Portfolio MOD0099FV Bis DB 39.5.0

Beschreibung für Versionen DB 39.5.0

Einstieg

• Portfoliomanagement Portfolio Portfolioübersicht Klick auf die Identifikationsnummer eines Portfolios
• Portfoliomanagement Portfolio Portfolioübersicht den Button Neues Portfolio betätigen (zum Anlegen eines neuen Portfolios)

Information

• In diesem Modul werden neue Portfolios angelegt und die Daten der vorhandenen gepflegt und bearbeitet.

Modulvarianten

• Mit erledigten Zeiträumen
  • Erledigte Zeiträume werden miteingeblendet

Portfoliokopfdaten

Informationen

• Im Portfoliokopf werden die Kopfdaten des Portfolios wie z.B. Identnummer, Bezeichnung etc. angezeigt und können bearbeitet werden.
• Die Daten für Risiken und Chancen werden aus den dem Portfolio zugeordneten Planungsobjekten (aus dem zuletzt freigegebenen Statusbericht) verdichtet und gemäß dem Risikowert-Anteil errechnet dargestellt.

Portfolio erstellen

Vorgehensweise

• Nach Betätigen des Buttons Neues Portfolio im Modul Portfolioübersicht öffnet sich das leere Modul Portfolio.
  • Beim Öffnen des Moduls wird automatisch die Identnummer für das neue Portfolio generiert und sofort angezeigt.
• Das Portfolio im Feld Portfoliobezeichnung (standardmäßig wird hier der Dialog: Bitte eine Bezeichnung eingeben angezeigt) wie gewünscht benennen.
• Speichern.
• Weitere Daten sind optional und können zu einem späteren Zeitpunkt ergänzt werden

Portfolio löschen

Vorgehensweise

• Den Button Löschen neben dem Portfoliokopf betätigen.
  • Der Lösch-Button erscheint nur wenn die Berechtigung zum Löschen vorhanden ist.
    • Benutzer mit Objektberechtigung = 1 (Multiprojektmanager), 2 (Portfoliomanager) oder 4 (Multiprojekt-/Multirequestmanager) dürfen alle Portfolios löschen
    • Benutzer, die Objektberechtigung = 0 haben, dürfen nur eigene Portfolios löschen, also die Portfolios, für die sie als Portfoliomanager durch den Eintrag im Feld Portfoliomanagername definiert sind.
• Die Meldung Soll das Portfolio wirklich gelöscht werden? mit Ja bestätigen.

Budget pro Zeitraum

Informationen

• Das Portfoliobudget kann jahresweise (zeitraumbezogen) geplant werden.
• Im Bereich Budget pro Zeitraum können Zeiträume hinzugefügt, freigegeben und gelöscht werden.
  • Die Budgetdaten können entsprechend in jeder Zeitraum-Scheibe gesondert bearbeitet werden.

Hinweis

• Falls in den anderen Modulen Änderungen an Daten vorgenommen wurden (z.B. im Modul Budget), die eine Auswirkung auf die Daten im Modul Portfolio haben, muss der Button Portfolio aktualisieren betätigt werden, damit die Portfoliodaten aktualisiert werden.

Zeitraum (Budget) einfügen

Vorgehensweise

• Über die Schaltfläche Zeitraum (Budget) einfügen eine neue Zeitraumscheibe anlegen.
• Den Zeitraum aus der Listbox auswählen.

Zeitraum bearbeiten

Vorgehensweise

• In jeder Jahresscheibe wird das Portfoliobudget pro Kostenartengruppe manuell eingetragen.
  • Änderungen an einzelnen Budgetpositionen (in einzelnen Kostenartengruppen) bewirken eine automatische Aktualisierung des Wertes im Feld Gesamt.
• Zusätzlich zu den Portfoliobudgetdaten werden die verdichteten Daten der dem Portfolio zugeordneten Planungsobjekte angezeigt.
  • Die Budgetdaten sind aktuelle Daten.
  • Kostendaten stammen aus den Statusberichten
• Durch das Setzen des Hakens Erledigt, kann die Jahrescheibe ausgeblendet werden. Dies ist z.B. dann der Fall, wenn das Jahr in der Vergangenheit liegt. Mit der Modulvariante mit erledigten Zeiträumen können die ausgeblendeten Jahresscheiben mitangezeigt werden.

Details

• Die Daten jedes Zeitraumes können gesondert in einem extra Modul aufgerufen und bearbeitet werden. Hierzu den Button Zeitraum bearbeiten betätigen. Dadurch wechselt man ins Modul Zeitraum.

Zeitraum freigeben

Information

• Das Portfoliobudget wird in PLANTA portfolio nicht pro Gesamtportfolio, sondern nur pro jeweiligen Zeitraum freigegeben.

Vorgehensweise

• Den Button Zeitraum freigeben in der gewünschten Zietraumscheibe betätigen.
• Die Abfrage Zeitraum wirklich freigeben? mit Ja bestätigen.
• Die Checkbox Freigegeben wird aktiviert und somit das Budget für den entsprechenden Zeitraum freigegeben.

Hinweis

• Die Freigabe kann nicht im Modul Portfolio aufgehoben werden, sondern muss durch das Deaktivieren der Checkbox Freigegeben im Modul Freigabe pro Budgetzeitraum aufheben erfolgen.

Zeitraum löschen

Vorgehensweise

• Für den gewünschten Zeitraum den Button Zeitraum löschen betätigen.
• Die Meldung Soll der Zeitraum wirklich gelöscht werden? mit Ja bestätigen.
  • Dabei wird nicht die Zeitraumscheibe, sondern nur die darin enthaltenen Werte gelöscht.

Hinweise

• Das Löschen ist nur für nicht freigegebene Zeiträume erlaubt.
• Beim Versuch, einen freigegeben Zeitraum zu löschen, kommt die Meldung: Freigegebene Portfolios können nicht gelöscht werden.
• Falls ein freigegebener Zeitraum gelöscht werden soll, muss zuvor im Modul Freigabe pro Budgetzeitraum aufheben die Freigabe durch das Deaktivieren der Checkbox Freigegeben aufgehoben werden.

Projekte, Vorhaben, Ideen

Informationen

• Im Bereich Projekte, Vorhaben, Ideen können Projekte, Vorhaben und Ideen dem Portfolio zugeordnet werden.
• Die Zuordnungen können gelöscht werden.

Projekte, Vorhaben, Ideen dem Portfolio zuordnen

Vorgehensweise

• Im Bereich Projekte, Vorhaben, Ideen den Button Projekte, Vorhaben, Ideen zuordnen betätigen.
• Dadurch wechselt man ins Modul Projekte, Vorhaben und Ideen zuordnen.
  • Hier die gewünschten Planungsobjekte einzeln zuordnen durch Klick auf die Identnummer des jeweiligen Objekts oder
  • mehrere Planungsobjekte markieren und die Schaltfläche markierte übernehmen betätigen.
  • Somit werden sie dem Portfolio zugeordnet und sind sofort im Modul Portfolio sichtbar.

Hinweis

• Nur Projekte mit dem Status =1 (Aktive Projekte) können dem Portfolio zugeordnet werden.

Projekte, Vorhaben, Ideen aus dem Portfolio entfernen

Vorgehensweise

• Klick mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Planungsobjekt.
• Kontextmenü-Befehl Zuordnung löschen auswählen.
• Die Meldung Möchten Sie diese Daten wirklich löschen? mit Ja bestätigen.

Einschätzung

Information

• Im Bereich Einschätzung kann der Portfoliomanager das Portfolio einschätzen.
• Die Einschätzung wird mit dem Daumen-Symbol visualisiert.
• Die Einschätzung kann manuell durch den Mausklick im Feld » geändert werden.

Dokumente

Information

• Im Bereich Dokumente können dem Portfolio Dokumente zugeordnet werden.

Dokumente zuordnen

• Einen neuen Datensatz für das Portfoliodokument einfügen.
• Bezeichnung vergeben.
• Eine verknüpfte Datei kann im Feld Datei eingefügt werden.
• Speichern.