Tutorial: Projekt anlegen, planen und steuern mit PLANTA project DB 39.5.7 - DB 39.5.12
Hinweise
- Das nachfolgende Tutorial gilt für die Datenbank-Versionen 39.5.7 bis einschließlich 39.5.12.
- Links zu den Beschreibungen weiterer Versionen entnehmen Sie bitte der Tabelle:
Einleitung
Ziel
- Erstanwender sollen anhand typischer Use Cases die Funktionalität und den Umgang mit dem Programm erlernen.
Bitte beachten Sie
- Alle Übungen bauen auf den PLANTA-Demodaten auf. Diese müssen zuvor installiert sein.
- Die Stammdaten wie Kalender, Ressourcen, Benutzer, Stundensätze usw. sind in den Demodaten bereits eingerichtet. Wie die Stammdaten definiert werden, ist nicht Gegenstand dieses Tutorials (hierzu sehen Sie Stammdaten-Erfassung). Vielmehr geht es darum, ein neues Projekt zusätzlich zu den bestehenden Projekten zu planen und die Auswirkungen darzustellen.
- Die verwendeten Screenshots dienen der exemplarischen Darstellung und können vom tatsächlichen Layout im Programm abweichen.
Projektmanagement mit PLANTA
Informationen
- Die nachfolgenden Übungsbeispiele stellen typische Use Cases der Projektmanagement-Praxis dar.
- Die hier behandelten Use Cases sind für die vier häufigsten PM-Rollen aufgestellt:
- Multiprojektmanager (Benutzer R41)
- Projektmanager (Benutzer R8)
- Ressourcenmanager (Benutzer R43)
- Mitarbeiter/Rückmelder (Benutzer R1)
Details
- Mit PLANTA project bietet PLANTA außerdem die Möglichkeit, Projekte prozessorientiert zu planen und zu steuern. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Prozessmodell-Workflow.
Programm starten
Aufgabe
- Der Multiprojektmanager möchte sich wie jeden Morgen einen Überblick über seine Projekte und die Einhaltung der Projektendtermine verschaffen.
Vorgehensweise
- Den PLANTA project-Client aufrufen.
- Im oberen Eingabefeld R41 für den Multiprojektmanager eintragen.
- Demo-Benutzer besitzen keine Passwörter, somit ist keine Eingabe im zweiten Feld notwendig.
- OK betätigen.
Informationen
- Panel
- ist ein Board zur Anordnung und Positionierung mehrerer Module.
- besteht aus einem Haupt- und einem Benutzermenü-Modul sowie einem oder mehreren Untermodulen.
- Hauptmodul
- ist das führende Modul des Panels.
- erscheint beim Aufruf des Panels immer an der ersten Stelle.
- Welches Modul das Hauptmodul im Panel ist, wird per Customizing eingestellt.
- Untermodul
- ist jedes andere Modul des Panels, das nicht das Haupt- oder Benutzermenü-Modul ist.
- Untermodule können, müssen aber nicht, dem Hauptmodul strukturell und/oder inhaltlich untergeordnet sein.
- Welche Untermodule in einem Panel angezeigt werden, ist per Customizing einstellbar.
- Passen nicht alle Untermodul-Reiter in das Bildschirmfenster, erscheint in der Reiterleiste ein blaues Dreieck, das signalisiert, dass das Panel noch weitere Module enthält.
- Klickt man auf dieses Dreieck, öffnet sich eine Liste mit allen Modulen des Panels.
- Durch Klick auf den Modultitel wird das entsprechende Modul aktiviert.
- Wird ein Untermodul geschlossen, ist es nicht mehr in der Liste mit den im Panel enthaltenen Modulen vorhanden. Damit das Untermodul wieder angezeigt wird, muss das Panel neu aufgerufen werden.
- Benutzermenü
- enthält
- direkte Links zu den Panels. In diesem Fall ist der Titel im Benutzermenü gleich dem Titel des aufzurufenden Panels (z.B. der Link Multiprojektboard ruft das Panel Multiprojektboard auf) und/oder
- indirekte Links zu Panels (über Makros). In diesem Fall kann der Titel im Benutzermenü von dem Titel des aufzurufenden Panels abweichen (z.B. Makro Neues Projekt ruft das Panel Projekt auf).
- die Stoppuhrfunktion, mit der die Stunden zurückgemeldet werden können.
- Der Inhalt des Benutzermenüs ist abhängig von der Benutzerrolle. Hierzu siehe Rechte-Steuerung.
- Paneltitel
- erscheint immer im Titelbalken des Bildschirms, unabhängig davon, welches Modul des Panels gerade aktiviert ist.
- ist der Titel des Hauptmoduls, außer es wurde im Customizing ein extra Paneltitel definiert.
- Taskleiste
- Jedes offene Panel hat einen eigenen Eintrag in der Taskleiste. D.h., wird ein weiteres Panel geöffnet, wird ein weiterer Eintrag in der Taskleiste erzeugt.
- Dialogmeldungen
- Die Dialogmeldungen erscheinen innerhalb des Panels.
- Im Titelbalken der Dialogbox erscheint der Titel des Moduls, das die Meldung ausgelöst hat.
- Das betroffene Modul wird aktiviert.
Details
- Weitere Informationen zur Oberfläche finden Sie hier.
Neues Projekt erstellen (R41)
Aufgabe
- Vom Vertriebsleiter erhält der Multiprojektmanager Informationen über ein neues IT-Projekt mit einer gewünschten Laufzeit von 6 Monaten.
- Der Multiprojektmanager soll das Projekt mit der Bezeichnung PR-01 erstellen und dann an den vorgesehenen Projektmanager zur Projektplanung weiterreichen.
Vorgehensweise
- Im Benutzermenü den Link Neues Projekt oder die gleichnamige Schaltfläche im Modul Projekte betätigen.
- Das Panel Projekt mit dem fokussierten Modul Projektsteckbrief wird geöffnet.
- Die Identnummer für das neue Projekt wird dabei automatisch generiert und ist im Modulkopf zu sehen.
- Das neu angelegte Projekt wird automatisch gespeichert, auch ohne dass die Schaltfläche Speichern oder die Tastenkombination STRG + S betätigt wird.
- Im Modulkopf im Feld neben der Identnummer die Projektbezeichnung für das neue Projekt eintragen, z.B.: PR-01.
- Defaultmäßig wird an der Stelle der Dialog: -Bitte eine Bezeichnung eingeben- ausgegeben.
- Weitere Projektdaten definieren, z.B.:
- Speichern.
- Weitere Daten können zu einem späteren Zeitpunkt ergänzt werden.
- Den R41-Client schließen.
Detailplanung durch Projektmanager (R8)
Aufgabe
- Der Multiprojektmanager könnte jetzt auch die Detailplanung des Projektes durchführen. Er will dies aber dem erfahrenen Projektmanager überlassen.
- Er bittet ihn, den von ihm für IT-Projekte vorbereiteten Standardplan zu verwenden.
- Der Projektmanger startet das Programm und nimmt die Projektplanung direkt in Angriff.
Vorgehensweise
- Einen neuen Client aufrufen und mit dem Benutzer R8 (Projektmanager) anmelden.
- Es wird automatisch das Modul Meine Planungsobjekte aufgerufen.
- In diesem Modul wird eine Übersicht über alle Planungsobjekte des Projektmanagers angezeigt.
- Das neu angelegte Projekt PR-01 wird angezeigt. Da das Projekt noch nicht in Vorgänge aufgeteilt und nicht kalkuliert ist, wird die Dauer nicht wie bei anderen Projekten durch einen Balken im rechten Fenster, sondern lediglich durch 2 blaue Dreiecke, die die Projekt-Wunschtermine darstellen, visualisiert.
- In der Spalte ID auf die Identnummer des Projekts PR-01 klicken.
- Dadurch wechselt man in das Panel Projekt, in dem für das Projekt Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen.
Projektteam zusammenstellen
Aufgabe
- Der Projektmanager möchte festlegen, welche Mitarbeiter der Firma in seinem Projekt beteiligt sein werden.
Vorgehensweise
- Im Panel Projekt den Reiter Projektsteckbrief betätigen, um das gleichnamige Modul zu aktivieren.
- Im Bereich Stakeholder die Schaltfläche Stakeholder zuordnen betätigen.
- Die Meldung mit der Abfrage Welcher Kategorie sollen die Stakeholder zugeordnet werden? wird ausgegeben.
- Im Dialogfenster werden die Kategorien angeboten, die im Modul Sonstige Listboxwerte in der Listboxkategorie Teamkategorien existieren.
- Die Schaltfläche Kernteam betätigen.
- Das Modul Stakeholder auswählen mit Angabe der ausgewählten Kategorie wird geöffnet.
- Den gewünschten Stakeholder markieren (hier: R8) und die Schaltfläche Markierte übernehmen betätigen.
- Der markierte Stakeholder wird der ausgewählten Kategorie zugeordnet.
- Seine Rolle (hier: Projektmanager) im Projekt durch die Auswahl aus der gleichnamigen Listbox bestimmen, sowie im Feld Info per festlegen, auf welchem Wege er die Infos zu dem aktuellen Projekt erhalten soll (hier: Pop-up-Fenster). Ggf. weitere Parameter definieren.
- Auf die gleiche Art und Weise weitere Stakeholder wie auf dem Bild unten einfügen. ( Da der Multiprojektmanager ebenfalls Informationen über das aktuelle Projekt erhalten möchte, sollte er auch zu dem Kernteam hinzugefügt werden und für ihn die Art des Posteingangs festgelegt werden).
Werte für das Feld Info per
- E-Mail: Nachricht wird als E-Mail empfangen.
- Pop-up: Nachricht wird programmintern empfangen und im Bereich Eingang im Modul Infos angezeigt. Zusätzlich wird, wenn der Empfänger PLANTA project offen hat, eine Pop-up-Nachricht eingeblendet.
- Meldet sich der Benutzer erst später an, erscheint die Nachricht nur im Modul Infos.
- Pop-up & E-Mail: Nachricht wird sowohl als E-Mail als auch als programminterne Info empfangen.
- keine: kein Info-Empfang
Terminplan erstellen
Aufgabe
- Der Projektmanager prüft, ob der vorgegebene Projektwunschendtermin realistisch ist. Hierfür erstellt er einen Terminplan, indem er den IT-Standardplan in sein neues Projekt kopiert.
Vorgehensweise
- Das Modul Terminplan im Panel Projekt durch Anklicken des gleichnamigen Reiters öffnen.
- Beim Öffnen des Moduls Terminplan erscheint folgende Abfrage: Soll ein Terminplan einkopiert werden?
- Die Abfrage mit Ja beantworten.
- Am unteren Rand des Panels öffnet sich das Modul Terminplan kopieren.
- Falls die Abfrage versehentlich verneint wurde, lässt sich das Modul Terminplan kopieren durch Rechtsklick auf den Projektkopf und die Auswahl des gleichnamigen Befehls öffnen.
- Das Projekt A1 Standardplan IT-Projekt aus der Listbox auswählen.
- Den Kopiervorgang durch Klick auf die Schaltfläche Terminplan kopieren starten.
- Der in das Projekt kopierte Terminplan wird angezeigt und kann bearbeitet werden.
- Der Projektmanager kann an die weitere Projektplanung gehen.
Exkurs: Projektstrukturplan erstellen (Vorgänge strukturieren)
Informationen
- Im oben beschriebenen Fall wird ein Terminplan als Kopie eines Standardterminplans erstellt.
- Da in der Kopiervorlage die Vorgänge bereits strukturiert sind, wird die Struktur in den neuen Terminplan übernommen.
- Falls ein Terminplan durch die Anlage einzelner Vorgänge erstellt wird, besitzt er keine hierarchische Struktur.
Hinweis
- Da es sich hier um einen Exkurs handelt, werden die nachfolgenden Beispiele anhand eines neuen Projekts erläutert.
Vorgehensweise
- Login mit R41.
- Ein neues Projekt erstellen
- Das Modul Terminplan öffnen
- Es erscheint folgende Abfrage: Soll ein Terminplan einkopiert werden?
- Die Abfrage mit Nein beantworten.
- Durch Rechtsklick auf die Projektzeile das Kontextmenü öffnen und den Eintrag Einfügen Vorgang auswählen.
- Im Feld Vorgangsbezeichnung die Bezeichnung für den Vorgang eingeben.
- Dabei wird die ID des Vorgangs im Feld Vorgang automatisch generiert.
- Auf die gleiche Weise weitere Vorgänge wie auf dem Bild unten anlegen.
- Im PLANTA-Standard wird in der Spalte Vorgang der PSP-Code angezeigt (es ist möglich dies über die Einstellung im Parameter
show_psp_instead_of_ID auf Anzeige der fachlichen oder der technischen Vorgangs-ID zu ändern). Dieser wird nicht automatisch beim Anlegen der Vorgänge gebildet, sondern muss erst generiert werden. Hierzu Rechtsklick auf den Projekt-Datensatz und Auswahl des Befehls PSP-Code bilden aus dem Kontextmenü.
- Ergebnis: Den Vorgängen wird der PSP-Code vergeben. Da die Vorgänge noch nicht strukturiert sind, ist es lediglich eine aufsteigende Nummerierung.
- Vorgang x soll dem Vorgang untergeordnet werden.
- Hierzu Vorgang x mit SHIFT + Festhalten der linken Maustaste auf Vorgang ziehen.
- Dabei wird Vorgang x (Quellvorgang) grün und Vorgang (Zielvorgang) blau visualisiert.
- Sobald der Mauszeiger auf Vorgang ist, die Maus loslassen. Vorgang x wird unter Vorgang verschoben.
- Vorgang y soll ebenfalls dem Vorgang untergeordnet werden und unter Vorgang x positioniert werden.
- Hierzu den Vorgang y mit SHIFT + Festhalten der linken Maustaste unter Vorgang x ziehen.
- Es erscheint eine dunkelblaue Linie. Auf die Position der Linie achten. Sie soll am unteren Rand von Vorgang x liegen und deren Anfangspunkt soll dem Anfangspunkt von Vorgang x gleich sein.
- Ergebnis:
- Vorgang x ist dem dem Vorgang untergeordnet worden.
- Vorgang y ist dem Vorgang untergeordnet und unter Vorgang x positioniert worden.
- Den PSP-Code aktualisieren. Hierzu auf den Projekt-Datensatz rechtsklicken und den Befehl PSP-Code bilden aus dem Kontextmenü auswählen. Der Code wird entsprechend der zuvor vorgegebenen Struktur gesetzt.
- Speichern und den Button
Kapazitätsrechnung betätigen. Der übergeordnete Vorgang wird fett markiert und somit als Sammelvorgang visualisiert.
- Ein Sammelvorgang ist ein Vorgang im strukturierten Terminplan, der aus Teilvorgängen besteht und diese Teilvorgänge zusammenfasst. Informationen zum Sammelvorgang, wie z.B. Dauer und Termine, werden automatisch aus den Teilvorgängen ermittelt.
- Im Panel Projekt ins Modul PSP durch Anklicken des gleichnamigen Reiters wechseln.
- Hier wird die im Modul Terminplan erstellte Struktur grafisch abgebildet.
- Die Struktur soll geändert werden: Vorgang y soll dem Vorgang z untergeordnet werden.
- Hierzu im Kasten von Vorgang y die Maus über den linken Rand positionieren: Ein Hand-Symbol erscheint.
- Die linke Maustaste festhalten und den Kasten zum Kasten von Vorgang z ziehen und über diesem Kasten loslassen.
- Ergebnis: Vorgang y ist dem Vorgang z untergeordnet worden, allerdings wird noch der alte PSP-Code angezeigt.
- Um den PSP-Code zu aktualisieren, oben im Projektbalken die Schaltfläche PSP-Code bilden (das blaue Zahnrad) betätigen.
- Ergebnis: Der Code ist entsprechend der neuen Struktur geändert worden.
- Im Panel Projekt wieder ins Modul Terminplan wechseln. Die Buttons
Schließen/Zurücksetzen und Kapazitätsrechnung in der Symbolleiste betätigen. Die neue Struktur und der neue PSP-Code werden hier ebenfalls sichtbar und Vorgang z wird ebenfalls als Sammelvorgang visualisiert.
Terminplan bearbeiten (anpassen)
Vorgänge löschen
Aufgabe
- Der Projektmanager merkt, dass nicht alle Vorgänge des einkopierten Terminplans für das neu angelegte Projekt PR-01 notwendig sind.
- Der Vorgang Vorstudie kann gelöscht werden. Der Projektmanager löscht daher alle Vorgänge, die die Vorstudie betreffen.
Vorgehensweise
- Im Modul Terminplan den Vorgang Vorstudie markieren (Taste STRG + Klick mit der linken Maustaste auf die Vorgangszeile. Dabei werden auch die untergeordneten Vorgänge mitmarkiert).
- Den Button
Löschen in der Symbolleiste betätigen.
- Es wird eine Löschabfrage ausgegeben.
- Die Abfrage mit Ja bestätigen. Die markierten Vorgänge werden gelöscht.
- Anschließend den Projektplan über den Button Kapazitätsrechnung in der Symbolleiste neu berechnen.
Neue Vorgänge anlegen
Aufgabe
- In den Projektplan sollen zwei zusätzliche Vorgänge eingefügt werden.
- Unter den Datensatz des Vorgangs Grobkonzept erstellen möchte der Projektmanager den Vorgang Grobkonzept abstimmen einfügen.
- Hinter DV-Konzept erstellen ist ein weiterer Meilenstein DV-Konzept abstimmen erforderlich.
Vorgehensweise
- Im Modul Terminplan mit der rechten Maustaste auf den Vorgang Grobkonzept erstellen klicken und aus dem Kontextmenü Einfügen Vorgang auswählen.
- In die eingefügte Vorgangszeile die Vorgangsbezeichnung, hier Grobkonzept abstimmen, die geplante Dauer (Feld Dauer-Rest), zum Beispiel 5 für 5 Tage, eingeben.
- Das Feld Vorgang ist vorerst leer. Im PLANTA-Standard wird an der Stelle der PSP-Code angezeigt. Dieser wird nicht automatisch beim Anlegen der Vorgänge gebildet, sondern muss erst generiert werden. Weitere Infos hierzu im letzten Abschnitt dieses Kapitels. Über die Einstellung im Parameter
show_psp_instead_of_ID kann die Anzeige im Feld Vorgang auf die fachlichen oder der technische Vorgangs-ID geändert werden).
- Mit der rechten Maustaste auf den Vorgang DV-Konzept erstellen klicken. Aus dem Kontextmenü Einfügen Vorgang auswählen.
- Die Vorgangsbezeichnung, DV-Konzept abstimmen, vergeben.
- Im mittleren Fenster zur Spalte Meilenstein scrollen.
- Über die Listboxauswahl den Vorgang als Meilenstein definieren.
- Für Vorgänge, die in PLANTA project als Meilensteine oder Mastermeilensteine definiert werden, darf keine Dauer vergeben werden.
- Um die PSP-Codes für alle Vorgänge des Projekts zu aktualisieren (aufgrund der Löschung von vorhergehenden Vorgängen fängt der erste Vorgang Grobkonzept mit dem Code 2 an) sowie Codes für die neuen Vorgänge zu bilden, Rechtsklick auf den Projektdatensatz und Auswahl des Befehls PSP-Code bilden aus dem Kontextmenü.
- Ergebnis:
Vorgänge durch Anordnungsbeziehungen (AOBs) verbinden
Aufgabe
- Der neu erstellte Vorgang Grobkonzept abstimmen und der Meilenstein DV-Konzept abstimmen sollen in den Projektablauf durch Anordnungsbeziehungen (AOBs) eingebunden werden.
- Dies soll grafisch im Balkenplan erfolgen.
Informationen
- Anordnungsbeziehungen (AOBs) stellen Abhängigkeiten zwischen Vorgängen dar, die eine Auswirkung auf die berechneten Termine haben (können).
- Zwischen zwei Vorgängen können mehrere Anordnungsbeziehungen existieren. Bei der Berechnung des Terminplans wirkt die ungünstigste Beziehung, d.h., die Anordnungsbeziehung, die den spätesten Anfangstermin verursacht.
Vorgehensweise: den Vorgang
Grobkonzept abstimmen durch die AOB mit
Grobkonzept erstellen und
Grobkonzept abgeschlossen verbinden.
- Schritt 1: Die bestehende AOB zwischen den Vorgängen Grobkonzept erstellen und Grobkonzept abgeschlossen löschen
- Hierzu im Balkenplan die AOB-Linie mit der rechten Maustaste anklicken und den Befehl AOB löschen aus dem Kontextmenü auswählen.
- Schritt 2: Den Mauszeiger am hinteren Balkenrand des Vorgangs Grobkonzept erstellen positionieren. Der Mauszeiger nimmt die Form eines Kreuzes an. Mit gedrückter linker Maustaste zum Balkenanfang des Vorgangs Grobkonzept abstimmen ziehen. Dabei erscheint eine Verbindungslinie zwischen den beiden Balken. Sobald man den Zielbalken erreicht hat, werden die Startposition im Quellbalken und die Zielposition im Zielbalken mit gelben Pfeilen markiert. Maustaste loslassen.
- Schritt 3: Auf die gleiche Art und Weise den Balken (Balkenende) des Vorgangs Grobkonzept abstimmen mit dem Balken (Balkenanfang) des Meilensteins Grobkonzept abgeschlossen verbinden.
- Beim Anklicken eines Balkens werden die eingehenden AOBs rot und die ausgehenden blau visualisiert.
- Schritt 4: Kapazitätsrechnung mit dem Button in der Symbolleiste durchführen.
- Ergebnis nach der Kapazitätsrechnung: Der Anfang des Vorgangs Grobkonzept abstimmen wurde auf nach dem Ende des Vorgangs Grobkonzept erstellen verschoben, die Dauer des Sammelvorgangs Grobkonzept hat sich dementsprechend ebenfalls geändert.
- Auf die gleiche Art und Weise den neuen Meilenstein DV-Konzept abstimmen mit den Vorgängen DV-Konzept erstellen und Schulungskonzept erstellen verbinden und anschließend den Button Kapazitätsrechnung in der Symbolleiste betätigen.
Hinweis
Ressourcen einplanen
Aufgabe
- Der Projektmanager macht sich Gedanken über den Aufwand seines neuen Projekts.
- Aus Erfahrung schätzt er den Aufwand und plant die von ihm gewünschten Ressourcen ein:
- Für den Vorgang Grobkonzept erstellen: Aufwand 80h für Mitarbeiter R1 (Müller, Daniel)
- Für den Vorgang DV-Konzept erstellen: Aufwand 100h, Mitarbeiter noch unklar, aber es wird ein Mitarbeiter aus der Abteilung IT sein, daher wird die Abteilungsressource IT-AW (Anwendungsentwicklung) vorerst für den Vorgang eingeplant.
- Der Programmieraufwand wird mit 20.000 EUR geplant. Hierfür wird die Ressource FL (Fremdleistungen) eingesetzt.
Vorgehensweise
- Für die Einplanung des Mitarbeiters R1:
- Mit der rechten Maustaste auf den Vorgang Grobkonzept erstellen klicken.
- Einfügen Ressource aus dem Kontextmenü auswählen.
- Die Ressource R1 aus der Listbox auswählen und im Feld Aufwand-Rest den geschätzten Aufwand von 80 (= 80 Stunden) eintragen.
- Für die Einplanung der Abteilung IT-AW:
- Mit der rechten Maustaste auf den Vorgang DV-Konzept erstellen klicken
- Einfügen Ressource aus dem Kontextmenü auswählen.
- Die Ressource IT Anwendungsentwicklung aus der Listbox auswählen und im Feld Aufwand-Rest den geschätzten Aufwand von 100h eintragen.
- Für die Einplanung einer Fremdleistung:
- Mit der rechten Maustaste auf den Vorgang Programmierung klicken
- Einfügen Erlös- und Kostenressourcen aus dem Kontextmenü auswählen.
- Die Kostenressource FL aus der Listbox auswählen und im Feld Kosten-Rest die geschätzten Kosten von 20.000 EUR eingeben.
- Ergebnis:
Aufgabe
- Der Projektmanager will wissen, ob eine der Mitarbeiterressourcen durch seine Ressourcenzuordnungen Überstunden leisten muss. Er prüft das Ergebnis der Einplanung.
Vorgehensweise
- Auf der Ressourcenebene im mittleren Fenster nach rechts bis zur Spalte Überlast scrollen.
- Sofern eine Ressource überlastet ist, wird die Überlast in der Spalte Überlast in roter Schrift angezeigt. Sind dort keine Einträge sichtbar, kann die Ressource die Arbeitsleistung ohne Überlast erbringen.
- Weitere Informationen über die Einplanung der Ressource in anderen Projekten können über Rechtsklick auf den Ressourcennamen-Datensatz und Auswählen des Kontextmenü-Befehls Auslastung anzeigen im Modul Auslastung mit Verursacher angezeigt werden.
Aufgabe
- Der Projektmanager möchte die Überlast der eingeplanten Ressourcen planerisch reduzieren.
- Die Überlast kann durch die Nutzung der freien Ressourcenkapazität reduziert werden. In diesem Fall wird der Vorgang soweit verschoben, bis genügend freie Kapazität zur Verfügung steht. Aber Achtung: Unter Umständen kann der Projekt-Endtermin überschritten werden.
Vorgehensweise
- Den Button Kapazitätsrechnung in der Symbolleiste betätigen.
- Ergebnis: Die Überlast der Ressource ist verschwunden, die Dauer des entsprechenden Vorgangs Grobkonzept erstellen hat sich verlängert.
- Alternativ kann die "Gesamtpuffertreue" Planungsart gewählt werden. In diesem Fall wird nach der freien Kapazität nur innerhalb des Puffers gesucht und der Endtermin wird nicht verschoben.
Aufgaben anlegen
Aufgabe
- Der Mitarbeiter R1 soll nächste Woche einen Zwischenarbeitsstand des Grobkonzepts an den Kunden senden.
- Der Projektmanager erstellt für den Vorgang Grobkonzept erstellen eine Aufgabe, die er Version an Kunde benennt.
Vorgehensweise
- Im Modul Terminplan die Modulvariante Mit Aufgaben aus der Listbox auswählen.
- Auf den Vorgang Grobkonzept erstellen mit rechter Maustaste klicken und über den Kontextmenü-Befehl Einfügen Aufgabe die Aufgabe Version an Kunde einfügen.
- Die Bezeichnung der Aufgabe im Feld Aufgabenbezeichnung eintragen.
- Speichern.
- Dabei wird die Identnummer (Feld Aufgabe) der Aufgabe automatisch generiert.
- Die Felder Angelegt am / Angelegt von: Name der Aufgabe werden automatisch mit dem aktuellen Datum und aktuellen Benutzer gefüllt.
- Ressource R1 im Feld Ressourcenname und den gewünschten Fertigstellungstermin für die nächste Woche im Feld Termin eintragen (bzw. das aktuelle Datum überschreiben).
- Speichern.
Budget beantragen
Aufgabe
- Der Projektmanager möchte die aufgrund der Einplanung der Ressourcen vom Programm berechneten Kosten einsehen und auf dieser Basis das Projektbudget beantragen.
Vorgehensweise
- In der Reiterleiste den Reiter Budget aktivieren.
- Im Bereich Kosten werden die aufgrund der im Projekt eingeplanten Ressourcen und deren Umrechnungsfaktoren berechneten Kosten auf zwei Ebenen dargestellt: in der Jahresscheibe des aktuellen Jahres und auf der Projektebene (hierauf werden die Werte aller Jahresscheiben, falls mehrere vorhanden, verdichtet) dargestellt.
- Würden die Kostenarten der zugeordneten Ressourcen zusätzlich den Aufwands-Kostenartengruppen zugeordnet worden sein, würde in diesem Modul im Bereich Aufwand auch der berechnete Aufwand angezeigt werden.
- Auf der Jahresscheiben-Ebene berechnete Kosten aus der Spalte Rest (o.TP) in die Spalte Beantragt (o.TP) kopieren.
- Da das aktuelle Projekt eine Laufzeit unter einem Jahr hat, gibt es keine Aufteilung des Budgets auf mehrere Jahresscheiben. Das gesamte Budget wird für das laufende Jahr beantragt.
- Speichern.
Freigabe zur Projektdurchführung beantragen
Aufgabe
- Der Projektmanager teilt dem Multiprojektmanager mit, dass er seine Projektplanung abgeschlossen hat, und bittet ihn, das Projekt zur Durchführung freizugeben, da der Projektanfangstermin für nächste Woche vorgesehen ist.
Vorgehensweise
- In der Symbolleiste den Button
Infos betätigen.
- Es öffnet sich das Modul Infos - ein zentrales Informations- und Bearbeitungszentrum für Nachrichten.
- Den oberen Bereich Info an Projektteam senden aufklappen.
- Das Projekt PR-01 aufklappen.
- In der Zeile des Multiprojektmanagers Hart, Dieter (MPM) die Schaltfläche Info versenden betätigen.
- Es öffnet sich das Nachrichten-Fenster, in dem eine Nachricht erfasst werden kann.
- Defaultmäßig wird auf dem oberen Feld der Dialog: Bitte Bezeichnung eingeben ausgegeben. Die Bezeichnung vergeben und den Nachrichten-Text im Feld darunter eintragen.
- Die Schaltfläche versenden betätigen.
- Ergebnis: Falls der Multiprojektmanager zu dem Zeitpunkt des Nachrichtenversands in PLANTA project angemeldet ist, öffnet sich in seiner Session unten rechts ein Nachrichten-Fenster, das ihn über das Vorliegen einer neuen Nachricht informiert.
- Ist der Multiprojektmanager zum Zeitpunkt des Nachrichrichtenversandes nicht im System angemeldet, kann er, sobald er sich angemeldet hat, über den Button Infos in der Symbolleiste das Modul Infos aufrufen und die eingegangenen Nachrichten im Bereich Eingang einsehen.
Projekt für die Durchführung freigeben (R41)
Aufgabe
- Der Multiprojektmanager kontrolliert den von dem Projektmanager geplanten Aufwand und Kosten und kann das Projekt zur Durchführung freigeben.
Vorgehensweise
- Erneut mit R41 anmelden.
- Im Modul Projekte den Link auf der ID des Projekts PR-01 anklicken, um in das Panel Projekt zu wechseln.
- Den Reiter Budget aktivieren.
- Der Multiprojektmanager sieht in der Spalte Beantragt (o.TP) in der Jahresscheibe des aktuellen Jahres das vom Projektmanager für das aktuelle Projekt beantragte Budget. Er möchte es genehmigen.
- Hierzu betätigt er den Pfeil über der Spalte Genehmigt (o.TP).
- Die Werte der Spalte Beantragt (o.TP) in der Jahresscheibe des aktuellen Jahres werden automatisch in die Spalte Genehmigt (o.TP) ebenfalls in der Jahresscheibe des aktuellen Jahres übertragen.
- Neben der Überschrift Kosten betätigt der Multiprojektmanager den grünen Haken, um das Budget zu genehmigen und anschließend die Schaltfläche Neu berechnen.
- Damit genehmigt er das Budget in der Spalte Genehmigt (o.TP).
- Die Spalte wird ausgegraut, was bedeutet, dass die Werte dieser Spalte nicht bearbeitet werden können.
- Die Werte der Jahresscheibe werden auf die Projektebene verdichtet.
- Danach kopiert der Multiprojektmanager die Werte aus der Spalte Genehmigt (o.TP) in die Spalte Budget (o.TP), indem er den rechten Pfeil über der Spalte Budget (o.TP) betätigt, anschließend speichert und betätigt ebenfalls die Schaltfläche Neu berechnen.
- Die Spalte Budget wird automatisch mit den verdichteten Werten aus dem aktuellen Projekt und allen seinen Unterprojekten befüllt. Da unser aktuelles Projekt keine Unterprojekt enthält, sind die Werte in den Spalten Budget (o.TP) und Budget gleich.
- Anschließend wechselt der Multiprojektmanager in das Modul Projektsteckbrief (den entsprechenden Reiter aktivieren) um das Projekt zur Durchführung freizugeben:
- den Code Simulation mit einem der anderen Codes ersetzen.
- die Checkbox Gesperrt im Bereich Attribute/Parameter deaktivieren (das Feld darf keinen Haken mehr enthalten).
- Speichern.
- Somit ist das Projekt freigegeben, die Durchführung kann beginnen und die Mitarbeiter können die geleisteten Stunden auf das Projekt zurückmelden.
Planungsstand fixieren
Aufgabe
- Abschließend will der Multiprojektmanager den aktuellen Planungsstand des neuen IT-Projektes festhalten, damit im Projektverlauf auftretende Planungsveränderungen kontrollierbar bleiben.
Details
- Der aktuelle Planungsstand des Projektes wird in einem Statusbericht fixiert.
Vorgehensweise
- Im Panel Projekt über den Reiter Status in das gleichnamige Modul wechseln.
- Hier wird der aktuelle Stand des Projekts und die vorhandenen Statusberichte angezeigt.
- Es ist ein Vorschaumodul, in dem neue Statusberichte erstellt werden können.
- Die Schaltfläche aktualisieren am unteren linken Modulrand betätigen, damit die aktuellsten Projektdaten im Modul angezeigt werden.
- Die notwendigen Änderungen im Bereich Aktueller Stand vornehmen (nur Einschätzung und Kommentar möglich).
- Klick auf die Schaltfläche Baseline erstellen
- Ist noch kein Baseline-Bericht vorhanden,
- erscheint die Abfrage: Baseline wirklich erstellen?
- Die Abfrage mit Ja bestätigen.
- Der aktuelle Stand des Projekts wird danach fixiert und der Baseline-Bericht erstellt.
- Der erstellte Baseline-Bericht wird im Bereich Statusberichte mit dem Berichtsstatus Baseline angezeigt.
Exkurs: Planungsstände vergleichen
Information
- Mit dem Fortschreiten des Projektes können im Rahmen der Projektsteuerung weitere Planungsstände in Statusberichten fixiert werden. Diese können dann mit dem aktuellen Planungsstand verglichen werden.
Vorgehensweise
- Im Projektpanel das Modul Abweichungen öffnen.
- Damit im Modul Abweichungen die Planungsstände verglichen werden können, muss zunächst im Modul Trendanalyse konfigurieren für die Statusberichte, die mit dem aktuellen Stand des Projekts verglichen werden sollen, die Checkbox Meilensteintrendanalyse aktiviert werden.
- Beim Aufruf des Moduls Abweichungen werden die aktuellen Daten und die Daten aus dem jüngsten der ausgewählten Statusberichte angezeigt. ( Falls für dieses Projekt die Statusberichte schon einmal verglichen wurden, werden beim Aufruf des Moduls Abweichungen defaultmäßig die Daten des Statusberichts, mit dem zuletzt verglichen wurde, geladen)
- Am unteren Rand des Moduls im Bereich Berichtsauswahl werden gegebenenfalls weitere Statusberichte zur Auswahl angeboten, die im Modul Trendanalyse konfigurieren vorausgewählt wurden.
- Die Nummer des gewünschten Statusberichts anklicken. Die Daten dieses Berichts werden neben den aktuellen Daten des Projektes angezeigt und können verglichen werden.
Umplanung von Abteilungs- auf Mitarbeiterressourcen (R43)
Aufgabe
- Der Abteilungsleiter der Abteilung Anwendungsentwicklung möchte die vom Projektleiter für seine Abteilung reservierten 100h für das Projekt PR-01 auf seine Mitarbeiter verteilen.
Vorgehensweise
- Mit dem Benutzer R43 anmelden.
- Im Panel Abteilungsboard den Reiter Einplanungen anklicken.
- Beim Öffnen des Moduls werden die Abteilungsressource und einzelne Ressourcen der Abteilung automatisch geladen.
- Im linken Fenster sind die Projekte und die Vorgänge aufgelistet, in die die Abteilung Anwendungsentwicklung oder die einzelnen Mitarbeiter der Abteilung eingeplant sind.
- Für Projekt PR-01, Vorgang DV-Konzept erstellen sieht der Abteilungsleiter die Kapazitätsreservierung für seine Abteilung von 100 h.
- Klick auf den Vorgang DV-Konzept erstellen mit der rechten Maustaste und Auswahl Einfügen Neue Ressource aus dem Kontextmenü oder
- Klick auf den Pfeil-Button neben der Vorgangsbezeichnung, um einen leeren Datensatz für die Auswahl einer Ressource einzufügen.
- Im Feld Ressourcenname eine Ressource z.B. Müller, Daniel (R1) aus der Listbox auswählen.
- In der Listbox werden alle Mitarbeiter der Abteilung Anwendungsentwicklung angezeigt.
- In das Feld zu verteilen den zu verteilenden Aufwand, z.B. 10 Stunden, eintragen.
- Die Schaltfläche Aufwand verteilen am unteren Rand des Moduls betätigen.
- Die erschienene Meldung Ressourcenaufwand verteilen? mit Ja bestätigen.
- Die Umplanung wird durchgeführt.
- Ergebnis:
- Die 10 Stunden sind nun auf den Mitarbeiter Müller, Daniel (R1) umverteilt.
- Das Planungsvolumen auf der Abteilung hat sich auf 90 Std. reduziert.
Rückmeldung durch Projektmitarbeiter (R1)
Aufgabe
- Der Projektmitarbeiter R1 möchte sich über seine Einplanung und über seine Aufgaben informieren und seine bereits geleisteten Stunden auf die Projekte buchen.
Vorgehensweise
- Einen neuen Client starten.
- Mit dem Benutzer R1 (Projektmitarbeiter) anmelden.
- Das Mitarbeiterboard wird automatisch aufgerufen.
- Im Modul Meine Tätigkeiten kann der Projektmitarbeiter sehen, für welche Projekte er eingeplant ist und welche Vorgänge und Aufgaben erledigt werden sollen.
Details
- Der Zeitraum-Filter ist so voreingestellt, dass alle zu erledigende Aufgaben aus der Vergangenheit bis zu dem ersten Tag der übernächsten Woche angezeigt werden. Um die Aufgaben einzusehen, die in der weiteren Zukunft liegen, müssen die Filterkriterien geändert werden.
Rückmeldung von Aufgaben
Aufgabe
- Die vom Projektmanager für nächste Woche angelegte Aufgabe Version an Kunde ist bereits fast erledigt. Der Mitarbeiter R1 möchte den Erledigungsgrad angeben und auf die entsprechende Datei verlinken.
Vorgehensweise
- Im Modul Meine Tätigkeiten im Bereich Zukünftig den Link auf der Bezeichnung der Aufgabe betätigen.
- Das Modul Aufgabe wird aufgerufen.
- Für die Aufgabe im Feld %-Erledigt 75 % angeben.
- Das Feld Verknüpfte Datei mit der rechten Maustaste anklicken und den Kontextmenü-Befehl Einfügen auswählen.
- Die Schaltfläche Durchsuchen im Fenster Hyperlink einfügen betätigen.
- Die gewünschte Datei auswählen und auf die Schaltfläche Öffnen klicken.
- Mit OK bestätigen.
- Speichern.
Projektzeiterfassung
Aufgabe
- Ende der Woche möchte der Projektmitarbeiter R1 seine bereits geleisteten Stunden für den Vorgang Grobkonzept erstellen zurückmelden.
Vorgehensweise
- Im Panel Mitarbeiterboard das Modul (den Reiter) Rückmeldung aktivieren.
- Im linken Fenster werden alle Projekte und Vorgänge angezeigt, in denen der Mitarbeiter eingeplant ist.
- Das Projekt PR-01 aufklappen.
- Im rechten Fenster in der Zeile des Vorgangs Grobkonzept erstellen in das Feld unterhalb des gewünschten Datums klicken.
- Die gewünschte Stundenzahl eintragen.
- Speichern.
- Unter der entsprechenden Vorgangszeile wird ein Belastungs-Datensatz angelegt.
- Auf die gleiche Weise für alle gewünschten Tage Stunden eintragen.
- Im linken Fenster die Baumdarstellung bei dem betreffenden Vorgang aufklappen, hier sieht man die tabellarische Aufstellung der Belastungssätze.
- Im Feld Kommentar kann ein Kommentar zum Belastungs-Datensatz eingetragen werden.
- Falls hier im Feld Belastungsdatum das Datum manuell geändert wird, wird der Belastungs-Datensatz auch unter der Skala automatisch verschoben.
Prognose von Restaufwand
Aufgabe
- Nachdem der Projektmitarbeiter R1 die erste Version des Grobkonzepts abgeschlossen hat und hierbei auf einige Konzeptprobleme gestoßen ist, befürchtet er einen erhöhten Aufwand für die Fertigstellung.
- Diesen Mehraufwand will er dem Projektmanager mitteilen.
Vorgehensweise
- Für den Vorgang Grobkonzept erstellen rechnet der Mitarbeiter mit einem höheren Aufwand als der Projektmanager geplant hat, seine Prognose von 90 Stunden trägt er im Feld Prognose im Modul Rückmeldung ein.
- Die Schaltfläche Prognose versenden betätigen.
- Das Modul Info versenden wird mit einer bereits automatisch erstellten Nachricht geöffnet.
- Die Nachricht enthält folgende Daten: den Absender, Soll-, Ist-, Rest- und Prognose-Werte für den Aufwand.
- Als Empfänger wird automatisch der Projektmanager des Projekts eingetragen.
- Die Schaltfläche Versenden betätigen.
- Der Projektmanager wird die Nachricht im Dashboard des Projekts vorfinden.
Kontrolle und Umplanung durch Projektmanager (R8)
Übernahme der Ist-Stunden und Prognosen
Aufgabe
- Am Wochenanfang kontrolliert der Projektmanager routinemäßig den Projektfortschritt.
Vorgehensweise
- Einen neuen Client starten.
- Mit dem Benutzer R8 anmelden.
- Das Panel Projekt des Projekts PR-01 durch Klick auf die Identnummer des Projekts im Modul Projekte öffnen.
- Das Modul Fortschritt über den gleichnamigen Reiter aktivieren.
- Den Button Kapazitätsrechnung in der Symbolleiste betätigen, damit die gebuchten Ist-Stunden übernommen werden.
- Der eingegebene Ist- und Prognoseaufwand des Projektmitarbeiters R1 wird angezeigt.
- Den Button Kapazitätsrechnung in der Symbolleiste betätigen.
- In das Modul Budget wechseln.
- Die Kostendetails zeigen Mehrkosten aufgrund von Mehraufwand.
- Der Endtermin ist aber nicht gefährdet.
Projektstatusbericht erstellen
Aufgabe
- Der monatliche Projektstatusbericht soll vom Projektmanager erstellt, bearbeitet und freigegeben werden.
Vorgehensweise
Managementauswertungen (R41)
Projektübersichten (R41)
Aufgabe
- Der Multiprojektmanager möchte feststellen, welche Projekte gefährdet sind.
Vorgehensweise
- Im Modul Projekte kontrolliert der Multiprojektmanager den Projektpuffer (grüne Pfeile) oder den Verzug (roter Balken), die hinter den Projektbalken angezeigt werden.
- Die Daumenzeichen-Symbole geben ihm Auskunft über die persönliche Einschätzung des Projektmanagers zum Projektstand.
Aufgabe
- Im Projekt 7000 erkennt der Multiprojektmanager einen Projektverzug. Er möchte sich ein genaueres Bild von dem Projekt machen.
Vorgehensweise
- Klick auf die Identnummer des Projekts oder den Kontextmenü-Befehl Projekt bearbeiten, um in das Panel Projekt zu wechseln.
- Hier kann der Multiprojektmanager über verschiedene Module wie z.B. Projektsteckbrief oder Infoboard die Daten oder die Auswertungen des Projekts ansehen.
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