Tutorial: Bildung eines Portfolios Bis DB 39.5.10

Hinweise

• Das nachfolgende Tutorial gilt für die Datenbank-Versionen < DB 39.5.10.
• Links zu den Beschreibungen weiterer Versionen entnehmen Sie bitte der Tabelle:

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DB 39.5.14	zum Tutorial
DB 39.5.13	zum Tutorial
DB 39.5.10 - DB 39.5.12	zum Tutorial
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Einleitung

Ziel

• Anwender sollen anhand typischer Use Cases die Funktionalität und den Umgang mit PLANTA portfolio erlernen.
• Anhand des nachfolgenden Workflows können Anwender wie beispielsweise Portfoliomanager erlernen, wie man PLANTA portfolio optimal einsetzt und nutzt.
• Alle Übungen bauen auf den PLANTA-Demodaten auf. Diese müssen zuvor installiert sein.
• Die Stammdaten wie Kalender, Ressourcen, Benutzer, Stundensätze usw. sind in den Demodaten bereits eingerichtet. Wie die Stammdaten definiert werden, ist nicht Gegenstand dieses Tutorials (hierzu sehen Sie Stammdaten-Erfassung). Vielmehr geht es darum, ein neues Vorhaben zusätzlich zu den bestehenden Ideen, Vorhaben und Projekten zu planen, in ein Portfolio aufzunehmen und die Auswirkungen darzustellen.
• Die verwendeten Screenshots dienen der exemplarischen Darstellung und können vom tatsächlichen Layout im Programm abweichen.
• Blaue Pfeile und Rahmen sollen die Aufmerksamkeit des Benutzers auf wichtige Details lenken und Vorgänge veranschaulichen.

Portfolio-Definition

Informationen

• Planungsobjekte folgender Arten können Bestandteil eines Portfolios sein:
  • Ideen
  • Vorhaben
  • Projekte
  • Programme

Details

• Ideen sind grobe Projektvorschläge.
• Vorhaben sind selektierte und konkretisierte Ideen.
• Ideen und Vorhaben sind die Vorstufen zu Projekten und damit die Planungsphasen für Projekte.
• Projekte sind ausgewählte und genehmigte Vorhaben, die bereits laufen und im Regelfall nicht mehr verändert werden.
• Programme sind gebündelte Projekte (Pakete).

Ideen- und Vorhabenmanagement

Informationen

• Aus der Fülle der erarbeiteten Projektideen und Vorhaben müssen die herausgefunden werden, die für das Unternehmen erfolgversprechend sind.
• Erreicht wird dies durch eine Filterung der Ideen und Vorhaben.
• Man unterscheidet zwei Modelle:
  • Dreischichtiges Modell: Ideen Vorhaben Projekte
    • Beim dreischichtigen Modell werden grobe Projektideen gesammelt, die dann in Vorhaben konkretisiert werden und aus denen dann schließlich die erfolgversprechenden zu Projekten umgewandelt werden.
  • Zweischichtiges Modell: Vorhaben Projekte
    • Beim zweischichtigen Modell wird prinzipiell verfahren wie beim dreischichtigen Modell. Im Unterschied zum dreischichtigen Modell erfolgt hier der Einstieg bei der Sammlung von Vorhaben. Die Vorhaben werden analysiert und es werden diejenigen gestrichen, die nicht erfolgversprechend sind. Die verbleibenden Vorhaben werden zu Projekten.
• In der Praxis wird überwiegend mit dem zweischichtigen Modell gearbeitet. Aus diesem Grund basiert auch dieses Tutorial auf dem zweischichtigen Modell.

Beispiel

Portfolio-Stammdaten

Informationen

• Portfolio-Stammdaten bilden die Basis für die Bildung und Verwaltung von Portfolios.
• Zu den wichtigen Portfolio-Stammdaten zählen die Bewertungskriterien und die Risikochecklisten.
• Die Beurteilung von Kriterien und Risiken sind bei der Planung von Ideen, Vorhaben und Projekten von grundsätzlicher Bedeutung.
• Projektantragsteller, die ein Projekt auf den Weg bringen wollen, prüfen im Vorfeld, ob die Ideen und Vorhaben mit den strategischen Zielen des Unternehmens vereinbar sind.

Bewertungskriterien

Informationen

• Mit Hilfe von Bewertungskriterien schätzen Projektantragsteller die Erfolgsaussichten von Ideen, Vorhaben und Projekten im Unternehmen ein.
  • Projektantragsteller kann jeder Mitarbeiter sein, häufig sind es aber die Projektmanager.
• Nach der Auswahl eines der Bereiche im Planungsobjekt werden die entsprechenden Bewertungskriterien zum Bewerten der Risiken angeboten.

Bewertungskriterien anlegen und gewichten

Information

• Im Modul Bewertungskriterien werden Bewertungskriterien angelegt, bearbeitet, strukturiert und gewichtet.
• Bewertungskriterien werden pro Unternehmensbereich angelegt.

Vorgehensweise

• Der Portfoliomanager Wolf Heine meldet sich mit seinem Benutzer R70 im System an.
• Im Benutzermenü unter Portfoliomanagement Portfolio-Administration Portfoliodaten aufrufen.
• Das Modul Bewertungskriterien aktivieren.
• Einen Bereich auswählen
  • Durch Betätigen der Schaltfläche Bereich einfügen oder durch die Einfüge-Funktionen fügt er eine leere Zeile ein.
  • Den gewünschten Bereich wählt er aus der Listbox im Feld Bereich aus und speichert.
• Eine Gruppe auswählen
  • Durch Betätigen des Buttons Gruppe einfügen auf der Bereichs-Ebene oder durch die Einfüge-Funktionen fügt Wolf Heine eine leere Zeile ein.
  • Die gewünschte Gruppe wählt er aus der Listbox im Feld Gruppe aus und speichert.
• Bewertungskriterium einfügen
  • Durch Betätigen des Buttons Bewertungskriterium einfügen auf der Gruppen-Ebene oder durch die Einfüge-Funktionen fügt der Projektmanager eine leere Zeile ein.
  • Er trägt die Kriteriumsbezeichnung ein und speichert.
    • Die Identnummer des Kriteriums wird dabei automatisch generiert.
  • Wolf Heine gewichtet das Kriterium im Feld Gewichtung.
  • Durch die Aktivierung der Checkbox im Feld Freigabe kann er das Bewertungskriterium freigeben.
    • Bei der Bewertung des Zielbeitrags werden nur die freigegebenen Bewertungskriterien berücksichtigt.

Hinweis

• Bereiche und Gruppen werden in diesem Modul nur ausgewählt und zur Gliederung von Risikofragen verwendet. Angelegt werden sie im Modul Portfolio-Listboxwerte.

Risikocheckliste

Informationen

• Im Modul Risikocheckliste werden Checklisten definiert, anhand derer die Risiken der Projekte (Ideen, Vorhaben) bewertet werden können.
• Die einzelnen Checklistenpunkte werden in Form von Fragen formuliert. Sie dienen zum Bewerten der Risiken.
• Nach der Auswahl eines der Bereiche im Planungsobjekt wird die entsprechende Checkliste zum Bewerten der Risiken angeboten.

Risikocheckliste anlegen und bearbeiten

Informationen

• Checklisten werden pro Bereich angelegt.
• Innerhalb eines Bereichs können die Fragen kategorisiert werden.

Vorgehensweise

• Zum Anlegen und Bearbeiten der Risikocheckliste verfährt Rainer Koch in gleicher Weise wie unter Bewertungskriterien anlegen und gewichten.

Hinweis

• Bereiche und Kategorien werden in diesem Modul nur ausgewählt und zur Gliederung von Risikofragen verwendet. Angelegt werden sie im Modul Portfolio-Listboxwerte.

Neues Vorhaben

Information

• Nachfolgend wird anhand des zweischichtigen Modells der Prozess der Vorhabenerstellung bis zum Projektantrag beschrieben.

Aufgabe

• Projektmanager Rainer Koch soll die PM-Software in seinem Unternehmen einführen. Hierfür wird ihm vom Multiprojektmanager Dieter Hart ein Vorhaben angelegt.
• Seine Planung soll prozessorientiert erfolgen.

Vorgehensweise

• Der Multiprojektmanager Dieter Hart meldet sich mit seinem Benutzer R41 im System an.
• Im Benutzermenü klickt er auf Portfoliomanagement Initialdaten Projekte, Vorhaben,Ideen und Programme.
• Er klickt auf den Modulreiter Vorhaben.
  • Das Modul Vorhaben wird geöffnet.
  • Im Modul Vorhaben wird Folgendes angezeigt:
    • Eine Auflistung aller im Portfolio verwendeten und nicht verwendeten Vorhaben.
    • Die Bewertung der aufgelisteten Vorhaben nach Zielbeitrag und Risikowert. Die Darstellung erfolgt in grafischer Form als Bubble Chart.

Beispiel

Neues Vorhaben anlegen

Aufgabe

• Dieter Hart soll zuerst die Kernangaben zu seinem Vorhaben machen.

Vorgehensweise

• Er betätigt die Schaltfläche Neues Vorhaben.
  • Das Panel Vorhaben mit dem fokussierten Modul Vorhabensteckbrief wird geöffnet.
  • Die Identnummer für das neue Vorhaben wird dabei automatisch generiert und ist im Modulkopf zu sehen.
  • Das neu angelegte Vorhaben wird automatisch gespeichert, auch ohne dass die Schaltfläche Speichern oder die Tastenkombination STRG + S betätigt wird.
• Im Modulkopf im Feld neben der Identnummer die Vorhabenbezeichnung für das neue Vorhaben eintragen, z.B.: PM-Software einführen.
  • Defaultmäßig wird an der Stelle der Dialog: Bitte Bezeichnung eingeben ausgegeben.
• Dieter Hart nimmt weitere Einträge vor:
  • Manager: Koch, Rainer (PM) (R8)
  • Gruppe 1: IT-Projekte
  • Wunsch-Anfang: 02.07.14
  • Wunsch-Ende: 16.11.14
• Speichern.

Beispiel

Prozessmodelle

Information

• PLANTA portfolio bietet die Möglichkeit, Ideen, Vorhaben und Projekte prozessorientiert zu planen. Hierzu stellt PLANTA mehrere Prozessmodellvorlagen zur Verfügung.

Aufgabe

• Rainer Koch soll für sein Vorhaben ein geeignetes Prozessmodell auswählen und das Vorhaben nach diesem Modell erstellen.

Vorgehensweise

• Der Projektmanager Rainer Koch meldet sich mit seinem Benutzer R8 an.
• Er öffnet das Vorhaben 000752 durch Klick auf die Identnummer.
  • Dadurch wechselt er in das Panel Vorhaben, in dem für das Vorhaben Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen.
• Er klickt auf den Modulreiter Prozessstatus am linken unteren Rand des Bildschirms.
• Aus der Listbox wählt Herr Koch das Prozessmodell Vom Vorhaben zum Projekt aus.
• Er betätigt die Schaltfläche Modell aktivieren.
  • Das Prozessmodell mit den zugehörigen Prozessschritten wird einkopiert.

Beispiel

Prozessschritte

Informationen

• Das Modul Prozessstatus listet alle Prozessschritte auf, die bei der Beantragung des Vorhabens 000752 PM-Software einführen erledigt werden müssen.
• Jedem Prozessschritt kann eine Ressource aus der Listbox zugeordnet werden.
• Für jeden Prozessschritt kann aus der Listbox ein Status ausgewählt werden.
• Für Prozessschritte, deren Erledigung für das Projekt nicht notwendig ist, muss die Checkbox Nicht erforderlich aktiviert werden. Zusätzlich kann der Status auf Status erledigt gesetzt werden.

Vorgehensweise

• Der Prozessschritt Stakeholder benennen ist nicht notwendig, daher aktiviert Rainer Koch für diesen die Checkbox Nicht erforderlich und ändert den eintrag im Feld Status auf erledigt.

Hinweis

• Für eine erfolgreiche Antragstellung des Vorhabens müssen am Ende alle Prozessschritte abgearbeitet sein, d.h. keiner der Prozessschritte darf den Status offen haben.

Prozessschritt 1: Vorhaben beschreiben

Aufgabe

• Rainer Koch soll das Vorhaben im Vorhabensteckbrief beschreiben.

Vorgehensweise

• Im Modul Vorhabensteckbrief tätigt Rainer Koch die gewünschten Einträge in den einzelnen Eingabefeldern im Bereich Beschreibende Daten.

• Nachdem er alle Einträge erledigt hat, setzt er den Status Vorhaben beschreiben im Modul Prozessstatus manuell auf erledigt.

Prozessschritt 2: Terminplan erstellen

Aufgabe

• Rainer Koch möchte prüfen, ob die vorgegebenen Vorhaben-Wunschtermine realistisch sind. Hierfür erstellt er einen Terminplan, indem er den Plan Einführung von PLANTA project in sein neues Vorhaben kopiert.

Terminplan einkopieren

• Das Modul Terminplan im Panel Vorhaben öffnet Rainer Koch durch Klick in den gleichnamigen Reiter.
• Beim Öffnen des Moduls Terminplan erscheint folgende Abfrage: Soll ein Terminplan einkopiert werden?
• Die Abfrage beantwortet er mit Ja.
  • Es öffnet sich das Modul Terminplan kopieren.
• Er wählt das Projekt PMS Einführung von PLANTA project aus der Listbox aus.

• Den Kopiervorgang startet Rainer Koch durch Klick auf die Schaltfläche Terminplan kopieren.
• Danach betätigt der Projektmanager den Button Kapazitätsrechnung in der Symbolleiste. Die Einplanung der Vorgänge wird auf Basis der zuvor definierten Termine berechnet.

Prozessschritt bearbeiten

• Der Prozessschritt Terminplan erstellen ist beendet und wird von Rainer Koch auf erledigt gestellt.

Prozessschritt 3: Ziele und Risiken bewerten

Informationen

• Das geplante Vorhaben muss mit den Unternehmenszielen vereinbar sein und einen ausreichenden Beitrag zum Erreichen dieser Ziele leisten.
• Die Risiken sollten minimal sein.

Aufgabe

• Rainer Koch möchte zunächst den Zielbeitrag ermitteln.

Vorgehensweise

• Im Feld Bereichsbezeichnung einen Bereich aus der Listbox auswählen
• Im Bereich Bewertungsdaten im Vorhabensteckbrief betätigt der Projektmanager die Schaltfläche bewerten neben dem Feld Zielbeitrag.
  • Es werden alle Bewertungskriterien und deren Gewichtungszahlen, die dem ausgewählten Bereich zugeordnet sind, eingeblendet und nach Gruppen gruppiert angezeigt.
  • Es werden jetzt drei Gruppen von Kriterien angezeigt:
    • Cost saving
    • Market-orientation
    • Pofitability
  • In jeder Gruppe kann Rainer Koch nun einzelne Kriterien und deren Beitrag schätzen.
  • Die Einschätzungen zwischen 0% und 100% wählt er aus den entsprechenden Listboxeinträgen aus.

• Rainer Koch betätigt die Schaltfläche Bewertung abschließen im Bereich Zielbewertung.
  • Aus den Werten in Kriteriumsbeitrag und der Gewichtung-Angaben aller Kriterien wird der gesamte Zielbeitrag dieses Projekts ermittelt und im Feld Zielbeitrag dargestellt.

Aufgabe

• Rainer Koch möchte nun den Risikowert ermitteln.

Vorgehensweise

• Neben Risikowert betätigt der Projektmanager die Schaltfläche bewerten.
  • Er beantwortet die Fragen zu den Risiken mit Ja oder Nein in folgenden Kategorien:
    • Termine
    • Kosten
    • Qualität
    • Sonstige

• Rainer Koch betätigt die Schaltfläche Bewertung abschließen im Bereich Unternehmensrisiken.
• Anhand der Ja-/Nein-Antworten aller Kriterien wird der gesamte Risikobeitrag dieses Projekts (der Idee oder des Vorhabens) ermittelt und im Feld Risikowert dargestellt.
  • Jede Antwort-Option auf jede Frage ist in den Stammdaten mit einer bestimmten Punktzahl vorbelegt, die die entsprechende Antwort gewichtet.

Prozessschritt bearbeiten

• Der Prozessschritt Ziele und Risiken bewerten ist beendet und wird von Rainer Koch auf erledigt gestellt.

Beispiel

Prozessschritt 4: Ressourcenbedarf definieren

Aufgabe

• Rainer Koch möchte für sein Vorhaben die notwendigen Ressourcen festlegen.

Vorgehensweise

• Er öffnet das Modul Grobplan.
• Er ordnet den einzelnen Vorgängen die notwendigen Ressourcen zu und vergibt die Aufwände.
• Er speichert seine Eingaben durch Betätigen des Buttons Speichern in der Symbolleiste.
• Er führt eine Kapazitätsrechnung durch, indem er den Button Kapazitätsrechnung in der Symbolleiste betätigt.

Prozessschritt bearbeiten

• Im Modul Prozessstatus beendet Rainer Koch den Prozessschritt Ressourcenbedarf definieren, indem er den Eintrag erledigt aus der Listbox auswählt.

Beispiel

Prozessschritt 5: Budget beantragen

Aufgabe

• Herr Koch möchte das Budget für das Vorhaben PM-Software einführen für das Jahr 2014 beantragen.

Vorgehensweise

• Er öffnet das Modul Budget.
• Die berechneten Kosten werden sowohl in der Jahresscheiben-Ebene des aktuellen Jahres dargestellt als auch auf die Vorhabenebene hochverdichtet.
• Beantragung:
  • Der Projektmanager beantragt das Budget, indem er die Kosten aus der Spalte Kosten-Rest akt. in die Spalte Beantragt akt. auf der Jahresscheibe des aktuellen Jahres kopiert.

• Anschließend betätigt er die Schaltfläche Neu berechnen. Die Werte werden von der Jahresscheibe auf die Vorhabenebene verdichtet.

• Mit den berechneten Aufwänden verfährt er in gleicher Weise wie mit den Kosten.

Prozessschritt bearbeiten

• Der Prozessschritt Budget beantragen ist beendet und Rainer Koch stellt den Status auf erledigt.

Beispiel

Prozessschritt 6: Key Performance Indicator (KPI) definieren

Information

• Unter einem Key Performance Indicator (KPI) versteht man eine Messgröße, anhand der die Erreichung eines Ziels gemessen werden kann.

Aufgabe

• Rainer Koch hat die Bearbeitung seines Vorhabensteckbriefs fast beendet. Es fehlt noch die Angabe des KPI.
• Der Projektmanager schätzt, durch welche Maßnahmen das Unternehmen einen betriebswirtschaftlichen Nutzen haben könnte.
• Er denkt an die Senkung von Kosten durch die Erstellung einfacher Statusberichte in Höhe von 200.000 € für das Jahr 2014 und 400.000 € für das Jahr 2015.

Vorgehensweise

• Im Bereich Key Performance Indicator betätigt Rainer Koch den Button KPI einfügen
• Den Key Performance Indicator im gleichnamigen Feld definieren.
• Speichern.
• Über das Kontextmenü Einfügen Nutzen fügt Rainer Koch einen neuen Datensatz für den Nutzen ein.
• Im Feld Jahr gibt er das Jahr ein und hinterlegt im Feld Geplanter Nutzen den Wert von 200.000 €.
• Speichern.
• Rainer Koch möchte zusätzlich das Jahr 2015 einplanen:
  • Er klickt auf das grüne Plus über dem Feld Jahr.
    • Es wird ein weiterer Datensatz eingefügt.
  • Er gibt auch hier die Jahreszahl und den Geplanten Nutzen ein.
• Speichern.

• Rainer Koch wechselt ins Modul Budget.
• Er betätigt die Schaltfläche Neu berechnen.
  • Im unteren Bereich des Moduls wird der geplante Nutzen angezeigt.

Prozessschritt bearbeiten

• Der Projektmanager beendet den Prozessschritt, indem er KPI definieren auf erledigt setzt.

Prozessschritt 7: Abgabe

Information

• Rainer Koch schätzt sein Vorhaben als wirtschaftlich interessant für das Unternehmen ein.

Aufgabe

• Der Projektmanager Rainer Koch möchte für den erstellten Projektantrag die Freigabe erhalten. Er informiert den Portfoliomanager.

Vorgehensweise

• Rainer Koch wählt im Prozessschritt Freigabe den Portfoliomanager Wolf Heine im Feld Ressourcenname als Freigabeverantwortlichen aus.
• Speichern.
• Anschließend klickt er auf den Link Abgabe.
• Es erscheint die Dialogmeldung: Wollen Sie einen Kommentar abgeben?
• Rainer Koch antwortet mit Ja.
• Im Feld Kommentar formuliert er folgende Anmerkung: Die Einführung der PLANTA Software erscheint mir wirtschaftlich interessant.
• Speichern.
• Er klickt erneut auf den Link Abgabe.
  • Der Status des Prozessschritts wird von offen auf erledigt gestellt, zudem öffnet sich gleichzeitig das Modul Info versenden.
  • Er betätigt die Schaltfläche versenden.
• Wolf Heine erhält eine Info.

Portfolio

Aufgabe

• Portfoliomanager Wolf Heine hat die Nachricht von Rainer Koch über dessen Projektantrag erhalten.
• Er soll den Projektantrag prüfen, gegebenenfalls genehmigen und somit freigeben.
• Hierzu möchte er das Vorhaben in ein bestehendes Portfolio aufnehmen, um zu entscheiden, ob sich die Umsetzung als Projekt lohnen wird.

Vorgehensweise

• Wolf Heine meldet sich mit seinem Benutzer R70 im System an.
• Im Benutzermenü klickt er auf Portfoliomanagement Portfolio Portfolioübersicht.
  • Das Modul Portfolioübersicht öffnet sich.
  • Er klickt auf die ID 000036 um das Portfolio zu öffnen, um das Vorhaben diesem Portfolio zuzuordnen.

Informationen

• Diesem Portfolio sind bereits mehrere Planungsobjekte zugeordnet, diese werden im Bereich Projekte, Vorhaben, Ideen angezeigt.
• Das Vorhaben PM-Software einführen von Rainer Koch ist noch nicht enthalten.

Vorhaben dem Portfolio zuordnen

Aufgabe

• Wolf Heine nimmt das Vorhaben von Rainer Koch in das Portfolio auf.

Vorgehensweise

• Im Modul Portfolio im Bereich Zugeordnete Planungsobjekte klickt der Portfoliomanager Wolf Heine auf den Button Planungsobjekte dem Portfolio zuordnen
  • Es öffnet sich das Modul Planungsobjekte dem Portfolio zuordnen.
  • Im Bereich Planungsobjekte ohne Portfoliozuordnung klickt er auf die ID 000752 PM-Software einführen

• Das Vorhaben 000752 PM-Software einführen ist nun dem Portfolio zugeordnet worden.
• Im Bereich Zugeordnete Planungsobjekte gibt es nun vier Vorhaben.

Portfoliobudget

Aufgabe

• Das Budget des neuen Vorhabens soll in die Portfoliobudget-Planung des Jahres 2014 aufgenommen werden.

Vorgehensweise

• Im Modul Portfolio betätigt Wolf Heine den Button Zeitraum bearbeiten im Bereich Zeitraum für das Jahr 2014.
  • Das Modul Portfolio-Zeitraum wird geöffnet.

Gibt es im Portfolio noch keinen Zeitraum für das Jahr 2014, kann dieser durch die Auswahl von 2014 aus dem Feld Jahr und Klick auf den Button eingefügt werden.

Details

• Das Budget des Vorhabens 000752 PM-Software einführen ist zu diesem Zeitpunkt im Portfolio noch nicht berücksichtigt. (Checkbox Aktiv noch nicht aktiviert)
• Das Portfoliobudget ist höher als das Budget relevant (Budget von allen zugeordneten Planungsobjekten).
  • Visualisiert wird dies durch ein grünes Dreieck, dessen Spitze nach oben zeigt sowie eine negative Abweichung.

Beispiel

Weitere Vorgehensweise

• Der Portfoliomanager aktiviert die Checkbox Aktiv vor der ID 000752 PM-Software einführen im Bereich Vorhaben.

Beispiel

Informationen

• Das Budget des Vorhabens 000752 PM-Software einführen ist jetzt im Portfolio berücksichtigt. (Checkbox Aktiv aktiviert)
  • Das Portfoliobudget ist nun kleiner als das Budget relevant, bedeutet, dass das Portfolio-Budget überschritten wurde.
  • Visualisiert wird dies durch ein rotes Dreieck, dessen Spitze nach unten zeigt sowie eine positive Abweichung.

Beispiel

Problem

• In der augenblicklichen Konstellation liegt eine Budgetüberschreitung vor.
• Wie kann der Portfoliomanager Wolf Heine die Überschreitung verhindern?

Problemlösung

• Er möchte die Projektideen und Vorhaben des Portfolios hinsichtlich Zielbeitrag, Risikowert und Kapitalwert vergleichen.
• Auf Basis dieser Informationen möchte Wolf Heine darüber entscheiden, welche Vorhaben und Ideen erfolgversprechend sind. Diese werden in Form von Projekten realisiert.

Information

• Projekte, Vorhaben und Ideen werden in Relation zueinander angezeigt.

Vorgehensweise

• Im Modul Portfolio-Zeitraum betätigt er die Schaltfläche Projekte nach Ziel- und Risikobeitrag.
• Das Modul Projekte nach Ziel- und Risikobeitrag öffnet sich.
• Die Bezugsgrößen sind:
  • Zielbeitrag
  • Risikowert
  • Kapitalwert
• Die visuelle Vergleichsmöglichkeit verhilft Wolf Heine zu einer schnellen Entscheidung, welche Ideen oder Vorhaben er sinnvollerweise streichen oder projektieren sollte.

Beispiel

Details

• Folgende Eigenschaften sollte ein Vorhaben besitzen, damit es zum Projekt werden kann:
  • Hoher Kapitalwert Grosser Bubble.
  • Hoher Zielbeitrag (>50%) Platzierung des Bubble im rechten oberen Viertel des Bubble Charts.
  • Geringer Risikowert (<50%) Platzierung des Bubble im rechten oberen Viertel des Bubble Charts.

Vorgehensweise

• Wolf Heine analysiert das Bubble Chart und die Zahlen der dargestellten Vorhaben und Ideen.
  • Ergebnis:
    • Das Vorhaben 000752 PM-Software einführen zu einem Projekt zu machen, wäre für das Unternehmen wirtschaftlich interessant:
      • Der Risikowert ist mit 28% relativ gering.
      • Der Zielbeitrag liegt über 50%.
      • Der Kapitalwert ist mit 1.400.000 € ausreichend hoch.
    • Die Idee 0002 Internet-Telefonie ist für das Unternehmen wirtschaftlich uninteressant:
      • Der Risikowert ist zu hoch (55%).
      • Der Zielbeitrag ist zu klein (18%).
      • Der Kapitalwert ist zu niedrig (600.000 €).

Aufgabe

• Wolf Heine möchte die Idee 0002 Internet-Telefonie aus dem Portfolio streichen. Die durch Streichung eingesparten Kosten würden das Portfolio-Budget wieder ausgleichen.

Vorgehensweise

• Er wechselt in das Modul Portfolio-Zeitraum.
• Im Bereich Ideen deaktiviert er die Checkbox Aktiv der Idee 0002.
  • Das Budget wird ausgeglichen.

Ergebnis

• Die Maßnahmen von Wolf Heine haben den gewünschten Erfolg. Das Budget relevant bleibt um 8.940 € unter dem Portfolio-Budget.

Beispiel

Ressourcensimulation und Auslastung

Aufgabe

• Herr Heine möchte die Machbarkeit seines Vorhabens aus Sicht der Ressourcenauslastung prüfen.

Vorgehensweise

• Im Modul Portfolio-Zeitraum betätigt Wolf Heine die Schaltfläche Ressourcen-Simulation.
  • Das gleichnamige Modul öffnet sich.

Beispiel

• Grafische Darstellung der Termine aller Portfolio-Planungsobjekte

Vorgehensweise

• Herr Heine möchte sich nun ein Bild von der Auslastung der Ressourcen machen.
• Er klickt auf den Modulreiter Auslastung.
  • Das gleichnamige Modul öffnet sich.
• Ein Diagramm stellt die Auslastung des Vorhabens 000752 PM-Software einführen dar.
• Das neue Vorhaben verursacht eine Überlast von 8 PT (Personentagen).

Beispiel

• Grafische Darstellung der Ressourcen-Auslastung über alle Planungsobjekte hinweg:

Aufgabe

• Der Portfoliomanager Wolf Heine möchte die Ressourcenplanung optimieren.
• Hierzu möchte er Termine verschieben, um die Einlastung der Ressourcen zu verändern.

Vorgehensweise

• Er wechselt wieder zurück ins Modul Ressourcen-Simulation.
• Er bewegt die Maus über das Wunsch-Anfang - oder Wunsch-Ende -Symbol .
• Sobald der Mauszeiger die Form einer Hand annimmt, klickt er mit der linken Maustaste auf das gewünschte Symbol. Es erscheint ein Vorschaubalken. Er besteht aus punktierten Linien, die den Zeitraum zischen dem Wunsch-Anfang und dem Wunsch-Ende grafisch visualisieren (Balkenlänge).
• Er zieht mit gedrückter Maustaste den angezeigten Vorschaubalken nach rechts, um terminliche Überschneidungen mit anderen Projekten zu verringern.
• Dabei wird der komplette Balken verschoben.
• An der gewünschten Stelle lässt er die Maus los.
• In der Menüleiste klickt er anschließend auf Bearbeiten Terminrechnung Entlastung.
• Alle dem Portfolio zugeordneten Planungsobjekte werden kapazitätsmäßig entlastet.
• Zur Neuberechnung der Kapazitäten betätigt er den Button Kapazitätsrechnung in der Symbolleiste.
• Um die Anzeige zu aktualisieren betätigt er Taste F7.

Beispiel

• Grafische Darstellung der Termine aller Portfolio-Planungsobjekte nach der Terminverschiebung

Ergebnis

• Der Portfoliomanager hat durch Terminverschiebung eine Verringerung der Überlast von 8 PT (Personentage) auf 4 PT (Personentage) erreicht.

Beispiel

• Grafische Darstellung der Ressourcen- Auslastung über alle Planungsobjekte hinweg nach der Terminverschiebung

Informationen

• Die veränderte Terminplanung von Wolf Heine wird auch im Vorhabensteckbrief angezeigt.

Beispiel

Genehmigung des Budgets

Informationen

• Wolf Heine hat den Ziel- und Risikobeitrag berechnet und die Auslastung des Vorhabens optimiert.

Aufgabe

• Er möchte das Budget des Vorhabens jetzt genehmigen.

Vorgehensweise

• Wechsel in das Modul Portfolio-Zeitraum.
  • Im Bereich Vorhaben öffnet Wolf Heine das Vorhaben 000752 PM-Software einführen durch Klick auf die ID.
  • Das Panel Vorhaben öffnet sich.
  • Er klickt auf den Modulreiter Budget.
  • Im Budgetzeitraum Kosten 2014 kopiert Wolf Heine die Kosten aus der Spalte Beantr. akt. in die Spalte Genehmigt akt.

Beispiel

• Der Portfoliomanager betätigt den Button Kosten und Aufwände genehmigen .
• Es erscheint ein Häkchen in der benachbarten Checkbox Budget genehmigt . Die Budgetgenehmigung ist damit bestätigt.
• Wolf Heine betätigt die Schaltfläche Neu berechnen. Die Zahlen aus der Jahresscheibe Kosten 2014 werden auf die Projekt-Gesamt-Ebene verdichtet.
• Speichern.

Beispiel

Prozessschritt 8: Freigabe

Aufgabe

• Nach der Genehmigung des Budgets möchte Wolf Heine jetzt die Freigabe für das Vorhaben erteilen.

Vorgehensweise

• Im Modul Prozessstatus:
  • Wolf Heine klickt auf den Prozessschritt Freigabe.
    • Es öffnet sich ein Dialogfeld mit der Frage: Was möchten Sie tun?
  • Er beantwortet die Frage mit dem Betätigen der Schaltfläche Freigeben.
• Analog zum Prozessschritt Abgabe kann Wolf Heine auch hier eine Info versenden.
  • Er sendet eine Nachricht an Rainer Koch über die Freigabe des Projektantrags.
  • Mit der Freigabe des Projektantrags hat Wolf Heine alle Prozessschritte erledigt.

Informationen

• Die Phase Vorhaben wird in den Bereich Erledigte Phasen verschoben.
• Der Status aller Prozessschritte wird auf "Akzeptiert" geändert und im Feld Freigabe wird das Datum der Freigabe von Wolf Heine angezeigt.

Beispiel

Projekt

Informationen

• Mit der Freigabe ist aus dem Vorhaben PM-Software einführen ein Projekt geworden.
• Im Modul Portfolio ist dies im Bereich Projekte, Vorhaben, Ideen ersichtlich.
• Die Freigabe des Vorhabens 000752 PM-Software einführen hat folgendes bewirkt:
  • Die Anzahl an Projekten und Vorhaben im Portfolio hat sich geändert.
  • Die Zahl der Projekte hat sich von sechs auf sieben erhöht.
  • Die Zahl der Vorhaben hat sich von vier auf drei reduziert.

Beispiel

Aufgabe

• Der Portfoliomanager möchte die Richtigkeit der Daten im Projektsteckbrief prüfen.

Vorgehensweise

• Im Modul Portfolio öffnet der Portfoliomanager durch Klick auf die ID 000752 PM-Software einführen das Projekt.
• Das Projekt wird im Panel Projekt geöffnet.

Beispiel