Tutorial: Bildung eines Portfolios Ab DB 39.5.13

Hinweise

• Das nachfolgende Tutorial gilt für die Datenbank-Version DB 39.5.13.
• Links zu den Beschreibungen weiterer Versionen entnehmen Sie bitte der Tabelle:

DB 39.5.15	zum Tutorial
DB 39.5.14	zum Tutorial
DB 39.5.13	zum Tutorial
DB 39.5.10 - DB 39.5.12	zum Tutorial
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Einleitung

Ziel

• Anwender sollen anhand typischer Use Cases die Funktionalität und den Umgang mit PLANTA portfolio erlernen.
• Anhand des nachfolgenden Workflows können Anwender wie beispielsweise Portfoliomanager lernen, wie man PLANTA portfolio optimal einsetzt und nutzt.
• Alle Übungen bauen auf den PLANTA-Demodaten auf. Diese müssen zuvor installiert sein.
• Die Stammdaten wie Kalender, Ressourcen, Benutzer, Stundensätze usw. sind in den Demodaten bereits eingerichtet. Wie die Stammdaten definiert werden, ist nicht Gegenstand dieses Tutorials (hierzu sehen Sie Stammdaten-Erfassung). Vielmehr geht es darum, ein neues Vorhaben zusätzlich zu den bestehenden Ideen, Vorhaben und Projekten zu planen, in ein Portfolio aufzunehmen und die Auswirkungen darzustellen.
• Die verwendeten Screenshots dienen der exemplarischen Darstellung und können vom tatsächlichen Layout im Programm abweichen.
• Rote Pfeile und Rahmen sollen die Aufmerksamkeit des Benutzers auf wichtige Details lenken und Vorgänge veranschaulichen.

Hinweis

• Dieser Workflow soll beispielhaft zeigen, wie PLANTA portfolio verwendet werden kann. Tatsächliche Aufgabenverteilungen und Prozessabläufe können unternehmensabhängig abweichen. Daher ist es unter Umständen erforderlich, die Benutzerrechte entsprechend anzupassen.

Vorbereitende Anpassungen

Informationen

• Damit dieser Workflow optimal nachgestellt werden kann, müssen ggf. kleine Änderungen an den Demodaten vorgenommen werden.

Verfügbarkeit der Ressource Systemtechnik erhöhen

• Mit dem Benutzer R41 anmelden.
• Im Benutzermenü über PM-Administration Stammdaten Ressourcen das gleichnamige Panel aufrufen und das Modul Ressourcenstruktur aktivieren.
  • Den Datensatz IT Gesamt aufklappen und den Link auf Systemtechnik betätigen. Das entsprechende Ressourcendatenblatt wird geöffnet.
    • Im Bereich Planung im Feld Einheit/Tag den Wert 8 eintragen.
    • Im Bereich Stammdaten im Feld Faktormenge den Wert 1 eintragen.
    • Im Bereich der Schaltfläche Perioden aktualisieren die Periodendatensätze für den gewünschten Zeitraum aktualisieren (z.B. geltend ab dem heutigen Tag).

Portfolio-Definition

Informationen

• Planungsobjekte folgender Arten können Bestandteil eines Portfolios sein:
  • Ideen
  • Vorhaben
  • Projekte
  • Programme

Details

• Ideen sind grobe Projektvorschläge.
• Vorhaben sind selektierte und konkretisierte Ideen.
• Ideen und Vorhaben sind die Vorstufen zu Projekten und damit die Planungsphasen für Projekte.
• Projekte sind ausgewählte und genehmigte Vorhaben, die bereits laufen und im Regelfall nicht mehr verändert werden.
• Programme sind gebündelte Projekte (Pakete).

Ideen- und Vorhabenmanagement

Informationen

• Aus der Fülle der erarbeiteten Projektideen und Vorhaben müssen diejenigen ermittelt werden, die für das Unternehmen erfolgversprechend sind.
• Erreicht wird dies durch eine Filterung der Ideen und Vorhaben.
• Man unterscheidet zwei Modelle:
  • Dreischichtiges Modell: Ideen Vorhaben Projekte
    • Beim dreischichtigen Modell werden grobe Projektideen gesammelt, die dann in Vorhaben konkretisiert werden und von denen schließlich die erfolgversprechenden in Projekte umgewandelt werden.
  • Zweischichtiges Modell: Vorhaben Projekte
    • Beim zweischichtigen Modell wird prinzipiell verfahren wie beim dreischichtigen Modell. Im Unterschied zum dreischichtigen Modell erfolgt hier der Einstieg bei der Sammlung von Vorhaben. Die Vorhaben werden analysiert und es werden diejenigen gestrichen, die nicht erfolgversprechend sind. Die verbleibenden Vorhaben werden zu Projekten.
• In der Praxis wird überwiegend mit dem zweischichtigen Modell gearbeitet. Aus diesem Grund basiert auch dieses Tutorial auf dem zweischichtigen Modell.

Portfolio-Stammdaten

Informationen

• Portfolio-Stammdaten bilden die Basis für die Bildung und Verwaltung von Portfolios.
• Zu den wichtigen Portfolio-Stammdaten zählen die Bewertungskriterien und die Risikochecklisten.
• Die Beurteilung von Kriterien und Risiken sind bei der Planung von Ideen, Vorhaben und Projekten von grundsätzlicher Bedeutung.
• Projektantragsteller, die ein Projekt auf den Weg bringen wollen, prüfen im Vorfeld, ob die Ideen und Vorhaben mit den strategischen Zielen des Unternehmens vereinbar sind.

Zielbewertungskriterien

Informationen

• Mit Hilfe von Zielbewertungskriterien schätzen Projektantragsteller die Erfolgsaussichten von Ideen, Vorhaben und Projekten im Unternehmen ein.
  • Projektantragsteller kann jeder Mitarbeiter sein, häufig sind es aber die Projektmanager.

Zielbewertungskriterien anlegen und gewichten

Informationen

• Zielbewertungskriterien werden pro Unternehmensbereich angelegt.
• Innerhalb eines Bereichs können die Kriterien kategorisiert werden.

Vorgehensweise

• Mit dem Benutzer des Portfoliomanagers, hier R70, im System anmelden.
• Im Benutzermenü unter Portfoliomanagement Administration Portfolio-Stammdaten aufrufen.
  • Das Modul Zielbewertungskriterien wird fokussiert.

Einen Bereich auswählen

• Durch Betätigen der Schaltfläche Bereich einfügen oder durch die Einfüge-Funktionen eine leere Zeile einfügen.

• Den gewünschten Bereich aus der Listbox im Feld Bereich auswählen und speichern.

Eine Gruppe auswählen

• Durch Betätigen der Schaltfläche Gruppe einfügen auf der Bereichs-Ebene oder durch die Einfüge-Funktionen eine leere Zeile einfügen.

• Die gewünschte Gruppe aus der Listbox im Feld Gruppe auswählen und speichern.

Bewertungskriterium einfügen

• Durch Betätigen der Schaltfläche Bewertungskriterium einfügen auf der Gruppen-Ebene oder durch die Einfüge-Funktionen eine leere Zeile einfügen.

• Eine Kriteriumsbezeichnung eintragen und speichern.
  • Die Identnummer des Kriteriums wird dabei automatisch generiert.
  • Das Kriterium im Feld Gewichtung gewichten.
• Durch die Aktivierung der Checkbox im Feld Freigabe kann das Bewertungskriterium freigegeben werden.
  • Bei der Bewertung des Zielbeitrags werden nur die freigegebenen Bewertungskriterien berücksichtigt.

Hinweis

• Bereiche und Gruppen werden in diesem Modul nur ausgewählt und zur Gliederung von Zielbewertungskriterien verwendet. Angelegt werden sie im Modul Portfolio-Listboxwerte.

Risikochecklisten

Informationen

• Mit Hilfe von Risikochecklisten können Projektmanager die Risiken der Projekte, der Ideen oder der Vorhaben bewerten.
  • Die einzelnen Checklistenpunkte werden in Form von Fragen formuliert.

Risikocheckliste anlegen und bearbeiten

Informationen

• Checklisten werden pro Bereich angelegt.
• Innerhalb eines Bereichs können die Fragen kategorisiert werden.

Vorgehensweise

• Zum Anlegen und Bearbeiten der Risikochecklisten in gleicher Weise wie unter Zielbewertungskriterien anlegen und gewichten verfahren. Die Erfassung erfolgt im Modul Risikocheckliste.

Hinweis

• Bereiche und Kategorien werden in diesem Modul nur ausgewählt und zur Gliederung von Risikofragen verwendet. Angelegt werden sie im Modul Portfolio-Listboxwerte.

Quality Gates-Vorlagen anlegen

Informationen

• Quality Gates stellen sogenannte Controlling-Elemente dar, welche als Brücke zwischen dem Portfoliomanagement und dem Projektmanagement fungieren. Funktional den Gates oder Mastermeilensteinen der Planungsobjekte ähnlich, bieten Quality Gates die Möglichkeit, die Projektdurchführungsphase durch termingebundene “Abschnittskontrollen” transparenter zu gestalten.
• Im Modul Quality Gates-Vorlagen werden Vorlagen erfasst, die in einzelnen Portfolios ausgewählt werden können und dann für alle Planungsobjekte des Portfolios gelten.

Eine Quality Gates-Vorlage für das IT-Portfolio erfassen

• Im Benutzermenü unter Portfoliomanagement Administration Portfolio-Stammdaten aufrufen.
• Das Modul Quality Gates-Vorlagen aktivieren.
• Schaltfläche Vorlage erstellen im Modulkopf betätigen.
  • Dabei wird die ID der Vorlage automatisch generiert.
  • Die Bezeichnung vergeben, hier "QG TEMPLATE 3".
• Durch die Einfüge-Funktionen einen Quality Gate-Datensatz erstellen.
  • Im Feld Bezeichnung eine Bezeichnung für das Quality Gate eintragen, hier "Bericht nach Konzepterstellung".
  • Mit dem Wert im Feld Quality Gate die Position des Quality Gate in der Vorlage bestimmen.
  • Die Orientierungspunkte für die Berechnung des Endtermins des Quality Gate festlegen:
    • Im Feld Start den Typ des Projektanfangs auswählen, von dem an der zeitliche Abstand des Quality Gate-Endtermins berechnet werden soll ("Kalkulierter Anfang").
    • Im Feld Zeitlicher Abstand den zeitlichen Abstand auswählen, den der Endtermin des Quality Gate vom gewählten Projektanfang haben soll ("14 T").
    • Auf diese Weise erfolgt die Terminierung der Quality Gates dynamisch und in Abhängigkeit von den Terminen eines Projekts, sobald die Quality Gates in das Projekt einkopiert wurden. Der Portfoliomanager kann die Termine anschließend manuell ändern. Weitere Informationen zu den Terminen der Quality Gates finden Sie hier.
• Durch die Einfüge-Funktionen einen Aufgaben-Datensatz erzeugen.
  • Die Aufgabenbezeichnung vergeben, hier "Alle Rest-Aufwände anpassen".
    • Das Feld Prio ist ein Muss-Feld und definiert die Wichtigkeit der Aufgabe für das Erreichen des Quality Gate.
    • Einer Aufgabe kann eine Kategorie zugewiesen werden.
    • Die Termine der Aufgaben stimmen mit den Terminen der Quality Gates überein und werden beim Einkopieren in ein Projekt erfasst. Sie können anschließend ebenfalls vom Portfoliomanager geändert werden.
  • Auf die gleiche Art und Weise weitere Quality Gates und Aufgaben wie folgt erfassen:

Neues Vorhaben

Informationen

• Nachfolgend wird anhand des zweischichtigen Modells der Prozess der Vorhabenerstellung bis hin zum Projektantrag beschrieben.
  • Die Portfoliomanagerin Wera Heine erstellt ein Vorhaben zur Einführung der PM-Software in ihrem Unternehmen und beginnt mit der Planung.
  • Die Projektmanagerin Ronja Koch übernimmt schließlich die weitere Planung des Vorhabens.
  • Die Planung soll prozessorientiert erfolgen.

Neues Vorhaben anlegen

Aufgabe

• Die Portfoliomanagerin Wera Heine möchte die Kernangaben zu ihrem Vorhaben machen und erste Stakeholder bestimmen.

Vorgehensweise

• Wera Heine meldet sich mit ihrem Benutzer R70 im System an.
• Im Benutzermenü klickt sie auf Portfoliomanagement Planungsobjekte anlegen Neues Vorhaben.
  • Das Panel Vorhaben mit dem fokussierten Modul Vorhabensteckbrief wird geöffnet.
  • Die Identnummer für das neue Vorhaben wird dabei automatisch generiert und ist im Modulkopf zu sehen.
  • Das neu angelegte Vorhaben wird automatisch gespeichert.
• Im Modulkopf im Feld neben der Identnummer die Vorhabenbezeichnung für das neue Vorhaben eintragen, z.B.: "PM-Software einführen".
  • Defaultmäßig wird an der Stelle der Dialog: -Bitte Bezeichnung eingeben- ausgegeben.
• Wera Heine nimmt weitere Einträge vor:
  • Manager: Ronja Koch
  • Projektart: IT-Projekte
  • Wunsch-Anfang: 03.06.19
  • Wunsch-Ende: 25.10.19
• Ergebnis:

• Im Bereich Stakeholder betätigt sie die Schaltfläche Stakeholder zuordnen.
  • In der Kategorie Kernteam wählt sie sich selbst (Wera Heine) sowie die Managerin Ronja Koch aus und vergibt die gewünschten Rollen.
  • Sie speichert. Ergebnis:

Details

• Damit sind dem Vorhaben nun die Hauptverantwortlichen zugeordnet, die es zu einem Projekt ausarbeiten sollen. Weitere Stakeholder, die in dieser Phase noch keine Rolle spielen, werden hinzugefügt, wenn das Vorhaben zum Projekt freigegeben wurde.

Prozessmodelle

Informationen

• PLANTA portfolio bietet die Möglichkeit, Ideen, Vorhaben und Projekte prozessorientiert zu planen. Hierzu stellt PLANTA mehrere Prozessmodell-Vorlagen zur Verfügung.

Aufgabe

• Wera Heine möchte für ihr Vorhaben ein geeignetes Prozessmodell auswählen und das Vorhaben nach diesem Modell erstellen.

Vorgehensweise

• Im Panel des Vorhabens klickt sie auf den Modulreiter Prozessstatus am linken unteren Rand des Bildschirms.

• Aus der Listbox wählt Wera Heine das Prozessmodell Vom Vorhaben zum Projekt aus.
• Sie betätigt die Schaltfläche Modell aktivieren.
  • Das Prozessmodell mit den zugehörigen Prozessschritten wird einkopiert.

Prozessschritte

Informationen

• Das Modul Prozessstatus listet alle Prozessschritte auf, die bei der Beantragung des Vorhabens PM-Software einführen erledigt werden müssen.
• Jedem Prozessschritt kann eine Ressource aus der Listbox zugeordnet werden.
• Für jeden Prozessschritt kann aus der Listbox ein Status ausgewählt werden.
• Für Prozessschritte, deren Erledigung für das Projekt nicht notwendig ist, muss die Checkbox Nicht erforderlich aktiviert werden. Der Status solch eines Prozessschrittes ändert sich automatisch auf "erledigt".

Vorgehensweise

• Der Prozessschritt IT-Technik prüfen ist in dieser Phase der Planung nicht notwendig, daher aktiviert Wera Heine für diesen die Checkbox Nicht erforderlich.
• Ab dem Prozessschritt Groben Terminplan erstellen soll die Projektmanagerin Ronja Koch die restliche Planung des Vorhabens übernehmen. Wera Heine weist daher allen Schritten ab dem Schritt Groben Terminplan erstellen den Eintrag Ronja Koch aus der Listbox Ressource zu.
• Auch für den gesonderte Prozessschritt Abgabe des Projektantrags wählt sie die Ressource Ronja Koch aus der Listbox aus.
• Für die Freigabe des Vorhabens zum Projekt soll wieder Wera Heine selbst zuständig sein. Im Prozessschritt Freigabe zum Projekt wählt sie daher den Eintrag Wera Heine aus der Listbox aus.
• Sie speichert.

Hinweis

• Für eine erfolgreiche Antragstellung des Vorhabens müssen am Ende alle Prozessschritte abgearbeitet sein, d. h. keiner der Prozessschritte darf den Status = "offen" haben.

Prozessschritte 1 und 2: Vorhaben beschreiben und Ziele definieren

Aufgabe

• Wera Heine möchte ihr Vorhaben detaillierter beschreiben und dabei die Ziele des Vorhabens definieren.

Vorgehensweise

• Im Modul Vorhabensteckbrief tätigt Wera Heine die gewünschten Einträge in den einzelnen Eingabefeldern im Bereich Beschreibende Daten.

• Nachdem sie alle erforderlichen Einträge gemacht hat, setzt sie den Status der Prozessschritte Vorhaben beschreiben und Ziele definieren im Modul Prozessstatus auf "erledigt".

Prozessschritt 3: Zielbeiträge bewerten

Informationen

• Das geplante Vorhaben muss mit den Unternehmenszielen vereinbar sein und einen ausreichenden Beitrag zum Erreichen dieser Ziele leisten.

Aufgabe

• Wera Heine möchte daher zunächst die Zielbeiträge des Vorhabens bewerten.

Vorgehensweise

• Im Modul Vorhabensteckbrief unter Bewertungsdaten im Feld Bereich einen Bereich aus der Listbox auswählen (hier: "3. Firma 2").
  • In PLANTA portfolio werden die Zielbewertungskriterien pro Unternehmensbereich definiert und gewichtet.

• Ebenfalls im Bereich Bewertungsdaten betätigt Wera Heine neben dem Feld Zielbeitrag die Schaltfläche bewerten.

• Es werden alle Bewertungskriterien und deren Gewichtungszahlen, die dem ausgewählten Bereich zugeordnet sind, eingeblendet und nach Gruppen sortiert angezeigt.
• Es werden jetzt drei Gruppen von Kriterien angezeigt:
  • Kosteneinsparung
  • Marktorientierung
  • Wirtschaftlichkeit
• In jeder Gruppe kann Wera Heine nun einzelne Kriterien und deren Beitrag schätzen.
• Die Einschätzungen zwischen 0% und 100% wählt sie aus den entsprechenden Listboxeinträgen aus.

• Wera Heine betätigt die Schaltfläche Bewertung abschließen im Bereich Zielbewertung.

• Aus den Werten in Kriteriumsbeitrag und Gewichtung aller Kriterien wird der gesamte Zielbeitrag dieses Vorhabens ermittelt und im Feld Zielbeitrag dargestellt.

Prozessschritt bearbeiten

• Im Modul Prozessstatus stellt Wera Heine den Status des Prozessschritts Zielbeiträge bewerten auf "erledigt".

Prozessschritt 4: Risiken bewerten (Risikocheckliste)

Aufgabe

• Wera Heine möchte nun die Risiken bewerten.

Vorgehensweise

• Im Modul Vorhabensteckbrief unter Bewertungsdaten betätigt sie neben dem Feld Risikowert die Schaltfläche bewerten.

• Sie beantwortet die Fragen zu den Risiken mit Ja oder Nein in folgenden Kategorien:
  • Termine
  • Kosten
  • Qualität
  • Sonstige

• Wera Heine betätigt die Schaltfläche Bewertung abschließen.
• Anhand der Ja/Nein-Antworten auf alle Fragen wird der gesamte Risikobeitrag des Vorhabens ermittelt und im Feld Risikowert dargestellt.
  • Jede Antwort-Option auf jede Frage ist in den Portfolio-Stammdaten mit einer bestimmten Punktzahl vorbelegt, die die entsprechende Antwort gewichtet.

Prozessschritt bearbeiten

• Der Prozessschritt Risiken bewerten (Risikocheckliste) ist beendet und wird von Wera Heine auf "erledigt" gestellt.

Zwischenschritt: Planung weiterreichen

Aufgabe

• Die Portfoliomanagerin Wera Heine hat alle Prozessschritte erledigt, die sie übernehmen wollte. Die Projektmanagerin Ronja Koch soll die Planung fortführen. Wera Heine möchte Ronja Koch daher darüber informieren, dass sie nun die ihr zugewiesenen Prozessschritte durchführen kann.

Vorgehensweise

• Im Modul Prozessstatus klickt Wera Heine mit der rechten Maustaste auf den Datensatz des Prozessschritts Groben Terminplan erstellen, dem Ronja Koch als Ressource zugeordnet ist, und wählt im Kontextmenü Als Info versenden aus.
  • Das Modul Info versenden wird mit einer vorgefertigten Nachricht geöffnet. In dieser vorformulierten Nachricht wird Ronja Koch als Empfängerin über den ausgewählten, ihr zugeordneten Prozessschritt informiert.

• Da Ronja Koch bei der Planung des Vorhabens mehrere Prozessschritte übernehmen soll, bearbeitet Wera Heine die Nachricht entsprechend.
• Sie betätigt die Schaltfläche versenden.

• Ronja Koch erhält die Nachricht per Email und kann mit der Durchführung der restlichen offenen Prozessschritte beginnen.

Prozessschritt 5: Groben Terminplan erstellen

Aufgabe

• Ronja Koch möchte prüfen, ob die gewünschten Vorhaben-Termine realistisch sind. Hierfür erstellt sie einen Grobplan, indem sie den Plan eines ähnlichen Projekts, Einführung von PLANTA project, in ihr Vorhaben kopiert.

Terminplan einkopieren

• Ronja Koch meldet sich mit ihrem Benutzer R8 im System an.
• Im Modul Meine Planungsobjekte betätigt sie den Link auf der Identnummer des Vorhabens PM-Software einführen.
• Im Panel Vorhaben wechselt Ronja Koch durch Klick auf den Reiter Grobplan in das gleichnamige Modul.
• Beim Öffnen des Moduls erscheint die folgende Abfrage: Soll ein Terminplan einkopiert werden?
• Die Abfrage beantwortet sie mit Ja.
  • Es öffnet sich das Modul Terminplan kopieren.
  • Ronja Koch wählt das Projekt PL-PROJECT Einführung von PLANTA project aus der Listbox aus.

• Den Kopiervorgang startet die Projektmanagerin durch Klick auf die Schaltfläche Terminplan kopieren.
• Danach betätigt sie die Schaltläche Terminplan berechnen in der Symbolleiste.
  • Dabei wird die Einplanung der Vorgänge auf Basis der zuvor definierten Termine berechnet.

Prozessschritt bearbeiten

• Der Prozessschritt Groben Terminplan erstellen ist beendet und wird von Ronja Koch auf "erledigt" gestellt.

Prozessschritt 6: Grobe Ressourcenplanung erstellen

Aufgabe

• Ronja Koch möchte für ihr Vorhaben die notwendigen Ressourcen festlegen.

Vorgehensweise

• In das Modul Grobplan wechseln.
• Den einzelnen Vorgängen die notwendigen Ressourcen zuordnen und die Aufwände vergeben.
• Speichern.
• Terminplan berechnen.

Prozessschritt bearbeiten

• Im Modul Prozessstatus schließt Ronja Koch den Prozessschritt Grobe Ressourcenplanung erstellen ab, indem sie den Eintrag "erledigt" aus der Listbox auswählt.

Prozessschritt 7: Budget und Kosten planen

Aufgabe

• Ronja Koch möchte das Budget für das Vorhaben PM-Software einführen für das Jahr 2019 beantragen.

Vorgehensweise

• Das Modul Budget öffnen.
• Die Schaltfläche Neu berechnen betätigen.
  • Die auf Basis der zuvor vergebenen Aufwände berechneten Kosten werden sowohl in der Jahresscheiben-Ebene des ensprechenden Jahres dargestellt als auch auf die Vorhabenebene hochverdichtet.
• Die Projektmanagerin beantragt das Budget, indem sie die Kosten und Aufwände aus der Spalte Gesamt (o. TP) in die Spalte Beantragt (o.TP) auf der Jahresscheibe durch Klick auf den linken Pfeil über der Spalte Beantragt (o.TP) kopiert.

• Anschließend betätigt sie die Schaltfläche Neu berechnen. Die Werte werden von der Jahresscheibe auf die Vorhabenebene verdichtet.

Prozessschritt bearbeiten

• Der Prozessschritt Budget und Kosten planen ist beendet und Ronja Koch stellt dessen Status auf "erledigt".

Prozessschritt 8: KPI definieren und NPV berechnen

Informationen

• Unter einem Key Performance Indicator (KPI) versteht man eine Messgröße, anhand der die Erreichung eines Ziels gemessen werden kann.
• Der NPV (net present value, Netto-Kapitalwert) dient der Beurteilung der Vorteilhaftigkeit von Investitionen.

Aufgabe

• Ronja Koch hat die Bearbeitung des Vorhabensteckbriefs fast beendet. Es fehlt noch die Angabe des KPI und die Berechnung des NPV-Werts.
• Die Projektmanagerin schätzt, durch welche Maßnahmen das Unternehmen einen betriebswirtschaftlichen Nutzen haben könnte.
• Sie denkt an die Senkung von Kosten, z.B. durch die einfachere Erstellung der Statusberichte, in Höhe von 200.000 € für das Jahr 2019 und 400.000 € für das Jahr 2020.

Vorgehensweise

• Im Modul Vorhabensteckbrief im Bereich Key Performance Indicator die Schaltfläche KPI einfügen betätigen.

• Die Bezeichnung für den gewünschten Key Performance Indicator im neu erzeugten Datensatz vergeben (hier: "Kosteneinsparungen").
• Über die Schaltfläche Nutzen einfügen neben dem gewünschten KPI-Datensatz oder über den Kontextmenübefehl Einfügen Nutzen einen neuen Datensatz für den Nutzen einfügen.
• Im Feld Jahr 2019 eintragen und im Feld Geplanter Nutzen den Wert von 200.000 € hinterlegen.
• Einen zweiten Nutzen-Datensatz einfügen.
• Die Jahreszahl 2020 und den Geplanten Nutzen von 400.000 € eingeben.
• Speichern.

• Der NPV-Wert im Modul Vorhabensteckbrief im Bereich Bewertungsdaten hat sich noch nicht an den KPI-Wert angepasst:

• Ronja Koch wechselt daher ins Modul Budget.
• Sie betätigt die Schaltfläche Neu berechnen. Dabei werden die zuvor erfassten Nutzen-Daten aus dem Modul Vorhabensteckbrief ins Modul Budget übernommen und mit den geplanten Kosten verrechnet.

• Die Angaben im neu berechneten Budgetplan fließen nun in die Berechnung des NPV-Werts des Vorhabens ein:

Prozessschritt bearbeiten

• Die Projektmanagerin beendet den Prozessschritt KPI definieren und NPV berechnen, indem sie diesen auf "erledigt" setzt.

Prozessschritt 9: Projektantrag erstellen

Informationen

• Ronja Koch schätzt ihr Vorhaben als wirtschaftlich interessant für das Unternehmen ein.

Aufgabe

• Die Projektmanagerin möchte für das neu erstellte Vorhaben, das zum Projekt werden soll, einen Projektantrag erstellen.

Vorgehensweise

• Im Panel Vorhaben über Weitere ... Projektanträge aktiviert sie das Modul Projektanträge.
• Sie betätigt die Schaltfläche Projektantrag erstellen.
• Die Meldung Wollen Sie den Projektantrag wirklich erstellen? bestätigt sie mit Ja.
  • Das Modul Projektantrag wird automatisch geöffnet. Der Projektantrag hat den Status Offener Projektantrag.

• Ronja Koch prüft den Projektantrag auf Vollständigkeit und Korrektheit.
• Da keine Änderungen erforderlich sind, betätigt sie die Schaltfläche Freigeben.
  • Damit ist der Projektantrag fixiert und kann nicht mehr verändert werden.

Prozessschritt bearbeiten

• Im Modul Prozessstatus setzt Ronja Koch den Prozessschritt Projektantrag erstellen auf "erledigt".

Prozessschritt 10: Abgabe des Projektantrags

Aufgabe

• Abschließend soll Ronja Koch den fixierten Projektantrag einreichen.

Vorgehensweise

• Im Modul Prozessstatus betätigt Ronja Koch den Link auf der Bezeichnung des gesonderten Prozessschritts Abgabe des Projektantrags.

• Es erscheint die Dialogmeldung: Wollen Sie einen Kommentar abgeben?
  • Sie antwortet mit Ja.
• In das Feld Kommentar fügt sie folgende Anmerkung ein: Die Einführung der PLANTA Software erscheint mir wirtschaftlich interessant.
  • Sie speichert.
• Ronja Koch klickt erneut auf den Link Abgabe des Projektantrags.
  • Der Status des Prozessschritts wird von "offen" auf "erledigt" gestellt. Im Feld Termin erscheint automatisch das Datum der Abgabe.

• Gleichzeitig öffnet sich das Modul Info versenden, in dem die Nachricht an die Portfoliomanagerin über den erfolgten Abgabe-Schritt vorformuliert enthalten ist.
  • Ronja Koch betätigt die Schaltfläche versenden.
  • Ergebnis: Die Portfoliomanagerin Wera Heine erhält die Info über die Abgabe des Projektantrags per Email.

Portfolio

Aufgabe

• Die Portfoliomanagerin soll das Vorhaben prüfen, gegebenenfalls genehmigen und somit freigeben.
• Hierzu möchte sie das Vorhaben in ein bestehendes Portfolio aufnehmen, um zu entscheiden, ob sich die Umsetzung als Projekt lohnen wird.

Vorgehensweise

• Wera Heine meldet sich mit ihrem Benutzer R70 im System an.
• Im Benutzermenü klickt sie auf Portfoliomanagement Planung und Reports Multiportfolioboard.
  • Das Multiportfolioboard mit dem Modul Portfolios öffnet sich.
  • Die Portfoliomanagerin klickt auf die ID "IT00001", um das IT- und ORG-Portfolio zu öffnen, und anschließend auf den Modulreiter Planungsobjekte, um das gleichnamige Modul zu öffnen.

Informationen

• Im Modul Planungsobjekte ist ersichtlich, dass im Portfolio IT00001 bereits mehrere Planungsobjekte enthalten sind.
• Das Vorhaben PM-Software einführen von Ronja Koch ist noch nicht darunter.

Vorhaben dem Portfolio zuordnen

Aufgabe

• Wera Heine möchte nun das Vorhaben von Ronja Koch in das Portfolio aufnehmen.

Vorgehensweise

• Im Modul Planungsobjekte klickt die Portfoliomanagerin auf die Schaltfläche Planungsobjekt(e) zuordnen.
  • Es öffnet sich das Modul Planungsobjekte dem Portfolio zuordnen.
  • Im Bereich Planungsobjekte ohne Portfoliozuordnung aktiviert Wera Heine die Checkbox Auswählen im Datensatz des neuen Vorhabens und betätigt die Schaltfläche Ausgewählte zuordnen.

• Das Vorhaben PM-Software einführen ist nun dem Portfolio zugeordnet und wird im Modul Planungsobjekte angezeigt.

Portfoliobudget

Aufgabe

• Die Portfoliomanagerin möchte prüfen, ob das Portfoliobudget für das neu aufgenommene Planungsobjekt immer noch ausreichend gedeckt ist.

Vorgehensweise

• Wera Heine öffnet das Modul Budget durch Betätigen des gleichnamigen Reiters.
• Sie betätigt die Schaltfläche Portfolio aktualisieren.

Details

• Das Budget des Vorhabens PM-Software einführen wird nun im Portfolio berücksichtigt.
• An der gelben Ampel auf den Abweichungs-Feldern erkennt die Portfoliomanagerin, dass das Relevante Budget (sprich, das Budget, das die im Portfolio enthaltenen Planungsobjekte für die Realisierung benötigen) höher als das Portfoliobudget ist.

• Aktueller Stand des Portfoliobudgets:

• Vergleich: Stand des Portfoliobudgets, bevor das neue Vorhaben ins Portfolio aufgenommen wurde:

• Die Portfoliomanagerin betätigt den Link auf der Überschrift Kosten für den Zeitraum 2019.

• Das Modul Zeitraum bearbeiten: Kosten 2019 öffnet sich. In diesem Modul kann sie die genaue Zusammenstellung der Budgets der einzelnen Planungsobjekte für den Zeitraum 2019 überprüfen.

Problem

• In der augenblicklichen Konstellation liegt eine Portfoliobudget-Überschreitung vor.
• Wie kann die Portfoliomanagerin die Überschreitung verhindern?

Problemlösung

• Wera Heine möchte Projektideen und Vorhaben des Portfolios hinsichtlich Zielbeitrag, Risikowert und NPV (Kapitalwert) vergleichen.
• Auf Basis dieser Informationen möchte sie darüber entscheiden, welche Vorhaben und Ideen erfolgversprechend sind und als Projekte realisiert werden können und welche ggf. aus dem Portfolio gestrichen oder vorerst inaktiv gesetzt werden können.

Vorgehensweise

• Hierfür betätigt die Portfoliomanagerin den Reiter Infoboard.
• Im Bereich Zielbeiträge und Risikowerte betätigt sie die Schaltfläche Filter einfügen und anschließend den Link Projekte nach Zielbeitrag und Risikowert.

• Das Modul Projekte nach Zielbeitrag und Risikowert öffnet sich.
• Hier werden Projekte, Vorhaben und Ideen in Relation zueinander angezeigt.
• Die Bezugsgrößen sind:
  • Zielbeitrag
  • Risikowert
  • NPV
• Die visuelle Vergleichsmöglichkeit verhilft der Portfoliomanagerin zu einer schnellen Entscheidung darüber, welche Ideen oder Vorhaben sie sinnvollerweise streichen und welche sie projektieren sollte.

Details

• Folgende Eigenschaften sollte ein Vorhaben besitzen, damit es zum Projekt werden kann:
  • Hoher NPV Großer Bubble.
  • Hoher Zielbeitrag (>50%) und geringer Risikowert (<50%) Platzierung des Bubble im rechten oberen Viertel des Bubble Charts.

Vorgehensweise

• Wera Heine analysiert das Bubble Chart und die Zahlen der dargestellten Vorhaben und Ideen.
  • Ergebnis:
    • Das Vorhaben PM-Software einführen zu einem Projekt zu machen, wäre für das Unternehmen wirtschaftlich interessant:
      • Der Risikowert ist mit 28% relativ gering.
      • Der Zielbeitrag liegt bei 70% und ist damit hoch.
      • Der NPV ist mit rund 500.000 € ausreichend hoch.
    • Das Vorhaben 0005 New server farm ist für das Unternehmen wirtschaftlich weniger interessant:
      • Der Risikowert ist relativ hoch (44%).
      • Der Zielbeitrag ist vergleichsweise gering (49%).
      • Der NPV ist deutlich zu niedrig (ca. 17.000 €).

Aufgabe

• Wera Heine möchte das Vorhaben 0005 New server farm aus dem Portfolio streichen. Die durch die Streichung eingesparten Kosten würden das Portfoliobudget wieder ausgleichen.

Vorgehensweise

• Sie wechselt in das Modul Budget und von dort aus in das Modul Zeitraum bearbeiten: Kosten 2019.
• Im Bereich Vorhaben deaktiviert sie die Checkbox Aktiv des Vorhabens 0005. Somit wird das für das Vorhaben 0005 reservierte Budget im Portfolio nicht mehr berücksichtigt, sprich, das Relevante Budget verringert sich.
  • Das Portfoliobudget wird dadurch ausgeglichen.

Ergebnis

• Die Maßnahmen von Wera Heine haben den gewünschten Erfolg. Das Relevante Budget bleibt 53.546 € unter dem Portfoliobudget. Dies wird durch die grüne Ampel auf den Abweichungsfeldern sofort ersichtlich.

Ressourcensimulation und Auslastung

Aufgabe

• Wera Heine möchte die Machbarkeit des Vorhabens aus Sicht der Ressourcenauslastung prüfen.

Vorgehensweise

• Wera Heine öffnet das Panel Vorhaben des Vorhabens PM-Software einführen.
  • Sie wechselt in das Modul Status.
  • Um den jetzigen Stand des Vorhabens PM-Software einführen zu fixieren, erstellt sie einen Statusbericht und gibt ihn frei.
    • Der Statusbericht ist nun erstellt und freigegeben.

• Im Portfolio-Panel betätigt Wera Heine den Reiter Simulationen.
  • Das gleichnamige Modul öffnet sich.
  • Wera Heine möchte den eben erstellten Statusbericht für die Simulation verwenden.
    • Sie betätigt im Bereich Statusberichts-Auswahl in der Zeile des Vorhabens PM-Software einführen die Schaltfläche Statusbericht auswählen.

• Das Modul Statusbericht zuordnen wird geöffnet.
  • Wera Heine wählt die Checkbox des Statusberichts aus und betätigt die Schaltfläche Ausgewählten Statusbericht zuordnen.

• Der Statusbericht ist nun dem Vorhaben zugeordnet.

• Dann betätigt Wera Heine die Schaltfläche Simulation erstellen im Überschriftsbalken.
• Das Modul Simulation wird geöffnet, in dem die Statusberichtsdaten der Planungsobjekte als eine Art Kopie vorliegen, was das Durchspielen (Simulieren) verschiedener Planungsszenarien ermöglicht, ohne dass die echten Daten dabei verändert werden müssen.
  • Es handelt sich hierbei um die Daten der Statusberichte, die im Modul Simulationen für die jeweiligen Planungsobjekte ausgewählt wurden. Wurden für bestimmte Planungsobjekte keine Statusberichte ausgewählt oder besitzen Planungsobjekte noch keine Statusberichte, werden beim Betätigen der Schaltfläche Simulation erstellen Statusberichte automatisch erstellt, die jedoch ausschließlich für die Simulation verwendet werden und in normalen Statusberichtsmodulen nicht sichtbar sind.

Grafische Darstellung der Termine aller Portfolio-Planungsobjekte im Modul Simulation

Vorgehensweise

• Im Bereich Abteilungen sieht Wera Heine sofort anhand der roten Ampel in den Spalten Überlast im Zeitraum und Überlast Gesamt, dass in der aktuellen Planungssituation eine Ressourcenüberlast in der Abteilung Systemtechnik vorliegt.
• Die Portfoliomanagerin möchte sich nun ein genaues Bild von der Auslastung der Abteilung machen.
• Hierzu klickt sie neben der roten Ampel auf die Schaltfläche Auslastungsdiagramm anzeigen.
  • Das Modul Simulation: Auslastung öffnet sich.
• Das Säulendiagramm stellt die Auslastung der Ressourcen der Abteilung Systemtechnik in allen Planungsobjekten dar.
• Anhand der farblichen Darstellung der Planungsobjekte nach Code erkennt die Portfoliomanagerin sofort, welche Planungsobjekte die Überlast verursachen, und zwar ist es vor allem das neue Vorhaben, welches die Codefarbe "Orange" aufweist.

Aufgabe

• Die Portfoliomanagerin möchte die Ressourcenplanung optimieren.
• Hierzu möchte sie das neue Vorhaben terminlich verschieben, um die Einlastung der Ressourcen zu verändern.

Vorgehensweise

• Wera Heine wechselt wieder zurück ins Modul Simulation.
• Durch Festhalten der Maus am Balken des Planungsobjekts PM-Software einführen zieht sie den Balken nach rechts, um terminliche Überschneidungen mit anderen Planungsobjekten zu verringern.
  • Dabei wird der komplette Balken verschoben.
• An der gewünschten Stelle lässt sie die Maus los.
  • Der Balken steht für die simulierten Termine des Planungsobjekts, die gepunktete Linie visualisiert die ursprünglichen kalkulierten Termine.

Grafische Darstellung der Termine aller Portfolio-Planungsobjekte nach der Terminverschiebung im Modul Simulation

Ergebnis

• Nach der Verschiebung der Termine (ggf. noch eines anderen Planungsobjekts) sieht die Portfoliomanagerin an der Veränderung der Ampel von rot auf grün, dass die Überlast der Abteilung Systemtechnik verschwunden ist.

• Um die genaue Auslastung zu prüfen, öffnet Wera Heine wieder das Modul Simulation: Auslastung.

Grafische Darstellung der Ressourcenauslastung über alle Planungsobjekte hinweg nach der Terminverschiebung

Informationen

• Die veränderte Terminplanung möchte die Portfoliomanagerin festhalten und speichert die vorliegende Simulation als Roadmap durch Betätigen der Schaltfläche Simulation als Roadmap definieren im Kopfbalken des Moduls.
• Die Roadmap-Termine werden anschließend im Vorhabensteckbrief angezeigt und können durch Kopieren als neue Wunschtermine für das Vorhaben übernommen werden.

Genehmigung des Budgets

Informationen

• Wera Heine hat den Ziel- und Risikobeitrag berechnet und die Auslastung des Vorhabens optimiert.

Aufgabe

• Sie möchte das Budget des Vorhabens jetzt genehmigen.

Vorgehensweise

• Im Panel Vorhaben des Planungsobjekts PM-Software einführen wechselt die Portfoliomanagerin ins Modul Budget durch Betätigen des gleichnamigen Reiters.
  • Im Budgetzeitraum Kosten 2019 kopiert Wera Heine die Kosten aus der Spalte Beantragt (o.TP) in die Spalte Genehmigt (o.TP), indem sie auf den Pfeil über der Zielspalte klickt.
  • Anschließend betätigt sie die Schaltfläche Kosten und Aufwände genehmigen neben der Überschrift Kosten 2019.

• Es erscheint ein Häkchen in der benachbarten Checkbox Budget genehmigt. Die Budgetgenehmigung ist damit bestätigt.
• Wera Heine betätigt die Schaltfläche Neu berechnen. Die Zahlen aus der Jahresscheibe Kosten 2019 werden auf die Projekt-Gesamt-Ebene verdichtet.

Prozessschritt 11: Freigabe zum Projekt

Aufgabe

• Nach der Genehmigung des Budgets möchte die Portfoliomanagerin jetzt die Freigabe für das Vorhaben erteilen. Anschließend möchte sie die Projektmanagerin Ronja Koch über die Freigabe informieren.

Vorgehensweise

• Im Modul Prozessstatus klickt Wera Heine auf den Prozessschritt Freigabe zum Projekt.
  • Es öffnet sich ein Dialogfeld mit der Frage: Was möchten Sie tun?
  • Die Portfoliomanagerin beantwortet die Abfrage mit Betätigen der Schaltfläche Freigeben.
    • Das Vorhaben wird zum Projekt und die Ansicht wechselt automatisch vom Panel Vorhaben in das Panel Projekt.
  • Wera Heine wechselt im Panel Projekt in das Modul Projektsteckbrief.
  • Im Bereich Stakeholder wählt sie im Datensatz von Ronja Koch den Kontextmenübefehl Info versenden.
  • Sie gibt die Nachricht über die Freigabe ein und betätigt die Schaltfläche versenden.

• Ergebnis: Ronja Koch erhält die Info über die Freigabe per Email.

Informationen

• Nach der Erledigung der Freigabe wird die Phase Vorhaben in den Bereich Erledigte Phasen verschoben.
• Der Status aller Prozessschritte wird dabei auf "akzeptiert" geändert und im Feld Freigabe wird das Datum der Freigabe von der Portfoliomanagerin Wera Heine angezeigt.

Projekt

Informationen

• Mit der Freigabe des Vorhabens PM-Software einführen ist daraus ein Projekt geworden. Diese Umstellung geschieht automatisch auf Basis der im Prozessmodell hinterlegten Regeln.
• Im Modul Planungsobjekte ist ersichtlich, dass
  • sich die Zahl der Projekte im Portfolio IT00001 von acht auf neun erhöht hat.
  • sich die Zahl der Vorhaben von vier auf drei reduziert hat.

• Bei Klick auf den Link auf der Identnummer des Projekts PM-Software einführen öffnet sich nun das Projekt-Panel und nicht wie zuvor das Vorhaben-Panel.

Portfolio-Quality Gates in Projekt einfügen

Aufgabe

• Um später den Fortschritt des neuen Projekts besser verfolgen zu können, möchte die Portfoliomanagerin für das neue Projekt Quality Gates vorgeben.
• Hierzu muss sie die Quality Gates-Vorlage, die sie im Modul Portfoliosteckbrief im Feld Aktive Vorlage für ihr Portfolio auswählt, in das neue Projekt einfügen.

Vorgehensweise

• Im Panel Portfolio öffnet Wera Heine das Modul Quality Gates.
  • Im Abschnitt Planungsobjekt(e) mit Quality Gates löscht sie die Quality Gates des Projekts PL-PROJECT Einführung von PLANTA project.
• Sie wechselt in das Modul Portfoliosteckbrief und wählt im Feld Aktive Vorlage die neu erstellte Vorlage QG TEMPLATE 3 aus.
• Wera Heine öffnet erneut das Modul Quality Gates.
  • In der Zeile des Projekts PM-Software einführen betätigt sie die Schaltfläche Quality Gates-Vorlage einkopieren.
    • Wera Heine bestätigt die Abfrage mit Ja.

• Das Projekt wird automatisch in den Bereich Planungsobjekt(e) mit Quality Gates verschoben und die in der aktiven Vorlage definierten Quality Gates werden im ausgeklappten Projekt-Datensatz angezeigt.

• Die Portfoliomanagerin möchte die in der Vorlage defaultmäßig gesetzten Termine der Quality Gates an die des Projekts anpassen. Hierzu möchte sie den Terminplan des Projekts PM-Software einführen sichten.
  • Sie öffnet mit Klick auf die Identnummer des Projekts PM-Software einführen das Panel des Projekts.
    • Sie aktiviert den Reiter Projektsteckbrief.
    • Im Bereich Ecktermine aktiviert sie die Checkbox Terminplan mit Gates.

• Sie wechselt wieder in das Modul Quality Gates des Portfolios IT00001.
  • Sie betätigt die Schaltfläche Terminplan aufrufen in der Zeile des Projekts.
  • Der Terminplan des Projekts öffnet sich.
  • Entsprechend den berechneten Terminen des Projekts bestimmt die Portfoliomanagerin die Termine für die Quality Gates im Feld Termin und führt erneut die Berechnung des Terminplans durch.
• Die Portfolio-Quality Gates werden in den Terminplan des Projekts eingefügt und sind im Skalenbereich sichtbar.
• Gleichzeitig erscheinen sie unter der Skala im Modul Quality Gates im Portfolio.