Tutorial: Ressourcenplanung und -simulation Ab DB 39.5.15

Ressourcenplanung ohne PLANTA portfolio

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Einleitung

Ziel des Tutorials

• Erstanwender sollen die verschiedenen Möglichkeiten und die Funktionalität der Ressourcenplanung mit PLANTA project und PLANTA portfolio kennenlernen.

Bitte beachten Sie:

• Alle Übungen bauen auf den PLANTA-Demodaten auf. Diese müssen zuvor installiert sein.
• Die Stammdaten wie Kalender, Ressourcen, Benutzer, Stundensätze usw. sind in den Demodaten bereits eingerichtet. Wie die Stammdaten definiert werden, ist nicht Gegenstand dieses Tutorials (hierzu sehen Sie Stammdaten-Erfassung). Vielmehr geht es darum, die Möglichkeiten der Ressourcenplanung darzustellen.
• Die verwendeten Screenshots dienen der exemplarischen Darstellung und können vom tatsächlichen Layout im Programm abweichen.

Multiprojektmanager (r41): Projekterstellung und -planung

Projekt erstellen

Aufgabe

• Der Multiprojektmanager Georg Hart hat eine Idee für ein wichtiges neues IT-Projekt und möchte dies gerne grob planen, um zu sehen, ob die benötigten Ressourcen derzeit verfügbar sind.
• Dafür erstellt er dieses Projekt zunächst in PLANTA project.

Vorgehensweise

• Den PLANTA project-Client aufrufen.
• Mit dem Benutzer "r41" anmelden (ohne Passwort).
  • Das Panel Multiprojektboard öffnet sich und das Modul Projekte wird automatisch fokussiert.
• Die Schaltfläche Neues Projekt betätigen oder im Benutzermenü Multiprojektmanagement Projektplanung Neues Projekt auswählen.
  • Das Panel Projekt öffnet sich.
• Eine Projektbezeichnung vergeben (z.B. "IT Projekt").
• Georg Hart wird automatisch in das Feld Manager eingetragen. Da er der verantwortliche Projektmanager des neuen Projekts sein soll, den Eintrag nicht verändern.
• Den Wunsch-Anfang auf heute in einem Monat setzen.
• Speichern. Ergebnis:

Terminplan erstellen

Aufgabe

• Georg Hart möchte einen groben Terminplan für das Projekt erstellen und hierfür eine Terminplanvorlage aus einem Vorlageprojekt benutzen.

Vorgehensweise

• In das Modul Terminplan wechseln.
• Die Abfrage Möchten Sie einen Terminplan einkopieren? mit Ja bestätigen.
• Im Modul Terminplan kopieren aus der Listbox die Terminplanvorlage GP1 Grob-Phasenplan für IT-Projekt auswählen.
• Die Schaltfläche Terminplan kopieren betätigen.
• Ergebnis:

Aufgabe

• Georg Hart möchte den Terminplan für sein neues Projekt hinsichtlich der Dauer noch etwas anpassen.

Vorgehensweise

• Im Feld Dauer-Rest der einzelnen Vorgänge die Werte wie folgt anpassen:
  • Konzeption: 10 T
  • Realisierung : 25 T
  • Roll-Out: 20 T
• Speichern.
• Die Schaltfläche Terminplan berechnen in der Symbolleiste betätigen.

Ressourcenzuordnung vornehmen

Aufgabe

• In der gewählten Terminplanvorlage sind bereits Ressourcenzuordnungen enthalten. Diese möchte Georg Hart an sein Projekt anpassen.
• An seinem Projekt sollen die Abteilungen Anwendungsentwicklung und Systemtechnik beteiligt sein.
• Die nicht benötigten Ressourcen möchte der Multiprojektmanager löschen und den beteiligten Ressourcen den geplanten Aufwand vergeben.

Vorgehensweise

• Den Vorgang 1 Konzeption aufklappen.

• Alle Ressourcen außer der Anwendungsentwicklung markieren und in der Symbolleiste auf Löschen klicken.
• Die Dialogmeldung mit Ja bestätigen.
• Für die Ressource Anwendungsentwicklung im Feld Aufwand-Rest den Wert "150" (= 150 Stunden) eintragen.
• Speichern.
• Auf die gleiche Art und Weise alle Ressourcen bis auf die Anwendungsentwicklung und die Systemtechnik unter dem Vorgang 2 Realisierung löschen.
• Die folgenden Aufwand-Rest-Werte vergeben:
  • Anwendungsentwicklung: 450 h
  • Systemtechnik: 50 h
• Speichern.
• Die Ressourenzuordnung unter dem Vorgang 3 Roll-Out löschen.
• Mit Rechtsklick auf den Vorgang 3 Roll-Out das Kontextmenü öffnen und den Eintrag Ressourcen zuordnen auswählen.
  • Das Modul Ressourcen zuordnen öffnet sich.
  • Die Checkboxen der Abteilungen Anwendungsentwicklung und Systemtechnik aktivieren.
  • Die Schaltfläche Ausgewählte zuordnen betätigen.
  • Im Feld Aufwand-Rest bei beiden Abteilungen den geschätzten Aufwand von 50 eintragen.
• Speichern.
• Ergebnis:

• Die Schaltfläche Terminplan berechnen in der Symbolleiste betätigen.
• Ergebnis: Die Termine werden kalkuliert, der geplante Aufwand über die geplante Dauer verteilt und, da Überlasten vorhanden sind, werden diese ausgewiesen.

Auslastung prüfen

Aufgabe

• Georg Hart hat nach der Neuberechnung seines Terminplans bemerkt, dass Überlasten ausgewiesen werden.
• Er möchte sich diese Überlasten genauer ansehen und prüfen, in welchen Projekten die Abteilungen eingeplant sind.

Vorgehensweise

• Im Modul Terminplan durch Klick auf das Burger-Symbol im Modulreiter in die Modulvariante Mit Belastungen oder Terminplan komplett des Moduls wechseln.
• Auf der Ressourcenebene im mittleren Fenster nach rechts bis zur Spalte Überlast scrollen.
  • Sofern eine Ressource überlastet ist, wird die Überlast in roter Schrift in der gleichnamigen Spalte angezeigt.
• Georg Hart sieht, dass bei der Abteilung Anwendungsentwicklung Überlasten ausgewiesen werden.

• Er möchte sich die Auslastung der Abteilung Anwendungsentwicklung in anderen Projekten genauer anschauen.
• Hierfür hat er zwei Möglichkeiten.
  • 1. Er kann entweder nur die Auslastung einer ausgewählter Abteilung direkt aus dem Terminplan öffnen. Hierfür
    • auf die Abteilungressource rechtsklicken und im Kontextmenü den Befehl Auslastung anzeigen auswählen.
    • Das Modul Auslastung mit Verursacher wird geöffnet und Auslastung wochenweise angezeigt.

• 2. Alternativ kann er sich die Auslastung aller Abteilungen ansehen. Hierfür
  • zurück ins Multiprojektboard wechseln und über den Reiter Auslastung in das gleichnamige Modul wechseln.
  • Die Auslastung wird hier monatsweise angezeigt.

• Der Multiprojektmanager sieht, dass sein neues Projekt die Überlast in der Abteilung Anwendungsentwicklung verursacht.
• Da Georg Hart sein geplantes Projekt jedoch für sehr wichtig für das Unternehmen hält, möchte er die Portfoliomanagerin kontaktieren und sie darum bitten, das Projekt ins Portfolio aufzunehmen und prüfen, ob eventuell ein anderes Projekt verschoben werden kann, damit die Abteilung entlastet wird, um das neue Projekt durchzuführen.

Portfoliomanager (r70): Portfoliozuordnung und Ressourcensimulation

Projekt einem Portfolio zuordnen

Aufgabe

• Die Portfoliomanagerin Wera Heine möchte das neue Projekt von Georg Hart dem Portfolio IT- und ORG-Portfolio zuzuordnen und anschließend eine Ressourcensimulation durchführen.

Projekt dem Portfolio zuordnen

• Einen neuen PLANTA project-Client aufrufen.
• Mit dem Benutzer "r70" von Wera Heine (ohne Passwort) anmelden.
• Das Multiportfolioboard mit dem Modul Portfolios öffnet sich automatisch.
  • Auf die ID "IT00001" klicken, um das IT- und ORG-Portfolio zu öffnen, und anschließend auf den Modulreiter Planungsobjekte, um das gleichnamige Modul zu öffnen.
• Im Modul Planungsobjekte auf die Schaltfläche Planungsobjekt(e) zuordnen klicken.
  • Es öffnet sich das Modul Planungsobjekte dem Portfolio zuordnen.
  • Im Bereich Planungsobjekte ohne Portfoliozuordnung die Checkbox Auswählen im Datensatz des neuen Projekts aktivieren und die Schaltfläche Ausgewählte zuordnen betätigen.

• Das Projekt IT Projekt ist nun dem Portfolio zugeordnet und wird im Modul Planungsobjekte angezeigt.

Ressourcensimulation durchführen

Aufgabe

• Georg Hart hat Wera Heine informiert, dass durch sein neues Projekt eine Überlast in der Abteilung Anwendungsentwicklung entsteht.
• Wera Heine möchte daher nun eine Simulation im Portfolio IT- und ORG-Portfolio durchführen, um zu prüfen, ob diese Überlast durch eine Verschiebung vermieden werden kann.
  • Mit einer Simulation können verschiedene Auslastungs- und Terminszenarien simuliert werden, um die Projekte des Portfolios mit optimierter Auslastung der Ressourcen durchführen zu können.

Vorgehensweise

• Auf den Reiter Simulationen klicken, um in das gleichmamige Modul zu wechseln.
• Auf die Schaltfläche Simulation erstellen klicken und die Meldung mit OK bestätigen.

• Die Daten der Planungsobjekte des Portfolios werden in eine Simulationsumgebung kopiert und das Modul Simulation wird geöffnet.
• Im Bereich Planungsobjekte werden alle Planungsobjekte des Portfolios tabellarisch aufgelistet.
• Im Bereich Terminskala werden die entsprechenden Terminbalken der Planungsobjekte angezeigt, darunter auch der Balken des neuen Projekts von Georg Hart.

• Da das neue Projekt den Code E mit der Farbe orange hat, hebt es sich von anderen Projekten sofort ab. Wurde jedoch im Vorwege dem Projekt ein anderer Code zugewiesen, so dass die Farbe des Projektbalkens z.B. im grün-blauen Farbschema liegt, besteht hier in der Simulation die Möglichkeit, die Farbe des Projekts zu ändern, um das Projekt zur besseren visuellen Erfassung hervorzuheben.
  • Im Bereich Planungsobjekte in der Zeile des Projekts 000004 IT Projekt die Farbe im Feld Farbe in Simulation ändern (z. B. auf PLANTA Lemon).
  • Speichern. Ergebnis: Der Projektbalken unter Skala wird neu eingefärbt.

• Im Bereich Abteilungen sieht Wera Heine anhand der roten Ampeln, dass bei der Abteilung Anwendungsentwicklung eine Überlast vorhanden ist:

• Um sich die Auslastung genau anzusehen, auf die Schaltfläche Auslastungsdiagramm anzeigen neben den Ampeln klicken.

• Das Auslastungsdiagramm der Abteilung Anwendungsentwicklung wird angezeigt.
• Es ist ersichtlich, dass das neue Projekt (erkennbar an der Farbe lemongelb) die Überlast in zwei Monaten verursacht.

Jede Diagrammsäule zeigt die Auslastung der Abteilung in Projekten anhand der Projektpriorität. D.h. die am höchsten priorisierten Projekte sind ganz unten, die am niedrigsten priorisierten sind ganz oben. Da neue Projekte mit einer Priorität von 999 angelegt werden, wird das Projekt von Georg Hart im Balkendiagramm ganz oben angezeigt.

Aufgabe

• Da der Multiprojektmanager Georg Hart signalisiert hat, dass sein neues Projekt sehr wichtig ist, möchte Wera Heine die Priorität des Projekts anpassen.

Vorgehensweise

• Zurück in das Modul Simulation wechseln und die Priorität des Projekts im Bereich Planungsobjekte im Feld Prio auf "105" ändern.
  • Die Systempflegeprojekte (z. B. S+W 20XX) haben standardmäßig die höchste Priorität. Da für das Projekt S+W 20XX die Prio "100" angegeben ist, wählt Wera Heine für das neue Projekt den Wert "105".
• Speichern.
• In der Terminskala wird sogleich die Anordnung der Projektbalken angepasst, um die neue Priorität abzubilden:

• Das Auslastungsdiagramm der Abteilung Anwendungsentwicklung erneut öffnen.
• Die geänderte Priorität wird auch im Balkendiagramm abgebildet:

Aufgabe

• Wera Heine überlegt, ob ein Projekt im Portfolio verschoben werden könnte, um die Überlast im betroffenen Zeitraum zu reduzieren.
• Im Auslastungsdiagramm hat sie gesehen, dass die Abteilung Anwendungsentwicklung in dem Monat, in dem die Überlast entsteht, auch im Projekt PL-PORTFOLIO eingeplant ist.
• Da dieses Projekt eine niedrigere Priorität als das neue Projekt aufweist und da das Projekt noch nicht gestartet wurde, möchte sie es verschieben, um die Abteilungskapazität für das neue Projekt freizubekommen.

Vorgehensweise

• Im Bereich Terminskala das Projekt PL-PORTFOLIO anklicken und es mit Drag&Drop um drei Monate nach hinten ziehen.
• Speichern.
• Ergebnis: Die Abteilung Anwendungsentwicklung ist nicht mehr überlastet.

• Wera Heine ist mit dieser Lösung zufrieden und möchte diese Simulation als Roadmap definieren.
  • Hierfür auf die Schaltfläche Simulation als Roadmap definieren klicken und die Dialogmeldung mit Ja bestätigen.
• Daraufhin kontaktiert Wera Heine den Projektmanager des Projekts PL-PORTFOLIO, um diesen über die neuen Termine zu informieren und Georg Hart, um ihn zu informieren, dass sein Projekt im gewünschten Zeitraum stattfinden kann.

Projektmanager des verschobenen Projekts (r40): Termine anpassen

Aufgabe

• Die Portfoliomanagerin Wera Heine hat den Projektmanager des Projekts PL-PORTFOLIO, Max, Hansen, informiert, dass sein Projekt nach hinten verschoben werden muss.
• Max Hansen möchte daher die Termine des Projekts an die Roadmap des Portfolios anpassen.

Vorgehensweise

• Einen neuen PLANTA project-Client aufrufen.
• Mit dem Benutzer "r40" von Max Hansen (ohne Passwort) anmelden.
• Das Mitarbeiterboard mit dem Modul Zeiterfassung öffnet sich automatisch.
• Über den Reiter Meine Planungsobjekte in das gleichnamige Modul wechseln.
• Im Bereich Meine Hauptprojekte auf die ID PL-PORTFOLIO klicken.
• Das Dashboard des Projekts wird geöffnet.
• Über den Reiter Projektsteckbrief in das gleichnamige Modul wechseln.
• Im Bereich Ecktermine werden nun die von der Portfoliomanagerin definierten Roadmap-Termine angezeigt:

• Den neuen Wunsch-Anfang durch Kopieren aus dem Roadmap-Feld übernehmen.
• Speichern.
• Den Terminplan über die Schaltfläche Terminplan berechnen neu berechnen.

Multiprojektmanager (r41): Auslastung prüfen und Projektplanung übergeben

Aufgabe

• Georg Hart wurde informiert, dass sein neues Projekt im gewünschten Zeitraum durchgeführt werden kann und dass ein anderes Projekt verschoben wurde um die Abteilungskapazität für das neue Projekt freizugeben, somit wäre keine Überlast im neuen Projekt da.
• Der Multiprojektmanager möchte eine Neuplanung durchführen, um die Auslastungsdaten in seinem Projekt zu aktualisieren und anschließend das Projekt zur detaillierten Planung an einen erfahrenen Projektmanager übergeben.

Vorgehensweise

• Den PLANTA project-Client aufrufen.
• Login mit dem Benutzernamen "r41" von Georg Hart.
• Über Multiprojektmanagement Projektplanung Neuplanung (Berechnung aller Planungsobjekte) in das gleichnamige Modul wechseln.
• Auf die Schaltfläche Neuplanung klicken.
  • Wenn in der Statusleiste die Meldung Neuplanung abgeschlossen erscheint, das Modul schließen.
• In den Terminplan des Projekts IT Projekt wechseln.
• Die Überlast ist nun verschwunden:

• Über den Reiter Projektsteckbrief in das gleichnamige Modul wechseln.
• Im Feld Manager die Ressource Ronja Koch auswählen.
• Speichern.
• Eine Dialogmeldung erscheint. In dieser die Option Neuen Manager-Stakeholder additiv zuordnen auswählen, da Georg Hart weiterhin im Projekt involviert bleiben möchte.
• Ronja Koch ist nun die neue Projektmanagerin des Projekts IT Projekt und kann mit der Feinplanung des Projekts beginnen.