Mit PLANTA project bietet PLANTA zusätzlich zu der konventionellen Vorgehensweise Projekte zu planen die Möglichkeit, Projekte prozessorientiert zu planen und zu steuern.
Ziel
Im nachfolgenden Workflow sollen die Anwender das Arbeiten mit Prozessmodellen in der PLANTA-Software erlernen.
Hinweise
Alle Übungen bauen auf den PLANTA-Demodaten auf. Diese müssen zuvor installiert sein.
Die Stammdaten wie Prozessmodelle, Ressourcen, Benutzer, usw. sind in den Demodaten bereits eingerichtet. Wie die Stammdaten definiert werden, ist nicht Gegenstand dieses Tutorials (hierzu sehen Sie Stammdaten-Erfassung). Vielmehr geht es darum, in einem neuen Projekt ein Prozessmodell zu verwenden und die Auswirkungen darzustellen.
Eine fachliche Anleitung zum Anlegen und Steuern von Projekten mit PLANTA-Software finden Sie im Projekt-Workflow sowie in den Beschreibungen einzelner Anwendungsmodule, falls es sich um andere Planungsobjekte wie Ideen, Vorhaben oder Requests handelt.
Es wird empfohlen, den Projekt-Workflow gemacht zu haben, bevor man sich mit dem Prozessmodell-Workflow befasst.
Prozessmodell aktivieren (R41)
Aufgabe
Der Multiprojektmanager, Herr Hart, hat gerade ein neues Projekt PR-01 angelegt und Herrn Koch (R8) als Projektleiter bestimmt.
Für die Planung und Steuerung des neuen Projekts möchte Herr hart das Prozessmodell DIN69901/1-5 (Kurzversion) einsetzen.
Vorgehensweise
Das Panel Projekt des Projekts PR-01 öffnen.
Am unteren Rand des Panels den Reiter Prozessstatus aktivieren.
Aus der Listbox Prozessmodell das Prozessmodell DIN69901/1-5 (Kurzversion) auswählen.
Die Schaltfläche Modell aktivieren betätigen.
Es wird die Prozessleiste mit allen im ausgewählten Modell definierten Phasen eingeblendet und die erste Phase farblich (fette weiße Schrift) hervorgehoben. Alle zukünftigen Phasen werden in grauer Schrift dargestellt.
Gleichzeitig erscheinen alle im Modell definierten Prozessschritte.
Die Prozessschritte der aktuellen Phase sind unter der Kategorie In Arbeit zusammengefasst. Die Prozessschritte der zukünftigen Phase in der Kategorie zukünftige Phasen.
Phase bearbeiten (R41)
Prozessschritte manuell anlegen
Aufgabe
Herr Hart will bei der Phase Initialisierung einen zusätzlichen Prozessschritt Folgen der Nichtumsetzung definieren anlegen.
Außerdem soll der Prozessschritt Freigabe einen untergeordneten Freigabeschritt erhalten, da Herr Hart die Kontrolle von erledigten Prozessschritten vor der endgültigen Freigabe dem Projektleiter überlassen möchte.
Information
Mit dem Kontextmenü Einfügen Objektprozess bzw. Untergeordneten Freigabeschritt anlegen können neue Prozessschritte manuell in das bestehende Modell eingefügt werden. Dies gilt nicht für Prozessschritte der Klasse Abgabe.
Vorgehensweise
Im Modul Prozessstatus klick mit der rechten Maustaste auf den Prozessschritt Ziele skizzieren .
Den Kontextmenü-Befehl Einfügen Objektprozess auswählen.
In der eingefügten Ziele im Feld Prozessschritt-Bezeichnung die Bezeichnung für einen neuen Prozessschritt eintragen.
Manuell eingefügte projektspezifische Prozessschritte werden mit einem ? gekennzeichnet.
Klick mit der rechten Maustaste auf den Prozessschritt Freigabe erteilen .
Den Kontextmenü-Befehl Untergeordneten Freigabeschritt anlegen auswählen.
Speichern.
Hinweis
Der übergeordnete Freigabeschritt kann nur erledigt werden, wenn die untergeordneten Freigabeschritte erledigt sind.
Untergeordnete Freigabeschritte können nur manuell im Modul Meine Aufgaben im Feld Status auf erledigt gesetzt werden.
Prozessschritte löschen
Aufgabe
Nach einer Überlegung ist Herr Hart der Meinung, dass der untergeordnete Freigabeschritt nicht benötigt wird, und will ihn löschen
Vorgehensweise
Im Modul Prozessstatus klick mit der rechten Maustaste auf den untergeordneten Freigabeschritt
Der Status dieses Prozessschrittes wird automatisch auf erledigt gesetzt.
Speichern.
Der Prozessschritt wurde damit deaktiviert.
Hinweis
Prozessschritte, die aus dem Prozessmodell-Template einkopiert wurden, können nicht gelöscht werden. Diese können nur als nicht erforderlich gekennzeichnet werden.
Verantwortlichen für Prozessschritte definieren
Aufgabe
Herr Hart will nun für jeden projektspezifischen Prozessschritt und für die Abgabe- und Freigabe-Prozessschritte Verantwortlichen (dies ist meistens ein Manager oder eine andere Person, die den Änderungszugriff auf das Projekt hat) und Erledigungstermine definieren.
Vorgehensweise
In der Prozessschrittzeile im Feld Ressourcenname eine Ressource auswählen.
Prozessschritt Folgen der Nichtumsetzung definieren:
Verantwortlicher: Koch (PL), Rainer
Termin: 11.11.10
Prozessschritt Abgabe:
Verantwortlicher: Koch (PL), Rainer
Termin: 12.11.10
Prozessschritt Freigabe erteilen:
Verantwortlicher: Hart (MPM), Dieter ( Der angemeldete Benutzer darf sich nur dann selbst als Freigabeverantwortlichen setzen, wenn er Multiprojektmanager ist).
Termin: 15.11.10
Speichern.
Prozessschritte bearbeiten (R8)
Prozessschritt abarbeiten
Aufgabe
Der Projektleiter Herr Koch(R8) möchte die Prozessschritte, für die er als Verantwortlicher festgelegt wurde, abarbeiten .
Vorgehensweise
Den Client starten.
R8 für den Projektmanager eintragen.
Herr Koch findet die zu bearbeitende Prozessschritte im Modul Meine Aufgaben des Panels Mitarbeiterboard im Bereich Prozessschritte in den Unterbereichen zur Bearbeitung und zur Freigabe .
Als erstes möchte Herr Koch den Prozessschritt Ziele skizzieren bearbeiten.
Bei dem Prozessschritt Ziele skizzieren den Button Aufgabe fokussieren betätigen. (Alternativ kann die Aufgabe über den Kontextmenü-Befehl Aufgabe fokussieren fokussiert werden).
Diese Funktion steht nur dann zur Verfügung, wenn für den Schritt die entsprechenden Prozessregeln im Modul Prozessmodell-Templates definiert wurden. Dies ist nur bei Prozessschritten sinnvoll, deren Erledigung eine definierte Dateneingabe in Programm vorsieht).
Das verlinkte Modul wird aufgerufen und das zu bearbeitende Feld fokussiert.
Herr Koch kann jetzt die Ziele des Projekts definieren.
Speichern.
Herr Koch hat den Prozessschritt Ziele skizzieren erledigt und ändert den Prozessschritt-Status im Modul Prozessstatus im Feld Status von offen auf erledigt .
Speichern.
Hinweise
Der Status von Prozessschritten kann auch im Mitarbeiterboard im Modul Meine Aufgaben im Feld Status geändert werden.
Hat ein Prozessschritt den Status erledigt , wird er im Mitarbeiterboard des entsprechenden Mitarbeiters nicht mehr angezeigt.
Tatsächlich erledigt sind die Prozessschritte erst dann, wenn die Abgabe im Modul Prozessstatus erfolgt ist.
Der Status von Prozessschritten der Klasse Abgabe oder Freigabe kann nicht manuell geändert werden, sondern wird automatisch beim Erledigen des jeweiligen Prozessschritts geändert.
Aufgabe
Auf die gleiche Weise den Prozessschrit Folgen der Nichtumsetzung definieren erledigen.
Phase zur Freigabe abgeben
Aufgabe
Im Modul Prozessstatus sieht Herr Koch, dass alle projektspezifischen Prozessschritte der Phase Initialisierung den Status erledigt haben. Nun möchte er die Prozesschritte der Phase Initialisierung zur Freigabe abgeben. Hierzu muss er den Prozessschritt Abgabe erledigen.
Vorgehensweise
Im Modul Prozessstatus den Link auf dem Prozessschritt Abgabe anklicken.
Es erscheint eine Abfrage, ob man einen Kommentar abgeben möchte.
Wird die Meldung mit Ja bestätigt, wird das Feld Kommentar fokussiert und der Kommentar kann eingetragen und gespeichert werden. Danach ist der Link beim Prozessschritt Abgabe erneut anzuklicken.
Wurde ein Kommentar bereits abgegeben oder will man keinen Kommentar abgeben, ist die Meldung mit Nein zu bestätigen.
Danach wird der Status des Abgabe-Prozessschritts automatisch auf erledigt gesetzt und die Abgabe ist erfolgt
Bei der Abgabe prüft das Programm anhand der definierten Prozessregeln, ob die Prozessschritte wirklich erledigt sind, und setzt bei den Prozessschritten den Status auf erledigt, falls dieser manuell noch nicht gesetzt wurde.
Wurden die Prozessschritte nicht erledigt, wird eine Fehlermeldung ausgegeben und die Abgabe nicht durchgeführt. Der Status des entsprechenden Prozessschritts kann geändert und an den Prozessschritt-Verantwortlichen zurückgegeben werden.
Nach der Abgabe öffnet sich das Modul News versenden und eine News kann versendet werden.
Text der Nachricht wird automatisch eingefügt.
Als Empfänger steht automatisch R41.
Schaltfläche versenden betätigen.
Die erledigten Prozessschritte werden nach der Abgabe in die Kategorie Abgegebene Phasen eingeordnet.
Phase freigeben (R41)
Aufgabe
Der Multiprojektmanager hat die erledigten Prozessschritte kontrolliert und will die Phase Initialisierung freigeben.
Vorgehensweise
Log In mit R41.
Im Modul Prozessstatus auf den Freigabeschritt klicken.
Es öffnet sich eine Dialogmeldung.
Schaltfläche Freigeben betätigen.
Dabei wird der Status der Prozessschritte automatisch auf akzeptiert gesetzt.
Es öffnet sich das Modul News versenden und eine News kann versandt werden.
Text der Nachricht wird automatisch eingefügt.
Als Empfänger steht automatisch der Projektleiter R8.
Schaltfläche versenden betätigen
.
Die erledigte Phase mit ihren Prozessschritten wird in die Kategorie Erledigte Phasen verschoben.
In der Prozessleiste wird die erledigte Phase mit schwarzer Schrift markiert und die neue Phase mit der weißen Schrift hervorgehoben.
Die Prozessschritte der nächsten Phase werden unter der Kategorie in Arbeit eingeblendet.
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