Benutzer-Workflow

Einleitung

Ziel

• Im nachfolgenden Workflow sollen die Anwender mit Administrationsrechten erlernen, wie man den Mitarbeitern die Arbeit mit PLANTA-Software ermöglicht.

Information

• Damit die Mitarbeiter eines Unternehmens mit PLANTA-Software arbeiten können, müssen sie als Personen, Benutzer, Ressourcen und Mitglieder vom Administrator im Programm angelegt und definiert werden.
• Zur Erfassung und Verwaltung der Mitarbeiterdaten und Rechte steht in PLANTA das Panel Administration zur Verfügung, in dem alle notwendigen Module zusammengefasst sind.
  • Die Zugriffsrechte für diese Module sind im Standard sowohl in der Customizer-Rolle (P20) als auch für die Projektadministrator-Rolle (R49) und Multiprojektmanager-Rolle (R41) gegeben.
  • Für die Erfassung der Ressourcendaten werden zusätzlich Multiprojektmanagement-Rechte benötigt. Diese Berechtigung wird im Modul Benutzer und Rollen im Feld Objektberechtigungs-Bezeichnung vergeben.
  • Die Berechtigungen (Rollen und Rechte) lassen sich in PLANTA project abhängig von individuellen Unternehmensanforderungen verändern.

Hinweise

• Alle Übungen bauen auf den PLANTA-Demodaten auf. Diese müssen zuvor installiert sein.
• Die Stammdaten wie Rollen, Ressourcen, Benutzer, usw. sind in den Demodaten bereits eingerichtet. Wie die Stammdaten definiert werden, ist nicht Gegenstand dieses Tutorials (hierzu sehen Sie Stammdaten-Erfassung). Vielmehr geht es darum, den Mitarbeiter Zugriff auf PLANTA-Software zu ermöglichen und sie mit bestimmten Zugriffsrechten auszustatten.

Personen anlegen (R41)

Aufgabe

• Der neue Mitarbeiter, Herr Schulze, soll im PLANTA project als Person erfasst werden, damit er mit dem Programm arbeiten kann.

Information

• Personen gehören zu den Basiselementen in der PLANTA-Software.
• Sie sind notwendig, um den Mitarbeitern (Personen) weitere Attribute wie z. B. Benutzernamen zu vergeben oder sie als Ressourcen für die Einplanung in die Projekte zu definieren.

Vorgehensweise

• Login mit dem Benutzer R41.
• Den Link Administration im Benutzermenü auswählen.
  • Es öffnet sich das gleichnamige Panel mit dem Hauptmodul Personen.
• Im Modul Personen die Schaltfläche Neu betätigen.
  • Dadurch wird ein Personendatensatz angelegt, in dem die persönlichen Daten des neuen Mitarbeiters eingetragen werden können.
• Felder Name, Vorname und Kürzel ausfüllen.
  • Speichern.
• Ergebnis:

Hinweise

• Über die Buchstaben-Buttons können die Daten der Personen, deren Nachname mit dem entsprechenden Buchstaben anfangen, angezeigt werden.
• Über den Button Alles bekommt man eine Übersicht über alle schon angelegten Personen.
• Falls unter dem entsprechenden Buchstaben-Button einige Personen schon existieren, kann eine neue Person auch durch Klick mit der rechten Maustaste auf eine bereits existierende Person und Auswahl Einfügen Person angelegt werden.

Personenklassifizierungen anlegen

Aufgabe

• Herrn Schulze soll ein Benutzername vergeben werden, damit er sich im Programm anmelden kann
• Des Weiteren soll Herr Schulze
  • als Mitglied definiert werden, damit er in Projektteams aufgenommen werden kann und
  • als Ressource festgelegt werden, damit er in Projekte eingeplant werden kann und seine geleisteten Stunden auf die entsprechenden Projekte rückmelden kann.

Information

• Personenklassifizierungen sind Attribute der Personen.
• Für jede Person werden 3 Attribute vergeben: Benutzer, Mitglied und Personenressource.

Vorgehensweise

• Im Modul Personen im Datensatz von Herrn Schulze die Schaltfläche Personenklassifizierung anlegen betätigen und speichern.
  • Der Person Herr Schulze werden 3 Attribute ( Benutzer, Mitglied und Personenressource) mit dem entsprechenden Kürzel automatisch zugeordnet.
    • Das Kürzel für alle drei Attributte ist gleich dem Personenkürzel.
    • Für das Attribut Benutzer werden in Feldern Skin-Bezeichnung und Sprache automatisch das Standardskin und Sprache Deutsch eingetragen.

Eine Person als Ressource definieren

Aufgabe

• Beim Anlegen von Klassifizierungen wird Herrn Schulze zwar ein Ressourcenkürzel vergeben, doch dies ist nicht ausreichend, um ihn als Ressource in die Projekte einzuplanen. Es sind noch weitere Parameter notwendig.
• Herr Schulze soll als Ressource definiert werden.

Vorgehensweise

• Im Modul Personen im Ressourcendatensatz von Herrn Schulze die Schaltfläche Ressource anlegen betätigen.
• Dadurch wechselt man in das Modul Ressourcendatenblatt.
• Die Kopfdaten der Person werden aus dem Modul Personen in das Modul Ressourcendatenblatt übernommen. Folgende Muss-Daten müssen für Ressource definiert werden:
  • Ressourcenart
    • Den Ressourcen mit der Ressourcenart=1I oder 1E ( Interner Mitarbeiter und Externer Mitarbeiter) muss eine Person zugeordnet werden. Dafür aus der Listbox Person eine Person auswählen. Wurde eine Person nicht ausgewählt, erscheint nach dem Speichern die Meldung Person nicht ausgewählt.
    • Für die Ressourcen mit einer anderen Ressourcenart muss das Feld Ressourcenname unbedingt ausgefüllt werden. Wurde der Name nicht vergeben, erscheint die Meldung Muss-Eintrag nicht gesetzt, Speichern abgebrochen.
  • Start- und Endperiode werden beim Aufruf des Moduls automatisch auf den aktuellen Tag gesetzt. Sie ggf. anpassen.
  • Kostenstelle
  • Default-Kostenart
• Speichern.

• Weitere Angaben können zu einem späteren Punkt ergänzt werden.

Details

• Durch Klick auf die Schaltfläche Verfügbarkeit anzeigen wechselt man in das Modul Verfügbarkeit, in dem die Verfügbarkeit der Ressource pro Tag definiert wird.

Benutzerdaten definieren (R41)

Benutzerpasswort

Hinweise

• Der neu angelegte Benutzer, Herr Schulze, benötigt für die Anmeldung obligatorisch ein Passwort.
  • Beim Anlegen eines Benutzers wird ein leeres Default-Passwort in der Datenbank gespeichert.
  • Dieses muss bei der Erstanmeldung vom Benutzer sofort in das richtige Passwort umgewandelt werden, nur dann kann sich der Benutzer in das System einloggen.
  • Falls aus Sicherheitsgründen keine leere Passwörter erwünscht sind, kann der Administrator für jeden neuen Benutzer alternativ ein temporäres Passwort erzeugen, das bei der Erstanmeldung eingegeben wird und ebenfalls sofort vom Benutzer geändert werden muss.

Einem Benutzer Rollen zuordnen

Aufgabe

• Herr Schulze soll im Unternehmen X die Rolle des Projektmanagers für das Projekt Y übernehmen.
  • Hierzu muss Herrn Schulze in PLANTA project die Rolle des Projektmanagers zugeordnet werden.

Information

• Über die Rollenzuordnung werden einem Benutzer die Zugriffsrechte auf bestimmte Objekte (Module, Menüpunkte, die wiederum in Arbeitsgebiete gruppiert sind) vergeben.
• Jedem Benutzer müssen mindestens 2 Rollen zugeordnet werden: Die eine regelt den Zugriff auf die Menüpunkte und die andere oder die weiteren regeln den Zugriff auf die Module.
• Bei der Programmlieferung werden dem Kunden die von PLANTA definierten Standardrollen zur Verfügung gestellt. Diese können entsprechend den individuellen Unternehmensanforderungen im Modul Rollen geändert oder angepasst werden oder individulelle Rollen können angelegt werden.
• Weitere Informationen zu Rechte-Steuerung in PLANTA project.
• • Bitte lesen Sie diese Informationen sorgfältig durch, da die nachfolgenden Ausführungen das Verständnis der PLANTA Rollen- und Rechtekonzeptes voraussetzen.

Vorgehensweise

• Im Modul Benutzer und Rollen Klick mit der rechten Maustaste auf den Benutzer-Datensatz von Herrn Schulze bzw. dem Mitarbeiter, dem die Rollen zugeordnet werden sollen, und Auswahl Einfügen Rolle.
• Ein Rollendatensatz wird eingefügt.
  • Aus der Listbox im Feld Rolle die Rolle des Projektmanagers, im Standard 01100129 Projektmanagement, auswählen und speichern.

https://wiki.planta.de/pub/PLANTA_MARS_DE/BenutzerWorkflow/RolleZuordnen1.png

• • • Falls PLANTA-Standardrolle Projektmanager nicht den Anforderungen des Unternehmens X entspricht, kann der Benutzer mit Administrationsrechten eine individuelle Projektmanagerrolle anlegen.
  • Einen weiteren Rollen-Datensatz einfügen und eine der Standardrollen für Menüpunkte z.B. 01100192 R39 MP Gesamt aus der Listbox auswählen.
    • Die Zuordnung einer Menüpunkt-Rolle ist für jeden Benutzer obligatorisch. Ohne eine solche Rolle kann der Benutzer das Programm nicht starten. Beim Versuch sich mit einem Benutzer anzumelden, der keinen Zugriff auf Menüpunkte besitzt, erscheint die Meldung: IEmenu_send(): menuitems couldn't be fetched. Closing application. (See log file for further information)
• Speichern.

Exkurs: Rollen zusammenstellen

Vorgehensweise

• Im Panel Administration ins Modul Rollen und Berechtigungen wechseln.
  • Da PLANTA bei der Programmlieferung Standardrollen mitliefert, sind diese beim Aufruf des Moduls vorhanden.
• Klick mit der rechten Maustaste auf eine bereits bestehende Rolle und Auswahl des Befehls Einfügen Rolle.
• Die Bezeichnung für die neue Rolle im Feld Rollenbezeichnung vergeben und speichern.
• Dadurch wird im Feld Rolle automatisch eine Identnummer generiert.
  • Handelt es sich bei der neuen Rolle um eine Menüpunkt-Rolle, muss bei dieser Rolle die Checkbox Unsichtbar im Benutzermenü aktiviert werden.
• Der neuen Rolle Arbeitsgebiete zuordnen:
  • Über die rechte Maustaste Einfügen Arbeitsgebiet auswählen und das gewünschte Arbeitsgebiet aus der Listbox auswählen.
  • Speichern.
  • Zur Auswahl stehen Standardarbeitsgebiete.
  • Falls ein individuelles Arbeitsgebiet zugeordnet werden soll, muss dieses erst im Modul Arbeitsgebiete angelegt und definiert werden.
  • Die Vorgehensweise hierzu sehen Sie im Kapitel Exkurs: Arbeitsgebiete zusammenstellen.

Exkurs: Arbeitsgebiete zusammenstellen

Vorgehensweise

• Das Modul Arbeitsgebiete aufrufen.
• Es erscheint automatisch ein leerer Arbeitsgebiet-Datensatz.
• Im Feld Arbeitsgebietsbezeichnung den Namen für das neue Arbeitsgebiet vergeben.
• Nach Eingabebestätigung wird automatisch eine Nummer im Feld Arbeitsgebiet generiert.
• Dem Arbeitsgebiet Module zuordnen. Hierfür:
  • Rechtsklick auf den Arbeitsgebiet-Datensatz und Auswahl des Befehls Modul.
  • Der Modul-Datensatz wird eingefügt.
  • Die Nummer des gewünschte Moduls eintragen und speichern.
    • Auf dieselbe Weise dem Arbeitsgebiet weitere Module zuordnen.

Zugriff auf Menüpunkte einschränken

Aufgabe

• Der Multiprojektmanager des Unternehmens X ist der Meinung, dass Herr Schulze den Zugriff nicht auf alle, sondern nur auf bestimmte Menüpunkte bekommen soll und zwar auf die Menüpunkte der Menüs Daten, Ansicht und Bearbeiten. Er will den Menüpunktenzugriff für Herrn Schulze ändern.

Information

• Beim Öffnen des Moduls Menüpunkte im Panel Administration sieht man 2 Standard-Arbeitsgebiete für Menüpunkte.
• Um für Herrn Schulze den Zugriff auf Menüpunkte einzuschränken, muss ein individuelles Arbeitsgebiet angelegt und dieses einer individuellen Rolle zugeordnet werden.

Vorgehensweise

• Das Arbeitsgebiet R390 Gesamt mit Drag&Drop-Kopieren Datensätze kopieren .

• • Dabei wird automatisch ein neues Arbeitsgebiet angelegt und alle Datensätze (in diesem Fall Menüpunkte) aus dem Quell-Arbeitsgebiet in das neue Arbeitsgebiet kopiert.
• Den Namen dem neuen Arbeitsgebiet vergeben.

• Im neuen Arbeitsgebiet können die Menüpunkte je nach Anforderungen entfernt oder ausgeschaltet werden.
  • Es bestehen 2 Möglichkeiten zum Ausschalten von Menüpunkten.
    • Normale Menüpunkte
      • sind fest programmiert und können nicht aus dem Arbeitsgebiet entfernt werden.
        • Um solche Menüpunkte auszuschalten, im Feld Struktur eine 0 eintragen.
    • Menüpunkte zum Aufruf von Makros und Modulen (mit der Nummer 0001 gekennzeichnet),
      • können pro Arbeitsgebiet individuell angelegt und gelöscht oder wie normale Menüpunkte ausgeschaltet werden.
        • Um sie auszuschalten, im Feld Struktur eine 0 eintragen oder die Menüpunkte aus dem Arbeitsgebiet entfernen.
  • Also im Fall von Herrn Schulze für alle Menüpunkte bis auf die in den Menüs Daten, Ansicht und Bearbeiten im Feld Struktur eine 0 eintragen.

• Ins Modul Rollen und Berechtigungen wechseln und eine neue Rolle anlegen. Hierzu siehe den Abschnitt Exkurs: Rollen zusammenstellen.
  • Bei dieser Rolle die Checkbox Unsichtbar im Benutzermenü aktivieren.

• • Dieser Rolle das neue Arbeitsgebiet zuordnen. Die Arbeitsgebiet-Nummer muss in das Feld Arbeitsgebiet manuell eingetragen werden.
  • Speichern.

• Ins Modul Benutzer und Rollen wechseln und dem Benutzer Ralf Schulze die neue Rolle manuell zuordnen.
  • Die Rolle mit Standardmenüpunkten entfernen.

• Nachdem sich Herr Ralf Schulze wieder angemeldet hat, sieht er in seiner Symbolleiste nur die Menüs Daten, Ansicht und Bearbeiten mit den entsprechenden Menüpunkten.

Hinweis

• Auf die gleiche Weise kann man auch einzelne Menüpunkte innerhalb Menüs ausschalten.

Benutzer-Startup definieren (P20)

Aufgabe

• Wenn sich Herr Schulze in PLANTA project anmeldet, soll automatisch das Panel Multiprojektboard aufgerufen werden.

Information

• Hierzu muss dem Benutzer Herr Schulze das entsprechende Startup-Makro zuordnet werden.

Vorgehensweise

• Login mit P20.
• Für das Modul, das aufgerufen werden soll, eine Python-ID im Modul Globale Einstellungen definieren, z.B.
  • startup_module_multi_project_board für das Multiprojektboard

• Das Startup-Makro definieren.
  • Dafür ein Makro-Modul (Modul mit Klasse = 6) anlegen

• • Im neu angelegten Makro-Modul über die Schaltfläche Makrobearbeitung aufrufen ins Modul Pythonmakros wechseln und das folgende Makro einfügen und speichern:

from ppms import ppms_cu
mod_obj=ppms.get_target_module()

#Über die Python-ID die Modul-ID aus den globalen Einstellungen auslesen 
startup_module=ppms_cu.Helper.get_global_setting("startup_module_multi_project_board").alpha120.get_value()

mod_obj.open_module(startup_module)

• Ergebnis:

• Zurück in das Panel zur Verwaltung von Personen wechseln und das Modul Benutzer und Rollen öffnen.
• Im Benutzerdatensatz von Herrn Schulze im Feld Startup-Makro-Bezeichnung das neu angelegte Makro aus der Listbox auswählen. Im Feld Startup-Makro wird die Nummer von diesem Makros angezeigt.
• Speichern.

• Nach der Neuanmeldung von Herrn Schulze wird automatisch das Panel Multiprojektboard aufgerufen.