Ressourcen-Staffing Neu ab DB 39.5.17 BETA

Informationen

• Das Ressourcen-Staffing in PLANTA project besteht aus dem Prozess
  • von der Anfrage einer benötigten Abteilung durch den Projektleiter,
  • über die Freigabe einzelner Ressourcen durch den Abteilungsleiter,
  • bis hin zur Einplanung der freigegebenen Ressourcen in den Projekten.

Konfiguration

Informationen

• Das Ressourcen-Staffing kann an drei Stellen konfiguriert werden:
  • Global
  • Pro Projekt
  • Pro Ressource

Global

Informationen

• Im Modul Ressourcen-Staffing-Konfiguration oder in den Globalen Einstellungen kann konfiguriert werden, ob das Ressourcen-Staffing global aktiviert werden soll.
• Außerdem kann eingestellt werden, in welchem Zeitraster Ressourcen-Anfragen erstellt bzw. freigegeben werden können.

Ressourcen-Staffing aktivieren

• Über den Parameter resource_staffing_is_active im Modul Ressourcen-Staffing-Konfiguration oder in den Globalen Einstellungen:
  • 1: Ressourcen-Staffing ist inaktiv, d.h. alle Ressourcen können im Terminplan frei eingeplant werden. Module und Schaltflächen, die zum Ressourcen-Staffing gehören, sind nicht sichtbar.
  • 2: Projekt-Ressourcen-Staffing ist aktiv, d.h. Ressourcen mit aktiviertem Parameter Freigabe bei Ressourcen-Staffing müssen über den Staffing-Prozess auf Projektebene freigegeben werden.
  • 3: Vorgangs-Ressourcen-Staffing ist aktiv, d.h. Ressourcen mit aktiviertem Parameter Freigabe bei Ressourcen-Staffing müssen über den Staffing-Prozess auf Vorgangsebene freigegeben werden.

Hinweise

• Wenn die Einstellung geändert werden soll, nachdem bereits Anfragen erstellt wurden, erscheint eine Abfrage, ob die bestehenden Anfragen archiviert werden soll. Erst nach Bestätigung wird die Einstellung geändert.
• Der Parameter wird durch die Einstellung im Projektsteckbrief im Feld Ressourcen-Staffing überschrieben.

Zeitraster konfigurieren

• Über den Parameter resource_staffing_time_pattern im Modul Ressourcen-Staffing-Konfiguration oder in den Globalen Einstellungen:
  • Defaultmäßig sind Monate eingestellt.
  • Je nach ausgewähltem Zeitraster werden die Ressourcen mit der entsprechenden Belastungskurve eingelastet.
  • 2: Tag (Belastungskurve PM_DAY)
  • 3: Woche (Belastungskurve PM_WEEK)
  • 4: Monat (Belastungskurve PM_MONTH)
  • 5: Quartal (Belastungskurve PM_QUART)
  • Sind Tage und Wochen eingestellt, werden Anfragen und Freigaben in Stunden (h) erstellt. Bei Monaten und Wochen werden stattdessen Personentage (PT) verwendet.

Projekt

Information

• Pro Projekt kann der Parameter Ressourcen-Staffing im Projektsteckbrief konfiguriert werden.

Details

• global vorgegeben: die Einstellung aus dem Modul Ressourcen-Staffing-Konfiguration oder aus den Globalen Einstellungen wirkt
• inaktiv: Ressourcen-Staffing ist inaktiv, d.h. alle Ressourcen können im Terminplan frei eingeplant werden. Module und Schaltflächen, die zum Ressourcen-Staffing gehören, sind nicht sichtbar.
• aktiv auf Projektebene: Projekt-Ressourcen-Staffing ist aktiv, d.h. Ressourcen mit aktiviertem Parameter Freigabe bei Ressourcen-Staffing müssen über den Staffing-Prozess auf Projektebene freigegeben werden.
• aktiv auf Vorgangsebene: Vorgangs-Ressourcen-Staffing ist aktiv, d.h. Ressourcen mit aktiviertem Parameter Freigabe bei Ressourcen-Staffing müssen über den Staffing-Prozess auf Vorgangsebene freigegeben werden.

Hinweise

• Die globale Einstellung wird durch die Einstellung im Projektsteckbrief überschrieben.
• Wenn die Einstellung geändert werden soll, nachdem bereits Anfragen erstellt wurden, erscheint eine Abfrage, ob die bestehenden Anfragen archiviert werden soll. Erst nach Bestätigung wird die Einstellung geändert.

Ressource

Information

• Pro Ressource kann über den Parameter Freigabe bei Ressourcen-Staffing im Ressourcendatenblatt konfiguriert werden, ob für die Ressource eine Freigabe vorhanden sein muss, wenn das Ressourcen-Staffing aktiviert ist.

Details

• Wenn der Parameter aktiviert ist, kann die Ressource nur eingeplant werden, wenn eine Freigabe auf Projekt- bzw. Vorgangsebene vorhanden ist.
• Wenn der Parameter nicht aktiviert ist, kann die Ressource auch ohne Freigabe eingeplant werden.
• Defaultmäßig ist der Parameter für Personenressourcen aktiviert und für alle restlichen Ressourcen deaktiviert.
  • In diesem Fall kann die Abteilungsressource eingeplant und angefragt werden, die zugehörigen Mitarbeiter jedoch erst nach Freigabe.

Ressourcen-Staffing-Prozess

Projekt-Ressourcen-Staffing

• Ist das Ressourcen-Staffing auf Projektebene aktiv (siehe Konfiguration), müssen Ressourcen mit aktiviertem Parameter Freigabe bei Ressourcen-Staffing auf Projektebene freigegeben werden, um eingeplant werden zu können.
• Anfragen werden dann pro Ressource pro Projekt generiert.

Vorgangs-Ressourcen-Staffing

• Ist das Ressourcen-Staffing auf Vorgangsebene aktiv (siehe Konfiguration), müssen Ressourcen mit aktiviertem Parameter Freigabe bei Ressourcen-Staffing auf Vorgangsebene freigegeben werden, um eingeplant werden zu können.
• Anfragen werden dann pro Ressource pro Vorgang generiert.

Anfragestatus

• Der Fortschritt des Ressourcenanfrage-Prozesses kann anhand des Anfragestatus nachvollzogen werden:
• Erstellt: Der Projektmanager eines Projekts hat eine Ressourcenanfrage erstellt.
• In Arbeit: Der Projektmanager hat die Ressourcenanfrage eingereicht.
• Freigegeben: Der Abteilungsleiter hat die Ressourcenanfrage freigegeben.
• Abgelehnt: Der Abteilungsleiter hat die Ressourcenanfrage abgelehnt.

Anfrage (Projektmanager)

Informationen

• Der Projektmanager plant die Ressourcen (Abteilungen), die frei eingeplant werden können, im Terminplan ein.
• Daraufhin kann er aus den Einplanungen eine Ressourcenenfrage generieren und diese im Modul Meine Ressourcenanfragen absenden.
• Hierbei wird eine Anfrage pro Projekt und pro Ressource (beim Projekt-Ressourcen-Staffing) bzw. pro Vorgang und pro Ressource (beim Vorgangs-Ressourcen-Staffing) erzeugt.

Vorgehensweise

• Der Projektmanager führt seine Grobplanung im Modul Terminplan durch und ordnet den einzelnen Vorgängen Abteilungsressourcen zu, die frei eingeplant werden dürfen.
• Den gewünschten Aufwand-Rest für die einzelnen Ressourcen vergeben.
• Auf den Button klicken, um aus der Einplanung heraus Anfragen zu erstellen und diese im Modul Meine Ressourcenanfragen zu öffnen.
• Alternativ auf den Button klicken, um in das Modul Meine Ressourcenanfragen zu wechseln und dort auf den Button klicken.
• Die Anfragen werden generiert.
  • Beim Projekt-Ressourcen-Staffing wird eine Anfrage pro Ressource generiert.
  • Beim Vorgangs-Ressourcen-Staffing wird eine Anfrage pro Ressource pro Vorgang generiert.
• Bei Bedarf einen Kommentar im Feld Kommentar eintragen.
• Über kann die Auslastung der jeweiligen Ressourcen im Modul Auslastung von eingesehen werden und die Auswirkungen der Anfrage können somit simuliert werden.
• Auf klicken, um alle Anfragen abzusenden, oder auf klicken, um einzelne Anfragen abzusenden.
• Die Abfrage mit Ja bestätigen.
• Die Anfragen werden gesendet, der Status ändert sich auf in Arbeit.

Details

• Im Modul Meine Ressourcenanfragen kann der Projektmanager den Status seiner Ressourcenanfragen verfolgen.
  • Durch Klick auf den Button kann eine Erinnerung an den Abteilungsleiter gesendet werden. Mehr Informationen
• Angefragte Ressourcen und der Status der Anfragen werden auch im Terminplan des Projekts angezeigt.
  • Durch Klick auf den Button kann die Anfrage im Modul Meine Ressourcenanfragen geöffnet werden.

Hinweis

• Für Vorgänge, deren Ist-Ende bereits gesetzt wurde, sowie für (Master)Meilensteine können keine Ressourcen angefragt werden.
  • Beim Versuch, einem solchen Vorgang Ressourcen zuzuordnen, erscheint eine entsprechende Meldung.

Änderungsanfrage (Projektmanager)

Informationen

• Übersteigt die tatsächliche Einplanung im Projekt den freigegebenen Wert, so hat der Projektmanager die Möglichkeit, eine Änderungsanfrage an den Projektleiter zu senden.
• Diese wird aus der Differenz zwischen Freigabe und Einplanung generiert.

Vorgehensweise

• Projekt-Ressourcen-Staffing: Im Terminplan dem gewünschten Vorgang eine neue Ressource zuordnen.
• Vorgangs-Ressourcen-Staffing: Bei den gewünschten Ressourcen im Terminplan in der Modulvariante Mit Belastungen den Wert im Feld Belastung-Rest entsprechend des Bedarfs erhöhen.
• Wird nun der Terminplan neu berechnet, wird die Differenz auf Ebene der Ressourcenzuordnung unter der Skala gelb (sobald die Freigabe überschritten wird) bzw. rot (sobald das Freigabelimit überschritten wird) markiert.
• Auf klicken, um aus der Differenz eine neue Anfrage generieren und diese im Modul Meine Ressourcenanfragen zu öffnen.
• Die Anfragen werden generiert.
  • Beim Projekt-Ressourcen-Staffing wird eine Anfrage pro Ressource generiert.
  • Beim Vorgangs-Ressourcen-Staffing wird eine Anfrage pro Ressource pro Vorgang generiert.
• Bei Bedarf einen Kommentar im Feld Kommentar eintragen.
• Über kann die Auslastung der jeweiligen Ressourcen im Modul Auslastung von eingesehen werden und die Auswirkungen der Anfrage können somit simuliert werden.
• Auf klicken, um alle Anfragen abzusenden, oder auf klicken, um einzelne Anfragen abzusenden.
• Die Abfrage mit Ja bestätigen.
• Die Anfragen werden gesendet, der Status ändert sich auf in Arbeit.

Bearbeitung der Anfrage (Abteilungsleiter)

Informationen

• Der Abteilungsleiter sieht alle Anfragen im Übersichtsmodul Meine Ressourcenanfragen.
• Hier können Anfragen abgelehnt oder freigegeben werden.
• Außerdem können Ressourcen eingefügt werden.
• Der Abteilungsleiter sieht hierbei die Auslastung aller Ressourcen seiner Abteilung.
• Nach der Freigabe ändert sich der Status der Anfrage auf "Freigegeben".
• Der Projektmanager sieht die Status-Änderung in seinem Übersichtsmodul und kann nun mit der Einplanung fortfahren.

Vorgehensweise

• Das Modul Meine Ressourcenanfragen öffnen.
• Bei der gewünschten Anfrage auf klicken, um den angefragten Aufwand auf die einzelnen Ressourcen zu verteilen.
• Das Modul Ressourcenauswahl öffnet sich.
• Die gewünschten Ressourcen auswählen.
  • Defaultmäßig werden Personenressourcen angezeigt. Durch Klick auf können Abteilungsressourcen eingesehen werden.
• Auf Ressourcen zur Verteilung einfügen klicken.
• Das Modul wird geschlossen und die Ressourcen werden im Modul Meine Ressourcenanfragen unter der gewählten Ressourcenanfrage eingefügt.
  • Wird nur eine Ressource eingefügt, wird der angefragte Aufwand direkt auf die entsprechende Ressource übernommen.
  • Werden mehrere Ressourcen eingefügt, die angefragte Kapazität auf die Ressourcen verteilen, indem Werte in den Feldern Freigegeben eingetragen werden.
• Auf klicken, um eine Simulation der Auslastung der Ressource mit den freizugebenden Werten anzuzeigen.
  • Die Auslastung wird im Modul Auslastung von angezeigt und die Anzeige dort wird aktualisiert, sobald neue Werte im Modul Meine Ressourcenanfragen im Feld Freigegeben eingefügt und gespeichert werden.
• Durch Klick auf bzw. können die freizugebenden Werte um je eine Einheit (je nach gewähltem Zeitraster) nach vorne bzw. nach hinten verschoben werden.
• Um die Freigabe zu erteilen, bei der gewünschten Ressourcenanfrage auf klicken.
  • Um alle Ressourcenanfragen zu einem Vorgang oder einem Projekt freizugeben, auf beim Vorgang oder dem Projekt klicken.
• Die Dialogmeldung mit Ja bestätigen.
• Die Anfragen werden freigegben, der Status ändert sich auf freigegeben.

Hinweise

• Freigegebene Werte können im Nachhinein nicht mehr bearbeitet werden.
  • Beim Versuch, die Werte einer Freigabe zu ändern, die nicht den Status in Arbeit besitzt, erscheint eine entsprechende Meldung.
• Es ist daher auch nicht möglich, zunächst nur einen Teil der Werte freizugeben und die Freigabe im Nachhinein zu ergänzen.
• Der Abteilungsleiter kann im Modul Meine Abteilung im Feld Freigabe darf überschritten werden um (Limit in %): konfigurieren, um wie viel Prozent die Freigabe durch den Projektleiter überschritten werden darf.
  • Außerdem kann er einsehen, wie viele Projekte derzeit die Freigaben überschreiten (Anzahl Projekte mit Überschreitung der Freigabe:) und wie viele Projekte derzeit das gesetzte Freigabelimit überschreiten (Anzahl Projekte mit Überschreitung des Freigabelimits:).
  • Übersteigt die tatsächliche Einplanung die Freigabe, kann der Projektleiter eine Änderungsanfrage einreichen, um die Differenz zur ursprünglichen Freigabe anzufragen.

Schnellfreigabe

• Die Schnellfreigabe über den Button kann genutzt werden, um mehrere Anfragen gleichzeitig freizugeben.
• Hierbei können nur Ressourcen freigegeben werden, die eine Freigabe benötigen (d. h. keine Abteilungsressourcen).
• Die Schnellfreigabe kann auch genutzt werden, um Änderungsanträge für bereits eingeplante Ressourcen freizugeben.
• Sind Anfragen vorhanden, die manuell freigegeben müssen, erscheint eine entsprechende Meldung.

Übernahme der Einplanung ins Projekt (Projektmanager)

Information

• Der Projektmanager kann den Status seiner Anfragen sowohl im Modul Meine Ressourcenanfragen als auch im Terminplan des jeweiligen Projekts nachverfolgen.
• Wird die Anfrage freigegeben, kann der Projektmanager die Ressourcen in seinem Projekt entsprechend der Freigabe einplanen.
• Ist das Ressourcen-Staffing auf Vorgangsebene aktiv, besteht die Möglichkeit, die freigegebenen Ressourcen automatisch in den Terminplan zu übernehmen.

Vorgehensweise

• Im Terminplan des Projekts wird oben (Projekt-Ressourcen-Staffing) bzw. unter den jeweiligen Vorgängen (Vorgangs-Ressourcen-Staffing) angezeigt, welche Ressourcen freigegeben wurden und mit viel Stunden bzw. Personentagen diese freigegeben wurden.
• Der Projektmanager kann nun die während der Grobplanung eingeplanten Abteilungsressourcen aus dem Terminplan entfernen und stattdessen die freigegebenen Ressourcen einplanen.
• Diese werden nun auch im Modul Ressourcen zuordnen im Bereich freigegebene Ressourcen angezeigt.

Freigaben übernehmen

• Das Modul Meine Ressourcenanfragen öffnen (beispielsweise indem man auf den Button bei einer freigegebenen Ressource klickt).
  • Freigegebene Ressourcenanfragen werden im Bereich freigegeben angezeigt.
  • Über die jeweiligen Felder im Modulkopf können die Ressourcenanfragen nach Vorgängen, Ressourcen, Datum oder Status gefiltert werden.
• Bei der gewünschten Ressourcenanfrage auf klicken, um die Freigaben in den Terminplan des Projekts zu übernehmen.
• Die Dialogmeldung mit Ja bestätigen.
• Die freigegebenen Ressourcen werden in den Terminplan übernommen und die Anfrage wird archiviert.

Details

• Die freigegebenen Ressourcen werden nun im Terminplan den entsprechenden Vorgängen zugeordnet.
• Im Modul Ressourcen-Staffing-Konfiguration oder in den Globalen Einstellungen kann eingestellt werden, ob die vorher eingeplanten Abteilungsressourcen bei der Übernahme der Freigaben automatisch ausgeplant werden sollen.
• Die Einplanung der Belastungen erfolgt über die entsprechende PM-Belastungskurve (je nach globaler Einstellung). Mehr Informationen
• Die Zeiträume werden dabei aus den Staffing-Perioden übernommen und von der Terminrechnung angepasst, während das Raster erhalten bleibt.
  • Bei der Übernahme wird keine automatische Terminrechnung durchgeführt.

Benachrichtigungen

Informationen

• Es besteht die Möglichkeit, E-Mail-Benachrichtigungen für das Ressourcen-Staffing zu aktivieren.
• Sind diese aktiviert, werden die zuständigen Abteilungsleiter/Projektleiter informiert, wenn Ressourcen angefragt bzw. freigegeben/abgelehnt werden.

Hinweise

• Um die E-Mail-Benachrichtigungen nutzen zu können, müssen verschiedene Parameter konfiguriert werden:
  • In den Globalen Einstellungen muss im Parameter smtp_server_adress die IP-Adresse des smtp-Servers (die extern zugängliche Adresse) hinterlegt werden.
  • Im Modul Zeitgesteuerte Events muss das zeitgesteuerte Event customizing.events.send_email.send_request_email aktiviert werden. Mehr Informationen
  • Im Modul Ressourcen-Staffing-Konfiguration im Bereich Journal-Einstellungen oder in den Globalen Einstellungen muss die E-Mail-Adresse des gewünschten Absenders hinterlegt werden.
  • Für den Absender und mögliche Empfänger muss die Checkbox Meldung per E-Mail im Modul Benutzer aktiviert sein.
    • Im E-Mail-Client der Empfänger müssen HTML-Mails unterstützt werden und aktiviert sein, damit das Ressourcen-Staffing-Journal empfangen werden kann.
  • Die Abteilung, die angefragt wird, muss im Modul Benutzer im Feld Abteilung einem Abteilungsleiter zugeordnet sein.
• Das Format der E-Mails kann bei Bedarf im Modul Ressourcen-Staffing-Konfiguration im Bereich Journal-Einstellungen oder in den Globalen Einstellungen angepasst werden.