Bildung eines Portfolios Bis DB 39.5.10

stop Achtung

  • Das nachfolgende Tutorial gilt für die Datenbank-Versionen < DB 39.5.10.
  • Links zu den Beschreibungen weiterer Versionen entnehmen Sie bitte der Tabelle:
>= DB 39.5.14 zum Tutorial
DB 39.5.13 zum Tutorial
DB 39.5.10 - DB 39.5.12 zum Tutorial
< DB 39.5.10 zum Tutorial

Einleitung

target-blue Ziel
  • Anwender sollen anhand typischer Use Cases die Funktionalität und den Umgang mit PLANTA Portfolio erlernen.
  • Anhand des nachfolgenden Workflows können Anwender wie beispielsweise Portfoliomanager erlernen, wie man PLANTA Portfolio optimal einsetzt und nutzt.
  • Alle Übungen bauen auf den PLANTA-Demodaten auf. Diese müssen zuvor installiert sein.
  • Die Stammdaten wie Kalender, Ressourcen, Benutzer, Stundensätze usw. sind in den Demodaten bereits eingerichtet. Wie die Stammdaten definiert werden, ist nicht Gegenstand dieses Tutorials (hierzu sehen Sie Stammdaten-Erfassung). Vielmehr geht es darum, ein neues Vorhaben zusätzlich zu den bestehenden Ideen, Vorhaben und Projekten zu planen, in ein Portfolio aufzunehmen und die Auswirkungen darzustellen.
  • Die verwendeten Screenshots dienen der exemplarischen Darstellung und können vom tatsächlichen Layout im Programm abweichen.
  • Blaue Pfeile und Rahmen sollen die Aufmerksamkeit des Benutzers auf wichtige Details lenken und Vorgänge veranschaulichen.

Portfolio-Definition

info Informationen
  • Planungsobjekte folgender Arten können Bestandteil eines Portfolios sein:
    • Ideen
    • Vorhaben
    • Projekte
    • Programme
note Details
  • Ideen sind grobe Projektvorschläge.
  • Vorhaben sind selektierte und konkretisierte Ideen.
  • Ideen und Vorhaben sind die Vorstufen zu Projekten und damit die Planungsphasen für Projekte.
  • Projekte sind ausgewählte und genehmigte Vorhaben, die bereits laufen und im Regelfall nicht mehr verändert werden.
  • Programme sind gebündelte Projekte (Pakete).

Ideen- und Vorhabenmanagement

info Informationen
  • Aus der Fülle der erarbeiteten Projektideen und Vorhaben müssen die herausgefunden werden, die für das Unternehmen erfolgversprechend sind.
  • Erreicht wird dies durch eine Filterung der Ideen und Vorhaben.
  • Man unterscheidet zwei Modelle:
    • Dreischichtiges Modell: Ideen --> Vorhaben --> Projekte
      • Beim dreischichtigen Modell werden grobe Projektideen gesammelt, die dann in Vorhaben konkretisiert werden und aus denen dann schließlich die erfolgversprechenden zu Projekten umgewandelt werden.
    • Zweischichtiges Modell: Vorhaben --> Projekte
      • Beim zweischichtigen Modell wird prinzipiell verfahren wie beim dreischichtigen Modell. Im Unterschied zum dreischichtigen Modell erfolgt hier der Einstieg bei der Sammlung von Vorhaben. Die Vorhaben werden analysiert und es werden diejenigen gestrichen, die nicht erfolgversprechend sind. Die verbleibenden Vorhaben werden zu Projekten.
  • In der Praxis wird überwiegend mit dem zweischichtigen Modell gearbeitet. Aus diesem Grund basiert auch dieses Tutorial auf dem zweischichtigen Modell.

application Beispiel

Doppelfilter2.png

Portfolio-Stammdaten

info Informationen
  • Portfolio-Stammdaten bilden die Basis für die Bildung und Verwaltung von Portfolios.
  • Zu den wichtigen Portfolio-Stammdaten zählen die Bewertungskriterien und die Risikochecklisten.
  • Die Beurteilung von Kriterien und Risiken sind bei der Planung von Ideen, Vorhaben und Projekten von grundsätzlicher Bedeutung.
  • Projektantragsteller, die ein Projekt auf den Weg bringen wollen, prüfen im Vorfeld, ob die Ideen und Vorhaben mit den strategischen Zielen des Unternehmens vereinbar sind.

Bewertungskriterien

info Informationen
  • Mit Hilfe von Bewertungskriterien schätzen Projektantragsteller die Erfolgsaussichten von Ideen, Vorhaben und Projekten im Unternehmen ein.
    • Projektantragsteller kann jeder Mitarbeiter sein, häufig sind es aber die Projektmanager.
  • Nach der Auswahl eines der Bereiche im Planungsobjekt werden die entsprechenden Bewertungskriterien zum Bewerten der Risiken angeboten.

Bewertungskriterien anlegen und gewichten

info Information
  • Im Modul Bewertungskriterien werden Bewertungskriterien angelegt, bearbeitet, strukturiert und gewichtet.
  • Bewertungskriterien werden pro Unternehmensbereich angelegt.

more Vorgehensweise

  • Der Portfoliomanager Wolf Heine meldet sich mit seinem Benutzer R70 im System an.
  • Im Benutzermenü unter Portfoliomanagement --> Portfolio-Administration --> Portfoliodaten aufrufen.
  • Das Modul Bewertungskriterien aktivieren.
  • Einen Bereich auswählen
    • Durch Betätigen der Schaltfläche Bereich einfügen oder durch die Einfüge-Funktionen fügt er eine leere Zeile ein.
    • Den gewünschten Bereich wählt er aus der Listbox im Feld Bereich aus und speichert.
  • Eine Gruppe auswählen
    • Durch Betätigen des Buttons Button_Bewertungskriterium.PNG Gruppe einfügen auf der Bereichs-Ebene oder durch die Einfüge-Funktionen fügt Wolf Heine eine leere Zeile ein.
    • Die gewünschte Gruppe wählt er aus der Listbox im Feld Gruppe aus und speichert.
  • Bewertungskriterium einfügen
    • Durch Betätigen des Buttons Button_Bewertungskriterium.PNG Bewertungskriterium einfügen auf der Gruppen-Ebene oder durch die Einfüge-Funktionen fügt der Projektmanager eine leere Zeile ein.
    • Er trägt die Kriteriumsbezeichnung ein und speichert.
      • Die Identnummer des Kriteriums wird dabei automatisch generiert.
    • Wolf Heine gewichtet das Kriterium im Feld Gewichtung.
    • Durch die Aktivierung der Checkbox im Feld Freigabe kann er das Bewertungskriterium freigeben.
      • Bei der Bewertung des Zielbeitrags werden nur die freigegebenen Bewertungskriterien berücksichtigt.

warning Hinweis

  • Bereiche und Gruppen werden in diesem Modul nur ausgewählt und zur Gliederung von Risikofragen verwendet. Angelegt werden sie im Modul Portfolio-Listboxwerte.

Risikocheckliste

info Informationen
  • Im Modul Risikocheckliste werden Checklisten definiert, anhand derer die Risiken der Projekte (Ideen, Vorhaben) bewertet werden können.
  • Die einzelnen Checklistenpunkte werden in Form von Fragen formuliert. Sie dienen zum Bewerten der Risiken.
  • Nach der Auswahl eines der Bereiche im Planungsobjekt wird die entsprechende Checkliste zum Bewerten der Risiken angeboten.

Risikocheckliste anlegen und bearbeiten

info Informationen
  • Checklisten werden pro Bereich angelegt.
  • Innerhalb eines Bereichs können die Fragen kategorisiert werden.
more Vorgehensweise warning Hinweis
  • Bereiche und Kategorien werden in diesem Modul nur ausgewählt und zur Gliederung von Risikofragen verwendet. Angelegt werden sie im Modul Portfolio-Listboxwerte.

Neues Vorhaben

info Information
  • Nachfolgend wird anhand des zweischichtigen Modells der Prozess der Vorhabenerstellung bis zum Projektantrag beschrieben.
target-blue Aufgabe
  • Projektmanager Rainer Koch soll die PM-Software in seinem Unternehmen einführen. Hierfür wird ihm vom Multiprojektmanager Dieter Hart ein Vorhaben angelegt.
  • Seine Planung soll prozessorientiert erfolgen.
more Vorgehensweise
  • Der Multiprojektmanager Dieter Hart meldet sich mit seinem Benutzer R41 im System an.
  • Im Benutzermenü klickt er auf Portfoliomanagement --> Initialdaten --> Projekte, Vorhaben,Ideen und Programme.
  • Er klickt auf den Modulreiter Vorhaben.
    • Das Modul Vorhaben wird geöffnet.
    • Im Modul Vorhaben wird Folgendes angezeigt:
      • Eine Auflistung aller im Portfolio verwendeten und nicht verwendeten Vorhaben.
      • Die Bewertung der aufgelisteten Vorhaben nach Zielbeitrag und Risikowert. Die Darstellung erfolgt in grafischer Form als Bubble Chart.
application Beispiel
Bubblechart.PNG

Neues Vorhaben anlegen

target-blue Aufgabe
  • Dieter Hart soll zuerst die Kernangaben zu seinem Vorhaben machen.
more Vorgehensweise
  • Er betätigt die Schaltfläche Neues Vorhaben.
    • Das Panel Vorhaben mit dem fokussierten Modul Vorhabensteckbrief wird geöffnet.
    • Die Identnummer für das neue Vorhaben wird dabei automatisch generiert und ist im Modulkopf zu sehen.
    • warning Das neu angelegte Vorhaben wird automatisch gespeichert, auch ohne dass die Schaltfläche Speichern oder die Tastenkombination STRG + S betätigt wird.
  • Im Modulkopf im Feld neben der Identnummer die Vorhabenbezeichnung für das neue Vorhaben eintragen, z.B.: PM-Software einführen.
    • Defaultmäßig wird an der Stelle der Dialog: Bitte Bezeichnung eingeben ausgegeben.
  • Dieter Hart nimmt weitere Einträge vor:
  • Speichern.

application Beispiel

VorhabensteckbriefWunschtermin1.PNG

Prozessmodelle

info Information
  • PLANTA Portfolio bietet die Möglichkeit, Ideen, Vorhaben und Projekte prozessorientiert zu planen. Hierzu stellt PLANTA mehrere Prozessmodellvorlagen zur Verfügung.
target-blue Aufgabe
  • Rainer Koch soll für sein Vorhaben ein geeignetes Prozessmodell auswählen und das Vorhaben nach diesem Modell erstellen.
more Vorgehensweise
  • Der Projektmanager Rainer Koch meldet sich mit seinem Benutzer R8 an.
  • Er öffnet das Vorhaben 000752 durch Klick auf die Identnummer.
    • Dadurch wechselt er in das Panel Vorhaben, in dem für das Vorhaben Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen.
  • Er klickt auf den Modulreiter Prozessstatus am linken unteren Rand des Bildschirms.
  • Aus der Listbox wählt Herr Koch das Prozessmodell Vom Vorhaben zum Projekt aus.
  • Er betätigt die Schaltfläche Modell aktivieren.
    • Das Prozessmodell mit den zugehörigen Prozessschritten wird einkopiert.
application Beispiel
Prozessstatus.png

Prozessschritte

info Informationen
  • Das Modul Prozessstatus listet alle Prozessschritte auf, die bei der Beantragung des Vorhabens 000752 PM-Software einführen erledigt werden müssen.
  • Jedem Prozessschritt kann eine Ressource aus der Listbox zugeordnet werden.
  • Für jeden Prozessschritt kann aus der Listbox ein Status ausgewählt werden.
  • Für Prozessschritte, deren Erledigung für das Projekt nicht notwendig ist, muss die Checkbox Nicht erforderlich aktiviert werden. Zusätzlich kann der Status auf Status erledigt gesetzt werden.
more Vorgehensweise
  • Der Prozessschritt Stakeholder benennen ist nicht notwendig, daher aktiviert Rainer Koch für diesen die Checkbox Nicht erforderlich und ändert den eintrag im Feld Status auf erledigt.
Prozessstatusnichterforderlich1.png
warning Hinweis
  • Für eine erfolgreiche Antragstellung des Vorhabens müssen am Ende alle Prozessschritte abgearbeitet sein, d.h. keiner der Prozessschritte darf den Status offen haben.

Prozessschritt 1: Vorhaben beschreiben

target-blue Aufgabe
  • Rainer Koch soll das Vorhaben im Vorhabensteckbrief beschreiben.
more Vorgehensweise
  • Im Modul Vorhabensteckbrief tätigt Rainer Koch die gewünschten Einträge in den einzelnen Eingabefeldern im Bereich Beschreibende Daten.
BeschreibendeDatenSteckbrief.PNG
  • Nachdem er alle Einträge erledigt hat, setzt er den Status Vorhaben beschreiben im Modul Prozessstatus manuell auf erledigt.
BeschreibungErledigt.PNG

Prozessschritt 2: Terminplan erstellen

target-blue Aufgabe
  • Rainer Koch möchte prüfen, ob die vorgegebenen Vorhaben-Wunschtermine realistisch sind. Hierfür erstellt er einen Terminplan, indem er den Plan Einführung von PLANTA Project in sein neues Vorhaben kopiert.
more Terminplan einkopieren
  • Das Modul Terminplan im Panel Vorhaben öffnet Rainer Koch durch Klick in den gleichnamigen Reiter.
  • Beim Öffnen des Moduls Terminplan erscheint folgende Abfrage: Soll ein Terminplan einkopiert werden?
  • Die Abfrage beantwortet er mit Ja.
  • Er wählt das Projekt PMS Einführung von PLANTA Project aus der Listbox aus.
Terminplankopieren1.png
  • Den Kopiervorgang startet Rainer Koch durch Klick auf die Schaltfläche Terminplan kopieren.
  • Danach betätigt der Projektmanager den Button Kapazitätsrechnung Kapazittsrechnung.PNG in der Symbolleiste. Die Einplanung der Vorgänge wird auf Basis der zuvor definierten Termine berechnet.
TerminplanGesamt.PNG
more Prozessschritt bearbeiten
  • Der Prozessschritt Terminplan erstellen ist beendet und wird von Rainer Koch auf erledigt gestellt.
TerminErledigt.PNG

Prozessschritt 3: Ziele und Risiken bewerten

info Informationen
  • Das geplante Vorhaben muss mit den Unternehmenszielen vereinbar sein und einen ausreichenden Beitrag zum Erreichen dieser Ziele leisten.
  • Die Risiken sollten minimal sein.
target-blue Aufgabe
  • Rainer Koch möchte zunächst den Zielbeitrag ermitteln.
more Vorgehensweise
  • Im Feld Bereichsbezeichnung einen Bereich aus der Listbox auswählen
  • Im Bereich Bewertungsdaten im Vorhabensteckbrief betätigt der Projektmanager die Schaltfläche bewerten neben dem Feld Zielbeitrag.
    • Es werden alle Bewertungskriterien und deren Gewichtungszahlen, die dem ausgewählten Bereich zugeordnet sind, eingeblendet und nach Gruppen gruppiert angezeigt.
    • Es werden jetzt drei Gruppen von Kriterien angezeigt:
      • Cost saving
      • Market-orientation
      • Pofitability
    • In jeder Gruppe kann Rainer Koch nun einzelne Kriterien und deren Beitrag schätzen.
    • Die Einschätzungen zwischen 0% und 100% wählt er aus den entsprechenden Listboxeinträgen aus.
BewertungsdatenKomplett.PNG
  • Rainer Koch betätigt die Schaltfläche Bewertung abschließen im Bereich Zielbewertung.

Zielbeitrag.PNG
target-blue Aufgabe
  • Rainer Koch möchte nun den Risikowert ermitteln.
more Vorgehensweise
  • Neben Risikowert betätigt der Projektmanager die Schaltfläche bewerten.
    • Er beantwortet die Fragen zu den Risiken mit Ja oder Nein in folgenden Kategorien:
      • Termine
      • Kosten
      • Qualität
      • Sonstige
Risikowert.PNG
  • Rainer Koch betätigt die Schaltfläche Bewertung abschließen im Bereich Unternehmensrisiken.
  • Anhand der Ja-/Nein-Antworten aller Kriterien wird der gesamte Risikobeitrag dieses Projekts (der Idee oder des Vorhabens) ermittelt und im Feld Risikowert dargestellt.
    • warning Jede Antwort-Option auf jede Frage ist in den Stammdaten mit einer bestimmten Punktzahl vorbelegt, die die entsprechende Antwort gewichtet.

RisikowertGrafik.PNG
more Prozessschritt bearbeiten
  • Der Prozessschritt Ziele und Risiken bewerten ist beendet und wird von Rainer Koch auf erledigt gestellt.
application Beispiel
ZieleBewerten.PNG

Prozessschritt 4: Ressourcenbedarf definieren

target-blue Aufgabe
  • Rainer Koch möchte für sein Vorhaben die notwendigen Ressourcen festlegen.
more Vorgehensweise
  • Er öffnet das Modul Grobplan.
  • Er ordnet den einzelnen Vorgängen die notwendigen Ressourcen zu und vergibt die Aufwände.
  • Er speichert seine Eingaben durch Betätigen des Buttons Diskette.PNG Speichern in der Symbolleiste.
  • Er führt eine Kapazitätsrechnung durch, indem er den Button Kapazittsrechnung.PNG Kapazitätsrechnung in der Symbolleiste betätigt.
TerminplanKapazitt.PNG
more Prozessschritt bearbeiten
  • Im Modul Prozessstatus beendet Rainer Koch den Prozessschritt Ressourcenbedarf definieren, indem er den Eintrag erledigt aus der Listbox auswählt.

application Beispiel

RessourcenbedarfErledigt.PNG

Prozessschritt 5: Budget beantragen

target-blue Aufgabe
  • Herr Koch möchte das Budget für das Vorhaben PM-Software einführen für das Jahr 2014 beantragen.
more Vorgehensweise
  • Er öffnet das Modul Budget.
  • Die berechneten Kosten werden sowohl in der Jahresscheiben-Ebene des aktuellen Jahres dargestellt als auch auf die Vorhabenebene hochverdichtet.
  • Beantragung:
    • Der Projektmanager beantragt das Budget, indem er die Kosten aus der Spalte Kosten-Rest akt. in die Spalte Beantragt akt. auf der Jahresscheibe des aktuellen Jahres kopiert.
BudgetBeantragtA1.PNG
  • Anschließend betätigt er die Schaltfläche Neu berechnen. Die Werte werden von der Jahresscheibe auf die Vorhabenebene verdichtet.
BudgetBeantragt3.PNG

  • Mit den berechneten Aufwänden verfährt er in gleicher Weise wie mit den Kosten.

more Prozessschritt bearbeiten

  • Der Prozessschritt Budget beantragen ist beendet und Rainer Koch stellt den Status auf erledigt.

application Beispiel

BudgetBeantragtErledigt.PNG

Prozessschritt 6: Key Performance Indicator (KPI) definieren

info Information
  • Unter einem Key Performance Indicator (KPI) versteht man eine Messgröße, anhand der die Erreichung eines Ziels gemessen werden kann.
target-blue Aufgabe
  • Rainer Koch hat die Bearbeitung seines Vorhabensteckbriefs fast beendet. Es fehlt noch die Angabe des KPI.
  • Der Projektmanager schätzt, durch welche Maßnahmen das Unternehmen einen betriebswirtschaftlichen Nutzen haben könnte.
  • Er denkt an die Senkung von Kosten durch die Erstellung einfacher Statusberichte in Höhe von 200.000 € für das Jahr 2014 und 400.000 € für das Jahr 2015.
more Vorgehensweise
  • Im Bereich Key Performance Indicator betätigt Rainer Koch den Button KPI einfügen KPIEinfuegen.png
  • Den Key Performance Indicator im gleichnamigen Feld definieren.
  • Speichern.
  • Über das Kontextmenü Einfügen --> Nutzen fügt Rainer Koch einen neuen Datensatz für den Nutzen ein.
  • Im Feld Jahr gibt er das Jahr ein und hinterlegt im Feld Geplanter Nutzen den Wert von 200.000 €.
  • Speichern.
  • Rainer Koch möchte zusätzlich das Jahr 2015 einplanen:
    • Er klickt auf das grüne Plus GruenesPlus.PNG über dem Feld Jahr.
      • Es wird ein weiterer Datensatz eingefügt.
    • Er gibt auch hier die Jahreszahl und den Geplanten Nutzen ein.
  • Speichern.
KPI.png
  • Rainer Koch wechselt ins Modul Budget.
  • Er betätigt die Schaltfläche Neu berechnen.
    • Im unteren Bereich des Moduls wird der geplante Nutzen angezeigt.
KPIKombi1.png
more Prozessschritt bearbeiten
  • Der Projektmanager beendet den Prozessschritt, indem er KPI definieren auf erledigt setzt.
KPIdefinierenErledigt.PNG

Prozessschritt 7: Abgabe

info Information
  • Rainer Koch schätzt sein Vorhaben als wirtschaftlich interessant für das Unternehmen ein.
target-blue Aufgabe
  • Der Projektmanager Rainer Koch möchte für den erstellten Projektantrag die Freigabe erhalten. Er informiert den Portfoliomanager.
more Vorgehensweise
  • Rainer Koch wählt im Prozessschritt Freigabe den Portfoliomanager Wolf Heine im Feld Ressourcenname als Freigabeverantwortlichen aus.
  • Speichern.
  • Anschließend klickt er auf den Link Abgabe.
  • Es erscheint die Dialogmeldung: Wollen Sie einen Kommentar abgeben?
  • Rainer Koch antwortet mit Ja.
  • Im Feld Kommentar formuliert er folgende Anmerkung: Die Einführung der PLANTA Software erscheint mir wirtschaftlich interessant.
  • Speichern.
  • Er klickt erneut auf den Link Abgabe.
    • Der Status des Prozessschritts wird von offen auf erledigt gestellt, zudem öffnet sich gleichzeitig das Modul Info versenden.
    • Er betätigt die Schaltfläche versenden.
  • Wolf Heine erhält eine Info.

Portfolio

target-blue Aufgabe
  • Portfoliomanager Wolf Heine hat die Nachricht von Rainer Koch über dessen Projektantrag erhalten.
  • Er soll den Projektantrag prüfen, gegebenenfalls genehmigen und somit freigeben.
  • Hierzu möchte er das Vorhaben in ein bestehendes Portfolio aufnehmen, um zu entscheiden, ob sich die Umsetzung als Projekt lohnen wird.
more Vorgehensweise
  • Wolf Heine meldet sich mit seinem Benutzer R70 im System an.
  • Im Benutzermenü klickt er auf Portfoliomanagement --> Portfolio --> Portfolioübersicht.
    • Das Modul Portfolioübersicht öffnet sich.
    • Er klickt auf die ID 000036 um das Portfolio zu öffnen, um das Vorhaben diesem Portfolio zuzuordnen.
info Informationen
  • Diesem Portfolio sind bereits mehrere Planungsobjekte zugeordnet, diese werden im Bereich Projekte, Vorhaben, Ideen angezeigt.
  • Das Vorhaben PM-Software einführen von Rainer Koch ist noch nicht enthalten.

Vorhaben dem Portfolio zuordnen

target-blue Aufgabe
  • Wolf Heine nimmt das Vorhaben von Rainer Koch in das Portfolio auf.
more Vorgehensweise
  • Im Modul Portfolio im Bereich Zugeordnete Planungsobjekte klickt der Portfoliomanager Wolf Heine auf den Button Planungsobjekte dem Portfolio zuordnen KPIEinfuegen.png
Portfoliozuordnen6.PNG
  • Das Vorhaben 000752 PM-Software einführen ist nun dem Portfolio zugeordnet worden.
  • Im Bereich Zugeordnete Planungsobjekte gibt es nun vier Vorhaben.

Portfoliobudget

target-blue Aufgabe
  • Das Budget des neuen Vorhabens soll in die Portfoliobudget-Planung des Jahres 2014 aufgenommen werden.
more Vorgehensweise
  • Im Modul Portfolio betätigt Wolf Heine den Button Zeitraum bearbeiten Zeitraumbearbeiten.png im Bereich Zeitraum für das Jahr 2014.
warning Gibt es im Portfolio noch keinen Zeitraum für das Jahr 2014, kann dieser durch die Auswahl von 2014 aus dem Feld Jahr und Klick auf den Button KPIEinfuegen.png eingefügt werden.

note Details

  • Das Budget des Vorhabens 000752 PM-Software einführen ist zu diesem Zeitpunkt im Portfolio noch nicht berücksichtigt. (Checkbox Aktiv noch nicht aktiviert)
  • Das Portfoliobudget ist höher als das Budget relevant (Budget von allen zugeordneten Planungsobjekten).
    • Visualisiert wird dies durch ein grünes Dreieck, dessen Spitze nach oben zeigt GruenesDreieck.PNG sowie eine negative Abweichung.

application Beispiel

Portfoliozeitraum2.png
more Weitere Vorgehensweise
  • Der Portfoliomanager aktiviert die Checkbox Aktiv vor der ID 000752 PM-Software einführen im Bereich Vorhaben.
application Beispiel
VorhabenAktivieren.PNG
info Informationen
  • Das Budget des Vorhabens 000752 PM-Software einführen ist jetzt im Portfolio berücksichtigt. (Checkbox Aktiv aktiviert)
    • Das Portfoliobudget ist nun kleiner als das Budget relevant, bedeutet, dass das Portfolio-Budget überschritten wurde.
    • Visualisiert wird dies durch ein rotes Dreieck, dessen Spitze nach unten zeigt RotesDreieck.PNG sowie eine positive Abweichung.

application Beispiel

Portfoliozeitraum3.PNG
question Problem
  • In der augenblicklichen Konstellation liegt eine Budgetüberschreitung vor.
  • Wie kann der Portfoliomanager Wolf Heine die Überschreitung verhindern?
target-blue Problemlösung
  • Er möchte die Projektideen und Vorhaben des Portfolios hinsichtlich Zielbeitrag, Risikowert und Kapitalwert vergleichen.
  • Auf Basis dieser Informationen möchte Wolf Heine darüber entscheiden, welche Vorhaben und Ideen erfolgversprechend sind. Diese werden in Form von Projekten realisiert.
info Information
  • Projekte, Vorhaben und Ideen werden in Relation zueinander angezeigt.
more Vorgehensweise
  • Im Modul Portfolio-Zeitraum betätigt er die Schaltfläche Projekte nach Ziel- und Risikobeitrag.
  • Das Modul Projekte nach Ziel- und Risikobeitrag öffnet sich.
  • Die Bezugsgrößen sind:
    • Zielbeitrag
    • Risikowert
    • Kapitalwert
  • Die visuelle Vergleichsmöglichkeit verhilft Wolf Heine zu einer schnellen Entscheidung, welche Ideen oder Vorhaben er sinnvollerweise streichen oder projektieren sollte.

application Beispiel

Bubbleneu.png
000752.png

note Details

  • Folgende Eigenschaften sollte ein Vorhaben besitzen, damit es zum Projekt werden kann:
    • Hoher Kapitalwert --> Grosser Bubble.
    • Hoher Zielbeitrag (>50%) --> Platzierung des Bubble im rechten oberen Viertel des Bubble Charts.
    • Geringer Risikowert (<50%) --> Platzierung des Bubble im rechten oberen Viertel des Bubble Charts.
more Vorgehensweise
  • Wolf Heine analysiert das Bubble Chart und die Zahlen der dargestellten Vorhaben und Ideen.
    • Ergebnis:
      • Das Vorhaben 000752 PM-Software einführen Bubbleblau.PNG zu einem Projekt zu machen, wäre für das Unternehmen wirtschaftlich interessant:
        • Der Risikowert ist mit 28% relativ gering.
        • Der Zielbeitrag liegt über 50%.
        • Der Kapitalwert ist mit 1.400.000 € ausreichend hoch.
      • Die Idee 0002 Internet-Telefonie Bubblegelb.PNG ist für das Unternehmen wirtschaftlich uninteressant:
        • Der Risikowert ist zu hoch (55%).
        • Der Zielbeitrag ist zu klein (18%).
        • Der Kapitalwert ist zu niedrig (600.000 €).
target-blue Aufgabe
  • Wolf Heine möchte die Idee 0002 Internet-Telefonie aus dem Portfolio streichen. Die durch Streichung eingesparten Kosten würden das Portfolio-Budget wieder ausgleichen.
more Vorgehensweise
  • Er wechselt in das Modul Portfolio-Zeitraum.
  • Im Bereich Ideen deaktiviert er die Checkbox Aktiv der Idee 0002.
    • Das Budget wird ausgeglichen.
info Ergebnis application Beispiel
Ideedeaktiviert3.png

Ressourcensimulation und Auslastung

target-blue Aufgabe
  • Herr Heine möchte die Machbarkeit seines Vorhabens aus Sicht der Ressourcenauslastung prüfen.
more Vorgehensweise
  • Im Modul Portfolio-Zeitraum betätigt Wolf Heine die Schaltfläche Ressourcen-Simulation.
    • Das gleichnamige Modul öffnet sich.

application Beispiel

  • Grafische Darstellung der Termine aller Portfolio-Planungsobjekte
Ressourcensimulation1.png
more Vorgehensweise
  • Herr Heine möchte sich nun ein Bild von der Auslastung der Ressourcen machen.
  • Er klickt auf den Modulreiter Auslastung.
    • Das gleichnamige Modul öffnet sich.
  • Ein Diagramm stellt die Auslastung des Vorhabens 000752 PM-Software einführen dar.
  • Das neue Vorhaben verursacht eine Überlast von 8 PT (Personentagen).
application Beispiel
  • Grafische Darstellung der Ressourcen-Auslastung über alle Planungsobjekte hinweg:
Auslastung.PNG
target-blue Aufgabe
  • Der Portfoliomanager Wolf Heine möchte die Ressourcenplanung optimieren.
  • Hierzu möchte er Termine verschieben, um die Einlastung der Ressourcen zu verändern.
more Vorgehensweise
  • Er wechselt wieder zurück ins Modul Ressourcen-Simulation.
  • Er bewegt die Maus über das Wunsch-Anfang - oder Wunsch-Ende -Symbol BlauesDreieck.PNG.
  • Sobald der Mauszeiger die Form einer Hand annimmt, klickt er mit der linken Maustaste auf das gewünschte Symbol. Es erscheint ein Vorschaubalken. Er besteht aus punktierten Linien, die den Zeitraum zischen dem Wunsch-Anfang und dem Wunsch-Ende grafisch visualisieren (Balkenlänge).
  • Er zieht mit gedrückter Maustaste den angezeigten Vorschaubalken nach rechts, um terminliche Überschneidungen mit anderen Projekten zu verringern.
  • Dabei wird der komplette Balken verschoben.
  • An der gewünschten Stelle lässt er die Maus los.
  • In der Menüleiste klickt er anschließend auf Bearbeiten --> Terminrechnung --> Entlastung.
  • Alle dem Portfolio zugeordneten Planungsobjekte werden kapazitätsmäßig entlastet.
  • Zur Neuberechnung der Kapazitäten betätigt er den Button Kapazitaetsrechnung.PNG Kapazitätsrechnung in der Symbolleiste.
  • Um die Anzeige zu aktualisieren betätigt er Taste F7.
application Beispiel
  • Grafische Darstellung der Termine aller Portfolio-Planungsobjekte nach der Terminverschiebung
RessourcensimulationEnde1.png
info Ergebnis
  • Der Portfoliomanager hat durch Terminverschiebung eine Verringerung der Überlast von 8 PT (Personentage) auf 4 PT (Personentage) erreicht.
application Beispiel
  • Grafische Darstellung der Ressourcen- Auslastung über alle Planungsobjekte hinweg nach der Terminverschiebung
Auslastungneu.PNG
info Informationen application Beispiel
Vorhabensteckbriefneu.PNG

Genehmigung des Budgets

info Informationen
  • Wolf Heine hat den Ziel- und Risikobeitrag berechnet und die Auslastung des Vorhabens optimiert.
target-blue Aufgabe
  • Er möchte das Budget des Vorhabens jetzt genehmigen.
more Vorgehensweise
  • Wechsel in das Modul Portfolio-Zeitraum.
    • Im Bereich Vorhaben öffnet Wolf Heine das Vorhaben 000752 PM-Software einführen durch Klick auf die ID.
    • Das Panel Vorhaben öffnet sich.
    • Er klickt auf den Modulreiter Budget.
    • Im Budgetzeitraum Kosten 2014 kopiert Wolf Heine die Kosten aus der Spalte Beantr. akt. in die Spalte Genehmigt akt.
application Beispiel
Kostenkopieren1.png
  • Der Portfoliomanager betätigt den Button Kosten und Aufwände genehmigen KostenundAufwaendegenehmigen.PNG.
  • Es erscheint ein Häkchen in der benachbarten Checkbox Budget genehmigt Budgetgenehmigt.PNG. Die Budgetgenehmigung ist damit bestätigt.
  • Wolf Heine betätigt die Schaltfläche Neu berechnen. Die Zahlen aus der Jahresscheibe Kosten 2014 werden auf die Projekt-Gesamt-Ebene verdichtet.
  • Speichern.
application Beispiel
Budgetneuverdichtet1.png

Prozessschritt 8: Freigabe

target-blue Aufgabe
  • Nach der Genehmigung des Budgets möchte Wolf Heine jetzt die Freigabe für das Vorhaben erteilen.
more Vorgehensweise
  • Im Modul Prozessstatus:
    • Wolf Heine klickt auf den Prozessschritt Freigabe.
      • Es öffnet sich ein Dialogfeld mit der Frage: Was möchten Sie tun?
    • Er beantwortet die Frage mit dem Betätigen der Schaltfläche Freigeben.
  • Analog zum Prozessschritt Abgabe kann Wolf Heine auch hier eine Info versenden.
    • Er sendet eine Nachricht an Rainer Koch über die Freigabe des Projektantrags.
    • Mit der Freigabe des Projektantrags hat Wolf Heine alle Prozessschritte erledigt.

info Informationen

  • Die Phase Vorhaben wird in den Bereich Erledigte Phasen verschoben.
  • Der Status aller Prozessschritte wird auf "Akzeptiert" geändert und im Feld Freigabe wird das Datum der Freigabe von Wolf Heine angezeigt.
application Beispiel
PhaseVorhaben.PNG

Projekt

info Informationen

  • Mit der Freigabe ist aus dem Vorhaben PM-Software einführen ein Projekt geworden.
  • Im Modul Portfolio ist dies im Bereich Projekte, Vorhaben, Ideen ersichtlich.
  • Die Freigabe des Vorhabens 000752 PM-Software einführen hat folgendes bewirkt:
    • Die Anzahl an Projekten und Vorhaben im Portfolio hat sich geändert.
    • Die Zahl der Projekte hat sich von sechs auf sieben erhöht.
    • Die Zahl der Vorhaben hat sich von vier auf drei reduziert.
application Beispiel
NeuesProjekt1.png
target-blue Aufgabe
  • Der Portfoliomanager möchte die Richtigkeit der Daten im Projektsteckbrief prüfen.
more Vorgehensweise
  • Im Modul Portfolio öffnet der Portfoliomanager durch Klick auf die ID 000752 PM-Software einführen das Projekt.
  • Das Projekt wird im Panel Projekt geöffnet.

application Beispiel

Projektsteckbrief3.png
Topic attachments
I Attachment Action Size Date Who Comment
pngpng 000752.png manage 1.1 K 2014-09-26 - 12:58 UnknownUser  
pngPNG Abgabeerledigt.PNG manage 1.6 K 2014-07-18 - 10:17 UnknownUser  
pngPNG Auslastung.PNG manage 25.2 K 2014-06-25 - 15:59 UnknownUser  
pngPNG Auslastungneu.PNG manage 24.9 K 2014-06-26 - 09:32 UnknownUser  
pngpng Bearbeiten.png manage 17.6 K 2014-07-18 - 15:15 UnknownUser  
pngPNG BeschreibendeDatenSteckbrief.PNG manage 8.7 K 2014-07-25 - 15:56 UnknownUser  
pngPNG BeschreibungErledigt.PNG manage 5.3 K 2014-06-16 - 10:37 UnknownUser  
pngPNG BewertungsdatenKomplett.PNG manage 26.7 K 2016-11-21 - 14:56 ChristianePeter  
pngPNG Bewertungskriterien.PNG manage 31.6 K 2014-06-11 - 11:44 UnknownUser  
pngPNG BlauesDreieck.PNG manage 0.3 K 2014-07-09 - 10:52 UnknownUser  
pngPNG Bubbleblau.PNG manage 0.6 K 2014-06-24 - 15:39 UnknownUser  
pngPNG Bubblechart.PNG manage 44.7 K 2016-11-21 - 15:25 ChristianePeter  
pngPNG Bubblegelb.PNG manage 0.5 K 2014-06-24 - 16:32 UnknownUser  
pngpng Bubbleneu.png manage 13.9 K 2014-07-23 - 13:19 UnknownUser  
pngPNG BudgetBeantragt3.PNG manage 131.0 K 2014-09-26 - 13:42 UnknownUser  
pngPNG BudgetBeantragtA1.PNG manage 222.6 K 2014-07-17 - 10:19 UnknownUser  
pngPNG BudgetBeantragtErledigt.PNG manage 14.0 K 2014-07-21 - 10:56 UnknownUser  
pngPNG Budgetgenehmigt.PNG manage 0.3 K 2014-06-26 - 15:25 UnknownUser  
pngPNG Budgetkopiert.PNG manage 34.2 K 2014-06-26 - 14:47 UnknownUser  
pngPNG Budgetneuverdichtet.PNG manage 34.8 K 2014-06-26 - 15:33 UnknownUser  
pngpng Budgetneuverdichtet1.png manage 37.0 K 2014-07-17 - 10:47 UnknownUser  
pngPNG Button_Bewertungskriterium.PNG manage 0.8 K 2014-10-16 - 12:16 UnknownUser  
pngPNG Diskette.PNG manage 0.8 K 2014-06-17 - 14:42 UnknownUser  
pngpng Doppelfilter2.png manage 43.6 K 2014-07-15 - 13:47 UnknownUser  
pngPNG DreischichtigerFilter.PNG manage 19.6 K 2014-07-14 - 11:30 UnknownUser  
pngPNG Freigeben.PNG manage 5.5 K 2014-06-27 - 12:52 UnknownUser  
pngPNG GruenesDreieck.PNG manage 0.5 K 2014-06-24 - 14:47 UnknownUser  
pngPNG GruenesPlus.PNG manage 0.3 K 2014-07-22 - 15:15 UnknownUser  
pngpng Ideedeaktiviert3.png manage 286.9 K 2014-07-23 - 14:00 UnknownUser  
pngPNG Infoversenden.PNG manage 67.7 K 2014-06-20 - 14:01 UnknownUser  
pngpng JahresscheibeEinfgen.png manage 0.7 K 2014-06-18 - 12:57 UnknownUser  
pngpng JahresscheibeEinfuegen.png manage 0.7 K 2014-06-18 - 12:59 UnknownUser  
pngpng KPI.png manage 6.9 K 2014-07-17 - 09:36 UnknownUser  
pngpng KPI1.png manage 10.5 K 2014-07-17 - 09:25 UnknownUser  
pngPNG KPI2.PNG manage 5.3 K 2014-07-17 - 09:29 UnknownUser  
pngpng KPIEinfuegen.png manage 0.7 K 2014-06-20 - 10:30 UnknownUser  
pngpng KPIKombi.png manage 409.9 K 2014-07-11 - 11:06 UnknownUser  
pngpng KPIKombi1.png manage 39.7 K 2014-07-17 - 12:50 UnknownUser  
pngPNG KPIdefinierenErledigt.PNG manage 15.7 K 2014-07-21 - 11:01 UnknownUser  
pngPNG Kapazitaetsrechnung.PNG manage 1.3 K 2014-09-26 - 13:05 UnknownUser  
pngPNG Kapazittsrechnung.PNG manage 1.3 K 2014-06-17 - 14:48 UnknownUser  
pngpng Kontrollsystem.png manage 1.3 K 2014-07-11 - 15:59 UnknownUser  
pngPNG Kostenabweichungen.PNG manage 127.8 K 2014-07-01 - 15:42 UnknownUser  
pngpng Kostenabweichungen1.png manage 131.8 K 2014-07-01 - 15:50 UnknownUser  
pngpng Kostenkopieren1.png manage 36.2 K 2014-07-17 - 11:21 UnknownUser  
pngPNG KostenundAufwaendegenehmigen.PNG manage 0.7 K 2014-06-26 - 15:09 UnknownUser  
pngPNG NeuesProjekt.PNG manage 26.2 K 2014-07-08 - 10:29 UnknownUser  
pngpng NeuesProjekt1.png manage 15.1 K 2014-07-08 - 10:34 UnknownUser  
pngPNG PhaseVorhaben.PNG manage 6.1 K 2014-07-18 - 16:00 UnknownUser  
pngpng Portfolio3.png manage 151.3 K 2014-07-23 - 12:57 UnknownUser  
pngPNG PortfolioVorhabenaufnehmen.PNG manage 274.3 K 2014-06-24 - 10:34 UnknownUser  
pngPNG PortfolioVorhabenaufnehmen1.PNG manage 275.4 K 2014-07-23 - 13:00 UnknownUser  
pngpng Portfoliouebersicht1.png manage 70.3 K 2014-07-07 - 09:19 UnknownUser  
pngpng Portfoliozeitraum2.png manage 323.6 K 2014-07-23 - 14:02 UnknownUser  
pngPNG Portfoliozeitraum3.PNG manage 137.0 K 2014-07-04 - 15:32 UnknownUser  
pngPNG Portfoliozuordnen.PNG manage 71.7 K 2014-08-20 - 10:21 UnknownUser  
pngPNG Portfoliozuordnen6.PNG manage 175.7 K 2014-10-16 - 13:39 UnknownUser  
pngpng Portfoliozuordnen6.png manage 227.0 K 2014-07-17 - 13:20 UnknownUser  
pngpng ProjektantragAbgeben.png manage 20.6 K 2014-06-20 - 13:22 UnknownUser  
pngPNG ProjektantragErstellt.PNG manage 14.8 K 2014-06-20 - 12:10 UnknownUser  
pngpng ProjekteIdeenoderVorhabenzuordnen.png manage 0.7 K 2014-06-23 - 09:24 UnknownUser  
pngpng Projektsteckbrief3.png manage 42.6 K 2014-07-25 - 16:30 UnknownUser  
pngpng ProzessschrittAbgabe1.png manage 16.9 K 2014-07-21 - 11:28 UnknownUser  
pngpng Prozessstatus.png manage 9.0 K 2014-07-03 - 08:51 UnknownUser  
pngpng Prozessstatusnichterforderlich1.png manage 19.1 K 2014-07-21 - 10:50 UnknownUser  
pngpng Prozessstatusoffen1.png manage 16.1 K 2014-07-03 - 08:58 UnknownUser  
pngPNG RessourcenbedarfErledigt.PNG manage 14.1 K 2014-06-18 - 11:58 UnknownUser  
pngpng Ressourcensimulation1.png manage 50.6 K 2014-07-14 - 09:12 UnknownUser  
pngpng RessourcensimulationEnde1.png manage 323.1 K 2014-07-14 - 09:35 UnknownUser  
pngPNG Risikocheckliste.PNG manage 31.8 K 2014-07-02 - 16:06 UnknownUser  
pngPNG Risikowert.PNG manage 38.5 K 2014-06-18 - 11:47 UnknownUser  
pngPNG RisikowertGrafik.PNG manage 3.1 K 2016-11-21 - 14:57 ChristianePeter  
pngPNG RotesDreieck.PNG manage 0.5 K 2014-06-24 - 14:37 UnknownUser  
pngPNG SchliessenZuruecksetzen.PNG manage 0.5 K 2014-06-26 - 10:34 UnknownUser  
pngpng Serverfarm.png manage 1.0 K 2014-07-11 - 15:56 UnknownUser  
pngPNG TerminErledigt.PNG manage 8.2 K 2014-06-17 - 14:58 UnknownUser  
pngPNG TerminplanGesamt.PNG manage 66.1 K 2014-06-18 - 10:18 UnknownUser  
pngPNG TerminplanKapazitt.PNG manage 54.6 K 2014-06-18 - 10:01 UnknownUser  
pngPNG Terminplankopieren.PNG manage 66.5 K 2014-07-03 - 10:43 UnknownUser  
pngpng Terminplankopieren1.png manage 29.8 K 2014-07-23 - 14:08 UnknownUser  
pngPNG VorhabenAktivieren.PNG manage 13.0 K 2014-08-19 - 00:34 IrinaZieger  
pngpng VorhabenBubbles.png manage 7.2 K 2014-07-15 - 09:38 UnknownUser  
pngpng VorhabenBubbles7.png manage 11.4 K 2014-07-28 - 09:56 UnknownUser  
pngPNG VorhabenimPortfolio.PNG manage 30.2 K 2014-06-23 - 10:22 UnknownUser  
pngPNG VorhabensteckbriefWunschtermin.PNG manage 14.5 K 2014-07-04 - 13:44 UnknownUser  
pngPNG VorhabensteckbriefWunschtermin1.PNG manage 15.4 K 2014-08-19 - 00:34 IrinaZieger  
pngPNG Vorhabensteckbriefneu.PNG manage 7.5 K 2014-06-27 - 09:43 UnknownUser  
pngPNG Wunschtermin.PNG manage 0.3 K 2014-06-16 - 14:35 UnknownUser  
pngpng Zeitraumbearbeiten.png manage 0.8 K 2014-06-23 - 13:10 UnknownUser  
pngPNG Zielbeitrag.PNG manage 2.4 K 2016-11-21 - 14:57 ChristianePeter  
pngPNG ZielbeitragRisikowert.PNG manage 6.4 K 2014-06-23 - 15:01 UnknownUser  
pngPNG ZieleBewerten.PNG manage 11.3 K 2014-06-18 - 10:25 UnknownUser  
Topic revision: r88 - 2019-09-11 - 17:19:33 - MareikeRichers
Current.BildungEinesPortfoliosTutorialBisDB39510 moved from Current.BildungEinesPortfolios on 2017-10-16 - 06:51 by IrinaZieger - put it back








 
  • Suche in Topic-Namen

  • Suche in Topic-Inhalten