Prozessstatus MOD0099V3

• Solange die erste Phase des aktiven Prozessmodells nicht abgegeben ist, besteht die Möglichkeit, dieses Prozessmodell aus dem Modul Prozessstatus komplett zu entfernen und ein neues Model zu aktivieren.

• Auf das aktive Prozessmodell rechtsklicken und den Kontextmenü-Befehl Modell löschen auswählen.
• Meldung: Möchten Sie das aktive Modell wirklich löschen? mit Ja bestätigen.
• Ergebnis: Das verwendete Prozessmodell wird aus dem Modul Prozessstatus entfernt.
  • Ein neues Prozessmodell kann nun aktiviert werden.

• Das aktive Prozessmodell kann samt Prozessschritten aus dem Modul Prozessstatus entfernt (dies wird im Modul Planungsobjekte (tabellarisch) durchfgeführt) und
• ein neues Prozessmodell kann dann im Modul Prozessstatus aktiviert werden. Vergleiche: Bestehendes Prozessmodell stornieren.

Vorgehensweise

• Das Modul Planungsobjekte (tabellarisch) aufrufen.
• Rechtsklick auf das Projekt, bei dem das bereits verwendete Prozessmodell zurückgesetzt werden soll.
• Den Kontextmenü-Befehl Alle Projekt-Prozessschritte zurücksetzen auswählen.
• Meldung: Achtung: Alle Prozessschritte werden gelöscht. Weiter? mit Ja bestätigen.
• Das verwendete Prozessmodell wird aus dem Modul Prozessstatus des entsprechenden Projekts entfernt.
• Ein neues Prozessmodell kann jetzt im Modul Prozessstatus aktiviert werden.

• Auf das aktive Prozessmodell rechtsklicken und NEU den Kontextmenü-Befehl Modell stornieren auswählen.
• Die Meldung Wollen Sie das aktive Modell wirklich stornieren? mit Ja bestätigen.
• Dabei
  • erhalten alle Prozessschritte des Modells automatisch den Status storniert.
  • wird die Checkbox nicht erforderlich automatisch aktiviert.
  • werden alle Phasen de Modells automatisch freigegeben und unter die Kategorie Erledigte Phasen geschoben und bleiben zusammen mit den Prozessschritten weiterhin im Modul angezeigt.
• Ein neues Prozessmodell wie im Kapitel Prozessmodell aktivieren beschrieben aktivieren.

Neues Prozessmodell additiv einkopieren

• Es besteht die Möglichkeit, mehrere Modelle im Modul Prozesssstatus additiv einzukopieren.
• Die Voraussetziung für das additive Einkopieren eines neuen Modells ist, dass das bestehende Modell komplett abgeschlossen ist, d.h. alle Phasen und alle Prozessschritte auf "Erledigt" sind.

Vorgehensweise

• Auf das aktive Prozessmodell rechtklicken und den Kontextmenü-Befehl Aktuelles Prozessmodell zurücksetzen / Modell additiv einkopieren auswählen.
• Die Meldung Wollen Sie das aktuelle Modell wirklich zurücksetzen? mit Nein bestätigen.
• Die nächste Meldung Wollen Sie eine neues Modell additiv einkopieren? mit Ja bestätigen.
• Aus der Listbox Prozessmodell das gewünschte Modell auswählen und die Schaltfläche Modell aktivieren betätigen.
  • Es werden
    • alle Phasen des neuem Modells mit den dazugehörigen Prozessschritten geladen.
      • Die erste Phase wird unter der Kategorie In Arbeit geöffnet, die einzelnen Prozessschritte sind sofort sichtbar.
      • Alle anderen Phasen werden unter der Kategorie Zukünftige Phasen angezeigt, die einzelnen Prozessschritte sind unsichtbar.
    • die Prozessleiste am unteren Rand des Module geladen.

Information

• Manuell eingefügte projektspezifische Prozessschritte werden mit einem "I" gekennzeichnet.

Vorgehensweise

• Auf die gewünschte Phase rechtklicken und den Kontextmenü-Befehl Prozessschritt einfügen auswählen.
• Eine neue Prozessschrittzeile wird an der obersten Stelle in der Phase eingefügt.
• Im Feld Prozessschritt-Bezeichnung die Bezeichnung für einen neuen Prozessschritt eintragen.
• Speichern.
• Wenn notwendig, den neuen Prozessschrift an die gewünschte Stelle in der Phase verschieben (SHIFT + linke Maustaste).

Hinweis

• Individuelle Prozessschritte können nur eingefügt werden, wenn die entsprechenden Parameter im Modul Prozessmodell-Templates aktiviert sind.

Information

• Manuell eingefügte projektspezifische Prozessschritte werden mit einem "?" gekennzeichnet.

Vorgehensweise

• Auf die gewünschte Phase rechtsklicken und den Kontextmenü-Befehl Prozessschritt einfügen auswählen.
• Eine neue Prozessschrittzeile wird eingefügt.
• Im Feld Prozessschritt-Bezeichnung die Bezeichnung für einen neuen Prozessschritt eintragen.
• Speichern.

Hinweis

• Individuelle Prozessschritte können nur eingefügt werden, wenn die entsprechenden Checkboxen im Modul Prozessmodell-Templates aktiviert sind.

• Manuell eingefügte projektspezifische Prozessschritte werden mit einem "?" gekennzeichnet.

Vorgehensweise

• Auf einen projektspezifischen Prozessschritt rechtklicken und den Kontextmenü-Befehl Einfügen Prozessschritt auswählen bzw. das Plus-Symbol gegenüber der Feldüberschrift Prozessschritt-Bezeichnung betätigen.
• Eine neue Prozessschrittzeile wird eingefügt
• Im Feld Prozessschritt-Bezeichnung die Bezeichnung für einen neuen Prozessschritt eintragen.
• Speichern.

• Auf den gewünschte Prozessschritt rechtsklicken und den Kontextmenü-Befehl Info versenden auswählen.
  • Das Modul Info versenden wird geöffnet.
    • Als Empfänger wird automatisch die dem Prozessschritt zugewiesene Ressource eingetragen.
      • Wenn erwünscht, den Empfänger durch Auswahl aus der Listbox im Feld Empfänger ändern.
    • Die Art des Nachrichtenempfangs (E-Mai, Pop-up oder beides) wird ebenfalls automatisch mit der Default-Einstellung des Empfängers gefüllt (falls diese vorhanden ist), kann jedoch ggf. durch Auswahl aus der Listbox Info per geändert werden.
    • Den Text der Nachricht eingeben.
    • Die Schaltfläche versenden betätigen.
    • NEU Die Nachricht wird per E-Mail an den Empfänger versandt.

• Bei dieser Funktion handelt es sich um eine individuelle Customizing-Option. Im Standard sollte nicht auf Prozessschritte aus Prozessmodellen zurückgemeldet werden, sondern die übliche Rückmeldungs-Vorgehensweise verwendet werden.

Details

• Damit auf den Prozessschritt zurückgemeldet werden kann, müssen für den Prozessschritt das Projekt und der Vorgang definiert werden.
  • Möglichkeit 1: Im Modul Prozessstatus Felder Projekt und Vorgang einblenden und ausfüllen.
  • Möglichkeit 2: In der Modulvariante mit Projekt und Vorgang des Moduls Prozessstatus Felder Projekt und Vorgang ausfüllen.
• Die Rückmeldung muss vor der Abgabe der Phase erfolgen. Danach ist die Rückmeldung nicht mehr möglich.

Vorgehensweise

• Den Kontextmenü-Befehl Rückmeldung erfassen auswählen.
• Die Dialogmeldung Bitte Stunden hier eingeben und das Modul Rückmeldung erfassen werden geöffnet.
  • Mit OK bestätigen.
  • Die eingetragenen Ist-Stunden erscheinen automatisch im Modul Rückmeldung erfassen im Feld Belastung-Ist.
  • Bereits definierte Daten wie Projekt, Vorgang und Prozessschritt-Bezeichnung werden automatisch in das Modul geladen und angezeigt.
  • In Feldern von und bis die Uhrzeit eintragen.
• Speichern.

• Prozessaktionen können nur für projektspezifische Prozessschritte, bei denen im Modul Prozessmodell-Templates im Feld Prozessaktion-Bezeichnung eine Prozessaktion definiert wurde, ausgeführt werden, d.h. nur für Schritte, die im einkopierten Prozessmodell bereits enthalten sind.
• Bei manuell eingefügten Prozessschritten kann keine Prozessaktion definiert und ausgeführt werden.
• NEU Prozessschritte, für die eine Aktion festgelegt wurde, sind am Vorhandensein eines "A" neben der Prozessschrittbezeichnung zu erkennen.

• Prozessaktionen können nur für projektspezifische Prozessschritte, bei denen im Modul Prozessmodell-Templates im Feld Prozessaktion-Bezeichnung eine Prozessaktion definiert wurde, ausgeführt werden, d.h. nur für Schritte, die im einkopierten Prozessmodell bereits enthalten sind.
• Bei manuell eingefügten Prozessschritten kann keine Prozessaktion definiert und ausgeführt werden.

• Auf dem gewünschten Prozessschritt
  • NEU den Link auf dem Indikator "A" neben der Prozessschrittbezeichnung betätigen oder
  • rechtsklicken und den Kontextmenü-Befehl Prozessschritt-Aktion ausführen auswählen.
• Die entsprechende Prozessaktion wird ausgeführt.

Vorgehensweise

• Auf den zu löschenden Prozessschritt rechtsklicken.
• Den Kontextmenü-Befehl Prozessschritt löschen auswählen.

Hinweis NEU

• Standard-Prozessschritte Prozessschritte können nur gelöscht werden, wenn dies durch Aktivierung der entsprechenden Checkboxen im Modul Prozessmodell-Templates explizit erlaubt ist.
• Dürfen Prozessschritte nicht gelöscht werden, erscheint die Meldung Die markierten Datensätze konnten aufgrund der Konfiguration des Prozessmodells nicht gelöscht werden.

• Diese Bearbeitungsfunktion gilt nur für manuell angelegte Prozessschritte. Die aus dem Template einkopierten Standard-Prozessschritte können nicht gelöscht werden.

Vorgehensweise

• Klick mit der rechten Maustaste auf einen manuell eingefügten Prozessschritt.
• Kontextmenü-Befehl Prozessschritt löschen auswählen.

• Auf den gewünschten Prozessschritt rechtsklicken.
• Den Kontextmenü-Befehl Vordefinierte Ressource einfügen auswählen.
  • Die im Prozessmodell-Template im Feld Platzhalter hinterlegte Ressource wird dem Prozessschritt zugewiesen.

• Im Modul Prozessstatus den Link auf dem Abgabe-Prozessschritt anklicken.
  • Die im Modul Prozessmodell-Templates im Feld Prozessaktion-Bezeichnung definierte Prozessaktion wird dabei automatisch ausgeführt.
• Es erscheint die Abfrage, ob man einen Kommentar abgeben möchte.
  • Wird die Meldung mit Ja bestätigt, wird das Feld Kommentar fokussiert und der Kommentar kann eingetragen und gespeichert werden. Danach ist der Link beim Prozessschritt Abgabe erneut anzuklicken.
  • Wurde ein Kommentar bereits abgegeben oder will man keinen Kommentar abgeben, ist die Meldung mit Nein zu bestätigen.
• Wurden noch nicht alle Prozessschritte erledigt, wird die Meldung Es wurden nicht alle Prozessschritte erledigt. ausgegeben und die Abgabe nicht durchgeführt. Der Status des entsprechenden Prozessschritts kann geändert und an den Prozessschritt-Verantwortlichen zurückgegeben werden.
• Nach der Abgabe öffnet sich das Modul Info versenden, von dem aus eine Nachricht zur Abgabe versandt werden kann.
  • Der Text der Nachricht ist bereits vordefiniert, kann jedoch bei Bedarf geändert werden.
  • Als Empfänger ist automatisch die Person eingetragen, die für den Freigabe-Prozessschritt verantwortlich ist.
  • Die Art des Nachrichtenempfangs (E-Mai, Pop-up oder beides) wird ebenfalls automatisch mit der Default-Einstellung des Empfängers gefüllt (falls diese vorhanden ist), kann jedoch ggf. durch Auswahl aus der Listbox Info per geändert werden.
  • Schaltfläche versenden betätigen. NEU Die Nachricht wird an den Empfänger per E-Mail versandt.
• Die erledigten Prozessschritte werden nach der Abgabe in die Kategorie Abgegebene Phasen eingeordnet.

• Im Modul Prozessstatus den Link auf dem Abgabe-Prozessschritt anklicken.
  • Die im Modul Prozessmodell-Templates im Feld Prozessaktion-Bezeichnung definierte Prozessaktion wird dabei automatisch ausgeführt.
• Es erscheint die Abfrage, ob man einen Kommentar abgeben möchte.
  • Wird die Meldung mit Ja bestätigt, wird das Feld Kommentar fokussiert und der Kommentar kann eingetragen und gespeichert werden. Danach ist der Link beim Prozessschritt Abgabe erneut anzuklicken.
  • Wurde ein Kommentar bereits abgegeben oder will man keinen Kommentar abgeben, ist die Meldung mit Nein zu bestätigen.
• Danach wird der Status des Abgabe-Prozessschritts automatisch auf erledigt gesetzt und die Abgabe ist erfolgt.
  • Bei der Abgabe prüft das Programm anhand der definierten Prozessregeln, ob die Prozessschritte wirklich erledigt sind und setzt bei den Prozessschritten den Status auf erledigt, falls dieser manuell noch nicht gesetzt wurde.
• NEU Wurden noch nicht alle Prozessschritte erledigt, wird die Meldung Es wurden nicht alle Prozessschritte erledigt. ausgegeben und die Abgabe nicht durchgeführt. Der Status des entsprechenden Prozessschritts kann geändert und an den Prozessschritt-Verantwortlichen zurückgegeben werden.
• Nach der Abgabe öffnet sich das Modul Info versenden, von dem aus eine Nachricht zur Abgabe versandt werden kann.
  • Der Text der Nachricht ist bereits vordefiniert, kann jedoch bei Bedarf geändert werden.
  • Als Empfänger ist automatisch die Person eingetragen, die für den Freigabe-Prozessschritt verantwortlich ist. * Die Art des Nachrichtenempfangs (E-Mai, Pop-up oder beides) wird ebenfalls automatisch mit der Default-Einstellung des Empfängers gefüllt (falls diese vorhanden ist), kann jedoch ggf. durch Auswahl aus der Listbox Info per geändert werden.
  • Schaltfläche versenden betätigen.
• Die erledigten Prozessschritte werden nach der Abgabe in die Kategorie Abgegebene Phasen eingeordnet.

• Im Modul Prozessstatus den Link auf dem Abgabe-Prozessschritt anklicken.
  • Die im Modul Prozessmodell-Templates im Feld Prozessaktion-Bezeichnung definierte Prozessaktion wird dabei automatisch ausgeführt.
• Es erscheint die Abfrage, ob man einen Kommentar abgeben möchte.
  • Wird die Meldung mit Ja bestätigt, wird das Feld Kommentar fokussiert und der Kommentar kann eingetragen und gespeichert werden. Danach ist der Link beim Prozessschritt Abgabe erneut anzuklicken.
  • Wurde ein Kommentar bereits abgegeben oder will man keinen Kommentar abgeben, ist die Meldung mit Nein zu bestätigen.
• Danach wird der Status des Abgabe-Prozessschritts automatisch auf erledigt gesetzt und die Abgabe ist erfolgt.
  • Bei der Abgabe prüft das Programm anhand der definierten Prozessregeln, ob die Prozessschritte wirklich erledigt sind und setzt bei den Prozessschritten den Status auf erledigt, falls dieser manuell noch nicht gesetzt wurde.
• Nach der erfolgreichen Abgabe öffnet sich das Modul Info versenden, von dem aus eine Nachricht zur Abgabe versandt werden kann.
  • Der Text der Nachricht ist bereits vordefiniert, kann jedoch bei Bedarf geändert werden.
  • Als Empfänger ist automatisch die Person eingetragen, die für den Freigabe-Prozessschritt verantwortlich ist.
  • Die Art des Nachrichtenempfangs (E-Mai, Pop-up oder beides) wird ebenfalls automatisch mit der Default-Einstellung des Empfängers gefüllt (falls diese vorhanden ist), kann jedoch ggf. durch Auswahl aus der Listbox Info per geändert werden.
  • Schaltfläche versenden betätigen.
• Die erledigten Prozessschritte werden nach der Abgabe in die Kategorie Abgegebene Phasen eingeordnet.

• Es besteht die Möglichkeit, die Freigabe von Meilensteinen und Vorgängen, die den Meilensteinen folgen, an den Freigabeschritt im Prozessstatus zu koppeln.
• Hierzu im Feld Mastermeilenstein den gewünschten Mastermeilenstein und im Feld Sammelvorgang den Sammelvorgang auswählen, dessen Untervorgänge zur Bearbeitung (Rückmeldung) freigegeben werden sollen.
• Werden diese Felder gefüllt, wird beim Ausführen der Freigabe-Prozessschrittes für den entsprechenden Mastermeilenstein ein Ist-Endtermin gesetzt und die Untervorgänge des ausgewählten Sammelvorgangs für die Bearbeitung (Rückmeldung) entsperrt.

• Schaltfläche Freigeben betätigen.
  • Dabei wird der Status der Prozessschritte automatisch auf akzeptiert gesetzt.
• Es öffnet sich das Modul Info versenden, von dem aus eine Nachricht zur Freigabe versandt werden kann.
  • Der Text der Nachricht wird automatisch eingefügt, kann jedoch bei Bedarf geändert werden.
  • Als Empfänger wird automatisch der Manager des Projekts eingetragen.
  • Die Art des Nachrichtenempfangs (E-Mai, Pop-up oder beides) wird ebenfalls automatisch mit der Default-Einstellung des Empfängers gefüllt (falls diese vorhanden ist), kann jedoch ggf. durch Auswahl aus der Listbox Info per geändert werden.
  • Schaltfläche versenden betätigen. NEU Die Nachricht wird an den Empfänger per E-Mail versandt.
• Die erledigte Phase mit ihren Prozessschritten wird in die Kategorie Erledigte Phasen verschoben.
• In der Prozessleiste wird die erledigte Phase mit grauer Schrift markiert und die neue Phase mit der weißen Schrift hervorgehoben.
• Die Prozessschritte der nächsten Phase werden unter der Kategorie in Arbeit eingeblendet.
• Somit ist der Phasenübergang erfolgt.