Stammdatenerfassung

Information

• Um mit PLANTA project Projekte planen und steuern zu können, müssen im System Stammdaten angelegt werden. Dies schließt folgende Schritte ein:
  • Personen, Benutzer und Rollen anlegen
  • Personenressourcen anlegen
  • Ressourcen anlegen, die keine Personen sind (falls erforderlich)
  • Kalender definieren
  • Checklisten-Templates anlegen
  • Listboxwerte erfassen
  • Programme anlegen
  • Skills anlegen
• Im Fall, dass die Planungsobjekte (Projekte, Ideen, Vorhaben, Requests) prozessorientiert geplant und gesteuert werden sollen, muss man zusätzlich zu den oben genannten Daten die Prozessmodell-Templates anlegen und Prozessregeln definieren.
• Je nach Planungsanforderungen müssen eventuell weitere Daten angelegt werden, wie z.B.
  • Kostenstammdaten
    • Kostenstellen
    • Kostenarten
    • Kostenartengruppen
    • Umrechnungsfaktoren
  • Belastungskurven

Benutzer-Workflow (Tutorial)

Einleitung

Ziel

• Anhand des nachfolgenden Workflow können Anwender mit Administrationsrechten erlernen, wie man den Mitarbeitern die Arbeit mit PLANTA-Software ermöglicht.

Informationen

• Damit die Mitarbeiter eines Unternehmens mit der PLANTA-Software arbeiten können, müssen sie als Personen, Benutzer, Ressourcen und Stakeholder vom Administrator im Programm angelegt und definiert werden.
• Zur Erfassung und Verwaltung der Mitarbeiterdaten und -rechte steht im PLANTA-System das Panel Administration zur Verfügung, in dem alle notwendigen Module zusammengefasst sind.
  • Die Zugriffsrechte für diese Module sind im Standard sowohl in der Customizer-Rolle (P20) als auch für die Projektadministrator- (R49) und die Multiprojektmanager-Rolle (R41) gegeben.
  • Für die Erfassung der Ressourcendaten werden zusätzlich Multiprojektmanagement-Rechte benötigt. Diese Berechtigung wird im Modul Benutzer im Feld Objektberechtigungs-Bezeichnung vergeben.
  • Die Berechtigungen (Rollen und Rechte) lassen sich in PLANTA project abhängig von individuellen Unternehmensanforderungen verändern. Hierzu lesen Sie bitte das Topic Rechte-Steuerung.

Hinweise

• Alle Übungen bauen auf den PLANTA-Demodaten auf. Diese müssen zuvor installiert sein.
• Screenshots sind exemplarische Darstellung von Funktionen. Das Layout der Module in den Screenshots kann vom Programm abweichen.

Personen anlegen (R41)

Aufgabe

• Der neue Mitarbeiter, Herr Schulze, soll in PLANTA project als Person erfasst werden, damit er mit dem Programm arbeiten kann.

Informationen

• Personen gehören zu den Basiselementen in der PLANTA-Software.
• Sie sind notwendig, um den Mitarbeitern (Personen) weitere Attribute wie z.B. Benutzernamen zu vergeben oder sie als Ressourcen für die Einplanung in Projekten zu definieren.

Vorgehensweise

• Login mit dem Benutzer R41.
• Im Benutzermenü unter PM-Administration Stammdaten aufklappen.
• Den Link Administration im Benutzermenü auswählen.
  • Das gleichnamige Panel mit dem Hauptmodul Personen wird geöffnet.
• Im Modul Personen die Schaltfläche Neu betätigen.
  • Dadurch wird ein Personen-Datensatz angelegt, in dem die persönlichen Daten des neuen Mitarbeiters eingetragen werden können.
• Felder Name, Vorname und Kürzel ausfüllen.
  • Speichern.
• Ergebnis:

Hinweise

• Über die Buchstaben-Buttons können die Daten der Personen, deren Nachname mit dem entsprechenden Buchstaben anfangen, angezeigt werden.
• Über den Button Alles bekommt man eine Übersicht über alle bereits angelegten Personen.
• Falls unter dem entsprechenden Buchstaben-Button einige Personen schon existieren, kann eine neue Person auch durch Klick mit der rechten Maustaste auf eine bereits existierende Person und Auswahl Einfügen Person angelegt werden.

Personenklassifizierungen anlegen

Aufgaben

• Herrn Schulze soll ein Benutzername vergeben werden, damit er sich im Programm anmelden kann.
• Des Weiteren soll Herr Schulze
  • als Stakeholder definiert werden, damit er in Projektteams aufgenommen werden kann und
  • als Ressource festgelegt werden, damit er in Projekte eingeplant werden kann und seine geleisteten Stunden auf die entsprechenden Projekte rückmelden kann.

Informationen

• Personenklassifizierungen sind Attribute der Personen.
• Für jede Person werden 3 Attribute vergeben: Benutzer, Stakeholder und Personenressource.

Vorgehensweise

• Im Modul Personen im Datensatz von Herrn Schulze die Schaltfläche Personenklassifizierung anlegen betätigen und speichern.
  • Der Person Herr Schulze werden 3 Attribute (Benutzer, Stakeholder und Personenressource) mit dem entsprechenden Kürzel automatisch zugeordnet.
    • Das Kürzel für alle drei Attribute ist gleich dem Personenkürzel.

Eine Person als Ressource definieren

Aufgabe

• Beim Anlegen von Klassifizierungen wird für Herrn Schulze zwar ein Ressourcenkürzel vergeben, doch dies ist nicht ausreichend, um ihn als Ressource in die Projekte einzuplanen. Es sind noch weitere Einstellungen notwendig.
• Herr Schulze soll als Ressource definiert werden.

Vorgehensweise

• Im Modul Personen im Personenressourcen-Datensatz von Herrn Schulze den Link auf dem Personenressourcennamen betätigen.
• Dadurch wechselt man ins Modul Ressourcendatenblatt.
• Die Kopfdaten der Person werden aus dem Modul Personen in das Modul Ressourcendatenblatt übernommen. Folgende Muss-Daten müssen für die Ressource definiert werden:
  • Ressourcenart
    • Ressourcen mit der Ressourcenart = 1I oder 1E (Interner Mitarbeiter und Externer Mitarbeiter) muss eine Person zugeordnet werden. Dafür aus der Listbox Person eine Person auswählen. Wurde keine Person ausgewählt, erscheint nach dem Speichern die Meldung Person nicht ausgewählt.
    • Für Ressourcen mit einer anderen Ressourcenart muss das Feld Ressourcenname gefüllt werden. Wurde der Name nicht vergeben, erscheint die Meldung Muss-Eintrag nicht gesetzt, Speichern abgebrochen.
  • Start- und Endperiode werden beim Aufruf des Moduls automatisch auf den aktuellen Tag gesetzt, können aber ggf. angepasst werden.
  • Kostenstelle
  • Default-Kostenart
    • Kosten der Ressourcen mit der Default-Kostenart = "-" werden in den Anwendungsmodulen (z.B. im Modul Budget) auf die Spalte Sonstige (Kosten) verdichtet.
• Speichern.

• Weitere Angaben können zu einem späteren Zeitpunkt ergänzt werden.

Details

• Durch Klick auf die Schaltfläche Verfügbarkeit anzeigen wechselt man in das Modul Verfügbarkeit, in dem die Verfügbarkeit der Ressource pro Tag definiert wird.

Benutzerdaten definieren (R41)

• Die Benutzerdaten der Personen werden nicht direkt im Modul Personen, sondern im Modul Benutzer definiert und bearbeitet.
  • Hierfür im Benutzer-Datensatz der entsprechenden Person den Link auf dem Benutzernamen betätigen. Dadurch wechselt man in das Modul Benutzer und gelangt direkt zum Datensatz des gewünschten Benutzers.

Benutzerpasswort

Hinweis

• Der neu angelegte Benutzer, Herr Schulze, benötigt für die Anmeldung obligatorisch ein Passwort.
  • Beim Anlegen eines Benutzers wird ein leeres Default-Passwort in der Datenbank gespeichert.
  • Dieses muss bei der Erstanmeldung vom Benutzer sofort in das richtige Passwort umgewandelt werden, nur dann kann sich der Benutzer in das System einloggen.
  • Falls aus Sicherheitsgründen keine leere Passwörter erwünscht sind, kann der Administrator für jeden neuen Benutzer alternativ ein temporäres Passwort erzeugen, das bei der Erstanmeldung eingegeben wird und ebenfalls sofort vom Benutzer geändert werden muss.

Einem Benutzer Rollen zuordnen

Aufgabe

• Herr Schulze soll im Unternehmen X die Rolle des Projektmanagers für das Projekt Y übernehmen.
  • Hierzu muss Herrn Schulze in PLANTA project die Rolle des Projektmanagers zugeordnet werden.

Informationen

• Über die Rollenzuordnung werden einem Benutzer die Zugriffsrechte auf bestimmte Objekte (Module, Menüpunkte, die wiederum in Arbeitsgebiete gruppiert sind) vergeben.
• Jedem Benutzer müssen mindestens 2 Rollen zugeordnet werden: Die eine regelt den Zugriff auf die Menüpunkte und die andere oder die weiteren regeln den Zugriff auf die Module.
• Bei der Programmlieferung werden dem Kunden die von PLANTA definierten Standardrollen zur Verfügung gestellt. Diese können entsprechend den individuellen Unternehmensanforderungen im Modul Rollen geändert oder angepasst werden oder individulelle Rollen können angelegt werden.
• Weitere Informationen zu Rechte-Steuerung in PLANTA project.
  • Bitte lesen Sie diese Informationen sorgfältig durch, da die nachfolgenden Ausführungen das Verständnis des PLANTA Rollen- und Rechtekonzepts voraussetzen.

Vorgehensweise

• Im Modul Benutzer Klick mit der rechten Maustaste auf den Benutzer-Datensatz von Herrn Schulze und Auswahl Einfügen Rolle.
• Ein Rollen-Datensatz wird eingefügt.
  • Aus der Listbox im Feld Rolle die Rolle des Projektmanagers, im Standard 01100219 Projektmanagement, auswählen und speichern.

• • Einen weiteren Rollen-Datensatz einfügen und eine der Standardrollen für Menüpunkte z.B. 01100192 R39 MP Gesamt aus der Listbox auswählen.
    • Die Zuordnung einer Menüpunkt-Rolle ist für jeden Benutzer obligatorisch. Ohne eine solche Rolle kann der Benutzer das Programm nicht starten. Beim Versuch sich mit einem Benutzer anzumelden, der keinen Zugriff auf Menüpunkte besitzt, erscheint die Meldung: IEmenu_send(): menuitems couldn't be fetched. Closing application. (See log file for further information)
• Speichern.

• Nachdem sich Herr Ralf Schulze angemeldet hat, sieht er in seiner Symbolleiste die zugeordneten Menüs mit den entsprechenden Menüpunkten. Die zugeordnete Rolle findet er in seinem Benutzermenü.

Hinweis

• Falls die PLANTA-Standardrollen Projektmanager und R39 MP Gesamt nicht den Anforderungen des Unternehmens X entsprechen, kann der Benutzer mit Administrationsrechten individuelle Rollen anlegen.

Exkurs: Rollen zusammenstellen

Vorgehensweise

• Im Panel Administration ins Modul Rollen wechseln.
  • Da PLANTA bei der Programmlieferung Standardrollen mitliefert, sind diese beim Aufruf des Moduls vorhanden.
• Klick mit der rechten Maustaste auf eine bereits bestehende Rolle und Auswahl des Befehls Einfügen Rolle.
• Die Bezeichnung für die neue Rolle im Feld Rollenbezeichnung vergeben und speichern.
• Dadurch wird im Feld Rolle automatisch eine Identnummer generiert.
  • Handelt es sich bei der neuen Rolle um eine Menüpunkt-Rolle, muss bei dieser Rolle die Checkbox Unsichtbar im Benutzermenü aktiviert werden.
• Der neuen Rolle Arbeitsgebiete zuordnen:
  • Über die rechte Maustaste Einfügen Arbeitsgebiet auswählen und das gewünschte Arbeitsgebiet aus der Listbox auswählen.
  • Speichern.
  • Zur Auswahl stehen Standardarbeitsgebiete.
  • Falls ein individuelles Arbeitsgebiet zugeordnet werden soll, muss dieses erst im Modul Arbeitsgebiete angelegt und definiert werden.
  • Die Vorgehensweise hierzu sehen Sie im Kapitel Exkurs: Arbeitsgebiete zusammenstellen.

Exkurs: Arbeitsgebiete zusammenstellen

Vorgehensweise

• Das Modul Arbeitsgebiete aufrufen.
  • Im Modul Arbeitsgebiete werden ausschließlich neue Arbeitsgebiete für Module angelegt und zusammengestellt. Neue Arbeitsgebiete für Menüpunkte werden im Modul Menüpunkte angelegt. Hierzu siehe auch das Kapitel Zugriff für Menüpunkte einschränken.
• Es erscheint automatisch ein leerer Arbeitsgebiet-Datensatz.
• Im Feld Arbeitsgebietsbezeichnung den Namen für das neue Arbeitsgebiet vergeben.
• Nach Eingabebestätigung wird automatisch eine Nummer im Feld Arbeitsgebiet generiert.
• Aus der Listbox im Feld Kategoriebezeichnung den Wert GR Modulgruppierung auswählen.
• Dem Arbeitsgebiet Module zuordnen. Hierfür:
  • Rechtsklick auf den Arbeitsgebiet-Datensatz und Auswahl des Befehls Modul.
  • Der Modul-Datensatz wird eingefügt.
  • Die Nummer des gewünschten Moduls aus der Listbox auswählen oder manuell eintragen und speichern.
    • Auf dieselbe Weise dem Arbeitsgebiet weitere Module zuordnen.

Zugriff auf Menüpunkte einschränken

Aufgabe

• Der Multiprojektmanager des Unternehmens X ist der Meinung, dass Herr Schulze nicht auf alle, sondern nur auf bestimmte Menüpunkte Zugriff bekommen soll und zwar auf die Menüpunkte der Menüs Daten, Ansicht und Bearbeiten. Er möchte den Menüpunkte-Zugriff für Herrn Schulze ändern lassen.

Vorgehensweise

• Im Panel Administration das Modul Menüpunkte öffnen.
  • Das Modul enthält 2 PLANTA Standard-Arbeitsgebiete für Menüpunkte. Diese dürfen nicht verändert werden.
  • Um für Herrn Schulze den Zugriff auf Menüpunkte einzuschränken, muss ein individuelles Arbeitsgebiet angelegt und einer individuellen Rolle zugeordnet werden.
• Das Arbeitsgebiet R39 Gesamt (CU) per Drag&Drop kopieren.

• • Dabei wird automatisch ein neues Arbeitsgebiet angelegt und alle Datensätze (in diesem Fall Menüpunkte) aus dem Quell-Arbeitsgebiet in das neue Arbeitsgebiet kopiert.
• Das neue Arbeitsgebiet benennen, z.B. R390 Restricted access.

• Im neuen Arbeitsgebiet können die Menüpunkte je nach Anforderung entfernt oder ausgeschaltet werden.
  • Es bestehen 2 Möglichkeiten zum Ausschalten von Menüpunkten.
    • Normale Menüpunkte
      • sind fest programmiert und können nicht aus dem Arbeitsgebiet entfernt werden.
        • Um solche Menüpunkte auszuschalten, im Feld Struktur eine 0 eintragen.
    • Menüpunkte zum Aufruf von Makros und Modulen (mit der Nummer 0001 gekennzeichnet),
      • können pro Arbeitsgebiet individuell angelegt und gelöscht oder wie normale Menüpunkte ausgeschaltet werden.
        • Um sie auszuschalten, im Feld Struktur eine 0 eintragen oder die Menüpunkte aus dem Arbeitsgebiet entfernen.
  • Also im Fall von Herrn Schulze für alle Menüpunkte bis auf die in den Menüs Daten, Ansicht und Bearbeiten im Feld Struktur eine 0 eintragen.

• Ins Modul Rollen wechseln und einen neuen Rollen-Datensatz anlegen. Hierzu siehe den Abschnitt Exkurs: Rollen zusammenstellen.
  • Bei dieser Rolle die Checkbox Unsichtbar im Benutzermenü aktivieren.

• • Mittels rechter Maustaste Einfügen Arbeitsgebiet dieser Rolle das neue Arbeitsgebiet zuordnen.
  • Speichern.

• Ins Modul Benutzer wechseln und dem Benutzer Ralf Schulze die neue Rolle manuell zuordnen.
  • Die Standardmenüpunkt-Rolle R39 MP Gesamt entfernen.

• Nachdem sich Herr Ralf Schulze wieder angemeldet hat, sieht er in seiner Symbolleiste nur die Menüs Daten, Ansicht und Bearbeiten mit den entsprechenden Menüpunkten.

Hinweis

• Auf die gleiche Weise kann man auch einzelne Menüpunkte innerhalb von Menüs ausschalten.

Benutzer-Startup definieren (P20)

Aufgabe

• Wenn sich Herr Schulze in PLANTA project anmeldet, soll automatisch das Modul Problemfälle aufgerufen werden.

Information

• Hierzu muss dem Benutzer Herr Schulze das entsprechende Startup-Makro zugeordnet werden.

Vorgehensweise

• Login mit R41.
• Im Modul Problemfälle in der Symbolleiste ? Modulinformation auswählen.
• Die Modulnummer, die unterhalb des Kürzels MOD steht, ausfindig machen und notieren.
• Login mit P20.
• Im Modul Globale Einstellungen mittels rechter Maustaste Einfügen Globale Einstellung eine neue globale Einstellung hinzufügen.
• Unter Klasse aus der Listbox Modul-ID auswählen.
• Unter Alpha 120 die vorher notierte Modulnummer des Moduls Problemfälle eintragen.
• Im Feld Python-ID eine Python-ID eintragen, z.B.
  • L100_startup_module_problemfaelle für das Startup des Moduls Problemfälle

Hinweise

• Bei der Lizenznummer L100 handelt es sich lediglich um eine Beispielnummer. Je nach Lizenznummer des Kundens wird diese an dieser Stelle automatisch eingetragen.

• Speichern.
• Um ein Startup-Makro zu definieren, im Modul Module ein neues Modul anlegen.
• Dazu unter Modul eine Bezeichnung eintragen (z.B. Problemfälle aufrufen).
• Unter Klasse aus der Listbox 6 Makromodul auswählen.

• Über die Schaltfläche Makrobearbeitung aufrufen ins Modul Pythonmakros wechseln.
• Dort auf die Schaltfläche Python-Makrobearbeitung aufrufen klicken.
• Folgendes Makro per Copy/Paste einfügen:

from ppms import ppms_cu

mod_obj=ppms.get_target_module()

module_id=ppms_cu.Helper.get_global_setting("L100_startup_module_problemfaelle").alpha120.get_value()

ppms_cu.Action(mod_obj).call_startup_module(module_id)

• Ergebnis im Programm:

• Das neue Makro-Modul dem Arbeitsgebiet 01100111Startup-Module zuordnen (rechte Maustaste Modul einem Arbeitsgebiet zuordnen), damit das neue Makro-Modul später im Modul Benutzer in der Listbox Startup-Makro-Bezeichnung angezeigt wird.

• Zurück in das Panel Administration wechseln (unter R41) und das Modul Benutzer öffnen.
• Im Benutzer-Datensatz von Herrn Schulze im Feld Startup-Makro-Bezeichnung das neu angelegte Makro Problemfälle aufrufen aus der Listbox auswählen. Im Feld Startup-Makro wird die Nummer von diesem Makro angezeigt.
• Speichern.

• Nach der Neuanmeldung von Herrn Schulze wird automatisch das Modul Problemfälle aufgerufen.

Ressourcen MOD0099DQ

• PM-Administration Stammdaten Ressourcen --> Ressourcen

Information

• Das Modul zeigt die vorhandenen Ressourcen in tabellarischer Form gruppiert nach Ressourcenartan an.
• Durch Betätigen der Schaltfläche Alles am unteren Modulrand bekommt man eine Übersicht über alle vorhandenen Ressourcen.
• Über die Buchstaben-Buttons können die Ressourcen eingeblendet werden, deren Name mit dem entsprechenden Buchstaben anfängt.

• Ausgeschiedene Ressourcen
  • Es werden alle Ressourcen angezeigt, die ausgeschieden sind und in ihrem Ressourcendatenblatt ein Datum in Ausgeschieden am haben (ist standardmäßig ausgeblendet).
• Kontrolle falscher Ressourcendaten
  • Im gleichnamigen Modul werden die falschen Ressourcendaten angezeigt.
  • Ressourcen mit falschen Ressourcendaten sind Ressourcen, bei denen im Modul Ressourcendatenblatt die Felder Start- und/oder Endperiode nicht ausgefüllt sind.

Ressourcen bearbeiten

Vorgehensweise

• Durch Anpassen oder Festlegen der Ressourcenparameter.
• Durch Klick auf die Ressource. Es wird ins Modul Ressourcendatenblatt gewechselt. Hier kann die Ressource bearbeitet werden.

Ressourcen anlegen

Vorgehensweise

• Klick auf die Schaltfläche Neu am unteren Modulrand
• Es wird in das Modul Ressourcendatenblatt gewechselt, in dem eine neue Ressource angelegt werden kann und die notwendigen Ressourcenparameter definiert werden können.

Hinweis

• Die Neuanlage über das Modul Ressourcen wird nur für die Ressourcen empfohlen, die keine Personenressourcen sind.
• Die Personenressourcen sollen über das Modul Personen angelegt werden, um die Inkonsistenzen zwischen den Personen und den entsprechenden Personenressourcen zu vermeiden.

Kalender MOD009AUC

Einstieg

• PM-Administration Stammdaten Kalender

Information

• PLANTA unterstützt das Arbeiten mit mehreren Kalendern.
• Um die Kalender im PLANTA-System zu erfassen müssen folgenden Entscheidungen und Informationen vorhanden sein:
  • Projekt-Zeitfenster. Wie weit in die Zukunft soll die Planung gehen?
  • Kenntnis der Daten von gesetzlichen und regionalen Feiertagen für den gesamten Zeitraum.
  • Betriebsbedingte Feiertage

Hinweis

• Mit dem PLANTA-Programm wird standardmäßig ein Basiskalender mitgeliefert, der als Kopiervorlage für das Erstellen von individuellen Kalendern verwendet wird.

Individuellen Kalender anlegen

Vorgehensweise

• Das Modul Kalender aufrufen.
• Einen neuen Datensatz durch Betätigen des Buttons Einfügen oder über die Rechte Maustaste Einfügen Kalender einfügen.
• Felder Kalender und Kalenderbezeichnung ausfüllen.
• Start- und Endperiode definieren.
  • Im Feld Kopie von: Kalender ist standardmäßig der mitgelieferte Basiskalender eingetragen, der als Kopievorlage verwendet wird.
  • Nachdem weitere Kalender angelegt wurden, können dieses ebenfalls als Kopiervorlage verwendet werden.
• Speichern.
• Neuauswahl durchführen.
  • Der neu angelegte Kalender mit Perioden wird angezeigt.
• Kalenderwochen-Datensätze aufklappen und pro Arbeitstag die Checkbox Arbeit aktivieren.

Standard-Arbeitstage definieren (nur für MSP-Export)

Information

• Im Bereich Standard-Arbeitstage des Kalenders kann durch das Aktivieren der entsprechenden Checkboxen ebenfalls festgelegt werden, welche Tage der Woche Arbeitstage sind. Diese gelten dann standardmaßig für alle Wochen des Kalenders.
• Die Einstellungen in diesem Bereich sind ausschließlich für den Export an Microsoft Project relevant.
  • Durch die Angaben hier werden nur die Abweichungen exportiert.

Kalender löschen

Vorgehensweise

• Über das Kontextmenü kann ein Kalender gelöscht werden.
• Beim Löschen wird geprüft, ob der Kalender in Verwendung ist (Systemparametern, globaler Variable oder Ressourcenkalender). Wenn er in Verwendung ist, kann er nicht gelöscht werden.

Kalender den Vorgängen zuordnen

Vorgehensweise

• Für das gewünschte Projekt in der Basismodulvariante des Moduls Terminplan pro Vorgang im Feld Vorgangskalender eine Vorlage aus der Listbox auswählen.
• Speichern und Terminplan neu berechnen.

Checklisten MOD0099E5

Einstieg

• PM-Administration Stammdaten -->Checklisten

Information

• Im Modul Checklisten werden Checklisten-Templates angelegt und verwaltet.
• Diese Checklisten-Templates können den offenen Punkten zugeordnet werden.
• Falls keine Templates verwendet werden, können individuelle Checklisten manuell dem offenen Punkt zugeordnet werden.

Hinweise

• Bei offenen Punkten ist additives Kopieren von Checklisten möglich.

Checklisten-Templates anlegen

Vorgehensweise

• Durch Betätigen des Buttons Einfügen in der Symbolleiste oder durch die Auswahl des Kontextmenü-Befehls Einfügen Checkliste wird ein leerer Datensatz eingefügt.
• Checklistenbezeichnung eintragen. Im Feld Checkliste wird dabei die Nummer automatisch vergeben.
• Fachgebiet aus der gleichnamigen Listbox auswählen.
• Einfügen Checklistenpunkt aus dem Kontextmenü auswählen, um die einzelnen Punkte zu erfassen.
• Text in das Feld Checklistenpunkt eingeben.
• Eventuell weitere Punkte einfügen.
• Nach dem Speichern kann die neu angelegte Checkliste verwendet werden.

Checklisten-Template dem offenen Punkt zuordnen

Vorgehensweise

• Im Modul Offener Punkt den offenen Punkt mit der rechten Maustaste anklicken.
• Checkliste einkopieren aus dem Kontextmenü auswählen.
• Im Bereich Checkliste aus Vorlage übernehmen eine Checkliste auswählen und anklicken.
• Die Checklistenpunkte der ausgewählten Checkliste werden dem offenen Punkt zugeordnet.
• Speichern.

Individuelle Checklistenpunkte dem offenen Punkt zuordnen

Vorgehensweise

Sonstige Listboxwerte MOD0099E4

Einstieg

• PM-Administration Stammdaten Sonstige Listboxwerte

Information

• In diesem Modul können die Listboxwerte einzelner Stammparameter bearbeitet oder neu angelegt werden.

Listboxwerte anlegen/bearbeiten

• Die gewünschte Listboxkategorie aus der Listbox auswählen.
• Den betreffenden Wert ändern oder über die rechte Maustaste und die Auswahl des Kontextmenü-Befehls Einfügen Listboxwerte einen neuen Wert anlegen.
• Speichern.

Programme MOD0099E1

Einstieg

• PM-Administration Stammdaten Programme

Information

• Im Modul Programme werden Programme angelegt, die für die Ausführung der Projekte verantwortlich sind.
• Einem Projekt lassen sich mehrere Programme zuordnen. Auf diese lassen sich die Projektkosten prozentual verteilen.
• Im Bereich Kostenverteilung auf Programme des Moduls Projektsteckbrief können den Projekten angelegte Programme zugeordnet werden.

Programm anlegen

Vorgehensweise

• Über den Button Einfügen oder den Kontextmenü-Befehl Einfügen Programm wird ein leerer Datensatz eingefügt.
• Im Feld Programm einen Kenner (ID) für das neue Programm eintragen.
• Die Programmbezeichnung im Feld Programmbezeichnung vergeben.
• Die Felder Verantwortlichername und Budget des Programms ausfüllen.
• Speichern.

Programmnotiz einfügen

Vorgehensweise

• Das gewünschte Programm mit der rechten Maustaste anklicken.
• Den Kontextmenü-Befehl Einfügen Programmnotiz auswählen.
• Den Text im Feld Notiz eintragen.
• Im Feld Verknüpfte Datei kann ein Dokument eingefügt werden.

Skills MOD0099DU

Einstieg

• PM-Administration Stammdaten Skills

Information

• Im Modul Skills werden Skills angelegt, die den Ressourcen zugeordnet werden können.

Details

• Skills sind Qualifikationen, die den Ressourcen zugeordnet werden können.
• Dadurch lässt sich auswerten, welche Ressourcen für die gerade benötigte Qualifikation zur Verfügung stehen und wie diese ausgelastet sind.

Modulvarianten des Moduls

• Skill pro Ressource
  • Liste der Skills mit den dazugehörigen Ressourcen.

Skills anlegen

• Durch Betätigen des Buttons Einfügen oder durch Klick auf das Feld Skill und die Auswahl des Kontextmenü-Befehls Einfügen Skill einen neuen Datensatz einfügen.
• Die Felder Skill und Skill-Bezeichnung ausfüllen.
• Speichern.

Hinweis

• Im Modul Ressourcendatenblatt können Skills einer Ressource zugeordnet werden.

Prozessmodell-Templates MOD0099TY

Einstieg

• PM-Administration Stammdaten Prozessmodell-Templates Prozessmodell-Templates
• Requestmanagement Stammdaten Prozessmodell-Templates Prozessmodell-Templates

Information

• PLANTA bietet ihren Kunden die Möglichkeit, ein prozessmodellgestütztes Projektmanagement zu betreiben.
• Dabei können je nach Anforderungen des Unternehmens beliebige Prozessmodelle eingesetzt werden und typspezifisch den Planungsobjekten (Projekten, Ideen, Vorhaben, Requests) zugeordnet werden.
• Prozessmodell-Vorlagen werden im Modul Prozessmodell-Templates angelegt bzw. bearbeitet.

Hinweis

• Bei der Lieferung der Software stellt PLANTA einige Demo-Prozessmodelle zur Verfügung, die sich an der DIN69901/1-5-Norm für Projektprozesse orientieren.
• Es besteht die Möglichkeit, diese Demo-Prozessmodell-Templates beim Update/Migration auf PLANTA project 39.3 per Oracle-Skript ins produktive System zu übernehmen. Das Skrip liegt unter Attachements (am unteren Rand des aktuellen Topics) bereit.

Modulvarianten des Moduls

• Objekttyp Projekt
  • Nur die Templates für Projekt werden angezeigt
• Objekttyp Request
  • Nur die Templates für Request werden angezeigt

Prozessmodell anlegen

• Im Modul Prozessmodell-Templates den Button Einfügen betätigen (falls noch keine Prozessmodelle angelegt wurden), oder das bereits angelegte Prozessmodell mit der rechten Maustaste anklicken und den Kontextmenü-Befehl Einfügen Prozessmodell auswählen.
• Es wird eine leere Zeile eingefügt.
• Im Feld Prozessmodell-Bezeichnung den Namen für das Modell vergeben.
• Im Feld Objektart definieren, für welche Planungsobjekte das Modell angewendet werden soll.
• Im Feld Kommentar kann ein Kommentar zum Prozessmodell eingetragen werden.
• Speichern.

Phasen dem Prozessmodell zuordnen und definieren

• Mit der rechten Maustaste auf das neu erstellte Model klicken und den Kontextmenü-Befehl Einfügen Phase auswählen.
• Phasenbezeichnung in das gleichnamige Feld eintragen.
• Im Feld Kommentar kann ein Kommentar zur Phase eingetragen werden.
• Weitere Phasen zuordnen.
• Speichern.

Details

• Reihenfolge der Phasen innerhalb eines Modells wird anhand der Werte im Feld Reihenfolge bestimmt.
• Für jede Phase kann eine Prozessregel hinterlegt werden, die beim Wechsel der Phase durchgeführt wird. Die Prozessregeln werden im Modul Prozessregeln definiert.

Prozessschritte den Phasen zuordnen und definieren

• Es gibt zwei Klassen von Prozessschritten:
  • projektspezifische Prozessschritte: das sind bestimmte Tätigkeiten im Projekt
  • Abgabe/Freigabe-Prozessschritte: Mit diesen Prozessschritten werden Prozessschritte jeder Phase geprüft und freigegeben.
• Jede Phase muss mindestens einen projektspezifischen Prozessschritt und jeweils einen Abgabe- und einen Freigabe-Prozessschritt enthalten.
• Die Prozessschritte Klasse Abgabe und Freigabe müssen die letzten Prozessschritte in einer Phase sein.
• Zwischen Abgabe- und Freigabe-Prozessschritten dürfen keine projektspezifische Prozessschritte definiert werden.

Vorgehensweise

• Mit der rechten Maustaste die Phase anklicken und den Kontextmenü-Befehl Einfügen Prozessschritt auswählen.
• Eine leere Zeile wird eingefügt.
• Felder Prozessschritt-Bezeichnung und ggf. Kommentar ausfüllen.
  • Projektspezifische Prozessschritte werden als Erstes angelegt.
  • Abgabe- und Freigabe-Prozessschritt werden als Letztes angelegt.
  • Reihenfolge der Prozessschritte innerhalb einer Phase wird anhand der Werte im Feld Reihenfolge bestimmt.
• Für die Abgabe- und Freigabe-Prozessschritte im Feld Klasse obligatorisch den entsprechenden Eintrag aus der Listbox auswählen.
• Speichern.

Details

• Die Prozessschritte, die über definierte Dateneingabe erledigt werden sollen, werden mit dem entsprechenden Modul verknüpft.
  • Hierzu im Feld Modul die Python-ID des gewünschten Moduls eingeben.
    • Die Python-ID des gewünschten Moduls ist im Modul Globale Einstellungen im Feld Python-ID zu finden.
  • Falls für die Erledigung des Prozessschrittes nicht das ganze Modul bearbeitet werden soll, sondern nur ein bestimmter Datenbereich, oder ein bestimmtes Feld, dann Felder Datenbereich bzw. Datenfeld mit den entsprechenden Python-IDs füllen.
    • Die Python-ID des gewünschten Datenbereichs ist im Modul Datenbereiche im Feld DA-Python-ID zu finden.
    • Die Python-ID des gewünschten Datenfeldes ist im Modul Dataitems im Feld DI-Python-ID zu finden.
  • Beim Betätigen des Prozessschritts wird dann in das verlinkte Modul gewechselt und das gewünschte Feld fokussiert.
• Des Weiteren wird pro Prozessschritt im Feld Prozessregel-Bezeichnung definiert, ob eine Prüfung stattfinden soll, und wenn ja, die Art der Prüfung und der Regelparameter festgelegt. Die Prozessregeln selbst werden im Modul Prozessregeln definiert.
  • Die Prüfung ist für diejenigen Prozessschritte nicht erforderlich, deren Erledigung nicht über die Software erfolgt.
• Im Feld Prozessaktion-Bezeichnung kann definiert werden, ob eine Prozessaktion auf dem Prozessschritt ausgeführt werden soll.
  • Die Prozessaktionen selbst werden im Modul Prozessregeln definiert.

Prozessmodell freigeben

Information

• Ein Prozessmodell kann für die Planung nur dann verwendet werden, wenn es freigegeben ist.

Vorgehensweise

• Bei dem gewünschten Prozessmodell die Checkbox im Feld freigegeben aktivieren.
• Speichern.

Prozessregeln MOD0099X6

• PM-Administration Stammdaten Prozessmodell-Templates Prozessregeln
• Requestmanagement Stammdaten Prozessmodell-Templates Prozessregeln

Information

• Im Modul Prozessregeln werden einzelne Regeln festegelegt, die im Modul Prozessmodell-Templates einzelnen Prozessschritten zugeordnet werden können.
• Mit Hilfe der Prozessregeln wird im Modul Prozessmodell-Templates deiniert, ob auf dem Prozessschritt eine Prüfung stattfinden soll oder eine Prozessaktion ausgeführt werden soll.

Modulvarianten des Moduls

• Objekttyp Projekt
  • Nur die Prozessregeln für Projekte werden angezeigt.
• Objekttyp Request
  • Nur die Prozessregeln für Requests werden angezeigt.

Prozessregeln anlegen

• Klick mit der rechten Maustaste auf die bereits vorhandene Prozessregel.
• Einfügen Prozessregeln aus dem Kontextmenü auswählen.
• Eine leere Zeile wird eingefügt.
• Prozessregel-Bezeichnung in das gleichnamige Feld eintragen.
• Felder Regelart, Klasse, Objektart ausfüllen.
  • Diese Felder sind Muss-Felder. Solange sie nicht gefüllt sind, kann es im Modul nicht gespeichert werden.
• Die gewünschte Regel im Feld Regel definieren.
• Speichern.

Kostenstammdaten

• PM-Administration Stammdaten Kostenstammdaten

Information

• Um mit PLANTA project Projekte planen und steuern zu können, müssen im System je nach Planungsanforderung Kostenstammdaten angelegt werden.

Liste der im Panel enthaltenen Module:

• Kostenstellen
• Kostenarten
• Kostenartengruppen
• Umrechnungsfaktoren

Kostenstellen MOD0099E0

• PM-Administration--> Stammdaten Kostenstammdaten --> Kostenstellen

Information

• Manche Unternehmen verfügen über komplexe Organisationsstrukturen. Dabei stellen sich 2 grundsätzliche Fragen:
  • Welche Projekte gehören zu welchem Organisationsbereich (Kostenstelle)?
  • Welche Ressourcen sind beteiligt?

• Im Modul Kostenstellen wird die Kostenstellen(Organisations)struktur genau nachgebildet

  • Über diese Struktur werden die Zugriffsrechte auf Projekte bestimmt.

Modulvarianten des Moduls

• Übertragsdaten
  • Anzeige der Übertragsdaten
• Exportdaten
  • Anzeige der Exportdaten

Kostenstellen(Organisationseinheiten) anlegen

• Über den Button Einfügen kann ein leerer Datensatz eingefügt werden. Falls einige Kostenstellen schon vorhanden sind, die gewünschte Kostenstelle aktivieren und durch Betätigen des Buttons Einfügen oder über die rechte Maustaste Einfügen Kostenstelle einen leeren Datensatz einfügen.
• Die Datenfelder ausfüllen.
• Speichern.

Hinweis

• Kostenstellen werden im Unterschied zu Kostenarten oder Umrechnungsfaktoren nicht zur Kostenberechnung hinzugezogen. Sie dienen lediglich dazu, bestimmte Kostenauswertungen zu erhalten und wie oben erwähnt um den Zugriff auf Projekte zu steuern.

Kostenarten MOD009AWF

Einstieg

• PM-Administration Stammdaten Kostenstammdaten --> Kostenarten

Information

• Kostenarten dienen der Gliederung, Verdichtung und Berechnung von Kosten. Es kann eine Kostenartenstruktur definiert werden.
• Kostenarten entsprechen den sonst üblichen Kosten- oder Tätigkeitsarten.
• Durch Angabe der übergeordneten Kostenart wird die Struktur für die verdichtete Darstellung von Kosten definiert.
• Bevor die Kostenarten angelegt werden, müssen folgende Entscheidungen getroffen worden sein:
  • Wie tief soll die Kostenerfassung gehen?
  • Sollen den Kostenarten auch Umrechnungsfaktoren zugeordnet werden?
    • Kostenarten ohne Umrechnungsfaktor dienen ausschließlich der Verdichtung von Kosten.
    • Kostenarten mit Umrechnungsfaktor wirken bei der Kostenberechnung.
      • Mit dem Umrechnungsfaktor werden die Belastungen-Soll/Ist/Rest multipliziert. Ist auf der Ressource ebenfalls ein Umrechnungsfaktor eingetragen, wirken diese additiv.
• Die Kostenart kann bei der Ressourcenzuordnung und für jeden einzelnen Belastungsdatensatz angegeben werden.

Kostenarten anlegen

Vorgehensweise

• Über den Button Einfügen kann ein leerer Datensatz eingefügt werden. Falls einige Kostenarten schon vorhanden sind, die gewünschte Kostenart aktivieren und durch Betätigen des Buttons Einfügen oder über die rechte Maustaste Einfügen Kostenart einen leeren Datensatz einfügen.
• Datenfelder ausfüllen.
• Speichern.

Hinweis

• Bei Erlösarten wird im Feld Kostenartengruppen-Bezeichnung keine Kostenartengruppe zugeordnet, weil
  • die Daten aller Ressourcearten auf Spalte 0-4(Kostenartengruppen-Spalte) verdichtet werden
  • die Daten der Erlösressourcen(Ressourcenart=8) nicht in diese Gruppen verdichtet werden, sondern als eine selbständige Gruppe behandelt werden.

Kostenart der Ressource zuordnen

Vorgehensweise

• Im Modul Ressourcendatenblatt die gewünschte Ressource auswählen und im Feld Default-Kostenart die Kostenart auswählen, die automatisch bei der Einplanung der Ressource wirken soll.
• Speichern.

Kostenart pro Belastungsdatensatz ändern

Vorgehensweise

• Die Default-Kostenart kann bei der Ressourcenzuordnung für jeden einzelnen Belastungsdatensatz geändert werden:
  • Für das entsprechende Projekt das Modul Terminplan mit der Variante mit Ressourcen öffnen.
  • Die Ressource auswählen, der eine Kostenart zugeordnet werden soll.
  • Im Belastungsdatensatz (die Baumstruktur auf der Ressource aufklappen)das Feld Kostenart einblenden und die gewünschte Kostenart aus der Listbox auswählen.
  • Speichern und den Terminplan neu berechnen.

Hinweis

• Kostenarten bestehender Belastungsdatensätze werden durch die Kapazitätsrechnung nicht überschrieben.
• Wird die Kostenart auf der Ressourcenzuordnung verändert, ist danach das Projekt zu entlasten und neu zu berechnen.

Kostenartengruppen MOD0099DZ

Einstieg

• PM-Administration Stammdaten Kostenstammdaten --> Kostenartengruppen

Information

• Kostenartengruppen dienen der Gliederung von Kostenarten.

Details

• Standardmäßig sind im Programm fünf Kostenartengruppen vorbelegt:
  • Personal Intern und
  • Personal Extern
    • Dazu gehören die bereits im Rahmen der Aufwandsschätzung geplanten Aufwände der einzelnen Ressourcen. Diese werden einfach mit dem entsprechenden Umrechnungsfaktoren multipliziert, um die Personalkosten zu bekommen.
  • Sachkosten
    • Das sind alle (Verbrauchs-) Materialien (z.B. Baumaterial, Rohstoffe für die Herstellung von Prototypen, Druck- und Papierkosten für die Erstellung eines Prospektes), die gekauft werden müssen, damit ein Vorgang abgearbeitet werden kann.
  • Investitionen
    • Dies sind Kosten für die Anschaffung von Geräten (z.B. eine Baumaschine, Messgeräte, ein neuer PC oder auch eine neue Software) zur Unterstützung des Projekts. Da diese Geräte in der Regel über das Projektende hinaus genutzt werden, ist es sinnvoll, die Anschaffungskosten nur anteilmäßig auf das Projektbudget anzurechnen.
  • Sonstige
    • Dazu gehören Kosten, die nicht in die obigen drei Kategorien zuzuordnen sind, wie beispielsweise Reisekosten, Aufwendungen für Geschenke o.ä.
• Weitere Kostenartengruppen können angelegt werden.

Kostenartengruppen anlegen

• Den Button Einfügen betätigen oder den Bereich Kostenartengruppen oder die bereits angelegte Kostenartengruppe mit der rechten Maustaste anklicken, Einfügen Kostenartengruppe aus dem Kontextmenü auswählen.
• Datenfelder ausfüllen.
• Speichern.

Hinweis

• Das Datenfeld Spalte wird von der Kapazitätsrechnung benötigt, um die Kosten der richtigen Kostenartengruppe zuzuordnen. Das Feld bestimmt ebenfalls die Reihenfolge der Anzeige der Kostenartengruppen in Anwendungsmodulen, z.B. im Modul Budget.

Umrechnungsfaktoren MOD0099E3

Einstieg

• PM-Administration Stammdaten Kostenstammdaten --> Umrechnungsfaktoren

Information

• Im Modul Umrechnungsfaktoren können Umrechnungsfaktoren zur monetären Bewertung der Aufwände angelegt werden.
• Jedem Umrechnungsfaktor können zwei unterschiedliche Basisfaktoren (innerbetrieblich und außerbetrieblich) hinterlegt werden.
• Diese Basisfaktoren werden jeweils noch in Ist, Soll und Rest unterschieden.

Umrechnungsfaktor anlegen

• Durch Betätigen des Buttons Einfügen oder über die rechte Maustaste Einfügen Umrechungsfaktor einen leeren Datensatz einfügen.
• Neuen Umrechnungsfaktor benennen.
• Den neu angelegten Umrechnungsfaktor mit der rechten Maustaste anklicken und den Kontextmenü-Befehl Einfügen Umrechungsfaktor-Position auswählen. Ein leerer Datensatz wird eingefügt.
• Die zeitraumbezogene Gültigkeit im Feld gültig ab und den Stundensatz in den Feldern Faktor Kosten-Soll+Rest intern, Faktor Kosten-Soll+Rest extern, Faktor Kosten-Ist intern und Faktor Kosten-Ist extern eintragen.
• Speichern.

Details

• Die Terminrechnung schreibt die der Kostenberechnung zu Grunde liegenden Faktoren in die DT472 Belastung.
• Berechnet sowohl die innerbetrieblichen als auch die außerbetrieblichen Kosten (Soll/Ist/Rest/Gesamt).
• Diese werden über die DT466 Ressourcenzuordnung in die DT463 Vorgang und die DT461 Projekt verdichtet.

Hinweis

• Umrechnungsfaktoren können im Modul Ressourcendatenblatt den Ressourcen und im Modul Kostenarten den Kostenarten zugeordnet werden.

Belastungskurven MOD0099E2

Einstieg

• PM-Administration Stammdaten Ressourcen --> Belastungskurven

• Im Programm unterscheidet man
  • echte Belastungskurven, die eine prozentuale Belastungsverteilung bewirken.
  • pseudo-Belastungskurven, deren Einsatz eine andere Berechnungsmethodik bewirkt.
• Belastungskurven werden bei den Ressourcenzuordnungen angegeben und können als Default-Wert für die Ressource vorbelegt werden.

Belastungskurve anlegen

Vorgehensweise

• Im Modul Belastungskurve auf dem Feld Belastungskurve mit der rechten Maustaste klicken und den Kontextmenü-Befehl Einfügen Belastungskurve auswählen oder den Button Einfügen betätigen.
• Ein leerer Datensatz wird eingefügt.
• Die Belastugskurve definieren und speichern.

Belastungskurve einer Ressource zuordnen

Vorgehensweise

• Die gewünschte Ressource im Modul Ressourcendatenblatt öffnen.
• Die Belastungskurve über die Listbox im Feld Default-Belastungskurve auswählen.
• Speichern.

Hinweis

• Beim Verteilen des Aufwands von einer Quellressource auf eine neue Ressource im Modul Einplanungen wird der Parameter Belastungskurve von der Quellressource auf die neue Ressource übertragen.
• Ist zur Quellressource keine Belastungskurve gespeichert, so wird die Default-Belastungskurve der neuen Ressource verwendet.