Prozessstatus MOD0099V3

Einstieg

Einstieg

• Beim Aufruf des Panels Projekt wird das Modul Prozessstatus als floating Modulfenster am unteren Rand des Panels gestartet.
• Beim Aufruf des Panels Request wird das Modul Prozessstatus als floating Modulfenster am unteren Rand des Panels gestartet.

Information

• Mit PLANTA project bietet PLANTA ihren Kunden die Möglichkeit, ein prozessmodellgestütztes Projektmanagement zu betreiben.
• Im Modul Prozessstatus werden die unter Stammdaten im Modul Prozessmodell-Templates definierten Prozessmodelle mit den zugehörigen Phasen und Prozessschritten geladen, die entsprechend dem Projektverlauf abgearbeitet werden.
• Wird im Modul Prozessmodell-Templates ein Modell verändert, hat das keine Auswirkungen auf die Projekte in denen das Modell schon aktiv gesetzt wurde. Wenn man für ein Projekt das angepasste Prozessmodell verwenden möchte, muss das bereits verwendete Modell zurückgesetzt und das neue Modell einkopiert werden.

Modulvarianten des Moduls

• mit Projekt und Vorgang
  • Zusätzliche Anzeige von Projekt und Vorgang bei den Prozessschritten.

Prozessmodelle

Prozessmodell aktivieren

Information

• Im Modul Prozessstatus kann ein Prozessmodell für die Planung und Steuerung eines Projekts aktiviert werden.

Vorgehensweise

• Das Panel Projekt des entsprechenden Projekts öffnen.
• Am unteren Rand des Panels den Reiter Prozessstatus aktivieren.
• Das Modul Prozessstatus wird aufgerufen.
• Aus der Listbox Prozessmodell das gewünschte Prozessmodell auswählen.
• Die Schaltfläche Modell aktivieren betätigen.
  • Es wird die Prozessleiste mit allen im ausgewählten Modell definierten Phasen eingeblendet und die erste Phase farblich (fette weiße Schrift) hervorgehoben. Alle zukünftigen Phasen werden in grauer Schrift dargestellt.
• Gleichzeitig erscheinen alle im Modell definierten Prozessschritte.
  • Die Prozessschritte der aktuellen Phase sind unter der Kategorie In Arbeit zusammengefasst. Die Prozessschritte der zukünftigen Phase in der Kategorie zukünftige Phasen.

Prozessmodell zurücksetzen

Bestehendes Prozessmodell ersetzen

Information

• In einem Projekt bereits verwendete Prozessmodelle können im Modul Haupt- und Teilprojekte (tabellarisch) zurückgesetzt werden.
• Ein neues Prozessmodell kann dann im Modul Prozessstatus aktiviert werden.

Vorgehensweise

• Das Modul Haupt- und Teilprojekte (tabellarisch) aufrufen.
• Mit der rechten Maustaste klick auf das Projekt, bei dem das bereits verwendete Prozessmodell zurückgesetzt werden soll.
• Den Kontextmenü-Befehl Alle Projekt-Prozessschritte zurücksetzen auswählen.
• Meldung: Achtung: Alle Prozessschritte werden gelöscht. Weiter? mit Ja bestätigen.
• Das verwendete Prozessmodell wurde aus dem Modul Prozessstatus des entsprechenden Projekts entfernt.
• Ein neues Prozessmodell kann jetzt im Modul Prozessstatus aktiviert werden.

Neues Prozessmodell hinzufügen

Information

• Im Modul Prozessstatus kann ein neues Prozessmodell gewählt werden.
• Das bereits verwendete Prozessmodell wird dabei zurückgesetzt.

Vorgehensweise

• Klick mit der rechten Maustaste auf das bestehende Prozessmodell.
• Kontextmenü-Befehl Neues Prozessmodell wählen auswählen.
• Die Meldung Wollen Sie das aktuelle Modell wirklich zurücksetzen? mit Ja bestätigen.
• Phasen und Prozessschritte des alten Modells bleiben dabei im Modul Prozessstatus bestehen.
  • Prozessschritte erhalten automatisch den Status storniert.
  • Die Checkbox nicht erforderlich wird automatisch aktiviert.
  • Phasen des alten Modells werden automatisch freigegeben und werden unter die Kategorie Erledigte Phasen geschoben.
• Das neue Prozessmodell aus der Listbox im Feld Prozessmodell auswählen.
• Die Schaltfläche Modell aktivieren betätigen.
• Das neue Modell wird zusätzlich einkopiert.
• Die Prozessleiste mit Phasen aus dem alten Modell und mit allen Phasen des neuen Models wird eingeblendet.
  • Die erledigten Phasen des alten Models werden mit schwarzer Schrift markiert.
  • Die erste Phase des neuen Modells wird mit der weißen Schrift hervorgehoben.
  • Alle zukünftigen Phasen werden in grauer Schrift dargestellt.

Prozessschritte

Information

• Es gibt zwei Klassen von Prozessschritten:
  • Projektspezifische Prozessschritte: das sind bestimmte Tätigkeiten im Projekt
  • Abgabe- und Freigabe-Prozessschritte: Mit diesen Prozessschritten werden Prozessschritte jeder Phase geprüft und freigegeben.

Projektspezifische Prozessschritte

Projektspezifische Prozessschritte bearbeiten

Information

• Projektspezifische Prozessschritte können im Modul Prozessstatus bearbeitet werden.

Vorgehensweise

• Felder Ressourcenname, Termin, Kommentar und Datei ausfühlen.
• Ist der Prozessschritt erledigt , den Wert erledigt aus der Listbox im Feld Status auswählen.

Hinweise

• Der Status von Prozessschritten kann auch im Mitarbeiterboard im Modul Meine Aufgaben im Feld Status geändert werden.
• Hat ein Prozessschritt den Status erledigt , wird er im Mitarbeiterboard des entsprechenden Mitarbeiters nicht mehr angezeigt.
• Tatsächlich erledigt sind die Prozessschritte erst dann, wenn die Abgabe im Modul Prozessstatus erfolgt ist.

Objektprozess einfügen

Information

• Manuell eingefügte projektspezifische Prozessschritte werden mit einem ? gekennzeichnet.

Vorgehensweise

• Im Modul Prozessstatus klick mit der rechten Maustaste auf einen projektspezifischen Prozessschritt.
• Den Kontextmenü-Befehl Einfügen Objektprozess auswählen.
• In der eingefügten Ziele im Feld Prozessschritt-Bezeichnung die Bezeichnung für einen neuen Prozessschritt eintragen.
• Speichern.

Als News versenden

Vorgehensweise

• Im Modul Prozessstatus klick mit der rechten Maustaste auf den Prozessschritt.
• Den Kontextmenü-Befehl Als News versenden auswählen.
• Das Modul News versenden wird geöffnet.
• Text der Nachricht eingeben.
• Den Empfänger aus der Listbox im Feld Empfängername auswählen.
• Die Schaltfläche versenden betätigen.

Aufgabe fokussieren

Information

• Beim Fokussieren wird der Benutzer auf das zu bearbeitende Modul verlinkt, das zu bearbeitende Feld wird im entsprechenden Modul fokussiert, vorausgesetzt, dass die entsprechenden Einstellungen im Modul Prozessmodell-Templates bereits definiert sind.

Vorgehensweise

• Beim gewünschten Prozessschritt den Kontextmenü-Befehl Aufgabe fokussieren auswählen oder den Pfeil neben der Prozessschritt-Bezeichnung betätigen.

Rückmeldung erfassen

Hinweis

• Bei dieser Funktion handelt es sich um eine Option für individuelle Customizings. Im Standard sollte nicht auf Prozessschritte aus Prozessmodellen zurückgemeldet werden, sondern die übliche Rückmeldungs-Vorgehensweise verwendet werden.

Details

• Um auf den Prozessschritt zurückmelden zu können, müssen bereits Projekt und Vorgang für den Prozessschritt definiert worden sein.
  • Möglichkeit 1: Im Modul Prozessstatus Felder Projekt und Vorgang einblenden und ausfüllen.
  • Möglichkeit 2: In der Modulvariante mit Projekt und Vorgang des Moduls Prozessstatus Felder Projekt und Vorgang ausfüllen.
• Die Rückmeldung muss vor der Abgabe der Phase erfolgen. Danach ist die Rückmeldung nicht mehr möglich.

Vorgehensweise

• Den Kontextmenü-Befehl Rückmeldung erfassen auswählen.
• Eine Dialogmeldung Bitte Stunden hier eingeben und das Modul Auf ungeplante Vorgänge buchen werden geöffnet.
  • Mit OK bestätigen.
  • Die eingetragenen Ist-Stunden erscheinen automatisch im Modul Auf ungeplante Vorgänge buchen im Feld Belastung-Ist.
  • Bereits definierten Daten wie Projekt, Vorgang und Prozessschritt-Bezeichnung werden automatisch in das Modul geladen und angezeigt.
  • In Feldern von und bis die Uhrzeit eintragen.
• Speichern.

Prozessschritt-Aktion ausführen

Information

• Eine Prozessaktion kann bei Bedarf manuell angestoßen werden.

Hinweise

• Diese Bearbeitungsmöglichkeit gilt nur für einkopierte projektspezifische Prozessschritte, bei denen im Modul Prozessmodell-Templates im Feld Prozessaktion-Bezeichnung eine Prozessaktion definiert wurde.
• Bei manuell eingefügten Prozessschritten kann keine Prozessaktion definiert werden.

Vorgehensweise

• Im Modul Prozessstatus klick mit der rechten Maustaste auf einen einkopierten projektspezifischen Prozessschritt.
• Den Kontextmenü-Befehl Prozessschritt-Aktion ausführen auswählen.
• Die entsprechende Prozessaktion wird ausgeführt.

Prozessschritt löschen

Hinweis

• Diese Bearbeitungsfunktion gilt nur für manuell angelegte Prozessschritte.

Vorgehensweise

• Klick mit der rechten Maustaste auf einen manuell eingefügten Prozessschritt.
• Kontextmenü-Befehl Prozessschritt löschen auswählen.

Prozessschritt deaktivieren

Information

• Prozessschritte, die aus dem Prozessmodell-Template einkopiert wurden, können nicht gelöscht werden. Diese können aber deaktiviert werden.
• Die manuell eingefügten Prozessschritte können ebenso deaktiviert werden.

Vorgehensweise

• Im Modul Prozessstatus die Checkbox Nicht erforderlich beim entsprechenden Prozessschritt aktivieren.
• Der Status dieses Prozessschrittes wird automatisch auf erledigt gesetzt.
• Speichern.

Abgabe-Prozessschritte

Abgabe-Prozessschritt bearbeiten

Information

• Abgabe-Prozessschritte können im Modul Prozessstatus bearbeitet werden.

Vorgehensweise

• Felder Ressourcenname, Termin, Kommentar und Datei ausfühlen.

Hinweis

• Der Status von Prozessschritten der Klasse Abgabe kann nicht manuell geändert werden, sondern wird automatisch beim Erledigen des jeweiligen Prozessschritts geändert.

Als News versenden

Vorgehensweise

• Im Modul Prozessstatus klick mit der rechten Maustaste auf den Prozessschritt.
• Den Kontextmenü-Befehl Als News versenden auswählen.
• Das Modul News versenden wird geöffnet.
• Text der Nachricht eingeben.
• Den Empfänger aus der Listbox im Feld Empfängername auswählen.
• Die Schaltfläche versenden betätigen.

Phase abgeben

Information

• Nachdem alle projektspezifischen Prozessschritte der Phase erledigt sind, kann die Phase zur Freigabe abgegeben werden.

Vorgehensweise

• Im Modul Prozessstatus den Link auf dem Abgabe-Prozessschritt anklicken.
  • Die im Modul Prozessmodell-Templates im Feld Prozessaktion-Bezeichnung definierte Prozessaktion wird dabei automatisch ausgeführt.
• Anfang: Es erscheint eine Abfrage, ob man einen Kommentar abgeben möchte.
  • Wird die Meldung mit Ja bestätigt, wird das Feld Kommentar fokussiert und der Kommentar kann eingetragen und gespeichert werden. Danach ist der Link beim Prozessschritt Abgabe erneut anzuklicken.
  • Wurde ein Kommentar bereits abgegeben oder will man keinen Kommentar abgeben, ist die Meldung mit Nein zu bestätigen.
• Danach wird der Status des Abgabe-Prozessschritts automatisch auf erledigt gesetzt und die Abgabe ist erfolgt
  • Bei der Abgabe prüft das Programm anhand der definierten Prozessregeln, ob die Prozessschritte wirklich erledigt sind, und setzt bei den Prozessschritten den Status auf erledigt, falls dieser manuell noch nicht gesetzt wurde.
  • Wurden die Prozessschritte nicht erledigt, wird eine Fehlermeldung ausgegeben und die Abgabe nicht durchgeführt. Der Status des entsprechenden Prozessschritts kann geändert und an den Prozessschritt-Verantwortlichen zurückgegeben werden.
• Nach der Abgabe öffnet sich das Modul News versenden und eine News kann versendet werden.
  • Text der Nachricht wird automatisch eingefügt.
  • Als Empfänger steht automatisch die Person, die für den Freigabe-Prozessschritt verantwortlich ist.
  • Schaltfläche versenden betätigen.
• Die erledigten Prozessschritte werden nach der Abgabe in die Kategorie Abgegebene Phasen eingeordnet.

Freigabe-Prozessschritte

Freigabe-Prozessschritt bearbeiten

Information

• Freigabe-Prozessschritte können im Modul Prozessstatus bearbeitet werden.

Vorgehensweise

• Felder Ressourcenname, Termin und Datei ausfühlen.

Hinweise

• Der angemeldete Benutzer darf sich nur dann selbst als Freigabeverantwortlichen setzen, wenn er Multiprojektmanager ist.
• Der Status von Prozessschritten der Klasse Freigabe kann nicht manuell geändert werden, sondern wird automatisch beim Erledigen des jeweiligen Prozessschritts geändert.

Als News versenden

Vorgehensweise

• Im Modul Prozessstatus klick mit der rechten Maustaste auf den Prozessschritt.
• Den Kontextmenü-Befehl Als News versenden auswählen.
• Das Modul News versenden wird geöffnet.
• Text der Nachricht eingeben.
• Den Empfänger aus der Listbox im Feld Empfängername auswählen.
• Die Schaltfläche versenden betätigen.

Untergeordneten Freigabeschritt anlegen

Information

• Untergeordnete Freigabeschritte erlauben, dass der Freigabe-Prozessschritt mehrere Verantwortlichen haben kann.

Vorgehensweise

• Im Modul Prozessstatus klick mit der rechten Maustaste auf den Freigabeschritt.
• Kontextmenü Untergeordneten Freigabeschritt anlegen auswählen.
• Speichern.

Hinweis

• Der übergeordnete Freigabeschritt kann nur erledigt werden, wenn die untergeordneten Freigabeschritte erledigt sind.
  • Untergeordnete Freigabeschritte können nur manuell im Modul Meine Aufgaben im Feld Status auf erledigt gesetzt werden.

Untergeordneten Freigabeschritt löschen

Information

• Ein manuell eingefügter untergeordneter Freigabeschritt kann mit dem Kontextmenü-Befehl Prozessschritt löschen gelöscht werden.

Vorgehensweise

• Im Modul Prozessstatus klick mit der rechten Maustaste auf den Freigabe-Prozessschritt.
• Den Kontextmenü-Befehl Prozessschritt löschen auswählen.
• Speichern.

Freigabe

Information

• Nachdem die Phase zur Freigabe abgegeben wurde, steht sie zur Freigabe bereit
• Nach Betätigen des Links auf dem Freigabe-Prozessschritt wird die im Modul Prozessmodell-Templates im Feld Prozessaktion-Bezeichnung definierte Prozessaktion automatisch ausgeführt.
  • Dies gilt nur für einkopierte Freigabe-Prozessschritte, bei denen im Modul Prozessmodell-Templates im Feld Prozessaktion-Bezeichnung eine Prozessaktion definiert wurde. Bei manuell eingefügten untergeordneten Freigabe-Prozessschritten kann keine Prozessaktion definiert werden.
  • Eine Dialogmeldung wird aufgerufen und dem Verantwortlichen stehen vier Möglichkeiten zur Verfügung, die nachfolgend beschrieben werden.

Phase freigeben

Vorgehensweise

• Schaltfläche Freigeben betätigen.
  • Dabei wird der Status der Prozessschritte automatisch auf akzeptiert gesetzt.
• Es öffnet sich das Modul News versenden und eine News kann versandt werden.
  • Text der Nachricht wird automatisch eingefügt.
  • Als Empfänger steht automatisch der Projektleiter.
  • Schaltfläche versenden betätigen
• Die erledigte Phase mit ihren Prozessschritten wird in die Kategorie Erledigte Phasen verschoben.
• In der Prozessleiste wird die erledigte Phase mit schwarzer Schrift markiert und die neue Phase mit der weißen Schrift hervorgehoben.
• Die Prozessschritte der nächsten Phase werden unter der Kategorie in Arbeit eingeblendet.
• Somit ist der Phasenübergang erfolgt.

Freigabe ablehnen

Vorgehensweise

• Die Schaltfläche Zurück an Ersteller betätigen.
• Dialogmeldung Wollen Sie einen Kommentar abgeben? erscheint.
  • Wird die Meldung mit Ja bestätigt, wird das Feld Kommentar fokussiert und der Kommentar kann eingetragen werden. Danach wieder den Link beim Freigabeschritt anklicken und die Schaltfläche Zurück an Ersteller betätigen.
  • Wurde bereits ein Kommentar abgegeben Möchte man keinen Kommentar abgeben, ist die Meldung mit Nein zu bestätigen.
• Danach wird der Status des Prozessschritts Abgabe automatisch auf offen und der Status des Prozessschritts Freigabe auf abgelehnt gesetzt.
• Nach der Ablehnung öffnet sich das Modul News versenden und eine News kann versendet werden.
  • Text der Nachricht wird automatisch einfügt.
  • Als Empfänger steht automatisch der Verantwortliche des Abgabe-Prozessschritts.
• Schaltfläche versenden betätigen.
• Der Abgabe-Schritt erscheint im Mitarbeiterboard des Verantwortlichen.

Projekt abbrechen

Vorgehensweise

• Die Schaltfläche Projektabbruch betätigen.
• Es öffnet sich das Modul News versenden und eine News kann versandt werden.
• Der Status aller Prozessschritte aller Phasen wird auf storniert gesetzt.
• Alle Prozessschritte aller Phasen werden als nicht erforderlich gekennzeichnet.
• Alle Phasen werden in die Kategorie Erledigte Phasen verschoben.

Freigabe abbrechen

Vorgehensweise

• Die Schaltfläche Abbrechen betätigen.