zeiterfassung vornehmen, wird das Projekt nicht sofort in der Gruppe Zeiterfassung auch in die Zukunft gelistet, sondern muss erst über das Modul Projekte und Vorgänge für Zeiterfassung hinzufügen ins Zeiterfassungsmodul eingefügt werden. Hierzu siehe den Abschnitt "Arbeitsstunden auf weitere Projekte/Vorgänge erfassen".

Prognosen der Rest-Aufwände erfassen und versenden

Information

• Für den Fall, dass ein Mitarbeiter beim Erledigen der für ihn geplanten Tätigkeiten feststellt, dass höhere Aufwände als geplant notwendig sind, besteht die Möglichkeit, diese an den zuständigen Projektmanager in Form einer Rest-Aufwands-Prognose zu melden.

Vorgehensweise

• Im Modul Zeiterfassung in der Zeile des gewünschten Vorgangs im Feld Prognose den geschätzten Rest-Aufwand eintragen und speichern.
• Die Schaltfläche Prognose versenden in der Projektzeile (Schaltfläche mit einem Briefumschlag-Symbol) betätigen.
• Das Modul Info versenden wird mit einer bereits automatisch erstellten Nachricht geöffnet.
• Die Nachricht enthält folgende Daten: den Absender, Ist-Werte der aktuellen Woche, Rest- und Prognose-Werte für den Aufwand sowie das voraussichtliche Erledigungsdatum, falls dieses gefüllt ist.
  • Als Empfänger wird automatisch der Projektmanager des Projekts eingetragen.
• Die Schaltfläche versenden betätigen. Die Nachricht wird automatisch per E-Mail an den Empfänger versandt.

Erfasste Arbeitsstunden löschen/ändern (Stornobuchungen)

Vorgehensweise

• Die gewünschten Stundenwerte direkt unter der Skala entweder korrigieren oder komplett löschen.

Technische Details

• Da die Stornobuchungen genauso wie die normalen Buchungen in der DT472 gespeichert werden, besteht die Möglichkeit, diese in den individuellen Modulen mittels des Parameters Stornierte/Stornobuchung herauszufiltern, wenn man diese nicht sehen möchte.